Претензионно-исковая работа: организация, порядок проведения

Претензионно-исковое производство в Республике Казахстан.

Судебная власть в Республике Казахстан защищает права, свободы и законные интересы граждан и организаций, обеспечивает исполнение Конституции, законов, иных нормативных правовых актов, международных договоров. Она осуществляется от имени государства.

Закон предусматривает защиту нарушенных прав и интересов граждан в различных отношениях: в семейных, жилищных, имущественных, трудовых и других. Если граждане считают что их права и интересы в этих сферах нарушены, закон предоставляет им возможность непосредственно обращаться в суд с заявлением. Такое заявление называется исковым. С момента его подачи возбуждается исковое производство по гражданскому судопроизводству.

Претензионно – исковая работа – это совокупность действий направленных на осуществление надлежащей защиты интересов и прав предприятия во взаимодействии с контрагентами, органами государственной власти и местного самоуправления. Претензионно – исковая работа является очень сложным процессом, требующим глубоких знаний законодательных актов.

Претензионный порядок разрешения спора – это обязательная и необходимая стадия, предшествующая судебному разбирательству. Прежде чем подавать исковое заявление в суд, необходимо попытаться разрешить спор в досудебном порядке. В этом поможет правильно составленная претензия.

Грамотное составление претензии имеет огромное значение. Профессиональная и убедительная претензия – это способ решить возникшие разногласия между сторонами любого гражданско-правового договора. Если же до суда не удалось урегулировать конфликт, то далее следует подготовка искового заявления и разрешение спора в суде. Предъявляя иск в суд, лицо (физическое или юридическое) защищает свои права, свободы и законные интересы.

Претензия – требование об устранении недостатков в количестве и качестве поставленного товара, возмещение убытков, уплаты долгов и штрафов. Претензия является основанием для досудебного разбирательства между сторонами.

Основанием для подготовки претензии является неисполнение или ненадлежащее исполнение условий Контракта со стороны поставщика (исполнителя, подрядчика), к которым относятся:

нарушение сроков поставок, работ (услуг);

нарушение объемов поставок, работ (услуг);

нарушение ассортимента поставляемого товара;

нарушения качества выполняемых работ (услуг);

поставка некачественного товара;

заключение контролирующих органов, о нарушении отдельных положений Контракта;

другие нарушения условий Контракта

Этапы осуществления претензионной работы включают в себя:

Допретензионная работа направлена на сбор доказательств по имеющимся фактам неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по Контракту с целью обоснования правомерности выставления Заказчиком претензионных требований.

Претензионная работа – важный этап досудебного урегулирования спора, путём направления претензии о разрешении конфликта своему контрагенту.

Порядок работы по проведению претензионной работы:

– подготовка и направление в адрес должника претензии об исполнении обязательств;

– проведение переговоров о сроках и порядке исполнения обязательств;

– контроль исполнения обязательств.

В случае, если по каким – либо причинам, претензия не была удовлетворена, либо была оставлена без ответа, тогда возникает необходимость составления иска, а также подготовке иных необходимых документов для возбуждения судебного производства.

Исковое производство — это урегулированная гражданским процессуальным правом и возбуждаемая иском деятельность суда по рассмотрению и разрешению споров о субъективном праве или законном интересе, возникающих из гражданских, семейных, трудовых, жилищных, земельных, экологических и иных правоотношений.

Таким образом, претензионно-исковая работа призвана содействовать укреплению правовой защиты субъектов. Между тем новые условия хозяйствования требуют изменения содержания экономических и правовых взаимоотношений предприятий и организаций в процессе хозяйствования, их правового обеспечения. И от грамотно построенной претензионно-исковой работы, как правило, зависит успех в решении споров и разногласий, а также возможность свести к минимуму судебные расходы и издержки.

Ведущий специалист отдела организационно-анатилической работы Жанзакова С.

Член Астанинского филиала Союза юристов Казахстана

Некоторые тонкости порядка проведения

Указанный в письме спор должен коррелировать с текстом договора. И также желательно посмотреть, как претензионный порядок соблюдается согласно документам.

Когда идет работа со спором, возникает еще большая проблематика с делопроизводством в организациях. Конечно, все это индивидуально, но все же желательно, чтобы была разработана инструкция для таких моментов.

В этой сфере основная работа складывается так:

1. Приходит договор.
2. На данный контракт нужно как можно скорее составить претензию.

Второй вариант отличается только тем, что приходит какой-либо дополнительный документ вместо основного договора и необходимо найти первоначальный текст.

