Что такое письмо-извинение? Описание и правила составления документа

Письмо-извинение на английском языке. Letter of apology

Letter of apology (письмо-извинение) на английском языке мы пишем, когда в чем-то провинились. Причин для извинения может быть великое множество, начиная от опоздания на обед с другом и заканчивая задержками поставок для крупной компании.

Извинительные письма бывают двух видов: формальные и неформальные. Между ними есть существенная разница. Формальные письма мы пишем для извинения перед официальными организациями и учреждениями. В них необходимо придерживаться строгих правил: использовать деловой язык, вежливые обращения, полные формы слов. Неформальные письма могут содержать разговорные выражения, сокращенные формы слов и т. д., ведь такие письма адресованы друзьям и знакомым. Давайте посмотрим, какие фразы используются в таком письме.

Как и все письма, letter of apology начинается с приветствия
. Оно может быть формальным и неформальным:Фраза

Перевод

Формальное приветствие

Dear Mr. Green,

Уважаемый мистер Грин,

Dear Mrs./Ms. Green,

Уважаемая миссис/мисс Грин,

Dear Sir/Madam,

Уважаемый(-ая) сэр/мадам,

Неформальное приветствие

Dear John/Dad,

Дорогой Джон/папа,

Dear Mom/Kate,

Дорогая мама/Кейт,

В первом абзаце
извинительного письма необходимо указать, за что вы извиняетесь: рассказать, что произошло, когда и где

В этом вам помогут следующие фразы:Фраза

Перевод

Формальное извинение

I am writing to apologize for…

Я пишу, чтобы извиниться за…

I cannot apologize enough for…

Я не могу подобрать нужные слова, чтобы принести свои извинения за…

I must apologize for…

Я должен извиниться за…

I must apologize profusely for…

Я приношу Вам свои искренние извинения за…

Please accept my sincerest apologies for…

Пожалуйста, примите мои искренние извинения за…

Неформальное извинение

I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel.

Я не могу описать, как мне жаль и каким виноватым я себя чувствую.

I hope you will understand when I say that…

Я надеюсь, ты поймешь, когда я скажу, что…

I owe you an apology for…

Я должен извиниться перед тобой за…

I’m so sorry if I upset you in any way…

Прошу прощения, если я тебя чем-то обидел…

I’m sorry for…

Прошу прощения за…

What can I say, except that I ‘m sorry.

Что я могу сказать, кроме как «извини».

В основной части
объясните причины, из-за которых сложилась подобная ситуация, акцентируйте внимание на том, что вы действительно сожалеете о случившемся.
В заключении
письма-извинения на английском языке следует еще раз извиниться. В этой части вы можете написать, что вы хотели бы загладить свою вину, вы надеетесь, что ситуация разрешится, вопрос уладится, обещание выполнится и т

д. Используйте для этого такие фразы:Фраза

Перевод

Формальное извинение

I hope my apologies will be accepted.

Я надеюсь, что мои извинения будут приняты.

I hope you will accept my apologies.

Я надеюсь, что Вы примите мои извинения.

Once again, sincerest apologies for…

Еще раз прошу принять мои искренние извинения за…

Неформальное извинение

I ask for your understanding in this matter.

Я прошу твоего понимания в этом деле.

I beg you to forgive me for…

Я умоляю простить меня за…

I can’t tell you how sorry I am.

Не могу выразить словами, как сильно я сожалею.

I hope you believe me when I say how sorry I am.

Надеюсь, ты поверишь, что я очень сожалею о случившемся.

There is no excuse for … and I hope you’ll forgive me.

Нет никаких оправданий за… и я надеюсь, что ты меня простишь.

Завершающий этап – это прощание
. Оно должно соответствовать стилю письма, соответственно, быть формальным или неформальным.Фраза

Перевод

Формальное прощание

Yours sincerely, (your full name)

Yours faithfully, (your full name)

C уважением, (ваше имя и фамилия)

Неформальное прощание

Yours, (your name)

Твой(-я), (ваше имя)

Love, (your name)

С любовью, (ваше имя)

Best wishes/regards, (your name)

С наилучшими пожеланиями, (ваше имя)

Образец формального письма-извинения на английском языке.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Структура письма-извинения

Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

Виды деловых писем

Согласно основным правилам и нормам деловой переписки, такие письма подразделяются на категории. Далее детально разберем каждую из них, изучим их особенности.

