Электронный кассовый аппарат: особенности, виды и характеристики

Особенности устройства

Из правил эксплуатации контрольно-кассовых машин следует, что информацию о сумме, чековом шифре и номере счетчика можно получить через систему индикаторов. Кроме того, в составе машины есть электронные детали, скомбинированные в системную плату. Обычно это оперативная память, процессор и вспомогательные механизмы, через которые обеспечивается контроль устройств ввода информации.

Основная задача процессора – преобразовывать информацию. Он также автоматически контролирует работу оперативной памяти через специальную программу. Применительно к электронике обслуживание контрольно-кассовых машин представляет собой непростую задачу. Программирование – это самая проблемная часть, так как вынуждает работать с языками низкого уровня

Важно учитывать, что в ходе работы процессор регулярно взаимодействует с каналами получения данных и анализирует работоспособность системы. Обычно процессор – это комплекс управляющей работой механизма схемы и устройств: операционных, арифметических, логических – одного или нескольких

ККТ для интернет-магазинов

В широком смысле выделяют три варианта оплаты товара в интернет-маркете:

Предоплата за товар взымается на сайте.
Товар оплачивается наложенным платежом.
Расчет «по квитанции».

У каждого способа есть свои особенности, и аппаратура им подойдет разная.

Предоплата взымается на сайте

В этом случае в соответствии с «Законом о кассах» продавец обязан передать покупателю электронный кассовый чек. Конечно, можно распечатать и бумажный и отправить вместе с товаром по почте или курьером, но это необязательно.

С точки зрения оборудования, есть два варианта:

Обычная онлайн-касса. Интегрируется с виртуальным магазином посредством облачных сервисов. Получается, что одна касса одновременно обслуживает две точки – и офлайнову, и онлайновую. Для реализации такого подхода потребуется установить и правильно настроить ПО).
Специализированная автоматическая касса для виртуальных магазинов. Физически находится в закрытом дата-центре. Он обеспечивает ее защиту и бесперебойную работу. Такую кассу можно взять в аренду, месячное обслуживание обойдется примерно в 2000 рублей/месяц (цены можно посмотреть у нас на сайте). Дополнительная трата в этом случае одна – понадобится купить фискальный накопитель, который будет зарегистрирован на ваш магазин.

Какой выбирать? Если у вас уже есть кассовый аппарат – первый, если его нет – второй. Так будет экономичнее всего.

Расчет наложенным платежом

При этом покупатель отдает деньги за товар по факту его получения – отдает курьеру, специалисту в пункте выдачи или оператору Почты России.

В этом случае онлайн-касса работает в стандартном режиме. Единственный значимый нюанс – нужно будет делегировать полномочия по отпуску товара так называемому платежному агенту (службе доставки, почте и так далее). При этом будет использована онлайн-касса, которая записана на агента.

Расчет по квитанции

Схема похожа на расчет с наложенным платежом.

Работа строится так:

Покупатель скачивает с сайта квитанцию и оплачивает ее.
Продавец выдает покупателю электронный чек (крайний срок – следующий после фактической оплаты рабочий день). Если электронный чек по техническим причинам невозможно отправить – например, покупатель указал неверный номер телефона или некорректно записал почту – полагается выдать бумажный. Сделать это можно, когда человек обратится за товаром или посетит пункт выдачи по иному поводу. При этом чек выбивается в срок, даже если покупатель еще не пришел. В этом случае чек сохраняется до возможности вручения.

Специальных аппаратов для работы по этому методу не потребуется.

Законодательная база

В РФ использование ККМ регламентируется на законодательном уровне в соответствующих нормативно-правовых актах. Основным документом является закон 54-ФЗ «О применении ККТ», в который ежегодно вносятся коррективы (не исключение и 2018 год).

Согласно поправкам, необходимо информировать Налоговую инспекцию об объемах продаж, передавая копию чека дистанционно (через интернет). Отвечает за передачу данных новая структура – оператор фискальных данных (ОФД). Таких представителей на территории РФ несколько, с одним из них предварительно необходимо заключить письменный договор.

Предприниматели могут устанавливать на объектах своей деятельности только кассы, оснащенные фискальным накопителем. Это главное требование в законодательном акте. Он используется для накопления и хранения информации о всех произведенных расчетах. Передача данных в органы фискальной службы стала исключительно онлайн-процедурой, однако в законе не содержится положений о том, что бумажные чеки в этом году будут не актуальны. Если покупатель выражает такое желание, ему необходимо отправить копию электронного чека на адрес почты или в sms-сообщении. В случае, если нужно будет вернуть товар по гарантии или по причине его брака, покупатель имеет полное право использовать электронный чек, который является законной альтернативой бумажному.

