Функции и различия бэк офис и фронт офис
Фронт офис (англ. front office) – это, можно сказать, «лицо» компании, его структурное подразделение, в обязанности которого входит, прежде всего, работа с клиентом и для клиентов.
Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал, как правило, «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.
В разных компаниях к фронт офису могут относиться разные виды деятельности (это зависит от профиля компании). В финансовых корпорациях, например, фронт офис чаще всего несет ответственность за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).
Менеджеры фронт офиса – это те, кто собственно делают деньги, то есть напрямую обеспечивает прибыль компании. Хотя некоторые и ставят под сомнение их функцию анализа активов (equity research), так как такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться, что называется, лицом к лицу с клиентами намного чаще, чем всем остальным работникам.
Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они также работают в фронт офисе.
Обычно должности в фронт офисе считаются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. Например, в инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там, как правило. предъявляются очень высокие требования как к образованию и профессионализму, так и к личным качествам и даже внешним данным.
Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют второстепенные бизнес функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов. То есть, говоря проще. бэк офис осуществляет рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT-работа (администрирование баз данных, служба поддержки клиентов), бухгалтерия, отдел кадров. Сюда же включается статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и многое другое.
Интересно заметить, что обычно план застройки помещений компаний предусматривался такой, чтобы на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело — отсюда и название — фронт офис, то есть «лицо» компании), в то время как на «заднем дворе» располагалось само производство, разные административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и так далее. И конечно же руководство компаний всегда стремилось сделать фронт офис презентабельным, чтобы он производил наилучшее впечатление на клиентов. Для этого там делали дорогущий ремонт, не скупясь вкладывали деньги и в дизайн интерьера.
Территория бэк офиса чаще всего бывает самой простецкой, немного мрачноватой и не очень ухоженной, так как в нее не особо вкладывают средства . За ее презентабельностью не особо следят, так как там все равно не появлялись клиенты
Тем не менее, важно отметить, что именно персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис совсем не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой компании
Скорее наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг (то есть другим компаниям).
Постановка проблемы
В поисках бэк-офиса
В последнее время сотрудники ИT-отделов российских банков все чаще проявляют интерес к автоматизации бэк-офиса. На первый взгляд, этот интерес не объясним, так как практически все российские банки оснащены АБС. И они как раз и начинались с главного бэк-офиса банка — бухгалтерского отдела. Все дальнейшее развитие АБС шло от бэк-офиса к фронт-офису, формируя тем самым понятие основного ресурса фронт-офиса — банковский продукт как типизированная услуга клиенту. Поэтому, казалось бы, бэк-офис должен быть автоматизирован в достаточной степени. На этом фоне не очень понятно, что же еще хотят в нем улучшить банковские специалисты.
Компаниям-разработчикам все чаще поступают запросы на автоматизацию обработки фондовых сделок, розничного кредитования, ипотечного кредитования и других популярных направлений банковской деятельности. Конечно, можно предположить, что причиной этих запросов является новизна продуктов. Но дело не только в этом. Новые продукты обнажают некие глубинные несовершенства в существующих подходах к автоматизации бэк-офиса.
В компанию «Заказные ИнформСистемы» нередко обращаются банки, не нашедшие на рынке подходящего тиражного решения. Анализ этих обращений привел нас к необходимости группировать их по различным видам запрашиваемых бэк-офисов. Полученная классификация, на наш взгляд, способна помочь клиенту точнее понять и сформулировать свою задачу автоматизации, а разработчику — оценить характер и сложность задачи, которую предстоит выполнить в данном конкретном проекте.
Эта статья ставит своей целью открыть дискуссию среди заинтересованных специалистов на тему автоматизации бэк-офиса для отдельных банковских продуктов и банка в целом. Согласно правилам хорошего тона, для начала следует определиться с терминами.
Различие понятий фронт- и бэк-офиса
Итак, под фронт-офисом мы будем понимать такое подразделение банка, которое взаимодействует с клиентами и контрагентами банка, заключая с ними сделки на типовые банковские продукты. Здесь важна именно последняя часть определения, потому что, например, отдел корреспондентских счетов также взаимодействует с контрагентами банка, но при этом не заключает с ними никаких сделок.
