Инструкция по заполнению трудовых книжек: краткое содержание с примерами

Как восстановить трудовую книжку

Достаточно частой может быть ситуация, когда человек потерял трудовую книжку по тем или иным обстоятельствам, или же она была уничтожена по её месту хранения или утеряна. В таком случае ему необходимо прийти к действующему работодателю, или же, если на момент утери книжки, у него нет места работы — к предыдущему работодателю, и потребовать изготовить дубликат.

Порядок действий в этой ситуации предполагает, что восстановление этого документа возможно на основании документов о трудоустройстве и прекращении трудовых взаимоотношений — все записи в дубликат вносятся по текущему месту работы или же по последнему месту работы трудящегося.

На текущий момент, в связи с введением электронного документооборота, восстановление этого документа уже не является чрезмерной сложностью. Несмотря на то, что полноценный бумажный дубликат можно по-прежнему получить только по текущему месту работы или по предыдущему, в случае отсутствия работы, всегда можно получить справку о трудовой деятельности в МФЦ или территориальном отделении ПФР, которая по своему функционалу является фактически тождественной полноценному документу.

Копии трудовых книжек, даже заверенные, не являются основанием для выдачи дубликата и внесения в него данных. Поэтому в любом случае именно самому трудящемуся придется получать информацию о своем предыдущем трудоустройстве.

Также, может возникнуть ситуация, когда субъект хозяйствования был ликвидирован. Это не значит, что получить информацию невозможно. Все документы, касающиеся личных данных работников и обязательные к хранению на предприятии, должны в случае его ликвидации храниться в государственном архиве. В этом случае следует обратиться за отсутствующей документацией в территориальное отделение государственного архива по прошлому месту работы для получения документального подтверждения факта работы в ликвидированных субъектах хозяйствования.

Следует отметить, что отсутствие документа и стажа в нем не должно являться основанием для уменьшения размеров пенсионного обеспечения и иных гарантий. Однако фактически все обязанности по подтверждению факта работы где бы то ни было, ложатся на плечи самого пенсионера, поэтому заниматься преодолением бюрократических препятствий все равно придется.

Общие положения

Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку. Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи. Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.

Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:

• В документах не могут иметь место сокращенные записи.
• В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
• Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
• Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
• Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
• Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.

Изучаем разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:

• сведения о работнике}
• сведения о работе}
• сведения о награждениях.

Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:

• фамилия}
• имя}
• отчество}
• дата рождения}
• информация об образовании.

Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно. Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись. Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.

Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации. Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу. Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.

В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.

Подробнее о каждой записи

Наем сотрудника

Запись о найме кандидата на работу включает наименование организации-работодателя, название отдела, в котором будет работать сотрудник и реквизиты приказа о назначении на должность. Если работника нанимают на работу вахтовым методом, этот факт необходимо отразить в трудовой. Когда работника берут на работу по совместительству или на дистанционную работу, вносить эти сведения не обязательно, но желательно. Это будет учитываться при подсчете пенсии.

Сведения о военной службе

Факт прохождения военной службы работником прописывается в трудовой для четкого учета времени работы, так как военная служба включается в непрерывный стаж работы и важна при подсчете стажа. Запись производится на основании военного билета, реквизитов, номеров, даты и срока службы.

Перемены за период работы на предприятии

Это формулировка достаточно обширна и включает в себя:

• Перевод сотрудника на другую должность.
• Переименование должности.
• Повышение разряда (квалификации).
• Запись о награждении работника за достижения, получении наград и грамот.
• Вынесение взысканий (кроме дисциплинарных нарушений).

Восстановление в должности

Эту запись делает кадровый работник на основании приказа собственника предприятия или директора, которых, в свою очередь, обязали восстановить сотрудника в должности при незаконном увольнении.

Увольнение работника и прекращение действия трудового договора

Такую запись о факте увольнения кадровик делает достаточно часто. И это очень важный факт, который необходимо грамотно отразить в трудовой книжке. Существует несколько видов увольнения работника:

• По обстоятельствам, которые не зависят от желания сторон, перечисленным в той же статье.
• Увольнение по другим причинам.

Делать официальную запись в трудовой книжке работника кадровик имеет право только после оформления приказа работодателя и только на его основании.

Как создается запись при увольнении гражданина?

Информация об увольнении человека зависит от причины прекращения трудовой деятельности. Поэтому в разных ситуациях будут значительно отличаться правила заполнения трудовой книжки. По собственному желанию граждане увольняются наиболее часто, что и указывается в документе.