Закон об использовании ККМ с поправками в 2018 году выдвигает к предпринимателю требование указывать максимум информации в чеках. К таковой относятся: адрес электронной почты покупателя, его номер телефона, заводской номер фискального накопителя, полный перечень приобретенных товаров с ценами, а также с указанием скидок и акционных предложений.

Особенности конструкции и функциональное предназначение

Что такое контрольно-кассовая машина (ККМ) и можно ли ее использовать в условиях деятельности небольшого частного предприятия? Как выбрать контрольно-кассовое устройство, оптимально подходящий для обеспечения финансовой жизнедеятельности конкретной организации или индивидуального предприятия в 2019 году? Чтобы правильно ответить на данные вопросы, стоит немного подробнее ознакомиться с особенностями конструкции рассматриваемого оборудования и его функционального применения.

Различают два основных вида КММ: портативные и стационарные.

Портативный кассовый аппарат представляет собой миниатюрное высокотехнологичное устройство, предназначенное для считывания базовой информации с магнитных карт, встроенных в современные ценники или ярлыки.

Кассовый аппарат данного типа зачастую состоит из таких базовых компонентов:

контрольная лента электронного формата;
встроенный GSM- либо GPRS-модем;
считыватель электронной карты;
встроенная клавиатура.

Эффективность и надежность таких устройств достаточно высока, а диапазон доступных опций находится в зависимости от конкретно выбранной вами модели. В 2019 году ожидается появление новых интересных модификаций.

https://www.youtube.com/watch?v=XZdlBm5ozTo

Кассовый аппарат стандартного типа представляет собой, фактически, настоящий компьютер, операционная часть которого состоит из:

монитора;
клавиатуры, используемой для ввода данных;
считывателя магнитных карт и информационных данных;
печатающего устройства, с помощью которого данные переносятся на специальную бумажную ленту.

Стоит отметить, что практически любой кассовый аппарат современного образца, который вы захотите выбрать, имеет возможность проводного подключения к Интернет-сети. Это обеспечивает доступ к единым финансовым реестрам кассовых аппаратов, без внесения в который применение ККМ считается незаконным и может повлечь за собой экономические санкции (штраф в сумме от 4 до 6 тысяч рублей, в зависимости от формы и степени тяжести нарушения).

Кроме того, основные виды ККМ определяются в зависимости от характера их функционирования: является ли оно автономным, или нет.

Автономный кассовый аппарат может работать без подключения к основному компьютеру, и характеризуется наличием встроенных блоков фискальной памяти и памяти электронной контрольной ленты (ЭКЗЛ). Такое устройство зачастую имеет портативный формат и подходит в условиях мобильного использования. Впрочем, новые модели, выход которых ожидается в 2019 году, могут иметь в наличии опцию подключения к компьютеру, для ввода начальных настроек и их дальнейшей коррекции, а также соединения с унифицированной базой данных.

В то же время, неавтономныйкассовыйаппарат (фискальный регистратор) более объемен и требует обязательного подключения к наружной операционной системе. Такие устройства более охотно используют крупные торговые центры, предприятия, акционерные общества со значительным оборотом денежно-наличных потоков.

Кроме того, выделяют пассивные и активные типы контрольно-кассовых систем. Пассивные ККС не могут самостоятельно обрабатывать получаемую информацию, и управлять системой, в отличии от оборудования активного типа, которое.

Фактически, это даже не кассовый аппарат, а своеобразный чековый принтер, который также обладает блоком внутренней памяти. Но их использование мало распространено, ввиду узкой спецификации, и немного устаревшего функционального диапазона.

Бюджетный выбор кассового аппарата

Когда предприниматель только начинает свою деятельность, его волнует вопрос: как выбрать кассовый аппарат с минимальными затратами. Экономии при покупке кассы можно добиться, если приобретать его в ТЦО и одновременно заключать договор на обслуживание оборудования. Такая операция дает скидку в размере до 2 тысяч рублей. Помимо этого компания сама проводит регистрацию устройства в налоговых органах. Но такой вариант подходит, если нужна распространенная модель, так как выбор в таких компаниях значительно ограничен.

При покупке можно взять аппарат с минимальным необходимым для Вашей деятельности набором функций. Не стоит приобретать слишком мощный или многофункциональный аппарат, если у Вас предполагается средний или низкий товарооборот.

Виды деятельности ИП без кассового аппарата

Не возбраняется принимать наличку и использовать ККТ старого образца в труднодоступных районах и населенных пунктах с численностью менее 10 тыс. человек (за исключением районных и областных городов, поселков городского типа). Сюда нужно добавить предпринимателей, работающих по патентной системе или вмененной, потому что базой для расчета налоговых платежей полученный доход не считается. При требовании покупателей они просто выписывают чек.

