Путевой лист легкового автомобиля: пример заполнения и бланк

Новая форма путевого листа с 2019 г

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

стало больше обязательных реквизитов. Теперь предприниматели должны вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки);
диспетчерам надо также фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее;
изменился максимальный срок, на который можно оформлять путевой лист 2019. Еще в начале года однажды оформленный документ мог действовать в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его можно будет по возвращении водителя на парковку;
в ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, у каждого из них должен быть свой путевой лист. Но при выезде отметку о контроле технического состояния нужно проставлять только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки;
с весны технический контроль транспортного средства может быть предсменным либо предрейсовым (зависит от конкретной ситуации);
штамп медицинского работника в путевом листе стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он просто может написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, выбрасывать его не следует, им можно продолжать пользоваться. Но если оттиска в путевом листе не будет, наказать уже не смогут.

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:

название и номер самого документа;
информацию о владельце автомобиля;
период действия (срок (один или несколько дней), в течение которого путевой лист может быть использован, в формате «число, месяц, год»);
данные о водителе ТС, а именно: Ф.И.О, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
информацию о самом ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
регистрационный номер;
показания одометра;
дату и время выезда и заезда на парковку;
данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ должен быть возвращен уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Правила заполнения путевых листов.

Поскольку, единого стандарта к шаблону путевого листа нет, собственник транспорта вправе сам решать в каком виде его вести. Это может быть свободная или готовая унифицированная форма. В ходе оформления «путевки» ответственными лицами Приказ № 368 предписывает придерживаться следующих правил:

1. На каждое транспортное средство ИП или организации создается отдельный путевой лист.

2. Форма заполняется до начала рейса.

3. Если в течение рабочей смены за руль автомобиля садится несколько водителей, то разрешается оформлять документ на каждого из них.

4. Систему нумерации ПЛ определяет сам владелец, но присвоение индивидуальных номеров должно быть с соблюдением хронологии.

5. Снятие показаний одометра, постановка времени и даты об этом возлагается на уполномоченных сотрудников, которых назначает руководитель.

6. Отметку о прохождении медосмотра ставит медицинский работник и заверяет ее своей подписью с указанием статуса «Допущен» или нет.

7. Технический контроль осуществляет ответственное за это должностное лицо. Разрешение выпуска на линию заверяется его ФИО и подписью.

8. Каждый путевой лист должен быть занесен в журнал регистрации ПЛ. Такая книга ведется в бумажном формате с прошнурованными страницами. Однако, допускается электронная версия журнала. При условии, что каждую его страницу можно заверить ЭЦП и распечатать.

9. В случае внесения исправлений в напечатанный лист неверные данные аккуратно зачеркиваются. Рядом ставится актуальная информация и заверяется подписью исполнителя.

Стоит отметить, что заполняет путевой лист ответственный работник. Сами водители к этой процедуре не допускаются. От них требуется только постановка подписи о принятии автомобиля.

Таким образом, для составления путевого листа могут привлекаться и ставить свои подписи:

Диспетчер – выдает задание и проверяет ВУ;
Врач – проверяет здоровье шофера;
Водитель – лицо, управляющее ТС в ходе рабочей смены;
Механик – осматривает авто перед убытием и после прибытия;
Таксировщик – производит таксировку первичной документации;
Начальник эксплуатации – ответственный за оформление;
Представители заказчиков – расписываются после выполнения задания водителем.

Что указывается в путевом листе?

Хотя, единый образец бланка путевого листа законодательно не установлен, требования к его заполнению существуют. Так порядок его оформления регламентируется 368 –ым Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 г. В соответствии с ним документ должен содержать информацию о:

1. Сроке его действия.

«Путевка» действительна лишь ограниченное время. Это значение необходимо вносить в шапку бланка. Как правило, указывается число, месяц и год использования, если документ оформляется на один день. Или период, если предполагается выезд на два и более дня.

2. Собственнике транспорта.

В зависимости от категории владельца в листок необходимо вписать:

Индивидуальный предприниматель	Юридическое лицо
ФИО	Полное наименование
Телефонный номер	Номер телефона
Почтовый адрес	Адрес местонахождения
ОГРНИП	Организационно-правовая форма
	ОГРНЮЛ

3. Транспортном средстве.

В свою очередь, подробно излагаются все данные о машине:

Тип;
Марка и модель, включая прицеп, если предполагается его использование;
Регистрационный знак;
Километраж на одометре до и после рабочей смены;
Когда и кем проводился предрейсовый технический контроль;
Время и дата выхода авто на маршрут.

4. Водителе.

Лицо, управляющее ТС должно проходить медицинское обследование до выхода на линию и после этого. О чем ставится отметки в путевом листе. Вместе с тем, вносятся ФИО шофера, а также номер его водительского удостоверения.

6. Дополнительные необязательные реквизиты.

Кроме того, в листок заносятся иные сведения, если это предусматривает специфика направления деятельности организации. Например, сфера грузоперевозок, транспортировки багажа или пассажиров и т.д. Не стоит забывать о том, что путевому листу присваивается номер и наименование.

