Особенности профессии
Должность администратора предполагает работу с людьми в режиме 24/7, причем с одной стороны это гости (встретить, проводить, подсказать, посоветовать, проинструктировать о правилах пожарной безопасности в отеле, разрешить конфликтную ситуацию и др), с другой – персонал (координация деятельности всех отделов гостиницы, задания персоналу и контроль за их исполнением).
Разноплановость функций предполагает разные типы поведения и черты характера. Так, если в первом случае очень важными являются, к примеру, приветливость, тактичность, доброжелательность, то при общении с персоналом на первый уровень выступают компетентность, требовательность, умение четко ставить задачу и др.
Работа администратора посменная, причем всю смену работник проводит фактически стоя. Другой сопутствующий момент – повышенная психологическая нагрузка.
В связи с особенностями профессии для администратора крайне важно оставаться в хорошей физической форме. Кстати, о приветливости по отношению к гостям
Цитата:
Кстати, о приветливости по отношению к гостям. Цитата:
«Есть один верный способ получить тот номер, который вы хотите.
Когда администратор говорит вам, что все номера в отеле практически ничем не отличаются друг от друга, знайте: он врет.
Есть угловые номера, номера с огромными телевизорами с плоским экраном, номера, которые, согласно планировке здания, имеют большие по размеру ванные комнаты с двумя умывальниками, номера, где с легкостью умещаются две раскладные кровати, «стандартные» номера с великолепным видом на реку Гудзон и многое другое. За двадцать долларов в кармане администратор выполнит любые ваши пожелания».
(Джейкоб Томски «Головы в кроватях»).
Права
Должностная инструкция управляющего регламентирует и его права. Так, например, портье может запрашивать необходимую ему документацию, связанную с деятельностью отеля (как самостоятельно, так и через руководство).
В случае возникновения ситуации, которую управляющий решить самостоятельно не может, он вправе привлечь специалиста, для устранения проблемы.
Во время общения с руководством администратор отеля имеет право сообщать о недочетах в работе гостиницы, предлагать решения данных проблем, а так же запрашивать содействие руководства в определенных ситуациях.
За что несет ответственность администратор гостиницы?
Исходя из широкого объема работы администратора, ответственность на него возлагается соответствующая:
- Не соблюдение своих должностных обязательств;
- Нарушение в области закона, используя служебное положение;
- Умышленное нанесение материального убытка.
Кроме общих понятий, управляющий несет ответственность за исполнительностью всего персонала. Поэтому он должен быть ответственен за знания подопечных в вопросах охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности.
Образец должностной инструкции администратора гостиницы
1. Основные положения
- Администратор гостиницы принимается на свою позицию и освобождается от неё приказом директора гостиницы.
- Администратор гостиницы состоит в подчинении у директора гостиницы.
- Администратор гостиницы должен соответствовать следующим требованиям по квалификации:
- законченное среднее образование или среднее профильное образование;
- опыт работы от 1 года в гостиничном бизнесе.
- В период отсутствия администратора гостиницы его рабочие функции возлагаются на другого служащего, назначенного директором гостиницы.
- Администратор гостиницы обязан обладать набором знаний и навыков в следующих сферах:
- законы, регулирующие гостиничный бизнес;
- методы взаимодействия с гостиничными постояльцами по их поселению и выезду;
- нормы обслуживания постояльцев гостиницы;
- принципы документооборота, которые применяются в данной гостинице;
- принципы поддержания порядка и санитарии в гостиничных номерах;
- нормы общения с торговыми агентами и посторонними посетителями;
- кадровый состав гостиничных работников;
- управленческая структура гостиницы;
- действующие нормы санитарии и пожарной безопасности;
- принципы взаимодействия с гостиничным персоналом.
- Администратор гостиницы руководствуется:
- актуальным законодательством РФ;
- соответствующими документами гостиницы;
- сведениями из данной инструкции.
2. Функции
Администратор гостиницы обязан выполнять следующие обязанности:
- Участие в комплексе обслуживания постояльцев гостиницы.
- Расселение клиентов по номерам и контроль их выезда.
- Отслеживание ситуации с бронированием номеров.
- Обеспечение необходимого переселения клиентов в другие номера.
