Расходование наличной выручки
Кассовую выручку фирмы и ИП могут расходовать только на определенные цели. Так, нельзя тратить кассовую выручку на оплату аренды недвижимости, выдачу и возврат займов (процентов по ним), операции с ценными бумагами, организацию и проведение азартных игр. Прежде необходимо снять деньги с расчетного счета (указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»). При этом ИП может использовать банковскую карту, оформленную на него как на физическое лицо, а не как на ИП. Действующий порядок это не запрещает. При этом суммы, снятые предпринимателем с личного расчетного счета и внесенные в кассу, не отражаются в его налоговом учете (письмо Минфина России от 08.07.2009 № 03-11-09/241).
| Цель | Предельная величина наличных расчетов |
|---|---|
| Зарплата и иные выплаты социального характера | Ограничений нет |
| Выдача наличных предпринимателю на личные нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью | Ограничений нет |
| Оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг | 100 000 руб. в рамках одного договора |
| Выдача денег работникам под отчет | Ограничений нет |
| Возврат за оплаченные ранее наличными и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги | 100 000 руб. в рамках одного договора |
| Выдача наличных при осуществлении операций банковским платежным агентом | 100 000 руб. в рамках одного договора |
Одно из основных нарушений кассовой дисциплины – превышение лимита расчетов наличными. При расчетах наличными деньгами действует лимит в 100 тысяч рублей. Но не всегда ясно, как его считать. К примеру, какие суммы нужно учитывать, чтобы не нарушить лимит, если стороны не оформили договор на бумаге, или когда вместо одного договора оформили несколько однотипных, чтобы разбить платежи и сделать их меньше 100 тысяч рублей?
Лимит расчетов наличными денежными средствами действует в рамках одного договора (пункт 6 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У). Однако компании иногда не оформляют договор письменно. Например, когда поставщик выставляет счет на оплату, а затем отгружает покупателю товары по накладной. В этом случае лимит нужно считать по каждой отгрузке товаров. Ведь договор необязательно заключать в виде единого документа (пункт 3 статьи 434 ГК РФ).
Если поставщик выписывает покупателю счет, в котором указаны наименование и количество товаров, то этот документ является офертой, то есть предложением заключить договор. Оплата счета означает, что покупатель принял предложение на сделку и согласен с ценой (пункт 1 статьи 435, статья 438 ГК РФ). Поэтому в данном случае компании заключают разовые сделки купли-продажи (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 по делу № А75-4466/2013).
Таким образом, покупатель может оплатить товары наличными деньгами, если их суммарная стоимость по накладной не превышает 100 тысяч рублей. Но претензии инспекторов возможны, если у компании действует долгосрочный договор поставки. Тогда безопаснее определять лимит по этому договору с учетом всех разовых поставок товаров. Иначе инспекторы могут оштрафовать покупателя или поставщика. Впрочем, если в накладных и счетах-фактурах поставщик не приводит ссылку на основной договор, то штраф можно оспорить в суде (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 09.04.2013 по делу № А33-18496/2012).
Некоторые компании считают, что лимит действует при расчетах в течение одного дня, поэтому перечисляют оплату контрагенту несколькими платежами, например в течение недели. Однако лимит распространяется на один договор и от периодичности платежей не зависит. Но если с контрагентом заключили несколько разных договоров, то компания вправе рассчитываться по ним на сумму более 100 тысяч рублей, в том числе в течение дня.
Ограничение по хранению денег: только в системе Банка России
В пункте 3 Указаний установлено, что наличные деньги уполномоченные представители юридического лица обязаны сдавать в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет.
При наличии обособленного подразделения должен быть установлен порядок сдачи наличных – в кассу юридического лица или в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.
Основные требования
Кассовая дисциплина включает определенные мероприятия, которые не зависят от того, касса это ИП или юридического лица.
Предприниматель должен издать распоряжение о месте проведения кассовых операций, а также ответственного за них работника. Если ИП не имеет работников, то обязанности по ведению кассовых операций он возлагает на себя.
Лимит кассы
С 01.06.2014 отсутствует обязанность ИП устанавливать лимит кассы, однако в период с 01.01.2012 и до вступления в силу Указания № 3210-У, расчет этого лимита должен был производиться (и, соответственно, данные документы за периоды, подлежащие проверкам, должны быть в наличии).
Все проводки по кассе у ИП до 01.06.2015 г. осуществлялись с обязательным оформлением приходно-кассовых и расходно-кассовых ордеров. В соответствии с Указаниями №3210-У, индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов или доходов и расходов либо физических показателей (по требованиям НК РФ), приходные и расходные ордера могут не оформлять.
