Акт приема-передачи ТМЦ. Назначение документа и правила его составления

Содержание

Акт приема передачи материальных ценностей – это документ, который является подтверждением факта передачи товарно-материальных ценностей на ответственное хранение. После подписания данного акта хранитель (ответственный за приемку и хранение ТМЦ) несет полную ответственность за принятые ТМЦ. В случае ненадлежащего хранения он обязан компенсировать поклажедателю (передавшему ТМЦ) причиненный ущерб в размере полной либо частичной стоимости ТМЦ.

Как составить акт приема-передачи ТМЦ

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей имеет унифицированную форму МХ-1. Данная форма имеет рекомендательный характер, каждая организация вправе на ее основе создавать собственный шаблон.

При заполнении формы акта приема-передачи материальных ценностей МХ-1 указывается следующая информация:

наименование, адрес организаций-хранителя и поклажедателя;
номер и дата договора хранения;
заголовок акта;
номер и дата составления акта;
место и срок хранения;
перечень передаваемых на хранение ТМЦ (наименование, характеристика, единица измерения, количество, согласованная сторонами стоимость в руб.);
условия хранения;
подписи ответственных должностных лиц со стороны поклажедателя и хранителя, печати.

Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей составляется в двух экземплярах – один для поклажедателя, второй – для хранителя.

Скачать

Скачать бланк акта приема-передачи материальных ценностей в формате xls

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей проверен на актуальность 15.02.2013 г.

Как правильно заполнить акт передачи на ответственное хранение в 2021 году?

Как уже было сказано, в этих целях рекомендуется заполнять именно бланк МХ-1. С первого взгляда может показаться, что здесь не может возникнуть каких-либо сложностей. Но документ все-таки имеет определенные нюансы, о которых следует помнить. Чтобы можно было самостоятельно оформить данный документ, следует рассмотреть поэтапное его заполнение:

в верхней части документа указываются сведения о стороне, которая принимает имущество. Здесь прописываются юридический и фактический адреса, правовая форма;
ниже указывается конкретное подразделение. Именно здесь материальные ценности будут храниться. Нелишним будет указать условия и место хранения;
подобным образом описывается и компания, которая передает имущество. Указывается ФИО руководителя компании, а также проставляются коды ОКПО;
так как этот акт является дополнением основного документа, необходимо указать сведения о нем. Например, это может быть договор. Прописывается его номер и дата составления;
ниже пишется название документа, и проставляется дата его оформления. Кроме этого, акту должен быть присвоен номер;
также здесь должна быть указана суть документа, а именно, прием на хранение. Отмечается срок и точное место хранения.

Ниже идет основная часть, которая представлена в виде таблицы. В соответствующих графах указывается название имущества, его характеристики, количество. Если материальная ценность будет повреждена или уничтожена, компания, отвечающая за хранение, должна будет возместить ущерб. Именно поэтому в таблице имеются графы, в которых указывается стоимость имущества. Естественно, при подписании документа принимающая сторона должна видеть указанную цену, чтобы понимать всю ответственность таких действий. Если на хранение передается несколько материальных ценностей, то под таблицей указывается их количество и общая стоимость.

Под таблицей можно указать срок хранения и условия, при которых необходимо хранить имущество. Также здесь прописывается дополнительная информация, если в этом есть необходимость. В самой нижней части указываются сведения об ответственных лицах. Отмечается должность представителя компании, его подпись с расшифровкой. Аналогичные сведения указываются и о лице, которое принимает имущество на хранение. Если говорить о печатях, то нельзя назвать их обязательными. Хотя в том случае, если они все-таки используются организациями, штампы лишними не будут.

Что входит в понятие «ответственное хранение»

Как такового термина «ответственное хранение» в законе не существует. С правовой точки зрения это называется «складское хранение». Хотя принципиальной разницы здесь нет. Оба понятие свидетельствуют о том, что одна компания на какое-то определенное время передала свое имущество другой компании. Как правило, это различные материальные ценности. Естественно, принимающая сторона при этом полностью несет материальную ответственность за полученное имущество. Как правило, принимающая сторона получает и определенную плату. Для хранения обычно используются склады, гаражи, ангары и другие помещения. Нередко многие задаются вопросом, какое имущество разрешено передавать на хранение? Нужно знать, передача ТМЦ на хранение рассматривается законодательством, как профессиональная деятельность. Это означает, никаких строгих ограничений здесь не существует. Естественно, что именно передавать и получать на хранение определяют сами участники сделки. Это может быть оборудование, транспорт, техника и любые другие материальные ценности, которые способны долго храниться.