Банковские продукты — это финансовые услуги, связанные с обменом денежными и другими ликвидными ресурсами клиентов или самого банка. Для любого автоматизатора этой области банковский продукт — это некий заданный набор параметров, который декомпозирует понятие финансовой услуги в приемлемое для кодирования жестко формализованное представление. При этом для типовых продуктов характерен постоянный набор параметров, описывающих условия сделки на продукт, а для нетипичных сделок и сложных (комбинированных) банковских продуктов требуется более гибкий метод параметризации.
Традиционное понятие бэк-офиса естественным образом было связано с типовым банковским продуктом, что обусловлено общей логикой автоматизации, движением от простого к сложному. В типовом продукте нужно обрабатывать как расчеты по сделкам, так и их бухгалтерский учет. Поэтому основной набор функций бэк-офиса — это формирование деталей расчетов по сделкам и автоматизированный (желательно, полностью автоматический) бухучет сделки на продажу продукта. Данный набор функций отличает бэк-офисные компоненты не только в отечественных АБС, но и в большинстве зарубежных систем, даже наиболее современных.
Как видим, возникает некоторое терминологическое неудобство с такими, например, подразделениями, как кассы банка или отдел корреспондентских счетов. В первых имеет место взаимодействие с клиентами по сделкам с наличностью, то есть вроде бы фронт-офисная функция. Вторые напрямую взаимодействуют с банками-корреспондентами как контрагентами банка во многих продуктах. Но никто не пытается называть эти отделы фронт-офисами. Значит, прямое общение с клиентами — еще недостаточный признак для разделения на фронт- и бэк-офисы.
Понятие бэк-офиса правильнее связывать с типом информации, с которой в нем работают. Иными словами, бэк-офис — это подразделение банка, в котором обрабатывается информация, служебная по отношению к потребительским качествам продуктов, экранированная от клиента: детали расчетов, проводки в учетных подсистемах, суммарные по сделкам транспортируемые ресурсы, материальные ценности. Остановимся пока на этом, конечно неполном, определении бэк-офиса.
Бэк-офис в предприятиях общественного питания
В работе у сотрудников back-office предприятия общественного питания в основном текущие операции. В них традиционно входят следующие:
- совершение рутинных обязательных операций;
- ведение товарного и складского учета;
- процесс контроля над производством блюд;
- сбор и анализ данных;
- составление отчетов.
В зависимости от того, каков объем и оборот организации, бэк-офис в торговле насчитывает обычно от трех до тринадцати-пятнадцати человек.
В настоящее время, как было отмечено, существуют автоматизированные системы, позволяющие облегчить осуществление операций, которые должны выполнять сотрудники. Это, естественно, положительный момент для руководителя организации. Но не всегда для работников. Практика показывает, что приобретение автоматизированных систем, выполняющих большую часть работы back-office, приводит к сокращению штата.
Бэк-офис и фронт-офис – что это такое?
В финансовой среде можно встретить множество различных терминов, значение которых неизвестно большинству людей, особенно обывателям, которые не имеют каких-либо специализированных знаний в сфере финансов.
Наша сегодняшняя тема — это бэк-офис. Для чего он нужен, что обозначает этот термин и как именно используется бэк-офис в современных финансовых операциях? Именно на эти вопросы будут даны полные и развёрнутые ответы.
Бэк-офис — это специальное операционно-учетное подразделение, которое занимается обеспечением работы и функционирования различных подразделений (отделов), которые участвуют в управлении активами и пассивами компании, а также занимаются осуществлением деятельности на финансовых рынках.
Что же является главной задачей бэк-офиса? Основной миссией бэк-офиса обычно называется документарное и электронное оформление (как и сопровождение) сделок на финансовых рынках, которые заключаются дилерами (их также называют трейдерами) фронт-офиса.
Кроме этого, подобные сделки заключаются также и другие участники финансовых рынков.