Допустим, контракт был заключен другим подразделением предприятия в другом городе. В любом случае юристу необходимо каким-то образом найти этот договор. В первую очередь специалист начинает совершать звонки и просить коллег, чтобы они прислали электронный отсканированный вариант. И хорошо, если сотрудники помогут ему отыскать необходимые документы.

Современные предприятия все чаще и чаще создают систему электронного документооборота. В таком случае существует огромный шанс на то, что необходимый договор был когда-то и кем-то из сотрудников отсканирован.

Если сотрудники, допустим, звонят в другой регион, и вытесняется, что юриста здесь нет, судья или менеджер заболел и т. д., то это еще больше запутывает ситуацию. Но договор в любом случае необходим, потому что нужно готовить претензию.

Как можно было заметить, прочитав статью, делопроизводство по договорам является лишь частью системы работы организации. И здесь опять-таки нужно смотреть по согласованию контракта, то есть, как именно в данном случае поступают оферты, как проходит процедура согласования и т. д.

На самом деле электронная система документооборота, если она в организации существует, в какой-то мере помогает решить проблемы и ускоряет процедуру поиска материала. И существует еще такой интересный момент, если затронуть тему электронного документооборота, — эта инновация освобождает юристов от необходимости постоянно считать статистику и писать отчеты.

Общее положение

Раздел, который содержит общую информацию. Обычно именно в нем указывают:

• лица, на которых и возложена обязанность по ведению, урегулированию претензионной работы на предприятии;
• цели и задачи, поставленные перед работниками юридического (претензионного) отдела.

1. Непосредственно в самой работе по выставлению различных претензий необходимо учитывать все риски и, конечно же, затраты на них.
2. Работа по реагированию на претензии от контрагентов.
3. Исковая работа и деятельность в ходе всего исполнительного производства.
4. Консульство различных интересов компании и связь абсолютно всех работников в процессе претензионной деятельности.

• срок передачи процесса сотрудникам претензионного отдела, экспертами иных отраслей компании;
• право каждого работника претензионного отдела, предоставлять постановления сотрудникам иных отраслей о предоставлении всей нужной информации;
• срок предоставления сотрудниками иных отраслей необходимой информации о дискуссионном договоре по запросу работника с адвокатского отдела;
• обязанность экспертов по претензионной работе — осуществлять исследование все возможных факторов, повлекших несоблюдение обязанностей, и предоставлять рекомендации с целью оптимизации договорной работы в последующем.

Ответственность за несоблюдение положения в самой претензионной работе.

Примирительные процедуры

Претензионный порядок урегулирования стороны вправе заменить примирительными процедурами, если пришли к согласию по этому вопросу. Более того, Верховный Суд пояснил, что примирительные процедуры по 44-ФЗ и 223-ФЗ допустимы, даже если стороны не оговаривают это в первоначальном соглашении.

Документами, подтверждающими попытку проведения примирительных процедур, являются:

• протокол разногласий;
• соглашение о прекращении медиации;
• заявление об отказе от продолжения медиации;
• предложение о проведении обязательных примирительных процедур, на которое другая сторона не ответила.

Формирование печатных форм документов¶

Печать массово по всем ЛС из состава реестра:

1. Раздел «Работа с должниками» → Реестры должников → в строке нужного реестра нажмите значок .
2. Выберите и отметьте параметры формирования печатной формы заявления и нажмите кнопку .

Печать единично по выбранному ЛС из состава реестра:

1. Раздел «Работа с должниками» → Реестры должников → перейдите по значку → в составе реестра в нужной записи заявления ЛС нажмите значок .
2. Выберите и отметьте параметры формирования печатной формы заявления и нажмите кнопку .

Печать служебной записки на оплату госпошлины выполняется: Работа с должниками → Реестры должников → по значку перейти в → в дополнительном меню Печатные формы → Документы по задолженности → Служебная записка.

Автоматизация претензионно-исковой работы

Автоматизация любого вида хозяйственной деятельности — неизбежное веяние времени, которое коснулось и работы юристов. Речь идет не только о поисковых системах и базах нормативных актов, но и о программах, предназначенных для оптимизации и систематизации работы всего персонала предприятия, включая специалистов по претензионной работе. При этом стоит сразу отметить, что одним из условий успешной автоматизации претензионной работы является прием на работу квалифицированного ИТ-специалиста, т. к. в противном случае любая деятельность только усложняется.