Операции по кассе до 01.06.2015 г. в обязательном порядке фиксировались в кассовой книге. С обязательным суммированием полученных денежных средств в течение дня, с целью определения, на сколько соблюден рассчитанный лимит кассы для ИП. Теперь ИП также освобождены от обязанности формирования кассовой книги.
Выдача заработной платы и прочих вознаграждений сотрудникам наличными должна быть оформлена кассовыми документами, расходным кассовым ордером, расчетно-платежной (либо платежной) ведомостью.
Нужна ли касса для ИП? Как было уже сказано, соблюдение кассовой дисциплины носит обязательный характер для всех субъектов предпринимательской деятельности, в том числе и для индивидуальных предпринимателей. Однако законодательство на текущий момент предоставляет право выбора предпринимателю в части необходимости документального оформления кассовых операций.
Применение контрольно-кассовой техники
Все фирмы и ИП, связанные с оказанием услуг населению, могут не применять контрольно-кассовую технику в части своей деятельности, которая связана с оказанием услуг населению. Однако при этом они должны выдавать бланки строгой отчетности (пункт 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»).
Бланки должны быть изготовлены в типографии либо сформированы с использованием автоматизированных систем (простой компьютер не подойдет). К автоматизированной системе предъявляются повышенные требования. Как минимум она должна иметь защиту от несанкционированного доступа, фиксировать все операции с бланком, а также присваивать документу уникальный номер (Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»).
Что касается формы бланка строгой отчетности, то, как правило, используют бланки произвольной формы, поскольку типовой формы нет. Перечень реквизитов, которые должны присутствовать в самостоятельно разработанном бланке, приведен в пункте 3 Положения № 359. Самостоятельно разработанный бланк утверждается приказом руководителя.
Если бизнес не связан с услугами для населения, то по общему правилу нужно применять контрольно-кассовую технику. То есть всем «упрощенцам», торгующим товарами или оказывающим услуги юрлицам, ее применения не избежать. А вот для такой же работы на ЕНВД или патенте иметь кассовый аппарат необязательно. Достаточно выдавать товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие прием денежных средств.
При этом обратите внимание: если покупатель не требует подтверждающий документ, можно ничего не выписывать. Такое правило установлено пунктом 2.1 статьи 2 Закона № 54-ФЗ. А если документ покупателю необходим, в нем согласно требованиям этого же пункта должна содержаться следующая информация:
А если документ покупателю необходим, в нем согласно требованиям этого же пункта должна содержаться следующая информация:
- наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
- реквизиты продавца – его наименование (ФИО ИП), ИНН;
- наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
- сумма оплаты (в рублях);
- должность и ФИО лица, выдавшего документ, а также его личная подпись.
Чеки и квитанции – это уже документы нестрогой отчетности. И изготовить их можно даже на обычном принтере (письмо УФНС России по г. Москве от 17.10.2011 № 17-15/100028).
Если ведется бизнес, то в отношении его видов, которые перечислены в пункте 3 статьи 2 Федерального закона № 54-ФЗ, применять кассовый аппарат не требуется. В отношении этих видов деятельности ничего не говорится о том, какие документы нужно выставлять вместо чеков контрольно-кассовой техники. А значит, покупателю вообще ничего выдавать не требуется.
Не применять контрольно-кассовую технику и не выдавать покупателю какие-либо документы вместо кассовых чеков могут лица, работающие в так называемых отдаленных или труднодоступных местностях. Перечень таких мест утверждается субъектами Российской Федерации. При этом к отдаленным и труднодоступным местностям не относятся города, районные центры и поселки городского типа (пункт 3 статьи 2 Федерального закона № 54-ФЗ).
Главные правила кассовой дисциплины
Опытный специалист наверняка профессионально владеет всей информацией по поводу кассы, отраженной в законодательстве. Мы собрали все важные моменты и систематизировали главные правила кассовой дисциплины.