Более того, бэк-офис также необходим в целях сопровождения а аналитических (внутренних) сделок между различными отделами компании во время работы системы по перераспределению финансовых ресурсов.
Кроме этого, в некоторых случаях функции бэк-офиса могут выполняться иными организациями. Также бэк-офис может быть отдан практически полностью на так называемый «аутсорсинг». Это также делается в целях экономии времени и сил сотрудников штаб-квартиры.
Подобным образом можно также сэкономить значительные финансовые средства.
Бэк-офис и фронт-офис
Понятия бэк-офиса и фронт-офиса имеют много общего. Для лучшего понимания не будет лишним ознакомиться с тем, как взаимодействую бэк-офис и фронт-офис друг с другом.
Итак, фронт-офис чаще всего используется для того, чтобы обозначать отделы, которые занимаются работой непосредственно с клиентами и заказчиками. Здесь особую роль играет взаимодействие между бэк-офиса и фронт-офис, ведь последний должен иметь только свежие проверенные данные, иначе клиенты, которые получат неточную информацию, могут запросто уйти к конкурентам.
Обычно фронт-офисы могут получать информацию непосредственно от бэк-офиса, однако так происходит далеко не всегда, особенно если речь идёт о больших компаниях.
Нередки случаи, когда понятие фронт-офиса используют в качестве противопоставления понятию бэк-офиса.
В некоторых случаях используется ещё один термин — мидл-офис. Он обозначает подразделения и отделы, которые заняты проверкой и обработкой различных операций, поступающих от клиентов.
Важность бэк-офиса на финансовом рынке
Как известно, на финансовых рынках происходит не что иное, как мобилизация капитала, а также предоставление кредитов и осуществление различных обменно-денежных операций + размещение финансовых средств в производстве какой-либо продукции. Именно совокупность предложения и спроса на денежные средств кредиторов и заемщиков различных стран и государств образует то, что мы называем финансовым рынком.
Бэк-офис играет важнейшую роль в функционировании всей системы мировых финансовых рынков.
Бэк-офис и рынок капиталов
Рынок капиталов — это ещё одна нива для деятельности бэк-офиса, ведь рынок капитала — это одна из составных частей финансового рынка. Именно на этом рынке обращаются так называемые «длинные деньги».
«Длинные деньги» — это денежные средства, которые обращаются более одного календарного года. При столь длительном периоде необходимость бэк-офиса многократно возрастает.
Также на рынке капиталов происходит (в некотором роде) перераспределение свободные денежных масс, а также их инвестирование в какие-либо доходные финансово-экономические активы.
Стоит добавить, что формы обращения финансовых ресурсов могут быть самыми разными. В каждом отдельно взятом случае бэк-офис играет свою роль.
К сожалению, в некоторых странах всё ещё недооценивают значимость бэк-офиса, в однако постепенно эта тенденция сходит на нет, ведь любому грамотному финансисту совершенно очевидно, что бэк-офис — это надёжный инструмент для нивелирования различного рода рисков, которые могут угрожать финансовому благополучию даже процветающей компании.
Бэк офис, фронт офис и мидл офис
Как выглядит работа в офисе, нам представить несложно, даже если сами никогда не имели такой деятельности.
Однако по мере роста глобализации к нам с каждым днем приходят новые неизвестные ранее англоязычные термины, значение которых не всегда ясно.
Поэтому сегодня мы хотим помочь Вам разобраться в терминологии, связанной с работой в офисе, а именно — что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис.
Откуда взялось название?
Несложно догадаться, что термины имеют английское происхождение. Фронт (front) переводится как «передний», бэк (back) — задний, а мидл (middle) — средний.
Название фронт офиса связано с тем, что данное отделение является первым, с которым контактирует клиент, то есть, находится ближе всего к нему, впереди всех остальных структур фирмы.
Мидл офис — средний, серединный, поскольку находится между бэк и фронт отделами по своему значению, но вовсе не обязательно, что этот отдел должен физически располагаться между упомянутыми выше передним и задним структурным подразделением. Вполне возможно, что сотрудники мидл офиса будут делить рабочее помещение с бэк офисом, но заниматься своими делами.