Дополнительно может приводиться информация о том, что уволен гражданин на общих основаниях, по инициативе работодателя, по статье ТК или по иным причинам.

Сведения вносятся только после того, как будет издан соответствующий приказ об увольнении, так как в трудовой книжке должна быть ссылка на этот документ. Дополнительно должны указываться данные из личной карточки работника.

Если увольняется человек с руководящей должности, то дополнительно придется указать ссылку на документ, на основании которого прекращается работа специалиста в качестве руководителя. Выдается трудовая книжка в последний день работы гражданина в компании.

Типичные ошибки

Виды ошибок:

• Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
• Не верно указанные сведения о работе:
  • В дате приема на рабочее место.
  • Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
  • Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
  • Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
  • В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
• Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
• При оформлении увольнения:
  • Ошибочная дата увольнения.
  • Неправильно сформулирована причина увольнения.
  • Неверное использование основания.
  • Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
• Неправильное внесение изменений.
• Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
  • Перенесение неверной информации со старой книги.
  • Внесение данных на основании неправильных документов.
  • При утере некоторых сведений.
  • Нет пометки о выдаче дубликата.
  • Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
  • Начало отсчета заново.
  • Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
• Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.

Уволиться по букве закона

Если человек увольняется, то этот факт также необходимо корректно зафиксировать в трудовой книжке. Для этого нужно произвести соответствующую запись в документе, отражающую, как правило, прекращение действия договора между сотрудником и компанией-нанимателем. Алгоритм ее внесения наверняка покажется нам знакомым – он также состоит из последовательной работы с 4 графами. В первой пишется порядковый номер строки, во второй – дата увольнения, в третьей указывается причина прекращения действия трудового договора, а в четвертой отмечаются сведения о документах, дающих основание делать соответствующую запись в трудкнижке (как правило, это приказ руководителя).

По каким основаниям можно увольнять наемных работников? Довольно часто сотрудники российских компаний освобождаются от занимаемой должности, исходя из такого формального основания, как “сокращение штата”. Этот термин, между тем, имел широкую популярность уже в 2003 году, когда были изданы те самые правовые акты, регулирующие работу с книжками.

Вместе с тем правила остались актуальными и для года, знаменовавшего собой десятилетие реформ в трудовом законодательстве, когда появились акты, в которых содержалась инструкция по заполнению трудовых книжек (2013). С примерами увольнений по сокращению штатов российские кадровики имеют дело и сейчас, несмотря на “прогрессивность” законодательства во многих областях.

Не теряет актуальности увольнение “по соглашению сторон”. Что в 2003 году, что сейчас эта формулировка использовалась кадровиками регулярно. Однако и сегодня, и, к примеру, в году, который знаменовал собой десятилетие принятия Постановления, в котором излагается инструкция по заполнению трудовых книжек (2013), краткое содержание инструктажа по корректному оформлению увольнения – очень нужный источник. Поэтому мы изложим то, как нужно вписывать соответствующие данные в книжке по двум отмеченным основаниям прекращения деятельности.

Если речь идет о “сокращении штата”, то в графе номер 2 мы пишем последний отработанный увольняемым сотрудником день в компании. В третьем столбце неизменной будет формулировка: “уволен по сокращению штата”. Она должна быть дополнена фразой: “пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации”.

“Увольнение по сокращению штата” – актуальный и для 2003-го, и для года, знаменовавшего 10 лет с момента, когда была принята инструкция по заполнению трудовых книжек (2013), образец формулировки. Не нужно опасаться, считают эксперты, следования инструкциям десятилетней давности. Термин “сокращение штата” и тогда понимался, и сейчас понимается совершенно одинаково.

Если же человек увольняется по соглашению сторон, то пишем следующее: “уволен по соглашению сторон”, ссылаясь на тот самый пункт 1 статьи 77-й ТК РФ. Кстати, есть другой вариант, он вполне корректен и часто практикуется. А именно: “уволен по собственному желанию”. Это основание, в свою очередь, пишем со ссылкой на 3-й пункт ст. 77.

Как создается запись?

