Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

Графы для заполнения книги учета трудовых

Кадровик прежде чем приступить к заполнению книги, должен хорошо ознакомиться с правилами ее заполнения и в принципе его знания в этой сфере должны быть достаточными. В книгу учета трудовых вносят такие параметры:

• книжки в первый раз заведенные подчиненным в Вашей компании;
• трудовые, поступившие в кадры при оформлении человека на работу;
• вкладыши к трудовым, выданным людям в период труда в Вашей фирме.

Обратите внимание, что первая графа заполняется регномерами книжек и вкладышей к ним. Все последующие вплоть до четвертой заполняются календарными числами приема на должность людей, число заполнения самой трудовой и ее вкладыша

Не бойтесь, что указанные числа не совпадут и это в принципе редко случается по таким причинам:

Все последующие вплоть до четвертой заполняются календарными числами приема на должность людей, число заполнения самой трудовой и ее вкладыша. Не бойтесь, что указанные числа не совпадут и это в принципе редко случается по таким причинам:

1. Человек, впервые устроившийся на работу, вправе получить на себя трудовую в течение недели после его принятия.
2. Трудовая оформляется только на того служащего, что отработал в фирме минимум пять дней (ст. 66 ТК РФ).

Если числа взятия человека на работу и его запись в трудовую не одинаковы, то уполномоченное лицо по заполнению книги заносит в нее дату оформления. Пятая позиция прописывается инициалами подчиненного без использования сокращений, что владеет трудовой. Книжки старого образца выдавались без серии и номера, поэтому придется отметить прочерком это поле для таких документов. Первое оформление трудовой на человека, который нигде ранее официально не был трудоустроен, производится на основании бухбланка, зафиксированного в приходно-расходной книге по учету формуляров.

В седьмую позицию должностное лицо прописывает должность подчиненного, а в восьмой показывает отдел, куда он направлен на службу. При сложной организационной структуре компании потребуется указать вышестоящее подразделение. Девятая строка информирует пользователя о номере и дате приказа по предприятию, посвященного оформлению вновь принятого подчиненного. В десятой ячейке ставится роспись кадровика, принимающего трудовую у человека или тот, кто ее первый раз выписывал. Такая подпись является доказательством проведенной регистрации трудовой. Одиннадцатая позиция показывает, сколько человек заплатил за бланк трудовой или вкладыша и заполняется она лишь в том случае, когда трудовая выдается в первый раз или вкладыш к уже имеющейся книжке оформляется впервые, но именно в Вашей компании. Все прочие ситуации предполагают от Вас проставление прочерка и это будет означать, что денежные средства с человека не взимались.

При увольнении прописываются двенадцатая и тринадцатая графы. Человек самостоятельно указывает число выдачи ему на руки трудовой (зачастую это дата последнего его трудодня) и расписывается в ее получении.

Какие требования по хранению

Бумаги, принадлежащие к строгому учету, хранят в специальном сейфе, защищенном от порчи, потерь и хищений, с ограниченной доступностью, изъять может фискальный орган, руководитель, ответственный за оформление.

По закону на предприятиях должен быть организован порядок:

• трудовая передаётся только сотруднику с полномочиями делать записи в ней;
• кадровик подает заявку на получение книжек;
• документацию инвентаризируют ежемесячно.

На практике в отделе кадров установлен сейф, там хранит начальник этой службы трудовые, делает записи об их передвижении в учетной книге.

Любые действия сотрудников, правильные и ошибочные, накладывают ответственность на руководителя компании или ИП.

Кадровик обязан отчитываться перед директором фирмы или ответственным бухгалтером о:

• наличии оформленных книжек, их поступлении и убытии;
• количестве новых неиспользованных бланков;
• суммах, потраченных на образцы;
• авансовых отчетах с приложенными кассовыми чеками, подтверждающими затраты;
• правильной регистрации каждой книжки, грамотном ведении журнала.

