Как происходит заверение
Сотрудник должен сразу четко представлять, что именно он хочет получить – простую копию или же заверенную: в соответствии с этим он и отражает свою просьбу в заявлении на выдачу. Если речь идет о заверенном документе, это значит, что заверение происходит при наличии на каждой странице одновременно нескольких отметок:
- подпись уполномоченного работника (обычно директора);
- его фамилия и инициалы;
- его должность (полное название);
- виза «копия верна»;
- синяя печать компании.
На самой последней странице следует поставить запись о том, что работник по сей день состоит в штате компании. Также указывается точное количество всех скопированных страниц. Подсчет совершается не по бумажным листам, а именно по страницам самой трудовой, которые были откопированы.
Как правило, копия состоит из нескольких страниц, поэтому будет лучше, если их скрепят и пронумеруют. На прошивку лучше также поставить печать.
Реквизиты заявления на выдачу трудовой книжки
Важно: формируется документ в произвольной форме, так как нет специально установленного образца, но с содержанием главных моментов. Заявление должно содержать основные сведения и реквизиты:
Заявление должно содержать основные сведения и реквизиты:
- Шапка документа:
- ФИО руководителя организации;
- ФИО, должность и подразделение заявителя.
- Слово «Заявление» с указанием причины его составление.
- Далее указываются следующие данные в полном объеме или выборочно:
- Просьба выдать документ на руки;
- Причина просьбы – предоставление в ПФР;
- Основание – сделать ссылки на соответствующие законодательные акты;
- Указать дату, когда необходима выдача;
- Указать на собственную ответственность на момент выдачи документа;
- Подпись и дата составления.
Важно: руководитель обязан поставить на документе свою резолюцию. Образец заявления на выдачу трудовой книжки.
Образец заявления на выдачу трудовой книжки.
Правила составления
Перед формированием документа не лишним будет узнать в отделе кадров существует ли на предприятии разработанная внутренняя форма документа, если нет тогда можно формировать его произвольно.
Однако и здесь существуют некоторые нюансы которые следует учитывать:
- Изначально следует взять лист формата А4;
- Шапку указать в правом верхнем углу;
- Название документа написать посредине;
- После чего идет изложение просьбы со ссылками на акты.
Важно: в ходе обращения к руководителю следует помнить, что просьба должна быть письменной только на его имя. Не стоит перегружать его слишком большим набором информации, расписывать в подробностях свою просьбу, достаточно указать, что документ необходим для предоставления в ПФР, но это лучше сделать обязательно, так как уже упоминалось, что трудовая книга выдается не во всех случаях.
Не стоит перегружать его слишком большим набором информации, расписывать в подробностях свою просьбу, достаточно указать, что документ необходим для предоставления в ПФР, но это лучше сделать обязательно, так как уже упоминалось, что трудовая книга выдается не во всех случаях.
Заявление обязательно должно получить от него резолюцию, только на этом основании кадровики выдадут документ.
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Во многих организациях практикуется выдача именно копии трудовой книжки, так как этот процесс сопряжен с меньшими рисками в случае утери документа или отказа работника в его возврате.
Пример заявления на выдачу копии документа.
Для того, чтобы получить копию могут понадобиться:
- Заявление работника;
- Приказ руководителя;
- Трудовая книжка;
- Документация организации;
- Печать.
Для начала всего юридически важного процесса необходимо заявление работника. Составляется документ в произвольной форме, но с соблюдением некоторых правил:
- Также необходимо формировать шапку с указанием основных реквизитов компании и ФИО руководителя и работника, также следует указать должность и подразделение работника;
- После слова «Заявление» необходимо обосновать свою просьбу, указав на необходимость получения книжки;
- Поставив подпись и дату.
После чего руководитель должен одобрить просьбу и издать приказ для кадровых работников о выдаче работнику копии трудовой книги.
После получения приказа кадровики делают ксерокопии или ручные копии каждого листа документа, помечают каждую страницу словом «Верно» и передают руководителю, который также каждую страницу удостоверяет подписью с расшифровкой.
Выдаваемая на руки копия должна содержать все необходимые элементы документа:
- Она обязательно должна выдаваться только руководителем или уполномоченным лицом;
- Визироваться печатью предприятия все страницы;
- И содержать информацию о том, что работник по сей день работает в последней указанной должности и на последнем месте работы.