(Видео: «Ответственное хранение в 1С:ERP»)

Форма акта

Акт представляет собой документ, в котором описываются все подробности проведенной сделки. Конечно, составляться он может между частными лицами. Однако достаточно часто к его оформлению прибегают именно организации. Для подтверждения того факта, что принимающая сторона возлагает на себя ответственность за имущество, оформляется этот документ. Чтобы составить акт передачи на ответственное хранение, используется форма мх-1. Правильно заполненным будет считаться документ, в котором проставлены подписи представителей обеих сторон. Также здесь должна быть подробная информация о передаваемом имуществе.

Результаты инвентаризации

Разногласия между организацией и сотрудником, под чью ответственность попадает недостача и иные неприятности, обязаны урегулировать уполномоченные лица и руководство фирмы.

При обнаружении свидетельств хищения или кражи необходимо произвести оценку фактических потерь исходя из среднерыночной стоимости имущества или на основе прайс-листов компании.

Полученные данные пригодятся для подачи заявления в суд с целью взыскания ущерба с ответственного сотрудника. Результаты инвентаризации – доказательство вины работника в подобных обстоятельствах.

Смотрите это видео на YouTube

Как составить акт приема-передачи ТМЦ

При заполнении формы акта приема-передачи материальных ценностей МХ-1 указывается следующая информация:

наименование, адрес организаций-хранителя и поклажедателя;
номер и дата договора хранения;
заголовок акта;
номер и дата составления акта;
место и срок хранения;
перечень передаваемых на хранение ТМЦ (наименование, характеристика, единица измерения, количество, согласованная сторонами стоимость в руб.);
условия хранения;
подписи ответственных должностных лиц со стороны поклажедателя и хранителя, печати.

Общий порядок

Сверить данные о ценностях, их номинальном количестве и стоимости поможет инвентаризация. Ее проводит комиссия, состав которой определяется и утверждается приказом руководства.

Вне зависимости от обстоятельств, в которых происходит замена сотрудника, работодатель обязан получить письменное заключение о вверенном ему имуществе. Результат ревизии отображается в акте, который визируется всеми участниками процесса.

Общий порядок передачи ценностей выглядит следующим образом:

Руководитель составляет приказ или распоряжение о проведении ревизии в связи со сменой МОЛ.
Заведующий имуществом сотрудник временно передает все ценности в бухгалтерию или участникам комиссии. При этом работодателю предоставляется расписка о факте передачи, а также о том, что все поступившее имущество поставлено на приход, а выбывшие ценности – списаны.
Руководитель формирует инвентаризационную опись имущества и/или акт.
В день смены МОЛ происходит пересчет и проверка ценностей, данные процедуры отображаются в акте и передаются главному бухгалтеру и руководству предприятия.

Законодательство требует соблюдать данный порядок и на период временного отсутствия МОЛ, например, вследствие очередного отпуска.

Какие документы могут заменять акт приема-передачи

Каждый должен понимать, этот акт не может полноценно заменить составляемый договор, например, о покупке. Акт, лишь выполняет функцию его приложения, которое официально подтверждает полное или частичное исполнение договора.

Однако вместо акта допускается использовать некоторые другие документы. При этом они также должны отображать факт передачи имущества и содержать другую информацию, которая должна содержаться в акте. Например, подобная информация может присутствовать в товарной накладной. Сюда также вносятся данные о сторонах и товаре, указывается и другая необходимая информация.

Таким образом, когда происходит передача имущества, вместо акта допускается использование накладной. Но существуют ситуации, когда такая замена не допускается. Например, если оформляется сделка по передаче дорогостоящих устройств или промышленного оборудования, когда необходимо отметить претензии или их отсутствие.

Требования к проведению инвентаризации

Инвентаризация при смене материально ответственного лица проводится с участием сотрудников административного аппарата, а также работников любых подразделений организации.