Соблюдение условий хранения наличности. Наличные денежные средства должны быть хорошо защищены, а поэтому для хранения необходимо отдельное помещение с металлической дверью и сейф. Ведение необходимой отчетности. Всем организациям следует вести необходимую отчетность: приходный кассовый ордер по форме КО-1, расходный кассовый ордер по форме КО-2, а также книгу учета наличных денежных средств или, другими словами, кассовую книгу. Все документы оформляет кассир, но подписывает их и несет ответственность главбух. Инвентаризация и ревизия кассы. Необходимо проводить кассовую ревизию. Существуют плановые и внеплановые проверки кассы. Обязательно проводить инвентаризацию кассы нужно в случаях смены ответственного лица, выявления фактов хищения, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также в случае форс-мажоров. Инвентаризация кассы — это способ своевременного выявления ошибок отчетности, недостач и излишков наличности. Своевременная инкассация. Это положение кассовой дисциплины касается соблюдения лимитов наличных денег в кассе. Если организация по итогам операционного дня имеет в кассе наличность сверх согласованного с банком лимита, то ее в обязательном порядке необходимо инкассировать. Накапливать сверхлимитные денежные средства разрешается только в день выдачи заработной платы работникам, а также в праздничные и выходные дни. Соблюдение лимитов выдачи и хранения наличных денежных средств. Законом предполагается, что хранить денежные средства и выдавать наличность из кассы возможно только в рамках определенных кассовых лимитов. За расчеты наличностью установлен лимит в 100 тысяч рублей в рамках действия по одному договору. Помимо лимита расчетов, также существует лимит хранения. За нарушение этого правила можно получить штраф для юридического лица в размере от 40 до 50 тысяч рублей, а для ИП и должностных лиц фирмы — от 4 до 5 тысяч рублей. Правильная приемка и выдача денежных средств
Важно учитывать, что документация должна быть оформлена в классике жанра: кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или руководителем фирмы, кассиром, иметь печать организации и штамп При приеме денег и создании приходного ордера кассир обязательно должен обращать на это внимание. Приходные и расходные кассовые ордеры необходимо хранить в течение 5 лет
Мы перечислили основные правила кассовой дисциплины
Но что же касается нововведений 2019 года? Во-первых, теперь Центробанком разрешено оформлять приходные и расходные кассовые ордеры в электронном виде при наличии электронной подписи документов главбухом и кассиром. Во-вторых, при наличии приказа директора или ИП можно выдавать деньги работнику, который не сдал документы по предыдущему авансу
Мы перечислили основные правила кассовой дисциплины. Но что же касается нововведений 2019 года? Во-первых, теперь Центробанком разрешено оформлять приходные и расходные кассовые ордеры в электронном виде при наличии электронной подписи документов главбухом и кассиром. Во-вторых, при наличии приказа директора или ИП можно выдавать деньги работнику, который не сдал документы по предыдущему авансу.
В большинстве случаев за кассу отвечает кассир под контролем главного бухгалтера. Но компания может назначить ответственным другого сотрудника. Например, обязанности кассира может исполнять главбух или даже директор, если численность организации не слишком большая и нет штатного кассира. Однако такой порядок ведения кассовых операций должен быть отражен в соответствующих положениях и учетной политике организации.
Кассовая дисциплина в 2021 году
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату.
Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк.
Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККТ или выбранной системы налогообложения.
Даже если вы не имеете кассового аппарата (например, попадаете в исключения из статьи 2 закона 54-ФЗ), все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.
Однако с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.
Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга).
Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).
Также согласно упрощенному порядку ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Кассовые документы
Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.
Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
В 2021 году кассовые операции оформляются следующими документами:
- Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
Примечание. С июля 2021 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.
- Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
- Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
- Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
- Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.
Примечание
Кассовая дисциплина и ведение кассовых операций
Когда говорят о ведении кассовых операций как составной части кассовой дисциплины, имеют в виду ряд обязательных моментов.
Лимитирование остатка денег в кассе, лимит кассы — это разрешенное количество денег в кассе на конец дня. Юрлицо устанавливает его самостоятельно, используя готовые формулы из приложения к документу №3210-У. Чаще всего за основу берут объем поступлений наличности за определенный период и формулу L= V/P*Nc, где V и P соответственно — объем поступившей денежной массы и расчетный период (последний берется в рабочих днях, не более 92). Nc здесь число дней между сдачами денег в банк.
Пример: Расчетный период – декабрь, в месяце 21 рабочий день. Полученная выручка 756 000 рублей. Наличность сдается по договоренности с банком раз в два дня. L= 756000/21*2= 72000 рублей.
Аналогично применяется формула для расчета по выдаче денежных средств, но берется объем выданных денег за определенный период и число дней между моментами получения средств в банке. Из расчета исключаются суммы на зарплату и социальные выплаты.
В дни выплаты зарплаты и иных подобных выплат лимит кассы может быть превышен без последствий для организации, в остальные дни излишек денег должен сдаваться в банк. В обособленных подразделениях физлица из головного офиса могут устанавливаться свои кассовые лимиты.
До сегодняшнего дня актуален лимит по расчетам юрлиц наличными – 100 тыс. рублей по одному договору. Лимит не касается расчетов между юрицом и физлицом.