Точный список сфер деятельности, которые не подпадают под обязательное использование ККМ, приведен в законе № 54-ФЗ. Не лишним будет обратиться и в местный налоговый орган, поскольку на местах могут быть приняты отдельные акты, касающиеся возможности не использовать кассовый аппарат с учетом ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности).

Не повлекут наложение штрафа за работу без ККТ следующие виды деятельности:

Продажа журналов, газет и сопутствующих товаров в киосках. Объем от их реализации должен составлять не менее половины от всего товарооборота. Обязательное условие – учет выручки ведется по этой группу обособленно.
Продажа ценных бумаг.
Продажа талонов (билетов) на городской общественный транспорт при условии, что реализация их происходит в салоне транспортного средства.
Услуги общепита, оказываемые в организациях общего образования во время учебного процесса, а пользуются ими только сами учащиеся и работники этого учреждения.
Торговля, осуществляемая на ярмарках и выставках.
При продаже на розлив безалкогольных напитков и мороженого в киосках.
Торговля из автомобильных цистерн молоком, квасом, растительным маслом, живой рыбой, керосином.
Сезонная торговля вразвал овощами, фруктами, бахчевыми.
Прием от населения вторсырья. Исключением является металлолом, драгоценные металлы и камни.
Ремонтные работы и окраска обуви.
Разносная продажа товаров, если они не требуют особых условий хранения.
Распилка дров.
Изготовление ключей и ремонт металлической галантереи.
Вспашка огородов.
Продажа самостоятельно изготовленных изделий народных художественных промыслов.
Работа аптек, если они расположены в сельской местности.
Услуги носильщиков в аэропортах и на вокзалах.
Сдача находящегося в личной собственности жилья в наем.
Присмотр и уход за больными, инвалидами, престарелыми людьми и детьми.
Деятельность религиозных учреждений при оказании услуг населению или реализации литературы и атрибутики.

Что необходимо учесть при выборе ККМ?

Вид торговли – мобильная либо стационарная. Современные компании, осуществляющие мобильную (нестационарную) торговлю, в своей работе используют услуги курьеров, принимающих от клиентов оплату по карте либо наличными. Согласно отечественному законодательству, они при получении денег от клиента должны выбивать чек. Для этого курьеру необходима мобильная касса. Компании, занимающиеся стационарной торговлей, не нуждаются в использовании мобильных решений. Для работы такая организация можете приобрести стандартную стационарную кассу.
Наличие у аппарата бесперебойного источника энергоснабжения. Большинство стационарных моделей не имеют никаких резервных источников электропитания. В случае отключения электричества такая касса может просто заблокироваться. Решить данную проблему позволяет приобретение устройства с аккумулятором либо покупка резервного мини-аппарата, который можно использовать в форс-мажорных случаях.
Количество покупателей. При выборе кассы также следует учитывать объем потока покупателей в магазине. Например, в небольших магазинах, торгующих одеждой или обувью, в час совершает покупку обычно всего несколько покупателей. Такому магазину нет смысла приобретать высокопроизводительный аппарат, быстро печатающий чеки. Такие устройства требуются продовольственным магазинам и супермаркетам, в которых ежедневно бывает большое количество покупателей.
Количество места на прилавке. Выбирая ККТ, учитывайте, каким образом у вашей компании организовано пространство в месте продаж. При дефиците места на прилавке стоит отдать предпочтение компактному аппарату.
Большой или маленький ассортимент товаров. Если в вашем магазине имеется множество товарных позиций, вам лучше приобрести устройство, позволяющее быстро выбрать нужные из них. Если же позиций у компании мало (например, она не торгует товаром, а предоставляет определенные услуги клиентам), ей вполне подойдет аппарат попроще, имеющий более низкую стоимость.
Длина названий услуг и товаров. Если наименования услуг либо товаров, предлагаемых вашей компанией, имеют большую длину, вам необходим принтер с широкой лентой, позволяющий помещать название в одну строку, благодаря чему лента будет расходоваться более экономно.
Стоимость. Цена разных моделей кассовой техники, представленной в продаже на современном рынке, существенно различается, поэтому при выборе подходящей модели необходимо учитывать имеющийся бюджет.
Возможность подключения дополнительных устройств. Даже если в магазине пока не используются электронные весы либо отсутствует специальный сканер штрих-кодов, желательно предусмотреть возможность их применения в дальнейшем. Это избавит вас от необходимости приобретать впоследствии новый кассовый аппарат.
Количество сотрудников. Для ведения учета по каждому работнику магазина желательно приобретать полноценные POS-системы, которые дают возможность сменить пользователя.
Форму собственности и используемый вид налогообложения.

Затрудняетесь с выбором онлайн-кассы? Оставьте заявку и наши специалисты помогут вам

Техническое обслуживание и регистрация

Стоимость оборудования рассматриваемого типа достаточно высока, поэтому его рекомендуется регулярно предоставлять на профилактические осмотры в специализированный сервисный центр. Кассовый аппарат достаточно прост в эксплуатации и уходе, но требует аккуратного обращения и соблюдения норм технической гигиены.

