Должностная инструкция начальника отдела продаж

Права руководителя отдела продаж

Представлять интересы предприятия перед государственными органами, внешними партнерами, организациями и учреждениями, в части коммерческих вопросов.
Устанавливать служебные обязанности для подчиненных сотрудников.
Получать от отделов предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
Участвовать в принятии решений, формировании приказов, инструкций, а также смет, договоров и других коммерческих документов, а также в совещаниях по вопросам развития предприятия.
Вносить предложения по совершенствованию форм и методов коммерческой работы подчиненных своего отдела, а также всей фирмы.
Участвовать в работе специализированных мероприятий: ярмарок, презентаций и выставок.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по оптимизации коммерческой работы.
Требовать от руководства предприятия организации технических условий работы и оформления необходимых документов для исполнения должностных обязанностей, а также всю информацию, необходимую для коммерческой работы.
Самостоятельно планировать рабочий день, принимать ответственные решения в пределах своей компетенции.
Пользоваться льготами и бонусами, предоставляемыми всем работникам предприятия.
Своевременно получать заработную плату по результатам работы.
Подписывать документы, разрешающие отпуск товара клиенту.

Что еще скачать по теме «Должностная инструкция»:

Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Все договоры
Все бланки

Авторский договор, авторский заказ
Агентский, субагентский договор и соглашение
Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
Брачный договор, контракт, семья
Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
Договор возмездного оказания услуг
Договор гарантии и гарантийного обслуживания
Договор дарения, пожертвования
Договор доверительного управления
Договор займа, беспроцентного займа
Договор задатка, аванса
Договор залога недвижимости, имущества, прав
Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
Договор концессии, франчайзинга
Договор купли-продажи товара, имущества, акций
Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
Лицензионный, сублицензионный договор
Договор мены, бартера, обмена
Договор найма, поднайма жилого помещения
Договор на выполнение работ, оказание услуг
Договор обучения, стажировки, переподготовки
Договор перевода долга
Договор подряда, субподряда
Договор поручения, договор поручительства
Договор поставки товара, продукции, оборудования
Договор представительства: юридического, коммерческого
Договор о совместной деятельности
Договор страхования, перестрахования
Договор уступки требований, договор цессии
Договор хранения товара, имущества
Трудовой договор, контракт, соглашение
Удостоверительная надпись
Прочие договора

Акт
Анкета
Аренда
Белстат
Бухучет
Бюджет
Ведомость
Госкомимущество
Доверенность
Должностная инструкция
Жалоба
ЖКХ
Журнал
Зарплата
Заявление
Здравоохранение
Инструкция
Исковое заявление
Контракт
Минздрав
Минтранс
Минюст
МЧС
Отчет
Отчетность
Положение
Приказ
Протокол
Рабочая инструкция
Расписка
Совмин
Соглашение
Справка
Труд
Уведомление
Устав
Форма
Ходатайство
Экономика
Юрлицо

Обязанности отдела продаж

Продающий отдел в любой компании является ключевым, именно он приносит прибыль. Существует несколько обязанностей отдела продаж, которые зависят от особенностей процесса реализации продукции и структуры фирмы. Функции включают работу по следующим направлениям:

привлечение покупателей. Работа с холодной базой – важнейшая функция отдела продаж. Начальнику следует регулярно прослушивать звонки менеджеров, выделяя сильные и слабые стороны в работе;
закрытие сделок. Успех закрытия сделки зависит от навыков и опыта менеджера. Последние следует развивать исходя из той сферы, в которой вы работаете;
возврат потерянных покупателей. Компания нуждается в сотрудниках, функции которых заключаются исключительно в работе с потерянными клиентами;
работа с имеющейся базой клиентов, с их лояльностью. Работа с текущей базой обеспечивает максимальную прибыль компании. Эта функция отдельных специалистов, занимающихся только вторичными продажами.