Цели и преимущества автоматизации

Цели автоматизированной организации претензионной работы будут приблизительно теми же, что и в других сферах деятельности:

• ускорение работы;
• сокращение количества возможных ошибок;
• упрощение взаимодействия сотрудников и подразделений между собой;
• прозрачность ведения претензионной работы;
• обеспечение систематизации и надлежащего хранения информации и документов;
• облегчение доступа к материалам по результатам претензионной работы;
• оптимизация работы по оценке рисков претензионной деятельности.

Автоматизация осуществляется путем внедрения в работу предприятия:

• программного обеспечения (например, систем CRM, ERP, 1C);
• электронных журналов учета хранения и выдачи документов;
• электронных журналов учета претензий и т. д.

Эти ресурсы позволяют хранить всю информацию, касающуюся спорного договора, и при необходимости обеспечивают доступ к ней ограниченного круга лиц, защищая от нежелательных пользователей. Благодаря автоматизации повышается скорость взаимодействия в процессе претензионной работы, в том числе между работниками разных отделов и руководством, что заметно ускоряет принятие итоговых решений по претензиям контрагентов или по поводу выдвижения собственных требований организации.

Кроме того, появляется возможность в кратчайшие сроки установить лиц, ответственных за неточное или недостаточное внесение информации в журналы учета. Несомненным плюсом можно назвать и то, что появляется возможность хранения информации для использования ее в дальнейшем без привлечения для этого дополнительных работников и выделения специальных помещений.

На что ориентироваться при выборе средств автоматизации?

Внедрение любой инновации должно быть эффективным и отвечать интересам организации, приносить пользу и упрощать работу, не создавая новых сложностей. Именно поэтому при выборе программных средств автоматизации необходимо учитывать следующие показатели программ:

Самодостаточность. Они не должны дублировать уже имеющиеся, требовать дополнительных временных и кадровых ресурсов.
Эффективность. Они должны содержать информацию, которую можно использовать в работе, экономя при этом время сотрудников.
Возможность удаленной работы. Претензионная работа может быть связана с работой вне головного офиса. Кроме того, работникам обособленных подразделений может требоваться информация о договорах головного предприятия или других филиалов. Именно потому возможность удаленной работы — это один из обязательных критериев при оценке полезности программы.
Простота в обращении. Сложные интерфейсы, высокие требования к техническому обеспечению не лучшие показатели для рабочей программы. Юрист должен иметь возможность обучиться работе с новым инструментом в кратчайший срок, при этом не должно возникать необходимости в модернизации оборудования.
Безопасность

Так как системы такого рода могут содержать важные сведения о работе предприятия, крайне важно ограничивать доступ к ним только определенным кругом лиц посредством предоставления каждому личного пароля. Это позволит отследить действия каждого сотрудника в ходе работы

Также крайне важна защита от взлома системы извне.
Совместимость с другими. Чем проще перенести в новую программу сведения из уже имеющихся, тем лучше.

Однако даже при значительной степени автоматизации говорить об эффективной организации претензионно-исковой работы невозможно без участия высококвалифицированных профессионалов. Наличие в организации юристов и регламентирования такой работы соответствующими локальными нормативными актами в любом случае играет важную роль.

Претензии, иски

Для инициирования обращения в суд с исковым заявлением структурному подразделению следует направить на имя директора
служебную записку с обоснованием необходимости подачи искового заявления, подписанную руководителем структурного
подразделения, с приложением имеющихся документов.

Выставление претензии контрагенту. Подготовка искового заявления

Если контрагент допустил нарушение обязательств по договору.

Шаг 1: Подготовить проект претензии в свободной форме.

Шаг 2: Предоставить проект претензии на экспертизу в юридический отдел. Приложить копии документов, обосновывающих
правомерность выставления претензионных требований с изложением обстоятельств нарушения контрагентом своих
обязательств по договору.

Шаг 3: Ожидать результатов экспертизы и согласованного текста претензии из юридического отдела. Срок проведения
экспертизы — до 2 рабочих дней.

Шаг 4: Отправить претензию заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения (или иным способом,
позволяющим подтвердить получение письма адресатом) контрагенту по месту его нахождения (юридическому адресу) и
адресу, указанному в договоре.

Шаг 5: При отсутствии ответа от контрагента на претензию в установленный в претензии срок или при получении отказа
от исполнения претензионных требований, инициировать подачу искового заявления в суд путем оформления служебной
записки в произвольной форме на имя директора. В тексте служебной записки изложить суть нарушений контрагентом
условий договора и требования ВПИ.

Шаг 6: Завизировать служебную записку у руководителя структурного подразделения.

Шаг 7: Предоставить служебную записку с приложением копий документов, обосновывающих позицию ВПИв юридический отдел.