Сделать запись на самом деле достаточно просто. Необходимость в этом может возникать по разным основаниям:

• прием гражданина на работу;
• заполнение трудовой книжки при увольнении требует ссылку на статью или же указание, что человек самостоятельно захотел сменить место трудоустройства;
• внесение сведений о военной службе;
• указывается, что гражданин получил на работе какое-либо вознаграждение;
• прописываются серьезные дисциплинарные взыскания;
• должны указываться сведения обо всех изменениях в трудовой деятельности сотрудника предприятия;
• указываются данные о восстановлении человека в должности;
• прописываются все периоды, которые не включаются в непрерывный стаж.

Сама запись представлена данными, вносимыми после строки с информацией о работодателе. Довольно легко разобраться в этом процессе, если изучить образец заполнения приема на работу.

При внесении сведений учитываются требования:

• графа 1 представлена номером записи, причем обязательно используется сквозной порядок;
• вторая графа предназначена для указания даты, когда вносится запись, для чего требуется пользоваться арабскими цифрами;
• третья графа представлена информацией о том, что гражданин принят на работу, переведен на другую должность или уволен, причем все сведения должны вписываться без сокращений;
• графа 4 предназначается для внесения сведений о дате составления текста, а также о номере приказа или распоряжения руководителя, на которое ссылается запись.

Таким образом, если разобраться в том, каково предназначение каждой графы, то не возникнет сложностей с заполнением документации.

Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:

1. Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
3. Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
4. Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
5. Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.

Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».

Возможные варианты наказания:

• кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
• согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.

От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.

Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:

• лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
• предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.

Электронная или бумажная трудовая книжка — что это такое

Согласно положениям законодательства России, трудовая книжка, оформляемая соответственно установленному образцу — это базовый документ, содержащий сведения информацию о стаже трудящегося и его рабочей деятельности в целом. Она является обязательным документом при осуществлении трудовых взаимоотношений — книжка должна быть оформлена для каждого трудящегося, который проработал пять и более дней на предприятии.

Исключением в этом случае являются работодатели — физические лица, не являющиеся при этом индивидуальными предпринимателями. Они не обязаны обеспечивать ведение трудовых книжек. Также, может не оформляться этот документ для дистанционных трудящихся.

Большая часть аспектов ведения рассматриваемой документации достаточно подробно регулируется действующим российским законодательством. Поэтому кадровикам и предпринимателям следует прежде всего ознакомиться с таковыми нормами и правилами, которые раскрываются в положениях следующих нормативно-правовых актов:

• Ст.66 ТК РФ содержит как определение того, что является трудовой книжкой, так и предполагает конкретные принципы использования этого документа в рамках трудовых взаимоотношений.
• Ст.66.1 ТК РФ регулирует принципы ведения электронной документации, в том числе касательно сведений о трудовой деятельности, которые могут полностью заменять собой применение трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 регламентирует в целом конкретные принципы использования подобной документации в России, устанавливая точную форму бланков используемых документов и порядка ведения и хранения документации о трудоустройстве граждан и нерезидентов на российской территории.
• Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003 содержит в себе точную инструкцию по заполнению книжек, которой должны следовать российские работодатели и трудящиеся, ответственные за ведение подобной кадровой документации на предприятии.

С 2020 года в Российской Федерации также начинают использоваться электронные трудовые книжки. Более подробно о них можно прочитать в отдельной статье. В целом, подобный способ ведения документооборота позволяет обходиться без использования физической документации, однако бумажные книжки не отменяются, и работодатели все так же будут обязаны при трудящегося работника обеспечивать их ведение и заполнение.

Непосредственно бланки книжек изготавливаются спецпредприятием ГОЗНАК, и могут быть приобретены исключительно работодателями. Однако стоимость затрат на документацию может быть потребована от сотрудника или вычтена из его первой заработной платы, если трудящийся ранее не имел такого документа.

Обязанность по хранению и ведению рассматриваемой кадровой документации возлагается на работодателя. Все время трудовых взаимоотношений означенный документ хранится на предприятии и выдается сотруднику только при увольнении. При этом трудящийся может потребовать выписку из трудовой книжки или копию документа в любой момент ведения взаимоотношений — и работодатель не имеет права на отказ в удовлетворении такой просьбы.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении на работу

• паспорт (в случае его отсутствия — документ, удостоверяющий личность с указанием личных данных и фотографией);
• заполненную трудовую книжку (если ранее человек нигде не работал, что этот документ оформляет для него первый работодатель);
• СНИЛС;
• документы и справки, подтверждающие уровень квалификации (они дают право претендовать на конкретную должность);
• военнообязанные и служившие в Вооруженных силах РФ — военный билет.