Что должен знать руководитель отдела продаж

Какие знания и умения необходимы начальнику для успешного руководства? Основное – это умение принимать решения и брать ответственность на себя. Специалист должен знать управленческие основы, уметь продавать, видеть картину глазами менеджера

При этом важно стратегически оценивать перспективы функционирования отдела исходя из планов руководства, целей и миссии организации

Начальнику необходимо уметь разбивать основную цель на множество маленьких, ежедневных подцелей, распределять их, донося мини-задачи до персонала, согласовывать сроки, а также требуемые финансовые, трудовые ресурсы.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела сбыта обязан:

3.1. Осуществлять рациональную организацию сбыта продукции, ее поставку в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

3.2. Обеспечивать участие отдела в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия.

3.3. Организовывать подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок.

3.4. Возглавить работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и договорами.

3.5. Принимать меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку.

3.6. Обеспечивать контроль выполнения подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции на складах.

3.7. Организовывать приемку продукции от подразделений на склады, хранение и подготовку к отправке, определение потребности в транспортных, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции.

3.8. Осуществлять разработку, внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта, транспортировке продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков продукции и ускорению сбытовых операций.

3.9. Принимать участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятиях по рекламе продукции.

3.10. Организовать оптовую торговлю выпускаемой продукции, принимать меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.

3.11. Участвовать в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке отзывов на предъявленные иски, а также претензий поставщикам при нарушении ими условий договоров.

3.12. Обеспечивать учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам) о выполнении плана реализации.

3.13. Координировать деятельность складов готовой продукции, руководить работниками отдела.

3.14. .

Мотивация начальника отдела продаж

Оплата труда начальника отдела привязывается к конкретным результатам, а не к ставке. Мотивация должна включать твердый, мягкий оклад и бонусную часть.

Твердый – это часть зарплаты руководителя, составляющая около 40–45 % от общего размера дохода руководителя продаж. Остальная оплата – мягкий оклад + бонусы. Мягкий оклад зависит от условий выполнения начальником отдела ключевых параметров эффективности на 100 %. Например, результаты по выполнению плана в разрезе по продуктам; результаты по допустимой норме дебиторской задолженности; итоги подбора продавцов; равномерность выполнения РОПом плановых показателей.

Размер бонуса РОПа: при выполнении 80 % плана отдела продаж руководителю ничего не начисляется; 80–100 % – коэффициент 1; 100–120 % – коэффициент 2; более 120 % – коэффициент 3.

Также советуем обратить внимание на такую часть мотивации как процент от сделок. Это наиболее результативная мотивационная система, стимулирующая продавать больше

Важные данные должностной инструкции

Среди всех разделов должностной инструкции можно отметить самые главные, без которых документ утратит свою ценность:

Должностные обязанности. Этот раздел — ключевой. Он является самым главным для обеспечения успешного выполнения профессиональной деятельности сотрудника, а также для регуляции взаимоотношений между работодателем и работником.
Права и обязанности. Расширить или сузить возможности сотрудника помогают именно эти пункты инструкции. Им также отводится особое место в документе и без них должностная инструкция будет неполной.
Ответственность. Если при составлении должностной инструкции избежать этого пункта, то таким образом получится, что с сотрудника будет снята какая бы то ни было ответственность. Причем, чем выше по рангу должность, тем больше ответственности будет нести человек, которому она принадлежит.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж

Должностные обязанности отдела продаж (как руководителя, так и рядовых сотрудников) принято закреплять каким-либо локальным нормативным актом, например положением об отделе или должностной инструкцией (ДИ). Второй вариант предпочтительнее, так как позволяет более детально расписать требования к компетенции, права и обязанности каждого сотрудника. ДИ в таком случае составляется для каждой должности отдельно. Обычно должностная инструкция содержит несколько разделов.

Общие положения

В этом разделе должны быть прописаны:

порядок назначения на должность и освобождения от нее, место в организационно-штатной структуре предприятия, порядок подчинения. В большинстве случаев начальник отдела сбыта непосредственно подчиняется коммерческому или генеральному директору, приказом которого и назначается на должность и освобождается от нее;
требования к уровню образования, стажу, личным качествам, квалификации работника.