Главами предприятий самостоятельно ведётся расчет эффективного кадрового распределения, занятость сотрудников. У законодателей есть ограничения по ведению журналов для бумаг строгой отчетности, в каждой организации вводятся свои дополнительные условия, которым ответственные сотрудники следуют.

Назначение журнала учета рабочего времени сотрудников

Когда компания основывает ведение документации на положениях Трудового кодекса, вероятность возникновения конфликтов из-за ошибок подсчета отработанного времени и его оплаты сведена к минимуму.

Рабочим временем считается период исполнения сотрудником своих трудовых обязанностей, прописанных в трудовом соглашении и правилах внутреннего трудового распорядка.

Вне зависимости от формы собственности компании и ее юридического статуса необходимо регистрировать отработанное время в журнале. В этом заинтересованы и работодатель, и сотрудники.

Для трудоустроенного гражданина учет является гарантией переработки сверх установленных норм, а при ее возникновении — оплаты дополнительной работы.

Трудолюбивые и дисциплинированные работники достойны материального поощрения, а нарушители порядка — взысканий.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 1 дня без уважительной причины является прогулом. За одно нарушение сотруднику выносится выговор, повторный инцидент сопровождается увольнением (ст.81 ТК РФ). При почасовой оплате труда журнал учета имеет еще большее значение.

Учет трудовых дней осуществляется несколькими методами:

• ежедневный — рабочее время каждого наемного работника должно в точности соответствовать закрепленным нормам, любое дополнительное время считается сверхурочным;
• недельный — график работы расширяется до 1 рабочей недели;
• суммированный — длительность расчетного отрезка времени может равняться 1 месяцу или году, средняя продолжительность фактически затраченного на труд времени за выбранный отрезок должна соответствовать декретированной норме рабочего дня.

Эти периоды наиболее распространенные, на практике предприятия вправе установить иной временной отрезок. Максимальный срок установлен законом и равен 1 году, 3 месяца на вредных и опасных условиях труда.

Учетный период выбирается в соответствии с графиком работы каждый отдельной должности. Суммированный метод часто применяется на предприятиях с вахтовым принципом координации труда, а также на иных организациях, где часто возникают переработки или недоработки по времени.

При расчете средней продолжительности рабочего дня можно привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от необходимого уровня.

Порядок ведения и заполнения

Строго утвержденного способа ведения учета отработанных часов в законодательстве нет. Предприятия сами выбирают бланки и формы для использования.

Установленные правила четко соблюдаются и закрепляются в учетной политике предприятия.

Для исполнения трудового распорядка назначается ответственный специалист, в крупных компаниях ответственное лицо есть в каждом отделе. Обязанности таких специалистов фиксируются в приказе или трудовом контракте и могут возлагаться на любого сотрудника.

Записывать приход и уход персонала можно на бумаге или при помощи компьютерных программ. Бумажные бланки приобретаются в типографии или оформляются своими силами и распечатываются.

Если учетной политикой компании организации закреплена норма составления такого документа в качестве первичного, то требования по правильному оформлению соблюдаются неукоснительно.

Указанная книга прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью компании. Подобный метод ведения документации защищает информацию от ее искажения, заменить и удалить листы невозможно.

При заполнении учетного реестра не допускаются исправления и помарки, маскировка ошибок корректором. Неправильная запись вычеркивается, ниже прописывается верные сведения и подпись ответственного специалиста.

Журнал учета представляет собой таблицу и включает в себя графы:

• порядковый номер;
• дата внесения записи;
• ФИО сотрудника;
• время прихода и убытия;
• подпись специалиста;
• информация о командировках.

Содержание книги может изменятся и подстраиваться под определенное предприятие. Если в компании командировки для персонала не предусматриваются, то ненужные графы исключаются из документа.

Ведение журнала — наиболее привычный и известный вариант, успешно используемый на многих предприятиях, но несколько устаревший с точки зрения технического прогресса.

Конкретизация и контроль режима рабочего времени нужна в любой компании. За нарушение требований о труде и его охране возможно наложение штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ с должностных лиц от 1 до 5 тыс. рублей, с юридического лица — от 30 до 50 тыс. рублей.