Отсутствие одного из членов комиссии в самом процессе проверки сохранности ценностей – повод для признания результатов ревизии недействительными. Стоит также учитывать необходимость присутствия МОЛ.

Основание для созыва комиссии и организации процедуры инвентаризации – приказ руководства. Для его составления применяют единую форму ИНВ-22.

Скачать образец приказа о смене материально ответственного лица можно здесь.

Для организации ревизии используются документы, разработанные на базе методологических рекомендаций Минфина РФ.

Рекомендуется зарегистрировать приказ в специальном журнале по форме ИНВ-23, который будет хранить сведения о датах всех проведенных инвентаризациях.

Остальные документы, отображающие результат ревизии, оформляют также на основе унифицированных бланков. К их числу относят:

опись имущества ИНВ-3;
сличительная инвентаризационная ведомость ИНВ-2б.

Складское хранение: учет и налогообложение

А. Вагапова, аудитор

Практически любая организация сталкивается с проблемой хранения товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ). Существуют различные виды хранения: в ломбарде, в банке, в гостинице и др. Самым распространенным из них является хранение на товарном складе.

Согласно ст. 907 ГК РФ по договору складского хранения товарный склад (хранитель) обязуется за вознаграждение хранить товары, переданные ему товаровладельцем (поклажедателем), и возвратить эти товары в сохранности. Хранение товара — услуга по поддержанию в сохранности имущества, переданного на определенный срок или до востребования. Правовое регулирование договора хранения определено главой 47 ГК РФ.

Товарным складом признается организация, осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая связанные с хранением услуги. Обязанностями товарного склада согласно ст. 909 ГК РФ являются осмотр товаров при приеме на хранение, определение их количества и внешнего состояния. Договор хранения должен быть заключен в письменной форме. Письменная форма считается соблюденной, если заключение договора и принятие товара на хранение удостоверены:

Акт приема-передачи ценностей: что это?

Акт передачи и приема товарно-материальных ценностей ( ТМЦ) – особый документ, позволяющий компании или частным лицам контролировать и фиксировать их движение. Что же означает термин «движение ценностей»? Это и есть тот самый момент передачи любого имеющего ценность объекта от одного человека к другому.

В акте приема-передачи всегда подробно указываются все передаваемые ТМЦ с четким указанием количества и стоимости (например, та самая мебель из примера выше). Это делается для их защиты и возврата стоимости при порче или утрате.

Однако документ не определяет ответственность за нарушение его условий. Он лишь фиксирует сам факт. Поэтому к нему лучше всего сразу оформлять дополнение с прописанными санкциями. В случае примера со студентами – это денежный штраф или покупка новой вещи.

Сложнее ситуация обстоит с учетом ТМЦ на предприятиях. Так как эти организации обладают высокой ответственностью, они вынуждены внимательно контролировать все движения ТМЦ внутри себя. Для них составление актов является идеальным решением. Благодаря им на предприятии создается четкая система, по которой можно отследить движение любой ТМЦ в определенный момент.

Для еще большего удобства все вещи организации, имеющие какую-либо материальную ценность, разделяются на категории. Каждая из них имеет свой артикул, который тоже указывается в договоре. К категориям относят:

Упаковку и тару для хранения;
Топливо;
Сырье;
Саму продукцию;
Стройматериалы;
Хозяйственный инвентарь и др.

Для чего нужен акт приёма передачи ТМЦ

Акт, который просто необходим в повседневной жизни. Мы передаём на хранение, использование, аренду материальные ценности не только в строительстве, но и в других сферах деятельности как торговля, недвижимость и т.д.

Данный акт оставляет свидетельство/факт/след о приёме и передачи ТМЦ, после подписания данного документа лицо получившее материальные ценности несёт полную ответственность за сохранение их. Однако данный акт не регламентирует какую ответственность несёт лицо, принявшее в случае порчи/потери, он просто фиксирует факт передачи. Для закрепления ответственности необходимо заключать соглашение сторон или договор.