Деловые письма, не требующие ответа:

• Гарантийное письмо.
• Сопроводительное.
• Информационное.
• Письмо-уведомление.
• Письмо-предупреждение.
• Письмо-напоминание.

Письма, требующие ответа:

• Обращение.
• Предложение.
• Запрос.
• Требование.
• Прошение.

Некоммерческие письма:

• Приглашение.
• Письмо, в котором человек соболезнует.
• Благодарственное письмо.
• Информационное.
• Письмо-рекомендация.
• Гарантийное.
• Подтверждающее письмо, к примеру, что продукция доставлена, сделка завершилась.
• Поздравительное.
• Письмо с просьбой.
• Письмо-инструкция.
• Сопроводительное.

Коммерческие письма. Чаще всего их отправляют перед заключением соглашения либо во время действия контракта. Существует несколько разновидностей таких писем:

• Письмо-ответ на запрос.
• Письмо-запрос.
• Оферта с предложением оформить сделку либо подписать контракт.
• Письмо-претензия.
• Письмо-напоминание.
• Предупреждение о завершении договоренностей или о необходимости выполнения обязательств.

В зависимости от структуры, письма подразделяются на следующие типы:

• Оформленные в свободной форме, содержат текст автора.
• Оформленные на бланке.

В зависимости от адресата:

• Циркуляр – письмо направляют множеству адресатов.
• Стандартное – предназначено для одного адресата от имени одного человека.
• Коллективное – предназначено одному адресату, однако составлено от нескольких человек.

Кроме того, письма могут отличаться по форме, в которой их отравляют:

• Сообщение, переданное по факсу.
• Сообщение на еmail.
• Бумажные письма.

Существуют письма, которые неэтично печатать, их следует написать от руки. Например, это могут быть поздравления и соболезнования.

Деловой стиль письма

По правилам деловой переписки и оформления делового письма, следует придерживаться официального стиля. Какие специфические особенности присущи деловой корреспонденции:

важно точно передать данные;
нужно придерживаться официального стиля;
быть сдержанным, максимально сократить текст;
информация должна быть объективной и структурированной.

Деловой этикет и правила деловой переписки определяют следующие нюансы: письма должны быть краткими, лучше использовать простые предложения. Не стоит перегружать текст прилагательными, следует использовать глаголы. Не рекомендуется оперировать узкоспециализированными и малоизвестными терминами, поскольку адресат может не понять вас. По возможности упрощайте тексты.

В деловой переписке не должно быть неинформативных текстов, в которых много «воды». Поэтому приводите факты, будьте конкретными. В заключении не стоит использовать длинные и сложные фразы. Также не должно быть и алогизмов, несогласованных абзацев.

Важно чтобы в одном абзаце заключалась конкретная мысль. Откажитесь от деепричастных и причастных оборотов

Прежде чем отправить текст, вычитайте его вслух. С годами вы сможете легко и быстро составлять подобные письма. Просто придерживайтесь основных рекомендаций, чтобы не допускать ошибок и улучшить свои навыки по составлению разнообразной официальной документации.

Эпистолярный стиль в публицистике

Основная цель публицистических произведений – с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача – добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.

В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.

Оформление делового письма

Жестких требований того, как оформлять деловую переписку, нет. ГОСТ носит рекомендательный характер, поэтому эти правила зачастую нарушаются. Однако есть общепринятые среди деловых людей нюансы, которые стоит соблюдать, чтобы коммуникация между партнерами или коллегами прошла успешно:

• можно использовать угловые или продольные фирменные бланки;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю должны быть 20 мм, по правому – 10 мм;
• используемый шрифт Times New Roman, кегель 12–14;
• когда текст занимает более 1 листа, следует пронумеровать страницы;
• у приложений должна быть своя нумерация;
• в верхнем левом углу нужно указать номер исходящего документа и занести его в журнал.

Дата письма чаще всего находится в верхней левой части страницы, нельзя располагать ее снизу после текста. Общепринятый формат следующий: число, месяц, год арабскими цифрами, к примеру, 13.08.2020. Также можно оформлять месяц буквенно, например 26 июня 2021.

Реквизит «подпись» включается в себя должность и расшифровку подписи, к примеру:

Исполнительный директор ЗАО «Финист» С. С. Петров.

Когда письмо располагается на фирменном бланке, не нужно указывать название вашей организации.