Каждое контрольно-кассовое устройство проходит обязательную регистрацию в налоговом ведомстве, свидетельством чего являются специальные пломбы, свидетельствующее о его правомерном использовании.

Основанием для регистрации кассового аппарата является заявление подателя, и пакет базовой документации, свидетельствующей о надлежащем техническом состоянии устройства.

Ведение кассы: некоторые нормативные и технические аспекты

Согласно нормативным постановлениям Центрального банка Российской Федерации, на 2019 год ведение кассового учета является обязательным для каждого субъекта предпринимательства – вне зависимости от его статуса и масштабов осуществляемой деятельности.

При этом одним из актуальных нововведений является внедрение единой системы сбора и обработки финансовых данных, техническое обеспечение которой осуществляется посредством использования специализированного технического оснащения и программного обеспечения.

Центральным элементом рассматриваемой цепочки информационного взаимодействия в техническом смысле является кассовый аппарат– инновационное цифровое приспособление, позволяющее существенно оптимизировать процесс денежно-наличного оборота.

Наличие ККМ обязательно для полноценного функционирования современной системы кассового учета, актуальной на 2019 год, поскольку позволяет оперативно и высокоэффективно контролировать кругооборот денежной наличной массы как внутри структуры предприятия, так и на этапе внешнего взаимодействия.

Когда и кто обязан применять ККМ?

В каких случаях и кто должен применять кассовый аппарат указано в Налоговом кодексе РК.

В
НК РК указанно, что при наличных расчетах и расчетах платежными картами за приобретенные товары, работы, услуги обязательно использование ККМ.

Простыми словами, если вы в своей деятельности планируете получать оплату наличными, а так же банковскими картами, за проданные товары, оказанные услуги, выполненные работы, то вам необходимо приобрести и зарегистрировать в налоговом органе ККМ.

Все ли предприниматели должны иметь кассовый аппарат и в какой момент необходимо его приобрести?

Важно!

До 2020 года от применения ККМ освобождены предприниматели, работающие по патенту, но уже с 1 января 2020 года эта льгота отменяется.

Кассовый аппарат необходимо приобрести ДО ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ денежных расчетов, т.е. на момент получения оплаты от покупателей у вас уже должен быть зарегистрированный в налоговом органе ККМ.

Если вы работаете только по безналичному расчету, все платежи от покупателей поступают на расчетный счет, то наличие контрольно-кассового аппарата не требуется.

Должны ли быть ККМ онлайн и Pos-терминал, если вся оплата поступает на расчетный счет безналичным способом?

Стоимость

Какова цена электронного кассового аппарата? Стоимость приобретения новой техники – от 25 тысяч. Кроме того, есть вариант модернизировать уже имеющийся у вас контрольно-кассовый аппарат, установив на него фискальное дополнение и новое программное обеспечение. Это будет стоить примерно 10-15 тысяч рублей.

Но не стоит думать, что дело ограничится расходами на приобретение или модернизацию кассы. Необходимо ежемесячно включать в смету расходов оплату услуг интернет-оператора, оператора фискальных данных. ОФД выбирают только из официального перечня.

Самые низкие тарифы обслуживания за первый год составляют минимум 3000 рублей. Впоследствии стоимость подобных услуг будет только увеличиваться. Она составит порядка 12 000 рублей в год. На стоимость будет влиять и количество касс, которые подключит предприниматель.

Еще одна растрата – на регистрацию электронной кассы в ФНС. Это можно сделать двумя способами. Первый – через ОФД. Это составляет 2-3 тысячи рублей. Также это можно сделать непосредственно на официальном сайте ФНС. Это бесплатная процедура. Но только в том случае, если у вас есть электронная подпись.

Назначение и принцип работы

Онлайн-касса необходима и маленькому магазину, и крупному ритейлеру. Она выполняет несколько важнейших функций:

передает сведения о кассовой операции в ФНС;
печатает бумажные чеки и направляет их электронные варианты покупателям (на e-mail или номер телефона);
хранит информацию о каждой покупке на фискальном накопителе.

Порядок работы онлайн-кассы довольно прост. Во время совершения операции устройство, постоянно подключенное к интернету, шифрует данные и передает их посреднику (оператору) фискальных данных. ОФД, в свою очередь, проверяет сведения и формирует фискальный признак – неповторимый номер кассового чека. Он передается в кассу, которая создает чек с этим номером и предоставляет его покупателю. В то же время, оператор фискальных данных отсылает информацию в ФСН. Все эти действия занимают несколько секунд. По данным, указанным в чеке, потребитель может отыскать его на сайте ОФД или ФНС и проверить данные.