Шаг 8: Ожидать результатов экспертизы.

Юридическим отделом проводится изучение полученных документов на предмет целесообразности разрешения спора в
судебном порядке.
В случает отсутствия такой целесообразности подготавливается заключение о нецелесообразности предъявления иска,
которое направляется инициатору (срок подготовки заключения – до 2 рабочих дней). В случае недостаточности
представленных документов, запрашиваются у инициатора дополнительные документы или пояснения
При целесообразности предъявления иска юридическим отделом подготавливается и подается исковое заявление в суд
(срок подготовки иска – до 4 рабочих дней).

Шаг 9: Ожидать информации о результатах рассмотрения дела. Информация о принятом судом решении доводится до
инициатора юридическим отделом.

Порядок действий при выставлении претензии контрагенту

Шаблон служебной записки о предъявлении иска в суд

Порядок действий при осуществлении производства по делам об административных правонарушениях

Организации «Судебные участки» для работы с Судебными приказами¶

Для ведения Судебного дела в соответствующих структурах, в Системе предусмотрена возможность формирования Заявлений на выдачу судебных приказов. Поскольку сформированные Заявления на выдачу судебных приказов направляются в отделения Мирового суда (т.е. на Судебные участки), необходимо чтобы информация о Судебных участках была заведена в Систему заранее, ДО начала формирования соответствующего реестра. Добавление в Систему нового Судебного участка реализовано в Системе как добавление новой организации «Судебный участок».

Чтобы настроить работу с Судебными участками необходимо выполнить следующие шаги:

Чтобы добавить новую Организацию «Судебный участок»:

1. Добавьте новую Организацию в разделе «Справочники». Перейдите в раздел Справочники → Субъекты ЖКХ → Организации.
2. Нажмите кнопку добавления организации и заполните параметры.

Добавление Организации для Судебного участка

1. Нажмите кнопку «Принять».

Добавление Типа группы домов производится Пользователем с ролью Администратор Системы.

1. Перейдите в раздел «Жилфонд» → Типы групп домов → нажмите кнопку → заполните параметры → нажмите кнопку «Принять».

Добавление Типа группы домов

Добавление Группы домов производится Пользователем с ролью Администратор Системы.

1. Перейдите в раздел «Жилфонд» → Группа домов → нажмите кнопку → заполните параметры → нажмите кнопку «Принять».

Рекомендации по некоторым параметрам:

• Параметр «Тип» = Мировой суд

• Параметры «Аббревиатура», «Название»

Добавление Группы домов

Склонение по падежам названия группы домов

Варианты организации претензионной работы

Процесс организации работы с претензиями зависит от нескольких факторов:

• среднего количества партнеров, клиентов и сделок компании;
• однотипности или разнообразия заключаемых ею договоров;
• частоты фиксации ошибок и нарушений при исполнении сделок как со стороны партнеров, клиентов, так и самой организации. 

Исходя из количества и сложности возникающих споров целесообразно поручить ведение претензионной деятельности:

1. Юридическому отделу.
2. Штатному юристу.
3. Сторонней компании или специалисту по претензионной работе. 

При выборе обращайте внимание на знание профессионалом специфики вашего бизнеса и корректное ориентирование в процессуальном законодательстве. 

Например, партнерские отношения строительной компании ограничены несколькими типовыми договорами с субподрядчиками и заказчиками. Конфликты случаются, но достаточно редко. В этой ситуации оптимально поручить судебно претензионную работу юридической компании, и обращаться за помощью по мере необходимости.

Больше о досудебном урегулировании арбитражных споров.

Организация претензионной работы

Чтобы качественно написать претензию, необходимо обладать полным знанием ситуации, а сама претензионная работа требует особой деликатности, ведь претензии порой предъявляются постоянным партнерам. Поэтому претензионная работа на предприятии должна вестись регулярно. Стандартные и нестандартные претензии готовят специалисты, которым дают исходную информацию отделы, ведущие соответствующие участки работы. К примеру, отслеживают сроки оплаты по договору менеджеры. При отсутствии поступления оплаты они должны представить информацию специалисту для своевременного предъявления претензии. При выходе ситуации из разряда обычных всегда необходима помощь компетентного юриста, ведь зачастую оперативно подготовленная претензия, основанная на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства.

Подготовка юриста к претензионной работе заключается в следующем:

• анализ вероятных последствий;
• сбор доказательств, подтверждающих требования;
• подготовка, получение, составление претензии;
• предъявление собственных претензий, подготовка ответов на претензии партнеров;
• регистрация, отправка, хранение претензий;
• контроль претензионного производства;
• рассмотрение и анализ претензий, обеспечение полной организации претензионной работы;
• оценка претензий, полученных предприятием, и исходящих от него с точки зрения закона.