Если письмо подписывают множество сотрудников, они должны быть размещены поочередно по убыванию должности, к примеру:

Замдиректора ЗАО «Финист» С. С. Петров

Бухгалтер С. В. Иванова

Важно, чтобы подпись должностного лица была заверена печатью на документации, которая связана с финансовыми средствами.

В конце письма либо на обороте страницы нужно сделать отметку ответственного лица, указав его номер телефона. Подпись ставить необязательно.

Примерный план письма

Официально выражать свое недовольство стороны должны в письменном виде. Это является обязательным условием для того, чтобы отправленный документ имел законную силу. Кроме того, существует определенный план, в соответствии с которым составляется любое претензионное письмо.

Подобный документ, как правило, состоит из нескольких частей:

1. Обобщенное описание конкретной сложившейся ситуации. Здесь должна быть отражена суть проблемы и перечислены все допущенные нарушения.
2. В тексте обязательно необходимо использовать цитаты из конкретных нормативных актов. Перечисляя ошибки партнера, надо констатировать неправомочность его действий, подтверждая свое мнение дословными фразами, взятыми из текстов постановлений и законов, регулирующих данные проблемы.
3. Требования необходимо выдвигать в форме ультиматума. В этой части письма обязательно нужно оговорить сроки, в течение которых виновник может самостоятельно ликвидировать факт нарушения. Временные рамки при этом должны соответствовать нормам, допускаемым законом.
4. В заключение отправитель непременно должен указать дату составления документа и поставить свою подпись с полной ее расшифровкой.
5. Подобная корреспонденция обычно содержит приложения. Они включают в себя всю доказательную базу. Это справки, копии писем и иные документы, на которые отправитель ссылается в основном тексте документа.

При наличии всех этих пунктов предъявленная претензия считается обоснованной и правильно составленной.

Написание делового электронного сообщения

Письма для электронной переписки, как и на бумажном носителе, должны включать ряд элементов, которые будут информативны и удобны с практичной точки зрения. Правильно составленное письмо дает гарантию получения корректного и оперативного ответа, а также конструктивного подхода в решении вопроса.

Только до 24.11

Как за 3 часа разбираться в IT лучше, чем 90% новичков и выйти надоход в 200 000 ₽?

Приглашаем вас на бесплатный онлайн-интенсив «Путь в IT»! За несколько часов эксперты
GeekBrains разберутся, как устроена сфера информационных технологий, как в нее попасть и
развиваться.

Интенсив «Путь в IT» поможет:

• За 3 часа разбираться в IT лучше, чем 90% новичков.
• Понять, что действительно ждет IT-индустрию в ближайшие 10 лет.
• Узнать как по шагам c нуля выйти на доход в 200 000 ₽ в IT.

При регистрации вы получите в подарок:

«Колесо компетенций»

Тест, в котором вы оцениваете свои качества и узнаете, какая профессия в IT подходит именно вам

«Критические ошибки, которые могут разрушить карьеру»

Собрали 7 типичных ошибок, четвертую должен знать каждый!

Тест “Есть ли у вас синдром самозванца?”

Мини-тест из 11 вопросов поможет вам увидеть своего внутреннего критика

Хотите сделать первый шаг и погрузиться в мир информационных технологий? Регистрируйтесь и
смотрите интенсив:

Только до 24 ноября

Получить подборку бесплатно
pdf 4,8mb
doc 688kb

Осталось 17 мест

Часто организации владеют собственными почтовыми серверами и программами, а также имеют фирменный стиль оформления электронного письма и внутренние правила ведения деловой переписки, которые дополняют общепринятые стандарты.

Адресат. В строке адресата всегда указывается один адрес.

Копия письма адресата заполняется с определенной целью.

При отправлении письма основному адресату можно отметить другого в графе «копия». Таким образом отправитель уведомляет второго собеседника о происходящем, не требуя при этом ответа или участия в переписке.

Тема письма: конкретность и уникальность.

Максимальная конкретика в выбранной теме поможет адресанту и адресату лучше сориентироваться и различать проблемы и задачи, например, не «Отчет от Лены», а «Отчет. Апрель 2018. Черновой вариант». Имя в названии нет смысла указывать, так как оно будет известно адресату из вашей электронной почты.

Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.

Первая часть включает в себя приветствие, если вы в этот день еще не вели переписку, и обращение. Вторая часть – это изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминания о целях и задачах, описание проблемы и путей ее решения. Третья часть – просьба или призыв к действию.

Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.

Эту функцию используют при особой важности письма, когда ситуация не позволяет спросить о получении, например, по телефону. Адресат на подсознательном уровне ощущает смутные неясные обязательства, поэтому лишний раз эту функцию лучше не использовать

Корректнее и не столько категорично будет вежливо в конце письма попросить сообщить о прочтении.

Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.

Можно ограничиться фамилией и именем в стандартной формулировке «С уважением». Подпись, включая ФИО, должность, название компании и контактные данные, должна занимать не более 7 строк. Помимо электронной почты, лучше указать и дополнительные контактные данные, например, телефон, Skype, ICQ, Viber и т.д.

Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.

Согласно сетевому этикету, необходимо указать информацию о прикрепленном документе: его формат, объем и содержание. Размер вложения не должен превышать 3-5 MB. Название и тема должны быть лаконичными, конкретными и уникальными.

Допускается 2-3 часа ожидания ответа для срочного письма.

Реакцией на срочные или отмеченные важными письма может быть предупреждение о том, что письмо получено и информация будет учтена. Если задача подразумевает длительное рассмотрение, то адресант должен указать время, за которое необходимо дать ответ на вопрос.

Одного дня обычно достаточно для того, чтобы дать ответ на электронное письмо. Если ответ не получен по истечении трех дней, то по правилам этикета допустима отправка повторного письма или связь с адресатом посредством телефона, Skype или другого мессенджера. Молчание в ответ на повторный запрос или в течение недели со дня отправки письма расценивается как нежелание вести деловую переписку.

Письмо-отклик себе от имени своего обидчика

Можно дополнить данную технику письмом — откликом. Напишите письмо себе от имени своего обидчика, в котором напишите всё, что хотели услышать от этого человека. Письмо-отклик можно писать произвольно, а можно прибегнуть к общеизвестной модели:

• Дорогой (дорогая) …
• Я прощу прощение за …
• Пожалуйста, прости меня за…
• Я обещаю тебе, что…
• Я благодарен (благодарна) тебе за то, что…
• Я люблю (уважаю) тебя…

Пусть это будет в вашем воображении, но, возможно, в какой-то момент вам захочется простить обидчика.

Главное, помнить, что постоянно обижаться на всё и на всех — это признак психологической незрелости, которая говорит нам о том, что человек находится в позиции «ребёнка» или «жертвы». В такой позиции сложно выстраивать нормальные отношения, достигать профессионального или карьерного роста, воспитывать детей, общаться с друзьями и жить полноценной жизнью.

Фото Pexels

А значит, стоит выходить из такой деструктивной позиции в позицию «взрослого»:

учиться разговаривать, договариваться, решать конфликтные ситуации в благоприятной атмосфере спора — диалога;

учиться успокаиваться и смотреть на ситуацию с позитивной точки зрения. Не всегда критика в наш адрес должна вызывать обиду. Возможно, это конструктивная критика. Но мы в силу своей привычки обижаться этого не замечаем;

стоит понять, что никто нас не может обидеть, пока мы сами не примем такого решения. А значит, можно задать себе вопрос: «Зачем я сейчас решил обидеться вместо того, чтобы всё проговорить и выяснить?»

найти и удалить вторичную выгоду

Бывает так, что ребёнок обижается, чтобы привлечь к себе внимание и почувствовать свою нужность. Когда родители начинают «плясать» перед ним, он чувствует их заботу и внимание и понимает, что это эффективный метод достижения целей

И во взрослой жизни ведёт себя так же. С помощью обиды пытается манипулировать другими, чтобы почувствовать себя нужным;

стоит принять тот факт, что люди такие, какие они есть. Поступают так, как считают нужным, имеют право на ошибку, в конце концов. Если их поведение не удовлетворяют нашим ожиданиям, то стоит пересмотреть свои ожидания. По крайней мере, это будет быстрее и эффективнее, нежели пытаться исправить каждого, а в случае неудачи на этом попроще держать обиду на всех;
если самостоятельно не получается решить проблему, связанную с обидой, можно обратиться за профессиональной помощью к психологу или психотерапевту.

Помните, обижаться или нет — это всегда наш внутренний выбор! Остались вопросы? Напишите комментарий!