- Взаимодействие с агентами по вопросам размещения в гостинице участников конференций и других коллективных мероприятий.
- Информирование клиентов по возможности приобретения ими дополнительных услуг.
- Координация рабочих процессов гостиничного персонала в пределах своей компетенции.
- Прием и составление соответствующих документов.
- Помощь клиентам гостиницы в сфере гостиничного обслуживания.
- Участие в разрешении возможных конфликтных ситуаций с постояльцами, в том числе по качеству обслуживания.
- Осмотр гостиничных номеров и сбор информации по их состоянию.
- Информирование руководителя гостиницы по наполненности гостиницы и другим параметрам.
- Отслеживание ситуации с пожарной безопасностью, санитарией и работой гостиничного оборудования.
- Мониторинг ситуации с расходными материалами и их запасами в гостинице.
3. Ответственность
Администратор гостиницы может привлекаться к ответственности в следующих случаях:
- За ущерб, причиненный гостинице из-за невыполнения или ненадлежащего выполнения рабочих функций, в соответствии с нормами трудового законодательства.
- За игнорирование распоряжений руководства и пренебрежение должностными обязанностями, в соответствии со стандартами, установленными в гостинице.
- За нарушения действующих законов, в соответствии с теми нормами, которые изложены в действующем законодательстве.
4. Права
Администратор гостиницы наделяется комплексом прав:
- Координировать работу рядовых работников в пределах своей сферы ответственности.
- Взаимодействовать с руководством по вопросам улучшения качества обслуживания.
- Принимать участие в совещаниях персонала, где обсуждаются текущие вопросы функционирования гостиницы.
- Подписывать документы в сфере своей ответственности.
- Представлять гостиницу во взаимодействии с постояльцами и другими лицами в пределах своей компетенции.
- Требовать от гостиничных служащих предоставления, данных и ресурсов, нужных для исполнения своих обязанностей.
- Требовать от гостиничного руководства создания условий для возможности успешного выполнения своей работы.
Управляющий отелем
Управлять Вашей гостиницей должен специально нанятый и хорошо обученный управляющий (как капитан на корабле) – профессионал в своем роде деятельности. От него зависит все, хотя обрисовать четкие границы его работы — сложно. Управляющий ответственен за организацию всех внутренних процессов отеля.
Собирательный портрет образцового управляющего: женщина или мужчина, с высоким уровнем ответственности. Управляющий пунктуален, дотошен, упорен, умело общается со всем персоналом гостиницы (с клиентами сталкивается редко), способен принимать нестандартные решения, обязательно имеет высшее образование (можно непрофильное).
Средний возраст управляющего 25-40 лет, когда мозг еще не закостенел и способен генерировать идеи. И хотя, управление кадрами гостиницы, не является его прямой обязанностью, необходимо, чтобы позиции управляющего в работе разделяли окружающие его сотрудники.
Если у Вас мини-отель (7-10 номеров) — нет смысла держать своего управляющего, управляющая компания предложит Вам хорошего специалиста на неполный рабочий день. Тем самым Вы сэкономите на своих расходах и не потеряете в качестве.
Помните, управляющий — это тот человек, который объединяет весь ваш персонал в единую сильную команду.
Базовые компетенции Управляющего
Управляющий должен знать:
2.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам гостиничного обслуживания. 2.2. Основы экономики, управления предприятием, гостиничного менеджмента и маркетинга; 2.3. Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации;
2.4. Порядок содержания жилых и других помещений средств размещения; 2.5. Основы психологии и конфликтологии применительно к обслуживанию клиентов; 2.6. Правила и методы организации процесса обслуживания клиентов; 2.7. Структуру управления гостиницей, права и обязанности работников гостиницы; 2.8. Законодательство о труде, основы организации труда работников, методы подбора, управления и развития персонала; 2.9. Правила внутреннего распорядка; 2.10. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.11. Разрабатывать бюджет отеля и план его исполнения;
2.12. Ставить задачи подчиненным и контролировать их выполнение;
2.13. Делегировать полномочия и ответственность помощникам и руководителям служб;
2.14. Анализировать рынок и прогнозировать спрос на услуги;
2.15. Осуществлять взаимодействие между структурными единицами отеля (прием и размещение гостей, содержание отельных помещений, питание гостей, поставки продуктов и пр.);
2.16. О рганизовать работу с поставщиками.