Обязательные реквизиты в путевке

Это документ строгой отчетности. В нем указывают обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные . С 2020 года таких обязательных реквизитов стало больше, их утвердили Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.

В форму вносят реквизиты:

наименование и номер листа;
срок действия;
сведения о собственнике (владельце);
сведения об автомобиле и водителе;
данные о поездке.

В сроке действия указывают период использования ПЛ. Если его выдают более чем на один день, указывают начальную и конечную даты. Обязательно указывается марка горючего для путевого листа, чтобы бухгалтер списал ГСМ по организации.

Сведения о собственнике (владельце) включают:

для юрлица — наименование, правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН;
для ИП — Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

В сведения о транспортном средстве вносят:

тип ТС, марку и модель;
для прицепов — марку и модель прицепа;
номер ТС и прицепа;
пробег при выезде и возвращении;
дату проведения ТО.

В сведения о водителе вносят:

Ф.И.О.;
дату предрейсового и послерейсового медосмотра.

В сведениях о перевозке указывают информацию о видах сообщения и видах перевозки.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Его обязаны проходить лица, осуществляющие трудовую функцию водителя. Перечень работ, содержащий трудовую функцию водителя, утвержден . При этом если трудовая функция работника предполагает разъездной характер работы и использование служебного авто или авто, которое предприятие арендует или выплачивает компенсацию работнику за использование личного транспортного средства, медосмотр обязателен.

Требования по оформлению и использованию

Существуют определенные требования, которые устанавливаются по отношению путевых листов для легковых авто (касательно их заполнения, а также последующего обращения). Рассмотрим их далее:

Все путевые листы должны быть отмечены в журнале и пронумерованы для упрощения последующего их поиска в архиве.
В соответствии с законодательством путевые листы должны сохраняться на предприятии в течение 5 лет.
Существуют определенные нормы по расходу топлива и смазочных материалов, которые устанавливаются законодательной базой. Но они носят исключительно рекомендательный характер, поэтому придерживаться их при подсчетах необязательно.
Начиная с 2017 года, было отменено обязательство ставить печать организации на путевом листе, поэтому за ее отсутствие вам не имеют права выписать штраф.
С июня 2017 года был введен запрет на найм ИП или водителей, которые имеют иностранные водительские удостоверения.
Любые коммерческие перевозки должны сопровождаться составлением путевого листа по всем вышеописанным требованиям.

В случае нарушения каких-либо правил по составлению и предоставлению путевых листов на легковые авто вам могут выписать штраф, размер которого определяется типом нарушения, а также статусом лица, которым оно было совершено.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. и Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля?

Заполнение ПЛ грузового автомобиля зависит от того, каким образом оплачивается работа водителя. Если труд водителя оплачивается по сдельным расценкам, за основу путевого листа берется форма № 4-С. Если же зарплата водителя рассчитывается по повременным расценкам — соответственно, форму № 4-П. В случае №4-П допускается одновременная перевозка грузов до двух заказчиков в течение одной смены водителя.

Вне зависимости от того, какую форму вы выбрали, оба бланка будут содержать в себе неполную информацию. Их нужно дополнить обязательными реквизитами, утвержденными Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Модернизированный образец бланка следует закрепить в учетной политике компании.

Итак, какие дополнительные данные нужно внести в унифицированную форму путевого листа? На этот вопрос исчерпывающе ответили на v2b.ru.

Согласно Приказу Минтранса РФ № 368, с 01.01.2021 в бланке ПЛ должны быть следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа и его номер.

2. Срок действия документаДата, в течение которой действует путевой лист. Как правило, путевой лист заполняется на один день, но если документ нужен в течение большего количества времени – необходимо указать даты начала и завершения периода применения ПЛ.

3. Собственник ТС.Если владелец автомобиля — юридическое лицо, то указывается его наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Если собственник – ИП, то его фамилия, имя и отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

4. Сведения о ТСК ним относятся тип, марка и модель автомобиля. Также сведения о прицепе или полуприцепе, если они идут “в комплекте”. Регистрационный номер автомобиля и прицепаПоказания пробега автомобиля (в полных км по одометру) при выезде с парковки и по возвращении из рейса, а также после завершения рабочей сменыДата и время осуществления предрейсового и предсменного контроля техсостояния ТСДата и время пуска транспорта на линию и его возврата.

Предрейсовый и предсменный контроль техсостояния авто осуществляет работник, ответственный за данный участок работы. В путевом листе он отражает:

состояние ТС;
дату и время выпуска и возвращения ТС на линию;
результат осуществления предрейсового или предсменного контроля в виде отметки «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Порядка заполнения ПЛ).

Если за рулем одного и того же автомобиля работают несколько водителей, можно заполнить отдельный документ на каждого из них — п. 8 и 10 порядка заполнения ПЛ. Если на один грузовик оформлено несколько путевых листов для разных водителей, в документе необходимо указать:

сведения о водителе, который выезжает со стоянки первым, дату и время, а также показания пробега;
сведения о водителе, который заезжает на стоянку последним, дату и время и показания пробега на момент заезда.