Обычно на должность руководителя отдела продаж назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж работы в отрасли не менее 3-5 лет, обладающие определенными личностными качествами.

Требования к знаниям и умениям такого сотрудника могут быть предъявлены следующие:

Функции

В обобщенном виде функции начальника сбытового подразделения можно свести к следующим:

разработка стратегии развития и планов продаж;
контроль за работой отдела, в т. ч. стимулирование и мотивация сотрудников;
подбор линейных сотрудников.

Обязанности

Если развернуть более подробно функции руководителя отдела продаж, то можно определить круг его основных обязанностей. Чаще всего в него включают следующие мероприятия:

Что входит в обязанности руководителя отдела продаж, в немалой степени зависит от сферы деятельности фирмы, объемов производства и даже количества сотрудников. Так, в мелких организациях начальник продажного подразделения нередко выполняет также маркетинговые и снабженческие функции:

проведение исследований рынка и предпочтений потребителей;
подбор способов продвижения товара;
работа с поставщиками материалов, полуфабрикатов, упаковки и пр.;
претензионная работа.

В зависимости от ситуации можно включить в ДИ и другие обязанности, но важно соблюсти баланс и не превращать руководителя службы продаж в некоего «универсального солдата», т. к

это в немалой степени осложняет подбор сотрудника и снижает эффективность его работы.

Права

На руководителя сбыта, как и на любого сотрудника, распространяются права и гарантии, предусмотренные для работников Трудовым кодексом. Кроме этого, он обычно наделяется следующими правами:

Ответственность

Рассуждая о том, что входит в обязанности начальника отдела продаж, нельзя не упомянуть и об ответственности. Как и все трудящиеся, он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в виде замечания, выговора или увольнения. Порядок наложения таких взысканий предусмотрен статьей 192 ТК РФ.

С руководителем службы продаж нельзя заключить договор полной индивидуальной материальной ответственности, т. к. он не является лицом, непосредственно обслуживающим материальные ценности, и должность эта не входит в Перечень должностей, с которыми заключать такое соглашение можно. Однако причиненный работником материальный ущерб может быть возмещен им в добровольном порядке или взыскан через суд.

За что несет ответственность руководитель отдела продаж

За четкое выполнение всех своих обязанностей, изложенных в должностной инструкции, и обязанностей своих починенных;
За своевременное получение денежных средств от клиентов, работающих на условиях предоплаты и отсрочки платежа;
За полную сохранность вверенных материальных ценностей;
За конфиденциальность информации, доверенной предприятием.
За выполнение показателей плана работы всего отдела продаж предприятия.
За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений.
За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Курсы для руководителей отдела продаж

В крупных организациях принято проводить множество тренингов и коучингов для менеджеров по продажам. Они изучают различные психологические методики воздействия, правила ведения переговоров, способы удержания и привлечения клиентов и многое другое. Такие курсы полезны не только менеджерам, как отдельным частям механизма продающей структуры, но и их начальнику. Руководитель должен быть в курсе всех обучающих программ, которые проходят его подчиненные. Ко всему прочему, не лишним будет повысить собственную производительность. Для этого можно пройти курсы по лидерству, тайм-менеджменту, повысить квалификацию в основном направлении своей деятельности. За успешным коллективом всегда должен стоять успешный начальник.

Должностная инструкция — многофункциональный и во многом полезный для всех сторон документ, если он был составлен правильно. Наличие должностной инструкции существенно упрощает трудовые отношения и делает их более прозрачными.

В данном документе содержатся требования, предъявляемые к кандидату на должность, механизм принятия на работу и увольнения. К примеру, необходимость издания при приеме на работу и увольнении с этой должности соответствующего указа.

Инструкция составляется по определенной форме и содержит права, обязанности и предполагаемую ответственность для указанной должности.