Что должна содержать должностная инструкция администратора гостиницы: примеры и образцы документов
Служба приема и размещения отвечает за бронирование, заселение и выезд. От сотрудников этого отдела зависит, каким будет первое впечатление гостя, поэтому обслуживание должно быть безукоризненным и высококлассным. Это – своеобразный «нервный центр» каждого отеля, ведь все просьбы, недовольства и жалобы постояльцев поступают именно на ресепшн.
Справиться с данной задачей и обеспечить качественное обслуживание гостей помогает должностная инструкция администратора гостиницы, в которой подробно прописываются трудовые функции, права и ответственность сотрудника. О том, что собой представляет данный документ, и как его правильно составить, читайте в нашей статье.
Как составить: общие положения
Первый параграф должностной инструкции включает в себя информацию о том, к какой категории работников администратор относится, кем назначается и снимается с должности, каким опытом работы и образованием он должен обладать, а также какими знаниями должен владеть.
Администратор службы приема и размещения гостиницы (портье) относится к категории специалистов и подчиняется менеджеру отдела.
Назначается и освобождается от занимаемой должности приказом президента (директора) компании.
На должность назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, но без предъявления требований к стажу.
К обязательному требованию относится свободное владение иностранными языками.
https://youtube.com/watch?v=5e0U7ZZAcxQ
Администратор должен знать следующие правила:
- внутреннего распорядка;
- техники безопасности;
- эвакуации посетителей;
- предоставления гостиничных услуг в РФ;
- регистрации и проживания;
- работы с контрольно-кассовыми машинами, принятыми на территории РФ;
- защиты персональных данных гостей;
- пребывания российских и иностранных граждан на территории РФ.
Кроме того, сотрудник обязан владеть информацией о категориях номеров, их расположении и стоимости, а также знать компьютерную систему управления гостиницей, часы работы и номера телефонов отделов.
Должностные обязанности: на что имеет право администратор гостиницы и его ответственность
Администратор выполняет распоряжения менеджера отдела приема и размещения, соблюдает служебную дисциплину и сохраняет в тайне информацию обо всех финансовых и иных операциях, связанных с работой отеля и гостей.
Основными функциями администратора являются:
- бронирование и распределение номеров;
- прием индивидуальных гостей и групп;
- контроль состояния гостиничных счетов и расчет при выезде;
- осуществление ночного аудита;
- составление установленных отчетов за истекшие сутки (после ночного аудита).
Администратор гостиницы обязан соблюдать кассовую дисциплину, содержать в исправности оборудование и поддерживать порядок на ресепшн.
Помимо обязанностей сотрудник имеет и права, закрепленные законодательством РФ и предусмотренные внутренней документацией компании.
Как правило, администратор может обращаться к менеджеру с предложениями или замечаниями, относящимися к собственными должностным обязанностям.
В то же время администратор:
- подчиняется и выполняет указания руководства, связанные с трудовой деятельностью;
- несет дисциплинарную ответственность за нарушения трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка и техники безопасности;
- не имеет права использовать служебные полномочия в личных и корыстных целях;
- несет материальную ответственность за обеспечение сохранности вверенных ему ценностей.
Профессиональная квалификация (профстандарт) подразумевает под собой знания, навыки и опыт, которые необходимы для выполнения трудовой функции. Кроме этого, в документе должны быть прописаны требования к образованию, особые условия допуска к работе и другие характеристики.
В отелях премиум-класса, для оперативных отделов разработаны дополнительные алгоритмы всех рабочих функций. Для сотрудников службы приема и размещения, стандарты бывают для таких процедур, как:
- приветствие и встреча гостя;
- заселение ВИП-гостей, индивидуалов и туристических групп;
- поселение лиц, не имеющих бронь на размещение;
- расчет за проживание;
- прощание с гостем при выезде;
- телефонный этикет;
- утренний звонок-побудка;
- переселение из номера.