Когда работодатель впервые оформляет для работника документ, важно правильное заполнение титульного листа трудовой книжки. Она будет служить человеку на протяжении всего периода его работы до выхода не пенсию, может потребоваться и позже для уточнения разных аспектов карьеры

Вносить исправления или записи в трудовую самостоятельно запрещено. Статья 65 ТК РФ дает работодателю право затребовать дополнительные документы при оформлении на работу.

• при самом первом устройстве на работу;
• если документ потерян или требуется его восстановление (например, сгорел при пожаре, сильно поврежден).

Заменить стандартную форму нечем — она должна точно соответствовать спецификации, приведенной в ч.4 ст.65 ТК РФ. Документ содержит ваши личные данные (ФИО), наименование занимаемой должности, сведения о поощрениях, выговорах, переводах или увольнении. За сохранность трудовой отвечает ее владелец, а правильность заполнения обеспечивает отдел кадров нанимателя согласно ФЗ N 255 от 29.12.2006.

Консультацию по заполнению документа может получить и сотрудник отдела кадров. В сложных случаях (например, необходимость заполнить формуляр не только на русском языке, но и на языке республик) следует руководствоваться специальным Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Как заполнить титульный лист

Ошибки в заполнении титульного листа книжки недопустимы. Если на странице обнаружатся исправления или помарки, документ будет признан недействительным. Его придется заменить.

Инструкция требует указать на титуле:

• полное имя, отчество, фамилию;
• дату рождения (месяц пишут прописью, год и дату — цифрами);
• указывается уровень образования и данные документа, на основании которого получена информация;
• дата заполнения формуляра;
• подписи владельца и ответственного лица, оформившего документ.

Если в дальнейшем вы повысите свое образование, запись об этом будет внесена в книжку с указанием данных диплома.
Правила заполнения книжки работника устанавливаются специальной инструкцией Минтруда РФ. Можно положиться на знания сотрудников отдела кадров вашего работодателя, но надежнее лично ознакомиться с этой инструкцией, а также проконсультироваться с юристом. Уверенность в точном заполнении трудовой — ваша гарантия защиты прав и дальнейшего точного расчета пенсионных выплат.

Именно в этом формуляре содержатся наиболее точные и подробные сведения обо всех занимаемых должностях, сроках работы, фактах поощрения. В трудовой книжке фиксируют:

• точное название компании, в которую принят сотрудник;
• название занимаемой должности;
• все факты перевода внутри компании, понижения, повышения;
• данные о переводах на другое предприятие;
• поощрения, премии, особые заслуги перед работодателем;
• наказания, штрафы, взыскания, нарушения трудовой дисциплины;
• данные о дальнейшем образовании — курсы повышения квалификации, полученные дипломы, сертификаты;
• смена личных данных работника (например, изменение фамилии);
• изменения данных работодателя;
• сведения об увольнении.

Заполнение граф формуляра подчинено строгому порядку. Порядок заполнения:

• каждая новая запись вносится под порядковым номером (исключение — сведения о работодателе);
• указывается дата внесения изменений — согласно приказу по предприятию;
• указывается информация, непосредственно описывающая произошедшие изменения;
• в завершение приводятся данные приказа о внесении изменений в трудовую книжку — номер, дата и реквизиты.

Правильное заполнение вашей книжки необходимо контролировать лично. Если вы проработали в компании (в том числе, ИП, ЗАО, ООО и так далее) боле 5 дней, для вас должны вести трудовую книжку. Дата зачисления в штат указывается с момента начала работы, а не с числа подписания приказа о зачислении.

Ведение ТК предполагает знание многих нюансов, которые в дальнейшем могут повлиять на правильный подсчет стажа. Например, все записи в формуляре должны заверяться подписью и печатью руководителя организации.

Автор статьи: Анжелика Петькина Бухгалтер, специалист отдела кадров.Образование: Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и кредит».

Руководство по заполнению трудовой книжки

1. при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);
2. при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

Как заполнить самый первый — титульный лист книжки.