Сравнение работы в бэк, фронт и мидл офисе
Бэк и фронт офисы являются противоположностью друг для друга. Фронт офис представляет собой лицо компании, поскольку ведет прямое общение с клиентами. Его менеджеры постоянно пребывают на виду, от их компетентности и предприимчивости напрямую зависит будущий успех компании.
Работа в бэк офис представляет собой работу в тени. Сотрудников данного подразделения не видят клиенты, их не знают в лицо. Однако именно этот отдел занимается благополучием фирмы, внутренним распорядком. Фронт офис, бэк офис и мидл офис выполняют различные функции.
Передовой офис занимается увеличением быстроты работы с покупателями, гостями или клиентами, молниеносно регистрирует совершенные операции по покупке или продаже, отвечает за сохранность полученной информации и ее подлинность.
Мидл офис определяется такими базовыми ролями:
- Контроль качества продукции;
- Юридический отдел;
- Казначейство;
- Управление рисками.
Разделение между департаментами обычно происходит на уровне программного обеспечения или аппаратного оснащения. Явной черты между ними может и не быть — граница проходит только на уровне системы понятий.
Однако важно разделять работу в бэк офисе и переднем офисе на управленческом уровне и с точки зрения психологии. Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач. Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач
Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач.
Многие руководители относятся к бэк офису или мидл офису посредственно, возлагаясь на фронтовиков, которые отвечают за успех сделок прямыми контактами
Однако важность внутренних подразделений необходимо брать на вооружение по следующим причинам:
- Сотрудники бэк и мидл офиса отвечают за поддержание репутации фирмы. Так качественное сервисное обслуживание покупателей, общение по телефону по вопросам поддержки многое говорят о компании и зачастую сильно меняют отношение к ней.
- Контроль рисков — ответственность мидл офиса. Управляющее звено принимает решения, основываясь на данные, цифры, расчеты и документы, которые к ним поступают из офисов, поэтому важна их точность. Средний офис рассчитывают возможные риски и предотвращают убытки, которые могла бы понести фирма.
- Юридический отдел не позволяет организации случайно совершить действия, противоречащие действующему государственному закону.
- Благодаря бухгалтерии внутренние дела фирмы всегда находятся в упорядоченном режиме и ни одна затрата не уходит из базы данных.
Конечно, стоит понимать, что все подразделения одинаково важны. В этой статье нам удалось разобрать особенности фронт, бэк и мидл офиса.
На основе данного разбора стало предельно ясно, что для правильного ведения дел необходимо иметь четкое деление обязанностей, когда каждый сотрудник и каждый департамент выполняют свою задачу, а в совокупности получается единая бесперебойная деятельность организации.
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
начальника отдела бэк-офиса
(инвестиционной компании)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела бэк-офиса.
1.2. Начальник отдела бэк-офиса назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации порядке приказом руководителя организации.
1.3. Начальник отдела бэк-офиса подчиняется непосредственно руководителю организации.
1.4. На должность начальника отдела бэк-офиса назначается лицо, соответствующее требованиям к квалификации: высшее финансовое или экономическое образование, опыт работы в аналогичной должности не менее ____ лет.
1.5. Начальник отдела бэк-офиса должен знать:
– офисное компьютерное программное обеспечение установленное в бэк-офисе (например, Microsoft Office и/или иное);
– законодательство Российской Федерации, а также общепризнанные принципы и нормы международного права и международные договоры Российской Федерации, регулирующие банковскую и внешнеэкономическую деятельность.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Начальник отдела бэк-офиса выполняет следующие обязанности:
2.1. Осуществление операций по оформлению сделок.
2.2. Сопровождение оформленных сделок.
2.3. Контроль над формированием дел по сделкам.
2.4. Мониторинг текущих задолженностей.
2.5. Учет и контроль платежей по погашению кредитов и процентов за пользование кредитами.
2.6. Расчет и начисление комиссии по сделкам, контроль залога.
2.7. Проведение операций погашения задолженности по кредиту.
2.8. Проведение операций досрочного погашения кредита.