Необходимость в получении копии происходит при предъявлении документа:
- В органы соцзащиты для получения пособий, также необходима копия, чтобы получить все необходимые данные о стаже, зарплате;
- При оформлении кредита или ипотеки в банк – необходимо подтвердить стаж работы на последнем месте и размер оклада;
- При утере основного документа – наличие заверенной копии ускорит весь процесс восстановления и может занять только один день;
- Для оформления загранпаспорта или при трудоустройстве за границей. Здесь вы узнаете, как оформляется справка для получения визы с места работы;
- При работе по совместительству, так как оригинал должен храниться у основного работодателя, а на дополнительном месте работы хотят получить, к примеру, подтверждение квалификации и опыта работы специалиста.
Правила заверения копии
Чтобы копия документа служила подтверждением официального трудоустройства сотрудника для банка или другого учреждения, она должна быть должным образом заверена. На каждом листе следует проставлять подпись кадровика или директора предприятия с расшифровкой и обязательным указанием должности. Также ставят печать организации.
Также см. «Заверение документов с 1 июля 2018 года: что меняется в связи с новым ГОСТом».
Заверяют каждую страницу, а на последней строчке должна быть синей ручкой записана формулировка, подтверждающая, что сотрудник продолжает работать и в настоящее время. Для банка это подтверждение, что потенциальный клиент не был уволен, он работает и получает официальный доход.
Банк не имеет права требовать оригинал документа. Правильно заверенной копии должно быть полностью достаточно.
Трудовую книжку передают сотруднику только в момент увольнения из организации, а при последующем трудоустройстве её вновь передают в кадровую службу.
Учтите, что с 2018 года при заверении копии нужно указать, где лежит оригинал этой трудовой книжки.
Также см. «Что меняется в оформлении трудовых книжек с 1 июля 2018 года».
Где еще получить заверенную копию
До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя — в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он с паспортом обращается к нотариусу. В нотариальной конторе заверят копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.
Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.
ВАЖНО!
Нотариус вправе делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут
Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом заверяет трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию. Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость уточняйте в конкретной нотариальной конторе.
«Копия верна»
Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.
Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).
Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.
В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:
- для визы — три месяца со дня выдачи;
- ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.
Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.
В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.
Заявление работника о выдаче копий документов, связанных с работой
. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;
выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).
Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой.
В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Заявление на запрос документов у работодателя.
Образец заявления о выдаче документов, связанных с работой
28.03.2020 от 31/12/2018 В ситуации конфликта с работодателем часто возникает необходимость подать заявление о документах, связанных с работой.
Что это за документы, как составить документ и добиться результата – мы расскажем.Документы, связанные с работой, должны быть представлены при из трудовых правоотношений. Это дела о восстановлении на работе, Необходимость представить такие документы может возникать и вне судебного разбирательства.
В банк, для оформления визы, и т.п.Генеральному директору ООО «Парнас»П.К.
Одинцовуг. Соль-Илецк, ул. Зеленоклинская, 105от ведущего специалиста отдела закупокЩербакова Александра Владимировичаадрес: 461504, Оренбургская область,г. Соль-Илецк, ул. Пригородная, 78-49В соответствии с трудовым договором от 10 марта 2014 г.
я состою в трудовых отношениях с Обществом с ограниченной ответственностью «Парнас», с января 2020 г. – в должности ведущего специалиста отдела закупок.
30 апреля 2020 г. я уведомлен о предстоящем прекращении трудовых отношений в связи с сокращением должности.Прошу в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ выдать мне на руки надлежащим образом заверенные следующие документы, связанные с работой: выписку из приказа о приеме на работу, выписку из приказов о переводе на другую должность за весь период работы в ООО, выписку из трудовой книжки, а также справки 2-НДФЛ за 2014, 2020 и 2020 гг., приказов о поощрении за время осуществления трудовой деятельности в ООО «Парнас», справку о произведенных России, а также в ФСС.02.05.2017 г.
Дайте трудовую книжку!
Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:
- если работник обратился в банк за кредитом;
- при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
- при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
- при усыновлении ребенка;
- в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
- при гражданских и судебных разбирательствах;
- для восстановления утерянного оригинала;
- при оформлении на работу по совместительству;
- для составления резюме при поиске новой работы;
- при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.
Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.
Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт.
Как заверить копию договора: пошаговая инструкция
Порядок заверения копий урегулирован пунктом 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Рассмотрим подробно, как оформляют копии трудового договора на практике.
Подготовка документов и инструментов (шаг 1)
Следует проверить оригинал документа на предмет наличия всех листов, подписей сторон и печати компании, правильности внесенных в него сведений о нанимателе и сотруднике. Затем с помощью ксерокса сделать копию всех страниц. Она должна быть хорошо читаемой, выполненной на одной стороне листа.