5. Информация о водителе.Полные ФИО, дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра (если такая обязанность установлена законом).

Результаты предрейсового и послерейсового осмотра отмечаются специальными штампами: «Прошел предрейсовый медосмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «Прошел послерейсовый медосмотр» (согласно п. 15 порядка заполнения ПЛ, и п. 16 и 17 порядка проведения медосмотров, утвержденных Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н).

6. Сведения о перевозке. О том, как заполнить данные реквизиты, Минтранс объяснил в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Всего существует 4 вида сообщения:

городское;
пригородное;
междугородное;
международное.

Если же для осуществления перевозки затрагивается несколько видов сообщений, в соответствующей графе путового листа нужно будет указать все эти виды через запятую.

Что касается поля «Вид перевозки», здесь потребуется отразить один из следующих видов перевозок:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов
перевозка грузов для собственных нужд;
организованная перевозка группы детей.

Правила выдачи путевого листа

Важно знать: для каждого транспортного средства в автопарке должен заполняться отдельный путевой лист. Если на одном и том же автомобиле работают несколько водителей, путевой лист рекомендуется оформить на каждого из них. После заполнения путевого листа диспетчером документ должен быть выдан под расписку водителю

Выписывать новый путевой лист можно только после сдачи предыдущего

После заполнения путевого листа диспетчером документ должен быть выдан под расписку водителю. Выписывать новый путевой лист можно только после сдачи предыдущего.

Путевые листы: бланки в 2021 году

Данная информация отображена в постановлении, выданном Государственным комитетом статистики РФ от 1977 года № 78, и определяет следующие формы:

легковой автотранспорт — № 3;
автотранспорт специального назначения — № 3 спец.;
легкового такси — № 4;
грузовой автотранспорт с оплатой перевозки в сдельному тарифу — № 4-С;
грузовой автотранспорт с почасовым тарифом — № 4-П;
автобус — № 6;
автобус не общественного использования — № : спец.;

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

4. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);

Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.

Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.

6. Сведения о транспортном средстве включают:…2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.

6. Сведения о транспортном средстве включают:…4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:

пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.

Выше рассмотрены изменения, которые нужно внести в бланк путевого листа. А далее речь пойдет о том, как изменился порядок оформления путевых листов.

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Действующий приказ Минтранса требует, чтобы путевые листы хранились в организации не менее 5 лет. В документе, который начнет действовать в 2021 году, подобное требование отсутствует.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист форма 4-с применяется для грузоперевозок, основанных на сдельной оплате труда (сделал водитель рейс – сдал путевой лист). Путевой лист форма 4-п используется в случае применения временного тарифа. Как правило, в этой форме учитывается работа водителя в течение одной рабочей смены (одного дня). При этом он может сделать несколько однотипных рейсов для одного заказчика, или два рейса для разных заказчиков.

Путевой лист состоит из основной части и отрывного талона. Отрывной талон бланка заполняется непосредственно заказчиком. Данные, указанные в нем, служат основанием для выставления счета за выполненные перевозчиком работы. Отрывной талон является неотъемлемой частью выставляемого счета, служит подтверждением начисленной суммы за услуги организации-грузоперевозчика.

Основная часть бланка путевого листа является документом бухгалтерской отчетности и остается у перевозчика. В этой части путевого листа должны быть продублированы данные о времени, в течение которого был задействован автомобиль грузоперевозчика и протяженности маршрута доставки грузов. Также здесь отражаются данные о вынужденном простое автотранспортного средства, о необходимости дополнительной работы двигателя машины и осуществлении работ, связанных с использованием оборудования, установленного на автотранспортном средстве. Именно эти данные служат основанием для расчетов работы данного автотранспортного средства.

Если при автоперевозке товаров предполагается повременная оплата, то в путевом листе проставляется номер каждой товарно-транспортной накладной, которая прилагается к путевому листу. Экземпляр товарно-транспортной накладной (ТТН), прилагаемый к бланку путевого листа, служит подтверждение выполненных работ. По окончании работ производится учет и вносится запись в журнал учета путевых листов, подсчитывается общий итог (в тоннах) перевезенного груза. Уже на основании совокупных показателей рассчитываются часы использования автотранспортного средства и заработная плата водителя.

До того, как водитель начнет работу, основную часть бланка путевого листа должен заполнить диспетчер грузоперевозок, или лицо его заменяющее. Последующие записи в путевой лист вносят работники организации-грузоперевозчика, а также заказчик (или его представитель). Водитель никаких записей в путевой лист вносить не должен. Он расписывается в путевом листе только при приеме автомобиля для работы и сдаче его в конце смены. Путевые листы водитель получает у диспетчера в начале рабочей смены, и их получение заверяет подписью. В конце рабочей смены он обязан путевой лист сдать. Этот документ выписывается только на одну рабочую смену или рабочий день. Новый путевой лист водитель может получить только после того, как сдаст диспетчеру старый и таким образом закроет рабочий день.

Путевой лист легкового автомобиля: пример заполнения и бланк

Новая форма путевого листа с 2019 г

Правила заполнения путевых листов.