2.9. Расчет просроченной задолженности.
3. ПРАВА
Начальник отдела бэк-офиса имеет право:
3.1. Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности.
3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Начальник отдела бэк-офиса несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, – в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3. За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим гражданским законодательством.
4.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы начальника отдела бэк-офиса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
С инструкцией ознакомлен __________________/_________________/
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"___________ _____ г.
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Инструкция: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Инструкция» по всему сайту
- «Должностная инструкция начальника отдела бэк-офиса (инвестиционной компании)».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Должностная инструкция начальника отдела корпоративного развития
- Должностная инструкция специалиста по кредитованию
- Должностная инструкция заведующего (начальника) научно-исследовательским отделом (отделением, лабораторией) института
- Должностная инструкция помощника машиниста буровой установки 3-го разряда
- Должностная инструкция помощника машиниста буровой установки 4-го разряда
- Должностная инструкция помощника машиниста буровой установки 5-го разряда
- Должностная инструкция помощника машиниста буровой установки 6-го разряда
- Должностная инструкция экономиста вычислительного (информационно-вычислительного) центра
- Должностная инструкция мастера общестроительных работ
- Должностная инструкция заведующего ветеринарной аптекой
Роль бэк офиса
Очень часто недооценивается значение бэк офиса. И все же его роль и значимость имеет существенную ценность для успешного бизнеса по крайней мере по таким причинам: 1. Поддержка хорошей репутации компании. В современных условиях жесткой конкуренции хорошая репутация компании очень важна, чтобы удержаться «на плаву». Также, выполняя свою работу, сотрудники бэк офиса, поддерживают имя своей фирмы и ее престижность. Например, специалисты call-центра, сервисной поддержки, весь обслуживающий персонал, когда общается с клиентами, стараются оставлять благоприятное впечатление, стремятся полностью удовлетворить пожелания клиента, в конце концов улыбаются, и в целом относятся к нему очень доброжелательно. 2. Умелое управление рисками. Обычно топ-менеджеры пренебрежительно просматривают уже готовые финансовые или другие отчеты, при этом особо не задумываясь, каких трудов и усилий это стоило обычным рядовым труженикам. Ну а поскольку все управленческие решения принимаются только на основе данных, фактов, расчетов, цифр, то их точность и правильность крайне важна. Стало быть те, кто старательно вносят исходные данные и делают расчеты, выполняют непрестижную, но очень ответственную работу и тем самым понижают риск принятия неэффективного решения и для высшего звена компании. 3. Вознаграждение. Конечно, работники бэк офиса не делают напрямую деньги для компании, как это делают в фронт офисе, тем не менее своей неэффективной деятельностью или неправильными решениями они могут свести на нет усилия своих коллег. Кроме того, рационализаторские предложения и новые методы экономии, предложенные бэк офисом, могут существенно увеличить прибыль компании (прямо или косвенно).
Сегодня термины бэк офис и фронт офис чаще всего употребляются там, где это разделение наиболее четко выражено, а именно в инвестиционных банках.
Мы коротко рассмотрели бэк офис.
Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.
Формирование оптимальной структуры бэк-офиса
К задачам оценки вариантов структуры сложной системы примыкают задачи, связанные с выбором тех параметров системы, которые обеспечивают согласование элементов системы между собой в процессе функционирования. Оценка вариантов структуры сложной системы простейшими методами без достаточно глубокого количественного анализа влияния случайных факторов на динамику ее функционирования, может привести к грубым просчетам. Задача формирования оптимальной структуры стоит перед каждой ор ганизацией и является важным критерием эффективности ее функционирования. Проблематика организационного проектирования, а именно, общие вопро сы с точки зрения управления, находят широкое отражение в работах запад ных авторов, таких как Ackoff R.L., Gellerman A.W., Keidel R.W., Nosek J.T., Parnaby J., Bartlett C.A. и других. Дальнейшее диссертационное исследование в области проектирования структуры бэк-офиса, рассмотрения его как активной системы, анализа и синтеза механизмов организационного управления опирается на труды российских ученых Буркова В.Н., Кондратьева В.В., Цыганова В.В., Черкашина A.M., Мильнера Б.З. В связи с расширением функции формирования оперативных технологий функционирования бэк-офиса, задача правильной организации структуры подразделения и четкого распределения функций между рабочими местами становится не такой простой, более того требующей постоянного анализа на адекватность управленческих решений сложившейся ситуации. Постановка задачи Ежедневно из торговых подразделений компании в бэк-офис на обра-ботку поступают тикеты на сделки с ценными бумагами.