Как писать письмо прощения — 5 шагов

 Выбрать конкретного адресата. Даже на этом этапе человек может понять, что не все вокруг виноваты, а только один — тот самый, с которого всё началось и перешло в привычку.

Рекомендуется выбрать спокойное место, чтобы никто не беспокоил, и выделить на это упражнение 1,5 — 2 часа. Работа с мыслями и чувствами не терпит спешки. Если вы будете куда-то торопиться и постоянно смотреть на часы, то эффекта от такого упражнения будет немного. Писать мысли и чувства лучше на листке бумаге, а не на компьютере. И лучше это делать карандашом, а не ручкой, чтобы задействовать мелкую моторику для выражения эмоций. Стоит настроиться, что «вхождение в обиду» может сопровождаться очень сильными негативными эмоциональными проявлениями и слезами. Собственно, смысл данной техники и состоит в том, чтобы выпустить «Джинна из бутылки», чтобы почувствовать спокойствие.

Начните с того, что вы хотели высказать. Пишите всё, что придёт в голову, что сидит в вас и рвётся наружу

Просто пишите, не обращая внимание на то, какие слова вы употребляете. Неформальная лексика в данном случае вполне допустима. Называйте вещи своими именами, пишите, как думаете, ничего не фильтруйте

Выскажите всё, что накипело у вас в душе за последнее время. Пишите, не останавливайтесь. Когда закончится поток мыслей и писать больше не о чем, тогда можно говорить, что энергия эмоции вышла наружу, а, точнее, на лист бумаги. Отлично! После этого посидите спокойно, отдохните, почувствуйте своё тело, попытайтесь расслабиться. Дышите равномерно. Что вы чувствуете? Какие мысли? Не пытайтесь анализировать их. Просто фиксируйте. Как идёт — так и правильно. Доверьтесь процессу

Называйте вещи своими именами, пишите, как думаете, ничего не фильтруйте. Выскажите всё, что накипело у вас в душе за последнее время. Пишите, не останавливайтесь. Когда закончится поток мыслей и писать больше не о чем, тогда можно говорить, что энергия эмоции вышла наружу, а, точнее, на лист бумаги. Отлично! После этого посидите спокойно, отдохните, почувствуйте своё тело, попытайтесь расслабиться. Дышите равномерно. Что вы чувствуете? Какие мысли? Не пытайтесь анализировать их. Просто фиксируйте. Как идёт — так и правильно. Доверьтесь процессу.

Структура документа

Чтобы подготовить письмо-извинение, образец необязательно иметь под рукой. Его можно составить самостоятельно. Для этого сначала надо вспомнить, что письма такого характера обычно состоят из трех частей:

• вводной (вступительной);
• основной;
• заключительной.

Для написания текста лучше использовать специальный план, с помощью которого легче будет последовательно выражать свои мысли.

В таком обращении можно выделить несколько пунктов:

Сначала нужно выразить свою признательность за то, что партнер сообщил о сложившейся ситуации.
Затем выразить свое сожаление о том, что все произошло именно так.
Далее идут непосредственные извинения.
После этого надо попытаться объяснить причину, по которой произошло подобное недоразумение.
В самом конце нужно заверить адресата в искренней признательности и выразить надежду на возобновление прежних отношений

Кроме этого, стоит отдельно подчеркнуть важность совместной работы.

Типичные ошибки

Ведение деловой переписки предполагает выполнение определенных грамматических норм и требований этикета. При составлении внутренних служебных записок стандартного управленческого документооборота в компании, организации должно исключать их написание с типичными ошибками.

К таковым возможно отнести следующие:

• использование сокращенной формы слова вместо полной;
• наличие грамматических, стилистических, лексических и пунктуационных ошибок;
• отсутствие всех необходимых для записки реквизитов;
• в тексте поднимаются несколько вопросов, между собой не связанных;
• составление неоправданного очень длинного (на 2–3 листа) или короткого обращения;
• нарушение структуры оформления служебной записки;
• применение фонового рисунка для служебного бланка;
• перегруз содержания аббревиатурами и пр.

Грамотно составленные служебные записки обеспечивают эффективность и оперативность принятия управленческих решений.

ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА

Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.

Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010):

• переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов

Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);

• переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);

• переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);

• переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).

Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

Этикетные средства деловой переписки

Основные правила деловой переписки гласят, что тон таких текстов должен быть корректным и оптимистичным. От того, какую форму и стиль письма вы выберете, зависит то, насколько текст получится убедительным и как будет воздействовать на адресата. Дело в том, что важны не только данные, но и тональность, в которой вы ведете переписку. От данного параметра зависит итог деловых переговоров между фирмами.