Для сшивания необходимо подготовить:
- шило;
- нитки черного или белого цвета;
- иголку;
- небольшой листок бумаги белого цвета;
- клей;
- печать организации.
Образец штампа
Сшивание страниц (шаг 2)
Все страницы документа складывают вместе по порядку, нумеруют. С левой стороны с помощью шила делают 2-3 отверстия. Далее соглашение прошивают нитками, концы выводят на оборотную сторону последней страницы, завязывают на несколько узлов.
На вытянутые концы ниток наклеивают лист белой бумаги. Нужно сделать так, чтобы концы не были полностью скрыты.
Проставление отметки (шаг 3)
На наклейке пишут слово «Верно» или проставляют штамп.
Затем вносят следующие сведения:
- наименование должности ответственного сотрудника;
- подпись заверителя;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату оформления.
Отметку заверяют печатью фирмы. Если копия делается для передачи в другую фирму, дополнительно указывают место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).
Образцы заверенной копии трудового договора:
Образец №1 — по новому госту
Образец №2
Как правильно составить?
Заявление должно содержать вступление, объяснение причины и цель восстановления. Первый абзац должен содержать основания о том, что именно данный работодатель был последним местом работы. Второй абзац описывает само обращение.
Здесь нужно упомянуть о цели обращения, основания и указать их. Например, в связи с утратой книжки, кражи, приведение в непригодность.
Важно! Если в заявлении вы указываете о непригодности книжки, не стоит ее прикладывать к заявлению. Она не порвана и не запачкана, чтобы сдавать ее в архив
Если книжку нужно сдать, отметьте факт передачи в заявлении.
Роспись и число проставляются в день сдачи сразу под текстом. Число должно соответствовать числу в день сдачи документа.
Итак, третий абзац. Он часто необходим для тех работодателей, которые не горят желанием заниматься делами бывших работников. Последние строчки из законов настойчиво укажут начальству, на ком лежит ответственность и обязанность.
Рекомендуется указать срок выдачи дубликата, который равен 15 дням, и поставить число текущего дня.
Во избежание нелепых ситуаций, делаются две копии.
Одна регистрируется в приемной или канцелярии, а второй экземпляр остается у вас.
На нем должна стоять отметка о предоставлении.
Если дубликат делают в момент действия настоящего договора, то не нужно ждать 15-ти дней. Копии заявления с отметками также писать не нужно. Это касается только тех случаев, когда работодатель сменился на прошлом месте работы, либо отказывается выдавать дубликат книжки.
Важно! На основании ст. 64 ТКРФ при первом трудоустройстве работник не обязан писать заявления на заведение новой трудовой впервые
Однако, обратившись в отдел кадров с заявлением об отсутствии книжки, нельзя с точностью сказать, что документа нет вообще, и он не был утерян.
Отсутствие его на руках не говорит о его полном отсутствии в регистрах системы. При выдаче трудовой, работник должен оплатить книжку в размере, установленном при определении расходов на нее.
Образец написания заявления на восстановление трудовой книжки.
Особенности его составления и вручения
Вместе с написанным заявлением, нужно предоставить в отдел кадров все документы, которые хоть как-то подтверждают вашу трудовую деятельность. Это могут быть рабочие документы с подписью и датой и выписки и заработной плате.
Работники отдела кадров заполняют бланк, в котором указывают:
- Номер записи (по порядку).
- Дата приема на работу и увольнение (если такое имело место быть).
- Название организации, должность, образование и профессия сотрудника. Причина снятия с должности.
- Номера актов, в соответствии с которыми сделаны записи.
Образец
ЗАЯВЛЕНИЕ
№ 1111111
Об оформлении дубликата трудовой книжки Кому (название должности руководителя) Название организации ФИО руководителя От (ФИО заявителя) Должность сотрудника Название цеха, подразделения и т.д.
В связи с (причина отсутствия документа), прошу оформить мне дубликат трудовой книжки. Прежние места работы:
№ Название организации, ее адрес Период работы (можно примерно)
Документация, подтверждающая стаж: № Наименование документа
_________________ Подпись сотрудника
Оформлен дубликат трудовой книжки серия ТК №______________________ «число (цифрами)»_ месяц прописью_год (цифрами) ___________________ Подпись сотрудника отдела кадров
Типовой образец заявления на восстановление трудовой книжки – скачать в формате .doc (Word файл) 24 кб.