Ошибки при составлении должностной инструкции руководителя отдела продаж

Должностную инструкцию руководителя следует разрабатывать с учетом всех актуальных стандартов действующего законодательства Российской Федерации. Предлагаем разобрать ошибки, которые чаще всего встречаются при составлении данного документа.

Ошибка 1. В должностных инструкциях прописывают обязанность работника уволиться по определенным причинам, в т. ч. по собственному желанию.

В соответствии с письмом Роструда от 30 ноября 2009г. № 3520-6-1 положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в т. ч. по собственному желанию) не может являться частью должностной инструкции, поскольку это никак не относится к трудовой функции сотрудника.

Если должностная инструкция руководителя отдела продаж будет содержать положение об обязанности увольнения по определенным основаниям, в случае оспаривания увольнения в суде работник может ссылаться на то, что заявление было подано под давлением работодателя.

При вынесении решений по трудовым спорам судьи руководствуются п. 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», в соответствии с которым работник может быть уволен, только если подача заявления была его добровольным волеизъявлением.

Ошибка 2. Должностные инструкции предусматривают возможность применения штрафных санкций в случаях:

оставления рабочего места в течение рабочего времени более чем на 30 минут (за исключением обеденного перерыва и отсутствия по рабочим вопросам с уведомлением руководства);
траты рабочего времени на компьютерные игры;
приема пищи на рабочем месте;
выхода в Интернет с рабочего компьютера в личных целях;
использования плееров или других звукозаписывающих/звуковоспроизводящих устройств;
чтения литературы, никак не связанной со спецификой рабочей деятельности;
траты рабочего времени на занятия, которые не имеют отношения к должностным обязанностям (маникюр, рисование, вязание и т. д.);
нарушения режима рабочего времени;
курения: непосредственно на рабочем месте/за пределами специально отведенной для этого территории/в неустановленное время;
несоблюдения правил ношения форменной одежды, корпоративного дресс-кода и т. д.

Все дело в том, что установленный законодательством перечень мер дисциплинарного воздействия не предусматривает применения штрафных санкций в отношении нарушивших внутренний распорядок работников.

Обратим внимание на еще один нюанс – трудовое законодательство запрещает удерживать средства из заработной платы (статьи 22 и 137 ТК РФ), за исключением некоторых бухгалтерских вычетов (решение суда, неотработанный аванс, неотработанный отпуск, ошибки при начислении и т. д.)

Ошибка 3. Должностная инструкция содержит пункт о том, что руководитель отдела продаж должен круглосуточно оставаться на связи.

Деятельность, связанная с руководством большим количеством подчиненных или взаимодействием между филиалами компаний в разных субъектах страны, действительно может требовать большей отдачи и увеличения продолжительности рабочего дня.

Однако независимо от наличия таких причин, никакой работник не обязан 24 часа в сутки отвечать на телефонные звонки.

Такой пункт должностных инструкций является прямым нарушением законного права сотрудника на отдых (статьи 2 и 21 ТК РФ). То есть работник, не ответивший на телефонный звонок в нерабочее время, не может быть привлечен к дисциплинарной ответственности или уволен.

Ошибка 4. Установление в должностных инструкциях неоправданно завышенных норм оценки трудовой деятельности.

Ошибка 5. В случае обучения работника за счет работодателя (речь идет о дорогостоящем обучении, направленном на получение международных квалификационных званий) некоторые должностные инструкции содержат следующие условия:

обязанность работника полностью отработать срок, установленный трудовым договором или соглашением об обучении;
запрет на досрочное увольнение работника (независимо от оснований и причин увольнения).

Такие условия не могут быть прописаны ни в должностных инструкциях работников, ни в трудовых договорах, поскольку исполнение трудовых обязанностей после обучения не предусмотрено законодательством. Единственное, что вправе потребовать работодатель, – выплатить стоимость пройденного обучения.

Должностные обязанности руководителя отдела продаж

Руководитель должен справляться с шестью управленческими обязанностями.

Планирование

Обязанность предусматривает то, что руководитель занимается составлением плана продаж, координированием работы отдела в целом. Может прописать, какие каждодневные действия позволят достичь необходимой прибыли по результатам месяца.