За счет применения средств этикета можно сделать высказывание мягче. К примеру, если вам нужно отказать человеку, сделать это лучше с формулами вежливости. Тогда у вас появится возможность для дальнейшей взаимовыгодной работы.

Пример: «На наш взгляд, цены на Ваш товар увеличились, в результате чего наши продажи продукции в данном регионе стали низкими». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, такой подход позволит эффективно работать и получать высокую прибыль».

Обратите внимание, адресату отказали, однако вежливо.

К этикетным средствам можно отнести вводные слова, которые указывают на ваше отношение к беседе, они делают высказывание оценочными.

Пример: «Если рассматривать долю товаров Вашей компании в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, всего 5 %». «К сожалению, мы не можем предложить вам данный бренд, поскольку он сейчас в стадии переработки».

По общепринятым правилам общения деловой переписки, причем как за рубежом, так и в нашей стране, считается необходимым благодарить за оперативный ответ.

Этикетные модели, выражающие радость, надежду, уверенность, одобрение, признательность, позволяют сделать письмо красивее, добавив в него яркость, а также создать необходимую тональность общения, улучшить взаимопонимание между двумя людьми.

Пример: «С удовольствием приглашаю Вас поучаствовать в нашем мероприятии», «Имею честь пригласить Вас на деловой ужин», «Мы были бы рады видеть Вас на нашей презентации».

Однако важно понимать, что вежливость не должна быть ложной. В противном случае вы оттолкнете собеседника

Нельзя использовать в деловом письме такие фразы, как «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и тому подобное. Кроме того, не стоит включать в коммерческое информационное сообщение фразеологизмы, меняющие тональность.

Пример: «Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но, к сожалению, в банковской организации снова закручивают гайки, по этой причине у нас все еще нет контракта, отсутствуют необходимые документы и мы не можем закрыть сделку».

Так или иначе, к образности можно прибегнуть, чтобы смягчить строгий деловой стиль, добавить красок в интонационный рисунок письма, сделать текст экспрессивнее.

Чтобы правильно выбрать этикетные средства, важно учитывать коммуникативную заданность письма. Даже если вы будете знать полный перечень самых эффективных высказываний, это не улучшит ваш официальный речевой этикет

Важно быть тактичным, культурным и объективно оценивать происходящее на производстве, чтобы грамотно составить текст по всем правилам деловой переписки.

Порядок составления

В зависимости от типа документа, к которому прилагается сопроводительное письмо, оно существенно отличается. Так как это бумага, в некоторых случаях, имеет юридическую силу нужно быть внимательным во время ее составления.

Отличительные особенности составления сопроводительных писем:

К резюме

1. Указывается приветствие и имя человека, которому адресовано сопроводительное письмо.
2. Описывается информация о вакансии, на которую вы решили откликнуться. То есть вы пишите почему она вас заинтересовала и где вы ее увидели.
3. Кратко описываете свои достоинства и профессиональные навыки.
4. Если не указана заработная плата — укажите сколько хотите получать. Желательно в рамках от и до.
5. Сообщите читателю, что подробное резюме он сможет изучить в приложении к этому письму.
6. Пожелайте человеку всего хорошего в свободной форме и укажите свое ФИО.

Этот вариант сопроводительного письма можно писать в полностью свободной форме, четкого шаблона не существует.

Стоит придерживаться делового стиля написания писем, чтобы заинтересовать потенциального работодателя наличием образования, такта, знаний.

Ниже представлено фото образца сопроводительного письма к резюме

К документам

1. Шапка. В этом разделе указываются такие данные: кому направляется письмо, пишутся контакты, реквизиты, адрес вашей компании. Указывается цель письма — это может быть ответ, запрос, пересылка договора и др.
2. Тема. Указывается, что это сопроводительное письмо к передаваемым документам.
3. Обращение. В уважительной форме формируется обращение к человеку, которому будут направлены бумаги.
4. Краткая информация. Пишутся мотивы, из-за которых был направлен пакет документов. Максимально кратко и емко.
5. Основная часть. Здесь подробно, но четко, указывается информация-обоснование, из-за которой было принято решение переслать бумаги.
6. Перечень вложений. Перечисляются все документы, которые будут вложены в пересылаемый пакет бумаг. Они должны быть пронумерованы и иметь четкие, не пересекающиеся названия.
7. Заверение документа. Ставится подпись, дата, в некоторых случаях компания ставит собственную печать.