Основные требования к заполнению журнала

Работодатель обязуется вести контроль приёма трудовых книжек. Правовая и нормативная база процесса ведения журнала находится в трудовом законодательстве.

Кодексом контролируется и процесс получения работодателем бланка книги, требует выполнения конкретных правил:

1. Приходно-расходная книга – ведёт учёт основной документации, бланков. Документ ведёт бухгалтерия, вписывает принятые и отпущенные бланки новых сотрудников, вкладыши с указанной стоимостью.
2. Книга учёта движения документации, вкладышей. Документ ведёт кадровый специалист. Единая форма книги, установленная трудовым законодательством, имеет единые формы для заполнения.

Так, к основным обязательствам относится:

• сбор трудовых книг;
• выдача новой книги при первичном поступлении сотрудника на работу;
• заполнение титульной страницы в соответствии с требованиями законодательства;
• фиксирование сведений о наградах, всех местах работы;
• хранение документа исключает возможность уничтожения, потери, просмотра бумаг чужими физическими лицами;
• вносятся записи об увольнении;
• документ выдаётся родственникам при непредвиденных обстоятельствах.

Учёт документации сопровождается конкретными правилами, законами, что позволяет правильно вести контроль документации. Титульный лист заполняется бухгалтерией при поступлении на работу первый раз. Документация ведётся тщательно, новая информация регулярно вносится в документ с требуемыми поправками.

Как можно исправить ошибки в книге

Все мы люди и все делаем ошибки. Поскольку книга учета составляется вручную, человеческого фактора не избежать.

Как можно делать исправления, не оговорено в нормативных документах, в Правилах по заполнению тоже таких положений нет.

Тем не менее, существуют общепринятые правила как поступать в подобных ситуациях. Здесь может быть 2 варианта:

1. Надпись, где допущена ошибка, зачеркивается одной чертой и рядом делается правильная запись, пишется «Исправленному верить». Здесь же указывается кто сделал исправления, ставится подпись. Такой вариант хорош разве что для записей, которые являются последними, так как в противном случае делать правильную запись будет просто негде
2. При использовании второго варианта исправления вносятся по той же схеме, что и в трудовых книжках. То есть на пустой строке нужно написать «Запись номер…недействительна», а ниже внести верные данные. Таким способом и пользуются обычно кадровые специалисты.

Опломбирование, шнуровка, порядок исправлений

Журнал предполагает ведение записей, которые не могут быть уничтожены, листы вырваны. Для этого их опечатывают сургучным веществом. Регистрационный журнал используется долго, поэтому нужно предусмотреть заранее его устойчивость к порче. Обложку производят твердую и плотную, каждая страница подвергается прошивкой нитками.

Их нумеруют, проводят шнуровку, концы ниток крепят внутри обложки, на которые приклеивают лист бумаги. Требуется правильно оформить лицевую часть журнала, для этого приклеивают этикетку, пишут наименование компании и предназначение данной книги.

На видном месте указывают начало оформления, после заключительного учета ставят дату закрытия с подписью ответственного за учет сотрудника. Запись в журнале выполняют ручкой с синими или фиолетовыми чернилами.

Пломбу устанавливают номерную или индикаторную с устройством для однократного применения. Она укажет на законную доступность к книге. Нумерацию опломбирования записывают в титуле, без этого обозначения действительность документа окажется сомнительной при проверке контролирующим органом.

Следует предусмотреть правильность внесения записей. Не допускается просто без пояснений зачеркивать или исправлять ошибки, затемнять неправильную информацию жидкостью для корректировки.

Книгу по учету передвижения трудовых должен утвердить глава фирмы с простановкой постраничного количества и датой её открытия. Данные содержатся на отдельном листе, крепко зафиксированном клеем к внутренней обложке.

Подобные учетные журналы заполняются до полного окончания, которое утверждают датой завершения, после чего документ передаётся в архивное помещение на хранение в течение 75 лет.