Входной поток тикетов не является однородным и классифицируется по типам ценных бумаг, далее – по типам заключенных сделок. Входной поток тикетов не представляет собой простейший поток. Поступающие в бэк-офис тикеты обрабатываются соответствующими АРМ специалистов отдела, время обработки тикетов каждым АРМ является случайной величиной. В системе отсутствует ограничение на длину очереди поступающих тикетов. Из этого следует, что все приходящие тикеты должны быть обработаны. Однако необходимо отметить, что каждый поступающий в бэк-офис на обработку тикет на сделку с ценными бумагами имеет определенный «плановый» срок исполнения, в течение которого он должен быть обработан. В случае если тикет по каким-либо причинам будет обработан с задержкой во времени, то компания будет нести вынужденные убытки в виде выставленных штрафов от контрагентов или нереализованной (упущенной) прибыли. Целью формирования оптимальной структуры отдела является выбор такого количества АРМ (каналов обслуживания) с распределением между ними выполняемых функций, позволяющей эффективно обрабатывать все тикеты на сделки с ценными бумагами, поступающие из торговых подразделений компании. Традиционная модель распределения функций по специалистам АРМ может быть подправлена, исходя из применения широко используемой в поточном производстве двухуровневой (двухкластерной) организации исполнительского персонала бэк-офиса, в которой нижний уровень составляют специалисты, закрепленные (потому специализированные) за конкретными функциями (АРМ), а верхний уровень – специалисты — универсалы, способные как подменить по каким-либо причинам отсутствующих специалистов нижнего уровня, так и более надежно исполнять особо ответственные сделки, обрабатывать новые варианты технологий без какой-либо приостановки общего процесса функционирования подразделения.
Наличие в структуре бэк-офиса специалистов-универсалов характеризует переход от чисто механической системы управления к более органической, в которой «достижение конечных результатов считается главным критерием эффективности деятельности подразделения организации и управления им». Системы органического типа ориентированы на человека, прежде всего на подбор кадров, обладающих высокой профессиональной квалификацией, большим творческим потенциалом, и на создание условий для максимального раскрытия этого потенциала и конкретного использования для решения принципиально новых задач.
Задачи бэк офиса в 3 разных сферах деятельности
Хотя трактовка термина одинаковая для любых отраслей бизнеса, на практике в разных сферах деятельности работники выполняют задачи, которые отличаются.
3 примера, за что именно отвечает бэк офис в разных сферах:
Банк.
В финансовом учреждении данное подразделение – это операционно-учетный отдел, который отвечает за работу всей организации
Большое внимание специалисты уделяют кредитным операциям, открытию счетов.
Также на их плечах лежит ответственность за совершение сделок, связанных с ценными бумагами, работа бухгалтерии, контроль за активами и пассивами банка.
Торговля и сбыт.
В сфере торговли и сбыта подразделение отвечает и контролирует все финансовые операции, приход товара, его сбыт, реализация, перемещение, списание остатков, возврат брака, оценку и изучение торгового рынка, приобретения оборудования, помещений для реализации продукта и т.д.
Общепит.
Для работников в сфере общественного питания вся работа отдела связана с текущими операциями. Back-office берет на себя ответственность за составление финансового отчета, ведение учета за продукцией, контроль над качеством и приготовлением блюд для клиентов, набор персонала.
Бэк-офис в сфере розничной торговли
При организации бизнеса перед руководителем стоит много проблем. Необходимо обеспечить торговый зал товаром, автоматизировать складской учет на предприятии, управлять ценообразованием, взаимодействовать с поставщиками и филиалами.