Функции кассира может взять на себя специально принятый работник, другой работник, на которого возложены эти функции либо сам руководитель. Их также может выполнять сотрудник специализированной фирмы, с которой у организации заключен договор на бухгалтерское обслуживание.
Ведение кассовых операций должно осуществляться строго по правилам бухгалтерского учета:
- Поступление и расход наличности оформляется приходным и расходным кассовыми ордерами (ПКО, РКО) унифицированной формы.
- ПКО может выписываться на общую сумму на основании нескольких чеков ККТ, по окончании проведения операции по кассе.
- Выдаются деньги гражданину, вписанному в РКО, по паспорту, предъявляемому им (либо иному документу, удостоверяющему личность).
- Документы подписывают кассир и бухгалтер (главный бухгалтер), а если они отсутствуют – руководитель.
- Когда деньги получаются или сдаются в кассу, лицо, взаимодействующее с кассиром, процесс пересчета должно видеть лично.
- Выдача выплат за труд и аналогичных сумм осуществляется по ведомостям, в которых получатель собственноручно расписывается. После закрытия на всю сумму по ведомости оформляется один РКО. Возможно оформить разовую выплату сразу через РКО, без ведомости.
- Под отчет деньги из кассы выдаются по заявлению получателя, с подписью руководителя, либо по распоряжению руководителя. Унифицированной формы у этих документов нет.
- Деньги могут выдаваться из кассы по доверенности от получателя. Если доверенность одна, используется в разных фирмах, гражданин предоставляет копии, которые заверяются у юрлица. Если выдача происходит неоднократно, у одного и того же юрлица, оригинал отдается на хранение кассиру, если необходимо, с него делается копия, а к документам на завершающий платеж прикладывается оригинал.
- Унифицированная кассовая книга считается обязательной к использованию. В ней по данным приходных и расходных КО ежедневно фиксируется движение наличности, определяется кассовый остаток на конец дня. В обособленных подразделениях ведутся свои кассовые книги, и копии листов передаются в главную управленческую структуру для свода данных (п. 4.6 Указания №3210-У).
- В крупных организациях может быть несколько касс. Тогда старший кассир ведет учет передачи наличных в Книге учета принятых и выданных денежных средств. Ее форма унифицирована, так же как и кассовой.
- Кассовые документы, кроме привычной бумажной, могут иметь и электронную форму. Бумажные документы могут быть предварительно набраны на компьютере, а затем распечатаны. Они подписываются физическими подписями ответственных лиц. Во все документы на бумаге, в том числе и кассовую книгу, можно вносить правки и заверять подписями исполнителей. Исключение составляют РКО и ПКО. Они никогда не исправляются.
- В документы электронного формата исправления не вносятся. Они подписываются ЭЦП. Как и бумажным, электронным кассовым документам должна быть обеспечена сохранность, неизменность отраженных в них данных.
Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.
Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.
В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.
На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Ограничение в выдаче денег по правилам
Также следует уделять пристальное внимание проведению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это не относится на расчеты с физическими лицами
Юридические лица и ИП могут осуществлять между собой расчеты наличными, но не более 100 тысяч рублей в пределах одного договора.
Это ограничение не применяется также при выдаче из кассы заработной платы работникам, подотчетных денежных средств работнику – физическому лицу, если эти деньги не планируется использовать на оплату товаров и услуг от имени организации на основании доверенности.
Кому и когда можно брать деньги из кассы на личные нужны
Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.
Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.
В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».
Соблюдение кассовой дисциплины ИП и ООО
Соблюдать кассовую дисциплину необходимо всем, независимо от того, есть ли ККМ и какая используется система налогообложения. Кассового аппарата может не быть, но тогда для организации движения наличных средств нужно выписывать бланки строгой отчетности (сокращенно – БСО). Необходимо соблюдать одно обязательное условие, – если присутствует движение денежных масс, следование кассовой дисциплине обязательно.
Кассовая дисциплина в 2015 году претерпела существенные изменения. Еще начиная с июня 2014 года начала действовать облегченный порядок ее ведения, в большей степени это касается ИП.
Кассовая дисциплина в 2015 году для ИП разрешает предпринимателям формировать только документы, которые являются подтверждением выплат платы за работу сотрудникам. Другие кассовые документы, такие как кассовая книга, РКО и ПКО, «ипэшникам» заводить не обязательно. Кроме этого, упрощенный порядок дает ИП и небольшим организациям, численность которых не превышает 100 работников, право на то, чтобы не использовать определенный лимит остатка в кассе денег на конец дня. Более подробно о правилах ведения и осуществлении кассовой дисциплины можно прочитать в указаниях Центробанка (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Кассовая дисциплина для ООО в 2016 году
Юридические лица должны обеспечить соблюдение кассовой дисциплины всеми сотрудниками. Для этого руководитель организации должен издать соответствующие приказы по организации. Прежде всего, должно быть назначено лицо – кассир, ответственное за проведение всех операций по кассе. Если в организации несколько касс, то назначается старший кассир, который контролирует операции с денежной наличностью. На это же лицо может быть возложена обязанность по контролю за применением кассовых аппаратов.