В законодательстве нет четких требований к сопроводительным письмам, поэтому они могут различаться. Часть из существующих пунктов можно убрать, если они кажутся лишними

Важно, чтобы при их составлении применялся сухой юридический язык, позволяющий четко и кратко прояснять важные вещи

Для резюме

Пример составления сопроводительного письма к резюме:

Добрый день, уважаемый Виктор Игнатьевич!

На сайте http://hh.ru я ознакомился с представленной вакансией помощника главного редактора газеты, открытой в Вашей фирме. Изучив требования к кандидату на должность, я пришел к выводу, что смогу справиться с возложенными на меня обязанностями. Редактором книг, газет и интернет изданий работаю более 8 лет.

Желаемый уровень оплаты труда: 30-50 тысяч рублей.

В приложенном к этому письму файле, Вы сможете ознакомиться с моим резюме. С удовольствием встречусь с Вами, чтобы пройти собеседование. Связаться со мной можно по телефону (123) 9995552.

Благодарю за внимание к этому письму и уделенное время рассмотрению моей кандидатуры

Для документов

Пример заполнения сопроводительного письма для документов:

Директору,

ЗАО «Василек»

А.М. Власову

25.08.2015 № 129.

Уважаемый Алексей Михайлович!

Направляем вам подписанный и скрепленный печатью договор № 148-22 от 25.08.2015 с проколом разногласий.

Просим подписать протокол разногласий, скрепить его печатью и переслать нам одну копию в течение 10 рабочих дней с момента получения пакета документов.

Приложения:

1. протокол разногласий в 2 экз. (всего на 4 листах);
2. договор в 2 экз. (всего на 8 листах).

Директор (подпись) М.Л. Краваткин.

Исполнитель: ведущий юрконсультант Валерьев Артем Игоревич, тел. 132-59-22.

Если ваша компания имеет фирменный бланк, оформлять сопроводительное письмо желательно на нем.

Четко указывайте все основные данные сопроводительного письма: номер, даты, приложения. Благодаря этому вы сможете в любой момент отследить письмо, разобраться на какой стадии рассмотрения оно находится и доказать, что все бумаги были пересланы вовремя. Будьте внимательны и вы сможете быстро сформировать необходимый сопроводительный акт.

Узнайте больше информации о том, что такое сопроводительное письмо, как правильно составляется в бумажном и электронном виде, а также о том, как оформляются такие документы в ФСС, ПФР, различные компании, для работодателя и к акту.

Структура письма-извинения

Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

Стоит ли идти в суд?

Разумеется, обращаться в суд с исковым заявлением стоит, но только в том случае, когда клиент на все сто процентов уверен в своей правоте. Ведь написать претензию банку – это одно, а судиться с ним – совсем другое. Но все-таки суд – это место, куда можно пойти при любом правовом споре, когда уже пожаловаться больше некуда.

Для этого необходимо:

• внимательно изучить все пункты договора;
• сопоставить их с нормами законодательства;
• ознакомится и учесть все возможные судебные прецеденты.

При вынесении решения суды чаще всего руководствуются судебной практикой. Особенно когда спор конкретно не регулируется теми или иными нормами законодательства. Самой большой ошибкой в таком случае будет обращение в суд без юриста.

Споры с банками – это всегда сложные дела даже для опытных юристов. Поэтому не стоит пренебрегать услугами представителей данной профессии. В любой непонятной ситуации обращайтесь к ним.

  Досудебная претензия в банк

Простые выводы

1. Не существует идеального рецепта для извинения. Чтобы нащупать подходящий вариант, нужно несколько раз ошибиться, извиниться и посмотреть на результаты.
2. Извиняться стоит за существенные проблемы, когда читателю нанесён ощутимый урон. Все остальные случаи — манипулирование.
3. Лучшее извинение — искреннее. Когда вы действительно раскаиваетесь в том, что сделали.
4. В извинения можно добавлять маркетинговые элементы, если они не перетягивают на себя одеяло. Если маркетинга больше — искренность уничтожается.
5. Извинение можно превратить в захватывающую статью или большой инфоповод.
6. Извинения — хорошо. Игнорирование проблемы — плохо.