Копия трудовой книжки: основная информация о документе и его статусе
Устраиваясь на работу, сотрудник сдает свою трудовую книжку работодателю в числе обязательного пакета документов, предоставляемого при трудоустройстве. С этого момента ответственность за хранение и сохранность документа возлагается на работодателя.
Оригинал ТК хранится в организации, и до момента увольнения выдается на руки работнику только в единственном случае – в целях его обязательного страхования (ч. 1 ст.
62 ТК РФ), а при наличии обстоятельств, требующих подтверждения сведений, указанных в трудовой книжке, работнику на руки выдается ее заверенная копия или выписка.
Разделяют два вида копий ТК, каждый из которых имеет свой статус, это:
копия трудовой книжки, выписываемая на официальном бланке – дубликат, выдается взамен утраченной (утерянной, поврежденной) трудовой книжки и имеет статус основного документа, подтверждающего стаж работника;
копия трудовой книжки ксерокопированная – создается путем копирования документа с использованием копира и заверяется должностным лицом или работодателем, круглой печатью. Является документом разового назначения, который выдается для предоставления затребовавшему документ адресату.
Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.
В ксерокопии трудовой книжки должна содержаться вся информация, отраженная в оригинале документа, в той же последовательности и хронологии, включая не только записи о трудовом стаже, но и сведения о награждениях и поощрениях.
Это важно знать: Заявление на получение трудовой книжки по почте
При оформлении ксерокопии, работник кадровой службы или непосредственно работодатель должен заверить документ:
на каждой ксерокопированной странице делается запись: «Копия верна», и ставится подпись исполнителя;
на последней странице копии делается запись: «Копия верна, на … страницах», после чего документ заверяется подписью исполнителя и печатью, ставится дата его выдачи.
Копия ТК (дубликат), выписываемая взамен утраченной, может быть выписана без восстановления хронологии стажа (где в позиции под № 1 будет записано предприятие, выписывающее дубликат ТК, а сведения о предыдущем стаже будут обозначены суммировано, со сноской «со слов ФИО (владельца)». При предъявлении владельцем документов, подтверждающих наличие предшествующего трудового стажа, сведения о нем могут быть внесены в дубликат, со сноской на предъявленный документ (справку о стаже работы, выписку из приказа). Внесенная запись заверяется печатью организации, внесшей запись в копию ТК. Оригинал документа, на основании которого вносится запись, подклеивается на последней странице (обложке) ТК.
При оформлении дубликата на титульной странице должностное лицо, выписавшее документ, ставит надпись «Дубликат» и заверяет ее своей подписью. На внутреннюю сторону обложки вносится запись: «Дубликат выдан на основании ….». Запись датируется, заверяется подписью и печатью.
В качестве основания для выписки дубликата являются справки структур, подтверждающих утерю (выдает городской отдел МВД после факта регистрации кражи или заявления об утере ТК), утрату (справка МЧС о пожаре, затоплении и проч.).
Основные понятия
Заявление на выдачу трудовой книжки – это официальное обращение трудящегося к работодателю о выдаче на руки личной трудовой документации.
Такое обращение необходимо для будущего пенсионера, который не собирается увольняться после оформления пенсии. Работодатель в свою очередь в связи с изменениями в законодательстве № 216 ФЗ от 2014 года обязан выдать трудовую книгу на руки для предоставления ее ПФР, так как трудовой стаж несмотря на все отчисления исчисляется только по записям в трудовой книге.
Также заявление в качестве официального требования является защитой для работодателя, в том, что он выдал на руки официальный документ работнику.
Несмотря на то, что выдача в определенных ситуациях книжки на руки сотруднику вменяется работодателю законом, а заявление выступает в качестве основания, специально утвержденной законодателем формы оно не имеет.
Как составить заявление на выдачу трудовой и что делать, если документ не выдали при увольнении – смотрите тут:
https://www.youtube.com/watch?v=_tTv_jpGwf8
Основания для выдачи трудовой книжки
Трудовая книжка работнику может понадобиться во многих случаях:
- При оформлении кредита;
- Загранпаспорта;
- При повышении квалификации;
- Поступлении на заочную форму обучения;
- Оформлении субсидии;
- Оформлении пенсии и подтверждении пенсионного стажа.
Однако не во всех случаях работодатель вправе выдавать именно трудовую книжку, а не выписку из нее или ее копию.
Важно: согласно законодательству оснований для выдачи трудового документа существует два:
Расписка в получении трудовой книжки.