Унифицированная форма Акта МХ-1 и МХ-3

Форма для акта передачи ТМЦ не является строгой, а имеет рекомендованный характер. Эту унифицированную форму МХ-1 и МХ-3 вы можете скачать в формате Exсel у нас на сайте по ссылкам ниже, и на основе сделать акт для себя или своей организации.

Особенности использования формы МХ-1

Для оформления факта передачи имущества на хранение профессиональным и непрофессиональным хранителям потребуется оформить первичный документ. Лучшим вариантом документирования передачи ценностей на хранение (хотя и необязательным для применения) является использование акта приема-передачи ТМЦ по унифицированной формы МХ-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66.

Предпочтительно оформление операции передачи на хранение по форме МХ-1 потому, что в унифицированном бланке акт приема-передачи материальных ценностей предусмотрены поля для отражения всей необходимой информации и, вероятнее всего, его не потребуется существенно дорабатывать. Передача имущества, а также переход всех рисков возможной утери или порчи ТМЦ осуществляется одновременно с подписанием акта по форме МХ-1 сторонами.

Комплектность документов (количество приложений к акту по форме МХ-1), а также количество экземпляров заполненных форм определяется сторонами (поклажедателем и хранителем) в каждом конкретном случае в соответствии с условиями договора хранения.

Бланк и образец формы МХ-1

Унифицированную форму МХ-1 скачать можно на нашем сайте. Причем доступным для скачивания будет и бланк этой формы, и заполненный образец.

Образец заполненного документа можно отредактировать, внеся в него свои данные.

Как составить акт приема-передачи материальных ценностей работнику

Форму компания разрабатывает самостоятельно. Подобную можно будет сформировать и для случая, когда работник увольняется или возвращается из командировки и сдает организации свой рабочий инструмент или технику. Разработанную форму нужно будет закрепить в учетной политике компании.

Что нужно указать в документе:

Его наименование: акт приема-передачи материальных ценностей работнику.
Место и дату составления.
Кто передает ценности (наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя), ФИО и должность лица, выступающего от имени компании, на основании какого документа оно действует.
Кому передают материальные ценности (ФИО и должность работника, его паспортные данные, место проживания).
На основании какого документа работодатель передал работнику матценности. Это может быть трудовой договор (ст. 21 и ст. 22 ТК РФ гласят, что для выполнения обязанностей работник должен получить все необходимое, это прописывают в трудовом договоре), дополнительное соглашение к нему, приказ.
Перечень материальных ценностей с их характеристиками: наименование (как в других документах), инвентарный номер, количество, стоимость. Этот пункт лучше оформить в виде таблицы. Все цифровые данные нужно переписывать внимательно.
Материальные ценности проверены сторонами, никаких разногласий нет.
Количество экземпляров акта. Обычно это 2 экземпляра: для работника и работодателя.

В конце документа должны стоять подписи сторон. Подписывать документ нужно только тогда, когда стороны полностью осмотрят предметы.

Для чего нужен акт приёма передачи ТМЦ

Рассмотрим, при каких обстоятельствах составляется приемно-сдаточный акт:

Несовпадение по численности и по параметрам ТМЦ.
Приход ТМЦ без документов.
Передача ТМЦ на ответственное хранение.
Передача активов по соглашению комиссии.
Передача ТМЦ внутри учреждения между отделами или материально ответственными работниками.
Передача ТМЦ во временное хранение.

Приведённый ниже пример документа можно использовать вместе с приёмопередаточным актом на хранение (форма МХ-1).

Приём продукции по накладной предполагает возможность того, что поставленный товар не соответствует количеству, отображенной накладной. При этом бывают обстоятельства, когда фактическое количество продукции не совпадает с заявленным. Для предъявления претензии продавцу, требуется отобразить данное обстоятельство в приёмопередаточном акте с фиксацией выявленных расхождений.

Прием некоторых видов ТМЦ (к примеру, оборудование) выполняется по акту, так как это требуется процедурой его приёмки: осмотр, определение исправности и т.д. При отправке ТМЦ на ответственное хранение, оформляются документы с описанием состояния ТМЦ, определением условий их размещения и назначением материально-ответственного работника.

Подписывая договор на поставку товара, стороны могут записать в соглашение пункт о необходимости составлении акта о приёмке продукции при передаче покупателю.