Дежурного
Чтобы найти образец должностной инструкции дежурного администратора гостиницы, нажмите сюда: //yadi.sk/d/0T3G8JYE3TYHc2
Должностная инструкция администратора гостиницы разрабатывается и дополняется в соответствии с принятыми положениями трудового кодекса Российской Федерации. Документ должен быть обязательно завизирован руководителем компании и отдан на подпись каждому сотруднику.
Резюме администратора гостиницы
Как вы думаете: Что обязательно должно быть в резюме или прилагаться к нему?
В гостинице должностей администратора бесчисленное множество, в резюме вам нужно указать, на какую именно должность вы претендуете. Любая из администраторских профессий влечет за собой определенные обязательства – вы будете занимать руководящую должность и нести ответственность за качество и комфорт отдыха посетителей.
Если вы желаете получить место администратора на ресепшене, то вам придется быть внимательным и отвечать на вопросы посетителей гостиницы, поэтому советуем подготовиться заранее и найти ответы на самые часто-задаваемые вопросы гостей, это вам зачтется при собеседовании.
Требования к администратору
- Опыт работы – опыт нужен практически всегда, но иногда можно устроиться имея похожий опыт работы.
- Приятная внешность – если вам нужно работать на ресепшене, выглядеть нужно презентабельно и аккуратно (не забудьте прикрепить свою фотографию).
- Английский язык – знание английского важная составляющего вашего трудоустройства, желательно знать несколько языков.
- Знание стандартов обслуживания – ваша задача качественно обслужить гостя, это и есть ваша работа.
- Регистрация и сопровождение посетителей.
- контроль за качественным обслуживанием гостей.
- Информирование проживающих в гостинице.
- Оформление необходимых документов по заселению, ведение статистики.
- Прием звонков.
- Разрешение и предотвращение конфликтов возникающих на работе.
Что нужно помнить при составлении инструкции
Хотя данный документ включается в трудовую документацию почти всеми работодателями, до настоящего времени понятие должностной инструкции и её форма не изложены в законах. В результате многие наниматели, взяв за основу стандартные типы инструкций, просто адаптируют их содержимое под себя. В сегодняшней практике инструкции включают 4 раздела, в которых дается описание соответствующих моментов деятельности служащего:
- Основной раздел.
- Функции.
- Ответственность.
- Права.
К этим типовым разделам могут быть добавлены и ещё несколько. Вот их примерный перечень:
- Условия труда.
- Критерии оценки работника.
- Должностные связи.
- Требования к квалификации.
Данные разделы добавляются крупными работодателями, для которых требуется более подробно прописывать отдельные аспекты деятельности работников.
Основные положения
Раздел предназначен для описания общих рабочих моментов. В нем разъясняются такие вещи, как порядок подчинения, требуемая квалификация, лицо, которое нанимает и увольняет специалиста, и некоторые другие. Особую роль тут играет перечень требуемых компетенций, которые должны соответствовать требуемым обязанностям, перечисленным в следующем разделе.
Важно! При наличии нескольких специалистов на одинаковых позициях применяются два подхода в создании документа: «для работника» и «для должности». В первом случае инструкция создается индивидуально, во втором случае создается типовая форма, одинаковая для всех работников
Функции
Раздел, в котором работодатель перечисляет те обязанности, выполнения которых он ждет от служащего. Список этих функций может сильно отличаться в зависимости от размера гостиницы, типа постояльцев и других моментов.
Важно! Необходимо помнить о рисках, которые несет гостиница, если сильно нагружает администратора второстепенными обязанностями, которые могут помешать выполнению им своих ключевых функций
Ответственность
Обязательная часть, где дается список оснований для возможного привлечения к ответственности специалиста. Стандартно тут 3-4 пункта, хотя крупные работодатели, особенно с международным бизнесом, могут добавить ещё несколько.
Важно! Конкретную степень ответственности в разделе не определяют, ограничиваясь общими словами. На практике конкретика определяется в ходе административных и судебных разбирательств
Права
В разделе описываются права администратора гостиницы. В зависимости от таких факторов, как размер гостиницы, является ли она самостоятельной или сетевой и других моментов, объем прав может быть изменён.
После написания текста инструкции он должен быть согласован с директором гостиницы и другими ответственными лицами. Как минимум с ней должны ознакомиться юрист и начальник кадровой службы. Только после этого с инструкцией знакомят специалиста.