Порядок выдачи документа
Выдается документ на основании заявления работника с обязательным внесением записи об этом в регистрационный журнал:
- ФИО сотрудника;
- Дата выдачи;
- Подпись сотрудника.
Ведение такого учета не обязательно, однако этот документ помогает в дальнейшем избежать многих проблем.
После выдачи документа ответственность за его сохранность несет работник. Также он обязан вернуть документ в течение 3 рабочих дней.
При отсутствии журнала для снятия с себя ответственности работодатель может брать у работника расписку, а после возврата документа отдать расписку на руки работнику. Расписка составляется произвольно с содержанием ФИО работника и паспортных данных, а также обязательством вернуть документ в положенное время.
Также заявление обязательно принимает сам руководитель для указания на нем своей резолюции «Выдать».
Тут вы узнаете, куда клеится голограмма в трудовой книжке и как это сделать правильно.
Образец заявления на выдачу трудовой.
Запрос документов у работодателя
Posted On 16.11.2017 В ситуации конфликта с работодателем часто возникает необходимость подать заявление о документах, связанных с работой. Что это за документы, как составить документ и добиться результата – мы расскажем. Документы, связанные с работой, должны быть представлены при подаче исков из трудовых правоотношений.
Это дела о восстановлении на работе, о взыскании заработной платы, об установлении факта работы.
Заявление о документах, связанных с работой (17,0 KiB, 654 hits) Содержание Генеральному директору ООО «Парнас» П.К.
Необходимость представить такие документы может возникать и вне судебного разбирательства. В банк, для оформления визы, доверенности от юридического лица и т.п.
Одинцову адрес: 461504, Оренбургская область, г.
Соль-Илецк, ул. Зеленоклинская, 105 от ведущего специалиста отдела закупок Щербакова Александра Владимировича адрес: 461504, Оренбургская область, г. Соль-Илецк, ул. Пригородная, 78-49 В соответствии с трудовым договором от 10 марта 2014 г. я состою в трудовых отношениях с Обществом с ограниченной ответственностью «Парнас», с января 2020 г.
– в должности ведущего специалиста отдела закупок. 30 апреля 2017 г. я уведомлен о предстоящем прекращении трудовых отношений в связи с сокращением должности. Прошу в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ выдать мне на руки надлежащим образом заверенные следующие документы, связанные с работой: выписку из приказа о приеме на работу, выписку из приказов о переводе на другую должность за весь период работы в ООО, выписку из трудовой книжки, а также справки 2-НДФЛ за 2014, 2020 и 2020 гг., приказов о поощрении за время осуществления трудовой деятельности в ООО «Парнас», справку о произведенных отчислениях в Пенсионный фонд России, а также в ФСС.
02.05.2017 г.
Кто вправе удостоверять копии кадровых документов?
Перед тем как заверять копию трудового договора, важно разобраться, кто имеет на это право. Когда идет речь о заверке копий документов, исходящих от организации, имеет место представительство (глава 10 ГК РФ)
Ведь копия нужна для предъявления третьим лицам, а это значит, что заверять ее могут не все.
Копию трудового контракта в организации заверить может:
- ее руководитель, т. к. именно он является ее представителем в силу закона, действуя без доверенности на основании устава. Законом допускается наличие в организации нескольких лиц, которые имеют право действовать без доверенности (это должно быть прописано в уставе компании);
- лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (только при наличии доверенности);
- внешний или конкурсный управляющий (при банкротстве предприятия);
- любое лицо, если у него имеется действующая доверенность, в которой закреплено право заверять соответствие копий документов оригиналам (чаще всего такими полномочиями наделяются руководитель кадровой службы и главный бухгалтер).
Если работодатель — индивидуальный предприниматель, заверить копию контракта может он сам или уполномоченное им лицо (по доверенности).
Возможно удостоверение копии договора у нотариуса (за плату), однако такая возможность существует только в отношении документов, в подлинности которых не возникнет сомнения. Все их страницы должны быть подписаны либо прошиты и скреплены подписью в месте прошивки.
Если это требование не выполнено, нотариус откажется заверять копию на основании абз. 1 ст.
45 Основ законодательства о нотариате.
Получение дубликата
Какие документы нужны для оформления дубликата трудовой книжки?
Необходимо составить заявление, где указывается просьба выдать копию документа.
Его следует отнести в отдел кадров, где составляют копии бланка трудовой и далее заверяют их нотариально.