Для того чтобы решить эти и многие другие задачи, как было отмечено, имеются специальные программы для бэк-офиса.
В системе розничной торговли сотрудники такого подразделения помогут контролировать приход и отпуск товаров, списывать и перемещать, переоценивать, осуществлять возвраты, кассовые и банковские операции, работать с торговым оборудованием.
Программный пакет может иметь разную комплектацию: непродовольственная розница, магазин у дома, мини-маркет или супермаркет. В настоящее время существует выбор.
Отдайте на аутсорсинг второстепенные функции
Аутсорсинг у нас в стране не так популярен, как в Европе и США, где отдавать сторонним компаниям непрофильные функции — давно уже общепринятая бизнес-практика.
По статистике бюро занятости, в США чаще всего на аутсорсинг отдают задачи по юридическим услугам, финансового и бухгалтерского сопровождения, по обслуживанию IT-инфраструктуры, услугам call-центра, охраны, HR и так далее. Обычно даже компаниям среднего и большого бизнеса не нужны эти специалисты в штат на постоянной основе. А качество работ, предоставляемых на аутсорсинге, как правило, гораздо выше того, что вы получили бы, наняв за эти же деньги штатного сотрудника.
В России аутсорсинг влечет за собой и другие скрытые выгоды
Например, если вы оплачиваете услуги подрядчика, то увеличиваете расходную базу и в итоге платите меньше налогов. В случае если берете специалиста в штат, то вашей компании придется платить за него налоги, страховые взносы и нести дополнительные расходы на обеспечение рабочего процесса. К тому же у нас не очень выгодное для работодателя законодательство: очень часто в трудовых спорах суд встает на защиту сотрудника. Поэтому уволить даже очень плохого сотрудника может быть сложно, если он не захочет уходить по соглашению сторон или по собственному желанию.
История появления бэк-офиса
На начальных этапах развития бизнеса схема застройки помещения любой компании была особенной. Передний план занимал так называемый фронт-офис. Это делалось для того, чтобы у клиентов была возможность быстро и легко найти нужного работника. Естественно, руководство вкладывало в это помещение значительные средства, делая дорогой ремонт, уборку и обстановку. Фронт-офис должен был производить наилучшее впечатление, поскольку это – “лицо” любой компании.
Сотрудники его должны также соответствовать по стилю одежды и поведения. Это публичная сторона любой компании.
На втором плане традиционно располагался бэк-офис. Это такое место, в котором осуществлялось само производство, находилась система административных помещений, различных отделов, складов и прочее.
Поэтому данные территории традиционно были грязноватые, мрачные и не очень ухоженные. За презентабельностью данных помещений не очень следили, так как клиенты в них никогда не появлялись. Естественно, к внешнему виду сотрудников не предъявляется специальных требований
В большей степени уделялось внимание профессиональным умениям и навыкам
Данное разграничение офиса на два крупных подразделения, которые выполняют разные функции, хорошо себя зарекомендовало и существует до настоящего времени.
Сотрудники фронт-офиса создают красивую “картинку” для компании. В то же время именно благодаря персоналу back-office происходит развитие и процветание компании. Почему? Давайте рассмотрим.
Как появилось такое понятие, как бэк офис?
История создания такого популярного термина в бизнесе ведет свое начало от обычной строительной планировки.
Все здания крупных компаний строились по одному плану…
На первом месте был фронт-офис – лицевая сторона здания. Он был нужен для того, чтобы клиент или посетитель смог без проблем найти нужный отдел или конкретного сотрудника. Данное помещение имело дорогой ремонт, ведь – это «лицо» фирмы. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты, вежливо вести себя с клиентами и т.д.
Вторая часть здания имела название бэк офис . На этой территории происходила вся производственная и административная работа. Так как посетители здесь никогда не бывали, то ремонт, освещение, интерьер был не презентабельным.
Если в фронт-офисе сотрудники уделяли большое внимание внешнему виду, то в бэке главную роль играли профессиональные качества кадров компании. Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов
Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами
Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами
Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами.