1. Фамилию, имя и отчество работника указывается полностью. Данные можно взять из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Например, водительских прав, военного билета или заграничного паспорта. Не заменяйте имя и отчество инициалами.
2. Дату рождения пишут арабскими цифрами. Число и месяц обозначают двузначными кодами. А год — четырехзначным кодом. Не следует писать месяц словами.
3. Образование. Данные в эту строку вносят на основании аттестата, удостоверения или диплома. Здесь может быть указано «высшее профессиональное», «среднее общее», «среднее профессиональное образование» и т. д. Также здесь можно указать незаконченное образование того или иного уровня.
4. Профессия, специальность. Данные также указываются исходя из документов об образовании.
5. Дата заполнения. Поставьте текущую дату, на которую вы оформляете трудовую книжку. Месяц можно указать как цифрами, так и словами. Ошибкой это не будет.
6. Подпись владельца книжки. В этой графе должен расписаться сам работник.
7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ее ставит тот, кто собственно и оформляет документ. Обычно это начальник отдела кадров. Но так как кадровую работу зачастую выполняет бухгалтер, то здесь может стоять и его подпись.
8. Место для печати. Ставится печать компании. Можно поставить и печать кадровой службы, если такая есть.

Прием на работу

1. Внесите данные об организации в графу 3 раздела «Сведения о работе». Здесь укажите полное наименование организации. А также сокращенное, если оно есть.
2. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер. Соответственно, если это первая запись — в графе будет стоять «1».
3. Дата. Укажите дату приема на работу арабскими цифрами.
4. На одном уровне с датой приема в графе 3 внесите запись о приеме на работу. Если вы нанимаете человека в определенное структурное подразделение, то укажите его наименование. Здесь же укажите наименование должности работника, согласно штатному расписанию.

5. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника приняли в организацию. Как правило, это приказ о приеме на работу.

Перевод сотрудника в другое подразделение или на новую должность.

1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
2. Дата. Укажите дату перевода арабскими цифрами.
3. В графу 3 внесите запись о переводе. Укажите отдел и должность, на которой теперь будет трудиться работник.
4. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника перевели на новую должность или в другое подразделение.

Увольнение

1. В графе «№ записи» проставляентя порядковый номер записи.
2. Дата. Дата увольнения указывается арабскими цифрами. Датой увольнения считается последний рабочий день сотрудника.
3. В графу 3 вносится запись об увольнении с указанием причин. А также указывается ссылка на статью Трудового кодекса, на основании которой сотрудник уволен.
   Например, при увольнении по собственному желанию нужно сослаться на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса.
   Если по соглашению сторон, то ссылка будет на пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса.
4. В графе 4 указывается номер и дата документа, на основании которого работника уволили. Обычно это приказ о расторжении трудового договора.

5. При увольнении работника все записи, которые сделаны за время работы сотрудника в компании, заверяются печатью компании и подписью руководителя или другого лица, уполномоченного на это.
   Попросите и сотрудника поставить свою подпись под всеми записями.

1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной. То есть ту дату, когда вы вносите исправления.
3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».
4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.
5. Правильную запись внесите в графу 3.

6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.

по Теме:

• “Инструкция по заполнению трудовых книжек” >>>
• “Соответствие серии трудовой книжки (вкладыша) году ее выпуска” >>>

Типичные ошибки заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки должно быть корректным, ошибки абсолютно недопустимы. Однако трудовая книжка заполняется людьми, а человеку «свойственно ошибаться». Поэтому кадровикам следует знать «наизусть» свои действия при допущенной «опечатке».

Ни в коем случае не перечеркивать неверные записи. Ошибки в разделах о работе и поощрениях исправляются путем признания всей записи недействительной. Делается это следующим образом:

• графа № 1 – порядковый номер записи;
• графа № 2 – дата исправления;
• графа № 3 – пишется: «запись за номером (таким-то) считать недействительной», и указывается верный вариант;
• графа № 4 – данные документа, подтверждающего правильность записи.

Если ошибка допущена кадровиками с предыдущего места работы, ими же и должна быть устранена. В тех случаях, когда этого сделать невозможно, «теперешний» работодатель исправляет ошибку, ссылаясь на документ, имеющийся у работника (например, приказ-основание, справка и т. д.)

Часто возникает необходимость изменить данные о работнике, вписанные на титульном листе (например, изменение девичьей фамилии при замужестве). Заполнение трудовой книжки ведется по предоставленным документам.

Перечеркивается одной сплошной чертой «бывшая» фамилия.

Над зачеркнутой старой вписывается новая.

На обложке (слева от титульного листа) указываются реквизиты документа, подтверждающего перемену фамилии.

Сделанная запись заверяется подписью работника и печатью организации.