Повторный документ разрешается сделать только в нескольких случаях:
- утрата оригинала;
- недействительна запись об увольнении сотрудника;
- потеря документа при чрезвычайных ситуациях;
- утеря документов работодателем, которые требует срочного восстановления;
- неверные отметки в трудовой книжке.
Если в потере документа виноват сотрудник, он самовольно обращается в отдел кадров, где составляет заявление на восстановление книжки и получения дубликата, указывая одну из причин.
Образец заявления на получение копии трудовой книжки.
Пример заполнения бланка на выдачу дубликата трудовой книжки.
Существует много других форм заявлений: о ликвидации юридического лица, о государственной регистрации изменений (форма Р13001), форма р12001 при преобразовании, на удержание из заработной платы, заявление с просьбой перевода зарплаты на карту, на увольнение без отработки, форма Р11001 на регистрацию ООО, о переходе на ЕНВД, о переходе на упрощенную систему налогообложения, о переводе на другую должность.
Для назначения пенсии
Когда требуется составление документов?
Книжка выдается по заявлению в случае, если работнику требуется она для назначения пенсии.
Согласно принятому закону с 1 января 2015 года работодатель не имеет права отказать сотруднику в выдаче книжки.
Пенсионный фонд и ОВРИ не принимают копии документов. В эти учреждения предоставляются только оригиналы. Процесс производится на основании ранее составленного заявления согласно ст. 62 ТК РФ.
Форма составления произвольная. Но некоторые предприятия могут предлагать типовые бланки для заполнения. В заявлении необходимо заполнить личные данные, указать цель выдачи и поставить роспись после получения книжки.
Важно! Цель выдачи книжки указывается только в том случае, когда документ необходим для назначения пенсии. В остальных — работодатель не может потребовать оглашения причины.. С момента получения книжки отсчитываются три рабочих дня, на протяжении которых она должна быть возвращена на место работы
Чтобы работник не просрочил время, работодатель может взять расписку на возврат с работника
С момента получения книжки отсчитываются три рабочих дня, на протяжении которых она должна быть возвращена на место работы. Чтобы работник не просрочил время, работодатель может взять расписку на возврат с работника.
Заявление подшивают в папку, а выдачу книжки регистрируют в специальном журнале. Зачастую это книга, в которой ведется учет движения трудовых книжек.
Образец заявления на получение трудовой книжки.
Бланк расписки в получении трудовой книжки работником.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.
Обязательно соблюдение следующих моментов:
- трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
- на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
- на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
- на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
- ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97.2016 (согласно приказу Росстандарта от 25.05.2017). Стандарт действует при получении копий для банка и иных фирм, запрашивающих подтверждение трудоустройства (кредитные кооперативы и т. п.).
Кто заверяет копию трудовой книжки
Обращаться за заверенной копии своей трудовой книжки следует в кадровую службу работодателя. Если таковая отсутствует, то заниматься подготовкой будет лично главный бухгалтер (иногда руководитель предприятия).
Если человек временно не работает, то заверенную копию можно оформить у нотариуса. В таком случае также копируют все страницы, начиная с титульного листа и заканчивая тем, где размещена итоговая запись (об увольнении с предыдущего места работы). По желанию клиента нотариус может заверить ксерокопии всех страниц книги.
Типовые ошибки в заверке копии трудовой книжки
Чаще всего встречаются следующие недочеты:
- печать организации поставлена на «пустом» месте. По правилам она должна быть на краю скопированного документа, чуть захватывая текст в книжке;
- имеются исправления в тексте, написанном заверяющим лицом;
- отсутствует запись «Верно» (должна присутствовать на каждой странице) или дата заверения.
Иногда пропускают страницы или же копируют только последние, имеющие отношение к нынешнему работодателю. Тогда заявитель получает отказ от банка или вынужден еще раз обращаться к кадровикам для оформления «правильной» копии, подходящей для банка.
Неправильно сделанный документ автоматически признается недействительным и требующим повторной подачи.
Итоги
В основном были перечислены острые вопросы касаемо трудовых книжек. На каждый вопрос был дан ответ, и рассмотрены ситуации в проявлении тех или иных моментов. Это типовые задачи, о которых должен знать каждый работодатель и работник.
Не стоит паниковать и расстраиваться, если у вас нет или не оказалось трудовой книжки. Есть много возможностей ее восстановить, завести, сделать дубликат или забрать с места работы.
Руководствуясь статьями Трудового Кодекс РФ, приведены достаточно весомые аргументы, на основании которых работник любого предприятия имеет право обратиться по возникшей проблеме.