Вместе с текстом инструкции в документе должны содержаться расшифровки подписей, наименование юридического лица, дата. Для того чтобы не заполнять все это вручную, проще распечатать документ на фирменном бланке.
Заключительным этапом является проставление подписей. Их ставят руководитель гостиницы и сам специалист. Дополнительно могут потребоваться и подписи лиц, с которыми согласовывалась инструкция.
Должностная инструкция дежурного администратора гостиницы
Должностная инструкция старшего администратора гостиницы, содержит следующие обязанности:
- Ведение административно–хозяйственной дежурной части гостиничного бизнеса, согласно образцу.
- Обеспечение эффективного использования материально–технической основы организации.
- Обеспечение своевременной выплаты заработной платы всем дежурным работникам отеля.
- Своевременно осуществлять расчеты на протяжении дня и вовремя сдавать отчет руководителю или дежурному отеля.
- Взаимодействие с партнерами, в рамках оговоренной компетенции по образцу.
- Организация мероприятий, которые значительно сократят расходы и увеличат доходы хостела.
- Проведение дежурных маркетинговых исследований, которые необходимы для полноценной работы отдельных структур , расположенных внутри отеля, согласно образцу.
- Координация работы всех сотрудников.
- Решение текущих вопросов, которые возникают при взаимодействии с поставщиками, а также партнерами гостиницы.
- Бронирование номеров и мест в конференционном зале, по желанию клиентов.
- Осуществление контроля за подготовкой номера к следующему гостю по образцу.
- Осуществление контроля за повышением квалификации отдельной категории сотрудников хостела.
- Осуществлять и разрабатывать меню платных, доступных к использованию, а также бесплатных услуг, согласно прейскуранту.
- Регулирование конфликтных дежурных ситуаций между обслуживающим персоналом и клиентами хостела.
- Постоянное повышение качества обслуживания.
- Разработка мероприятий, которые смогут повысить качество предоставляемых услуг, а также культуру общения старшего дежурного обслуживающего персонала.
Кстати, о том, чем является должностная инструкция администратора кафе, рассказано здесь.
Должностная инструкция администратора гостиницы на ресепшене
Функциональные обязанности администратора отеля несколько разнятся со старшим менеджером хостела.
Среди них:
- Бронирование и отказ от услуг хостела клиентами компании.
- Заселение клиентов в выбранный номер.
- Незамедлительное выполнение указаний старшего менеджера гостиницы.
- Расчет клиентов в указанный час.
- Продление предоставляемых услуг.
- Прием заказа от клиентов.
- Подавать отчетность, за указанный руководителем период.
Должностная инструкция менеджера гостиницы
Руководство к действию генерального менеджера гостиничного комплекса, имеет некоторые отличия, среди которых есть основные обязанности, в рамках выполнения документации:
- Своевременное выполнение личных поручений старшего руководителя отеля.
- Сохранение безопасных условий труда на рабочем месте.
- Четкое соблюдение графика работы.
- Контроль за подчиненными дежурными структурами, менеджером по чистоте, сантехником и автомехаником.
- Соблюдение внутреннего распорядка хостела.
- Выполнение функциональных обязанностей, порученных руководителем отеля.
- Предоставлять партнерам чистые и убранные номера, в рамках компетенции.
- Осуществляет отчетность, в указанный руководителем период.
Должностная инструкция по охране труда для администратора гостиницы
Если рассматривать охрану труда в отеле, то стоит отметить данные пункты:
- Согласно документации, администратор осуществляет подчинение руководителю организации, который предоставляет услуги населению и гостям столицы.
- Соблюдение противопожарной безопасности отеля.
- Своевременное информирование руководителя хостела о нарушениях по отрасли охраны труда.
- Взаимодействие с работниками коммунального хозяйства.
Должностная инструкция руководителя гостиницы
Должностная инструкция директора гостиницы несколько расширилась в текущем году.
Среди основных обязанностей:
- Контроль за выполнением личных поручений старшего.
- Планирование основной и дополнительной деятельности отеля.
- Контроль за выполнением обязанностей, согласно местному бюджету гостиничного бизнеса.
- Обеспечение высококвалифицированным персоналом.
- Защита интересов гостиничного бизнеса в суде.