Существует целый перечень типичных ошибок, допускаемых специалистами отдела кадров, ведущих заполнение трудовых книжек:

• сокращения в записях;
• орфографические ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника;
• неверный формат дат (например, месяц написан прописью);
• заполнение данных на титульном листе неполное или с пропущенными обязательными полями (например, не внесены сведения об образовании);
• не указана дата выдачи трудовой книжки;
• отсутствие подписей работника или сотрудника, оформлявшего книжку;
• заполнение данных титульного листа не заверено печатью организации;
• сведения о работе ошибочно занесены в раздел поощрений (или наоборот);
• запись об увольнении работника заверена печатью отдела кадров, а не гербовой, как того требует инструкция, регулирующая заполнение трудовых книжек;
• нарушен порядок написания реквизитов приказов.

Чтобы избежать неприятных недоразумений и серьезных неприятностей, заполнение трудовой книжки необходимо производить четко и своевременно; сделанные записи дублировать в личной карточке работника. Приведенные в этой статье фотообразцы и инструкция, регулирующая заполнение трудовой книжки, обязательно помогут вам оформлять этот документ без «досадных» ошибок.

Как заполнить трудовую при переводе в 2022 году

Если возникла ситуация, когда нужно внести в ТК запись о переводе работника, нужно пользоваться пунктом 3.1. Инструкции по заполнению ТК. Она подразделяет такие случаи на три вида:

1. Перевод работающего гражданина из одного подразделения работодателя в другое его подразделение.
2. Изменение трудовой функции – например, повышение уборщицы производственных помещений до менеджера по клинингу.
3. Перевод в иную местность. Как правило, переводят сотрудников в таких случаях в какое-то обособленное подразделение.

Из перечисленных правил есть исключения – сотруднику не нужно вносить новые записи в его трудовую, если, например, он переводится в иной отдел на ту же должность, но в старой записи ТК отсутствует название старого отдела. Не требует оформления также случай, когда работник просто замещает какого-то отсутствующего сотрудника, то есть осуществляет его функции временно.

Если перевод на постоянной основе – нужно заключать к трудовому договору дополнительное соглашение. Заключается оно на основании соответствующего приказа работодателя. Этот приказ указывается в графе 4 ТК в качестве основания перевода. Помимо этого, новые сведения вносятся в личную карту работника.

Как фиксируется восстановление в должности?

Нередкими являются ситуации, когда работодатели сами нарушают требования ТК. Они могут уволить человека без веских оснований. При таких условиях специалист может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой или в суд с иском. На основании решения суда гражданин может быть восстановлен по месту работы. Данная информация должна указываться в трудовой книжке.

Так как в документе уже имеются сведения об увольнении, то первоначально следует вновь прописать данные о компании, а после этого производится аннулирование записи об увольнении.

Работодатели могут обжаловать решение суда, поэтому вновь увольняют гражданина. При таких условиях стандартно вносятся данные об увольнении специалиста.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Инструкция, как правильно заполнять трудовую книжку при приеме на работу сотрудника:

1. Вписываем наименование компании.
2. Фиксируем число, месяц, год внесения записей.
3. Отражаем факт приема на работу. Здесь же указываем передвижения по должностям, переводы (на постоянной основе) и увольнение с описанием причин расторжения трудового договора.
4. По желанию работника по основному месту работы вносим совместительство.
5. Прописываем дату и номер документа-основания.

Записи вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 5 рабочих дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (как правило). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

ВАЖНО!

По новым правилам, если работник отказался от бумажного документа в пользу электронного (ЭТК), работодатель обязан вернуть ему бумажный экземпляр ТК в течение трех рабочих дней (но не позже) с даты подачи заявления.

Это образец записи о приеме на работу в организацию:

Когда нужен вкладыш?

При полном заполнении любого из двух основных разделов, в ТК нужно вставить вкладыш — напечатанное в типографии специальное приложение. Раньше его можно было только вшивать, сейчас разрешается прикреплять и иным способом. Вкладыш считается неотъемлемой частью книжки, и не может использоваться отдельно.

Нужно заполнить титульник таким же образом, же как и у основной ТК. В нём проставить дату заполнения и персональные данные сотрудника. Вставить в конце ТК (перед задней обложкой). Вносить записи нужно аналогично ТК — в обоих разделах, даже если в одном из разделов основной ТК оставалось место. Нумерацию нельзя начинать с начала.