В зависимости от ситуации в претензии могут приводиться расчеты, содержаться ссылки на документы, подтверждающие частичное или полное исполнение или неисполнение обязательств. Если речь идет о штрафах или возмещении убытков, в претензии должна быть указана ссылка на нарушенные условия договора и закон, устанавливающий ответственность за данное нарушение.

Претензионная работа и составление претензий

В соответствии с ч. 5 ст. 4 АПК РФ, претензионная работа — это обязательный этап урегулирования большинства гражданско-правовых споров, к которым в том числе относятся споры, вытекающие из договорных обязательств. Для обеспечения успешной исковой работы претензионная деятельность должна проводиться с точным соблюдением процессуальных норм.

Так, при предъявлении требований к контрагентам специалист должен:

1. Тщательно разобраться в обстоятельствах спорного дела и собрать доказательства посягательства на законные права и интересы организации.
2. Правильно составить саму претензию, в полной мере отразив основания для предъявления требований и факты, свидетельствующие о нарушении обязательств партнером.
3. Обеспечить своевременную отправку претензии с уведомлением о вручении, что позволит зафиксировать факт не только отправки, но и ее получения. Несмотря на то что закон не содержит обязательного указания на отправку претензии письмом с описью вложения, именно такой вариант можно назвать оптимальным способом передачи документа, т. к. в таком случае у суда впоследствии не будет оснований обвинить истца в несоблюдении порядка досудебного урегулирования.

Закон не содержит указаний по содержанию претензии, однако при ее составлении необходимо соблюсти правила делового оборота, указав как минимум:

• наименования и адреса отправителя и получателя претензии;
• обстоятельства, на которых основаны требования;
• доказательства посягательства на законные права и интересы организации;
• статьи нормативных актов, на которых основаны требования;
• перечень прилагаемых документов.

Претензия подписывается руководителем предприятия или уполномоченным лицом. Также форма претензии может быть прописана в договоре.

Реагирование на претензию

Общий срок реагирования на претензию — 30 дней (на основании ч. 5 ст. 4 АПК РФ), однако для отдельных видов споров сделаны исключения. Например, ч. 8 ст. 10 закона «Об основах туристской деятельности…» от 24.11.1996 № 132-ФЗ ограничивает срок реагирования на претензии по качеству туристического продукта 10 днями.

В течение этого времени работник претензионного отдела должен не только ознакомиться с полученными материалами, но и:

• проверить наличие факта нарушения обязательств и выяснить причины их неисполнения;
• проверить подлинность представленных документов;
• оценить риски и целесообразность дальнейшей исковой работы;
• проинформировать руководство и предложить дальнейший план разрешения спора;
• составить ответ на претензию.

Крайне важно делать все перечисленное в отведенный законом срок, так как досудебной порядок считается соблюденным уже с момента отправки претензии должным образом. При этом отсутствие реагирования не лишает сторону, чьи права были нарушены, права на обращение в суд

Способы и форма отправки претензии

Сегодня множество компаний переходит на электронный документооборот. Покупатели с поставщиками обмениваются электронными письмами, поэтому возникает вопрос: обязательно ли дублировать электронное письмо на бумаге? Во многих правоотношениях предъявление претензии является обязательным до подачи иска в суд. Чтобы избежать проблем, электронные адреса, по которым будет вестись переписка, нужно закреплять в тексте договора.

Мы рекомендуем использовать письменную форму претензий, поскольку она экономит время в будущем при неисполнении контрагентом своих обязательств. Электронную переписку можно использовать в качестве дополнительного способа обмена информацией.

Чтобы доказать не только факт отправки, но и подтвердить, что была отправлена именно претензия, следует направить ее заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Этот перечень документов является надлежащим доказательством соблюдения требований досудебного урегулирования спора.

Регистрацию входящих претензий ведет делопроизводитель или секретарь. Юристы, как правило, дублируют регистрацию претензий с целью удобства контроля. Юрист занимается также отслеживанием претензии с момента получения до завершения процесса, когда предъявляющий претензию получит удовлетворительный ответ или примет решение о рассмотрении спора в суде.

Наши специалисты имеют обширную и успешную практику предоставления услуг, направленных на урегулирование споров в досудебном порядке, помогут разобраться с возникшей проблемой в краткие сроки, независимо от того, проживаете вы в Москве или другом регионе России.