Должностная инструкция заместителя генерального директора гостиницы:
- Контроль за выполнением должностной инструкции старших подчиненных сотрудников и систем.
- Обеспечение определенной нормативной базы организации, которая предоставляет услуги населению.
- Разработка методов и мероприятий, которые позволят привлечь новых клиентов.
- Регулирование социальных отношений.
Интересные факты
Причуды постояльцев отелей:
Гость греческого отеля «Honeymoon Petra Villas» запросил номер, в котором лучи на заходе солнца падали бы в комнату под углом 45⁰ относительно правой стороны окна.
Еще одно необычное поведение проявил постоялец отеля, который в самую жару попросил организовать дождь.
Один из постояльцев ирландского отеля попросил у администрации оказать ему весьма необычную услугу: на местном леднике организовать игру в гольф. Однако после того, как мужчина наигрался (т.е. прошел 3 лунки) необычные просьбы продолжились: он потребовал доставить его обратно в отель на частном вертолете.
Постоялец отеля забыл в номере лекарство. Только в самолете вспомнив о нем, мужчина позвонил администратору и попросил доставить ему это лекарство домой. Что и было сделано.
Мужчина забронировал все номера отеля Hacienda Benazuza в Испании. Постоялец объяснил это тем, что хочет организовать вечеринку, рассчитанную на 10 человек. Нужно отметить, что количество номеров в отеле – 44, а стоимость проживания в сутки в одном номере составляет не менее 300 долларов.
Нередко бывает, когда консьержам приходится совершать покупки для посетителей отеля. И, как оказывается, бывают такие случаи, когда им приходится выбирать и покупать дом. Так, один из гостей отеля доверился выбору консьержа, что даже не посмотрел на здание перед совершенной покупкой.
В одном из лондонских отелей мужчина попросил, чтобы в ресторане отеля его обслуживали девушки с явно выраженной растительностью на лице. Сотрудники отеля, чтобы выполнить глупую просьбу, наклеили официанткам, горничной и администратору усы и бороду.
Одна популярная певица, проживая в португальском отеле, попросила, чтобы простыни, лежащие на ее кровати, имели три небольших отверстия. Для чего? Администрация отеля до сих пор не знает ответа.
Один из постояльцев элитного отеля постоянно заказывал себе «цветное меню». Однажды он попросил повара приготовить ему блюда голубого цвета, потом розового, фиолетового, черного.
Какие должны быть обязанности администратора
Занимаясь поиском работы, наткнулась на вакансию администратора в гостевой дом, отправила резюме, выслали анкету, заполнила. Была середина лета, в этот период, немногие хотят работать, претендентов мало. Я бы даже сказала, кроме меня, ни одного.
Без энтузиазма, но все-таки пригласили на стажировку. Перво-наперво вручили огромный талмуд должностных обязанностей. Когда изучила, подумала, что если делать по инструкции, рабочего дня не хватит. Для себя решила: буду работать так, чтобы гости возвращались ещё и ещё.
Кто работает администратором в гостинице. Работать администратором в гостинице должен человек “семи пядей во лбу”, потому что данная работа подразумевает знание: Административного кодекса, Строительных Норм и Правил, знание правил работы с электрическими сетями.
Это шутка, но в некоторой мере знать это необходимо, потому что иногда приходится с этим сталкиваться. В своем отзыве о работе администратором гостиницы, подробно это описываю.
Это кроме того, что первое, чем занимается этот специалист — это потребности гостей и внимание к их нуждам, Затем умение решать конфликтные вопросы и поддержание имиджа заведения. А еще на админе лежит ответственность:
- За чистоту в домиках.
- За рабочее состояние оборудования: бойлеры, холодильники, посудомоечные и стиральные машины.
- Укомплектованность посудой и мелочевкой: чай, кофе, сахар, бумажные полотенца, туалетная бумага.
Понятно, что выполняют эту работу горничная и работники административно-хозяйственного отдела — АХО. На администраторе контроль, для этого нужно знать внутренние правила организации и график работы сотрудников, так как из 24 часов 14 тебе контролировать некого. Контроль – это хорошо. И где-то, наверное, так и есть, но только не в том гостевом доме, где выпала честь трудиться.