Из всего следует:

• бланки готовят типографским способом, их закупают или заказывают;
• самодельный экземпляр, распечатанный на принтере, оформляется твердым переплетом для большей устойчивости от порчи;
• необходимо соответствие по внешнему виду с форматом А4 и титульным листом, на котором располагается наименование предприятия;
• каждый лист представляет определенную правилами форму с разлиновкой на 14 основных пунктов, с нумерацией страниц и порядковыми номерами учтенных предметов;
• все страницы книги прошивают, концы нитей связывают в узел, проводят пломбирование специальным веществом с простановкой печати;
• приклеивают специальный лист для указания на нем количества страниц в цифровом и прописном виде, датой открытия книги с полным именем директора компании, заверяет документ ответственный представитель за его ведение.

Как организовать хранение и учет трудовых книжек? Ответ на вопрос – на видео.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ФОРМА КНИГИ

УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

----T----------------T---------T--------T---------T---------T----------T--------T------T--------T--------¬

¦No.¦Дата приема на  ¦Фамилия, ¦Серия и ¦Долж-    ¦Наиме-   ¦Дата и No.¦Расписка¦Полу- ¦Дата вы-¦Расписка¦

¦п/п¦работу, заполне-¦  имя и  ¦ номер  ¦ность,   ¦нование  ¦приказа   ¦ответ-  ¦чено  ¦дачи на ¦работни-¦

¦   ¦ния трудовой    ¦отчество ¦трудовой¦профес-  ¦места    ¦(распо-   ¦ственно-¦за за-¦руки    ¦ка в по-¦

¦   ¦книжки или      ¦владельца¦ книжки ¦сия, спе-¦работы   ¦ряжения)  ¦го лица,¦полне-¦трудовой¦лучении ¦

¦   ¦вкладыша в нее  ¦трудовой ¦  или   ¦циаль-   ¦(с указа-¦или ино-  ¦приняв- ¦нные  ¦книжки  ¦трудовой¦

¦   +-----T----T-----+ книжки  ¦вкладыша¦ность ра-¦нием     ¦го реше-  ¦шего или¦тру-  ¦при     ¦книжки  ¦

¦   ¦число¦ме- ¦ год ¦         ¦ в нее  ¦ботника, ¦струк-   ¦ния ра-   ¦запол-  ¦довые ¦увольне-¦        ¦

¦   ¦     ¦сяц ¦     ¦         ¦        ¦который  ¦турного  ¦ботода-   ¦нившего ¦книжки¦нии     ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦сдал тру-¦подраз-  ¦теля, на  ¦трудовую¦или   ¦(пре-   ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦довую    ¦деления),¦основа-   ¦книжку  ¦вкла- ¦краще-  ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦книжку   ¦куда     ¦нии       ¦        ¦дыши  ¦нии тру-¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦или на   ¦принят   ¦которого  ¦        ¦в них ¦дового  ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦которого ¦работник ¦произве-  ¦        ¦(руб.)¦догово- ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦заполнена¦         ¦ден при-  ¦        ¦      ¦ра)     ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦трудовая ¦         ¦ем ра-    ¦        ¦      ¦        ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦книжка   ¦         ¦ботника   ¦        ¦      ¦        ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦или вкла-¦         ¦          ¦        ¦      ¦        ¦        ¦

¦   ¦     ¦    ¦     ¦         ¦        ¦дыш в нее¦         ¦          ¦        ¦      ¦        ¦        ¦

+---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+--------+

¦ 1 ¦  2  ¦ 3  ¦  4  ¦    5    ¦   6    ¦    7    ¦    8    ¦   9      ¦   10   ¦  11  ¦   12   ¦   13   ¦

L---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+---------

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Книга: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Книга» по всему сайту
• «Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Форма книги учета движения документов государственного фонда данных
• Форма книги учета предоставленных сведений из государственного реестра уставов муниципальных образований
• Форма книги учета движения бланков разовых пропусков за каждый день на промышленных предприятиях и других объектах Министерства морского флота СССР
• Форма книги учета работы с документами государственного фонда данных территориального органа Роснедвижимости
• Форма книги учета товаров, хранящихся на таможенном складе
• Форма книги учета движения документов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства, страховых копий
• Форма книги учета поступлений документов при организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма книги учета утвержденных документов в области стандартизации

Правила ведения журнала учета выдачи трудовых книжек

Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом, «Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225» от 16.04.2003 года. Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 года.