Отдельным приказом назначается лицо, ответственное за формирование кассовых документов, как правило, эта обязанность делегируется главному бухгалтеру, но может быть возложена и на кассира. Данный сотрудник должен оформлять:
- Приходно-кассовые ордера – на поступающие в кассу денежные средства;
- Расходно-кассовые ордера – на выдаваемые из кассы денежные средства;
- Форма КО-4 «Кассовая книга» — в ней последовательно отражаются все движения денежных средств в кассе;
- Форма КО-5 «Книга учета» — предусматривает передачу денежных средств между кассирами и от кассиров старшему кассиру;
- Платежная и расчетно-платежная ведомости – используются при осуществлении выплат работникам предприятия.
Еще одним важным приказом является утверждение лимита кассы. Руководитель организации самостоятельно определяет максимальную сумму, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня. Все, что будет сверх этого показателя, ответственное лицо должно сдать в банк на расчетный счет организации. Допускается превышение лимита кассы только в выходные дни, а также в дни выдачи заработной платы.
Здесь стоит обратить внимание на такой нюанс – если в организации не издан приказ об утверждении лимита кассы, то он считается равным нулю, поэтому все остатки денежных средств на конец рабочего дня будут считаться сверхлимитными и будут подлежать сдаче в банк. В приказе можно указать срок действия лимита кассы, например, с 01.01.2016 г. по 31.12.2016 г
Если же срок в приказе не указан, то установленный лимит будет действовать до издания нового приказа по утверждению лимита
по 31.12.2016 г. Если же срок в приказе не указан, то установленный лимит будет действовать до издания нового приказа по утверждению лимита
В приказе можно указать срок действия лимита кассы, например, с 01.01.2016 г. по 31.12.2016 г. Если же срок в приказе не указан, то установленный лимит будет действовать до издания нового приказа по утверждению лимита.
Для ООО, относящихся к малым предприятиям в 2016 году, существует возможность избежать установления лимита кассы. Для таких предприятий достаточно издать приказ со следующим содержанием: «Хранить наличные денежные средства в кассе ООО «Компания» без установления лимита остатка в кассе». С момента издания такого приказа организации нет необходимости соблюдать кассовый лимит, но если такой приказ издан не будет, то такая обязанность сохраняется. С учетом того, что критерием возможности отказа от лимитирования кассового остатка является принадлежность к малому бизнесу, то избежать утверждения лимита кассы может любое ООО на упрощенке, главное — издать соответствующий приказ.
В деятельности любого юридического лица периодически возникает необходимость приобрести товары или услуги за наличные средства, поэтому в организации должен быть разработан порядок выдачи денежных средств сотрудникам под отчет. Этот порядок может быть оформлен в виде приказа либо иного локального акта (например, положения), который также должен быть утвержден приказом. В данном документе можно указать перечень сотрудников, кому могут быть выданы подотчетные денежные средства, определен срок предоставления авансового отчета и возврата остатка денег и иные положения, которые не противоречат действующему законодательству.
Важно помнить, что выдача под отчет с кассы ООО требует обязательного документального оформления, предоставления отчетных документов и возврата остатков. Это правило действует и в том случае если у общества с ограниченной ответственностью один учредитель, который является и директором. Закон признает все доходы ООО собственностью юридического лица, поэтому собственник бизнеса может взять денежные средства из кассы предприятия только в общем порядке
Закон признает все доходы ООО собственностью юридического лица, поэтому собственник бизнеса может взять денежные средства из кассы предприятия только в общем порядке.
Что такое кассовая дисциплина?
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги
Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат»
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.
В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:
Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.
Ограничение наличных расчетов
Лимит расчетов наличными в сумме 100 тыс. руб. в рамках одного договора распространяется на платежи между субъектами предпринимательской деятельности, то есть индивидуальными предпринимателями и организациями между собой. С физическими лицами, не являющимися предпринимателями, лимит наличных расчетов не действует, так же как и при выдаче работникам из кассы подотчетных сумм, зарплаты и других социальных выплат.
Другое дело – насколько безопасно перевозить и рассчитываться крупной суммой наличных денег? Безналичные расчеты и более выгодны (нет комиссии банка при обналичивании), и более безопасны.