Декомпозиция

Представляет собой разложение главного на более мелкие детали и бизнес-процессы. Крупная цель прибыли разбирается на мелкие. РОП должен определиться, какие действия должны совершить менеджеры по продажам для достижения поставленных целей. К примеру, вам нужно заработать 450 000 рублей чистого дохода. Прибыль в данной сфере бизнеса составляет 16 %, средний чек 2500 рублей, конверсия в продажу 35 %. Как декомпозировать цель?

Объем необходимой выручки: 450 000 * 100 / 16 = 2 812 500 рублей.
Количество продаж, которые нужно совершить: 2 812 500 / 2500 = 1125 сделок.
Теперь считается количество необходимых лидов: 1125 * 100 / 35 = 3214 лидов.
Далее посчитайте, сколько нужно сделать холодных звонков. Если конверсия 50 %, то нужно сделать не менее 6428 звонков для получения 3214 лидов.
Если ваш менеджер делает 50 звонков в день, ему необходимо для выполнения плана 6428 / 50 = 129 дней.

Мотивация

Состоит из материальной и нематериальной части. Оплата труда менеджеров для достижения высоких результатов должна состоять из твердого (30 %), мягкого оклада (10 %) и бонусной части (60 %). Мягкая часть выплачивается при условии 100 % выполнения KPI. Пример выплаты бонусов: выполнение менеджеров 80–100 % плана – получение 1 % от выручки, выход за 100 % плана – получение 2 %.

Нематериальная система мотивации – грамоты, гибкий график, конкурсы и другое.

Организация

Организация взаимодействия людей в отделе, распределение обязанностей. Также необходимо проводить короткие ежедневные, еженедельные и ежемесячные совещания. Они позволяют корректировать работу конкретного сотрудника, а также определять план работы на будущий период.

Контроль

Это немаловажный этап работы, включающий в себя составление еженедельных отчетов, настройку воронок продаж, анализ среднего чека, контроль работы персонала.

Обучение

Обязанность заключается в обучении продажников на каждом этапе заключения сделки. Если компания не наняла собственного тренера, то обязанности по обучению менеджеров ложатся на плечи РОПа. Обучение не может быть универсальным, необходимо учитывать сегмент бизнеса, в котором вы работаете. Назовем несколько популярных обучающих методик: small talk, сторителлинг, приемы нетворкинга, холодные звонки, СПИН, язык ХПВ, выход на ЛПР.

Обучение персонала как функция руководителя отдела продаж

Получение новой должности после успешного прохождения конкурса – далеко не конец пути. Истинные профессионалы всегда стремятся познать что-то новое, постоянно совершенствуясь в своем деле. РОП организует обучение сотрудников. Контролирует их работу, дает полезные советы, грамотно и деликатно указывает на промахи. Не стоит забывать и о стимулировании. Зачастую успешные продажи зависят от умения применять различные инструменты и от взаимоотношений с клиентами.

Обучение не ограничивается несколькими полезными рекомендациями. Должны быть организованы специальные тренинги. Внутри компании подобные мероприятия следует проводить на ежедневной основе. Посещая тренинги, менеджеры получают ценные знания и обучаются принципам эффективных продаж. Цель тренингов – коснуться некоторых аспектов успешной деятельности, а также затронуть спорные моменты, вызывающие трудности у специалистов. Для проведения тренингов приглашают экспертов или организуют занятия своими силами.

Немногие РОПы понимают важность общения с подчиненными. Успехов можно добиться в кротчайшие сроки, став для них не только начальником, но и наставником

Для этого нужно установить контакт с подчиненными. Направляя сотрудников и давая им ценные рекомендации, руководитель обеспечивает эффективную работу отдела и становится гуру для своих подчиненных.

Преуменьшать значимость этого пункта не следует. Среди обязанностей РОПа наставническая деятельность должна занимать одну из главных позиций. По-другому наладить доброжелательные отношения с коллективом вряд ли получится.