В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки. Оформление новой книжки требует заполнения 11-ти граф при поступлении на работу и еще 2-х, при увольнении сотрудника.

Какие сведения указываются в журнале выдачи трудовых книжек?

1. информация обо всех трудовых книжках, полученных на хранение от сотрудников, в момент оформления на работу;
2. информация о трудовых книжка, заведенных на предприятии (в случае, если данное рабочее место является первым для сотрудника);
3. информация о вкладышах, выданных сотруднику на предприятии. Если вкладыш был получен на прежнем месте работы, вносятся только данные трудовой книжки;
4. проставляются порядковые номера полученных книжек (в графе №1);
5. дата оформления книжки и дата приемы на работу указываются в графах № 2,3,4;
6. серия и номер документа отображаются в графе №6. В случае отсутствия серии и номера, ставится прочерк;
7. профессия, специальность, категория и квалификация сотрудника указывается в графе №7;
8. название организации и подразделение (место непосредственной работы сотрудника) фиксируются в графе №8. При этом, в случае сложно структурной схемы предприятия, нужно указать все вышестоящие структуры;
9. номер приказа или распоряжения, являющегося основанием для приема сотрудника на работу, указывается в графе № 9;
10. подпись сотрудника, принимающего трудовую книжку ставится в графе № 10;
11. при необходимости взимания денежных средств за выдачу трудовой книжки, соответствующая сумма указывается в графе № 11;
12. графы № 12 и 13, при приеме ТК остаются незаполненными. В момент увольнения сотрудника, в графе № 12 фиксируется дата выдачи книжки, а в графе № 13 сотрудник ставит подпись ;
13. регистрация нового бланка ТК происходит при наличии оприходованного бланка, зарегистрированного в расходных документах организации.

Замена журнала выдачи трудовых книжек на руки

Журнал ведется до полного использования всех страниц, без привязки к календарному году. Законодательством не предусмотрены специальные процедуры по замене текущего журнала выдачи трудовых книжек на руки. Однако практика ведения документа сформировала определенны алгоритм, используемый отечественными кадровиками.

При необходимости заменить текущий журнал на новый, можно действовать двумя способами:

1. Вести запись на последней странице старого журнала о завершении его действия. Сдать документ в архив и завести следующий журнал, как самостоятельный документ, с новой нумерацией.
2. Не указывать на старом журнале о его завершении, а начать вести новый, продолжая нумерацию предыдущего. Таким образом, оформленный по всем правилам журнал становится продолжением предыдущего.

Оба правила активно используются специалистами по кадровому учету

Важно, соблюдать процедуру оформления, в соответствии с нормативами. В архиве организации журнал учета ТК хранится от 50 до 75 лет

Что делать в случае отсутствия журнала учета выдачи трудовых книжек?

Поэтому, руководителю или уполномоченному лицу следует принять меры, при обнаружении такого нарушения:

• написать докладную записку об отсутствии журнала;
• завести новый журнал, соответствующий всем правилам;
• внести все записи, с подписями сотрудников в хронологическом порядке (первым указать того, кто был зачислен на работу раньше всех и так далее). При том, дата заполнения журнала и дата приема на работу могут отличаться;
• в невозможности восстановить какие-либо данные, составляется акт, с перечислением утраченных данных. В акте указывает причина, препятствующая их восстановлению.

Образец журнала выдачи трудовых книжек:

Выдача на руки

Кадровики уступают просьбам трудящихся, если им нужна трудовая книжка по различным причинам. Для этого требуется обратиться в отдел с заявлением, обозначить в ходатайстве подробности. В свою очередь, сотрудник зафиксирует временную выдачу документа в 12 пункте, возвращение его тоже будет отмечено новой записью о продолжающемся хранении трудовой.

Регистрационные действия по трудовым книжкам служат документооборотом внутри организации. Если работодатель посчитает нужным, он выдаст необходимую справку. Обычно её запрашивают судебные инстанции.

Учет и ведение книг не требуют особых знаний от служащих, на которых возложен подробный труд. Достаточно скрупулёзно соблюдать несложные правила делопроизводства по регистрации документов в журнале.

Дополнительная информация представлена на видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
• 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются

Как правильно опломбировать книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ней?

Ответ на вопрос:

Если в организации нет сургучной печати, то книги учета трудовых книжек можно опломбировать. Использовать мастичную печать нельзя.

По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета. Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати. В отличие от нее, мастичная печать позволяет лишь краской нанести на бумагу оттиск печати (п. 2.4 ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»). То есть мастичная печать не может обеспечить «скрепление» прошитой книги учета.

Таким образом, организация не может скреплять книги учета другими видами печати, помимо сургучной, но есть альтернатива: вместо сургучной печати можно использовать пломбы.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.

Инструкция по опломбированию книги учета

При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста:

1. Нужно приобрести пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.

2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.

3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Таким образом, для опломбирования книги учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книги можно использовать сургучную печать, свинцовую пломбу, а также пленочную пломбу, соответствующую требованиям ГОСТ 31282-2004.

Таким образом, работодатель может использовать пленочные одноразовые пломбы для опломбирования приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которые будут соответствовать требованиям ГОСТ 31282-2004

Можно использовать и свинцовые пломбы.

Важно: бумажной «пломбы» — не достаточно. Подробности в материалах Системы Кадры:

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати. Можно ли использовать для этого мастичную печать

И.И. Шкловец

Если в организации нет сургучной печати, то книги учета трудовых книжек можно опломбировать. Использовать мастичную печать нельзя.

По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета. Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати. В отличие от нее, мастичная печать позволяет лишь краской нанести на бумагу оттиск печати (п. 2.4 ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»). То есть мастичная печать не может обеспечить «скрепление» прошитой книги учета.

Таким образом, организация не может скреплять книги учета другими видами печати, помимо сургучной.

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

В данную книгу учета заносятся данные связанные с движением трудовых книжек в организации: оформление, отправка или получение. Такая книжка учета храниться в кадровом отделе предприятия или фирмы, заполнением и прошивкой ведает сотрудник-кадровик. Для правильной прошивки данной книги нужно знать, что она собой представляет и обладать основными знаниями о прошивке, которые вы получите, прочтя инструкцию ниже.

В данной книге учета присутствуют следующие документы:

1. Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
2. Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.

Собственно, прошивка документации это один из основных способов упорядочивания документации в организации, призванный уменьшить общий объем документов, а также упростить их поиск и увеличить надежность хранения.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Государственные стандарты не регламентируют прошивку вплоть до мелочей, поэтому используется стандартная устоявшаяся процедура, с учетом норм и правил законодательства.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• Москва.
• Санкт-Петербург.

Особенности реестра

Важность учетной книги, предоставляющей полный перечень трудящихся, прошедших через компанию за все время её существования, заключена в системной регистрации строгих отчетных бланков. Законодатели определили в обязательном порядке вести подобный реестр, и, если вновь принятый на работу начальник кадров обнаружит отсутствие ведения, он обязан исправить подобное нарушение

Законодатели определили в обязательном порядке вести подобный реестр, и, если вновь принятый на работу начальник кадров обнаружит отсутствие ведения, он обязан исправить подобное нарушение.

С первого дня исполнения обязанностей он становится ответственным за все действия, описанные в должностной инструкции, так как с этого времени происходит начисление заработной платы за исполнение всех трудовых процессов.

Вначале нужно составить сообщение руководству в виде докладной записки с описанием конкретной ситуации. Только подробным изложением сути с последующим восстановлением информации, обозначением всех обнаруженных фактов можно избежать в дальнейшем штрафных санкций, потому что незнание закона со стороны виновников не приведёт к избавлению от наказаний за его нарушение.