Что такое система управления? Структура управления организации

Автоматизированные системы управления предприятием

Термин «автоматизированные системы управления предприятием (АСУП)» чаще применяется для обозначения отечественных программных разработок.

История подобных систем ведет начало с середины 1960-х гг. Именно тогда группа советских ученых под руководством академика АН СССР Глушкова В.М. на базе Института кибернетики АН УССР приступила к разработке АСУ Львовского телезавода «Львов».

Новая система стала прорывным проектом, позволившим впервые отработать технологии создания технических средств управления объектами, доселе не поддававшимися математическому описанию.

Для практической реализации АСУП потребовалось создание нескольких десятков специальных внешних устройств (рабочих мест, терминалов), с помощью которых обеспечивался ввод/вывод оперативных данных, и уникального программного обеспечения для их хранения и обработки.

Созданная система являла собой самодостаточный вычислительный комплекс, не имевший на тот момент аналогов.

Усилия разработчиков АСУП Львовского телезавода и Института кибернетики были отмечены премией Ленинского комсомола ЦК ВЛКСМ (1967) и Госпремией Украинской ССР (1970).

АСУП «Львов» дала начало широкому спектру разработок комплексных и интегрированных систем управления предприятием, выполнявших те же функции, что и системы международных стандартов MRP и ERP.

Под влиянием обозначенных разработок сложилось современное понимание автоматизированных систем управления предприятием как специализированных комплексов средств и действий персонала предприятия в целях планирования и достижения значимых результатов хозяйственной деятельности.

Методы выбора типа организационной структуры

Основные факторы, влияющие на выбор и проектирование организационных структур:

• характер производства (его отраслевые особенности, технологии, разделение труда, размер производства);
• внешняя среда (экономическая среда);
• организационные цели предприятия;
• стратегия предприятия.

Методы проектирования организационных структур:

1. методы аналогий: использование аналогичных приёмов, опыта, проектирования организационных структур в аналогичных организациях;
2. экспертный метод: основывается на различных проектах специалистов;
3. структуризация целей: предусматривает разработку системы целей, её последующее сопоставление со структурой. Основа — системный подход;
4. принцип организационного моделирования. Позволяет чётко сформулировать критерии оценки степени рациональности организационных решений. Суть: разработка формализованных, математических, графических, машинных описаний, разделение полномочий и ответственности в организации.

Анализ и оценка структуры управления в организации могут быть осуществлены по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений.

Требования к организационной структуре:

• гибкость;
• устойчивость: способность сохранять свойства под воздействием внешних факторов;
• экономичность: минимальные расходы;
• оперативность: скорость принятия решения;
• надёжность: обеспечение непрерывной работы элементов структуры;
• оптимальность: наличие рациональных связей при наименьшем числе уровней управления.

Уровни управления организацией

Предприятия среднего и крупного бизнеса чаще всего имеют линейно-функциональную структуру управления, в которой можно выделить три основных звена (уровня) управления промышленным предприятием: низший, средний и высший.

Рисунок 1. Уровни управления на промышленном предприятии

Руководители самого низкого звена несут ответственность за точное выполнение программ и планов, в их задачу входит информирование рабочих о предстоящих задачах и контроль их выполнения. Руководители данного звена – это бригадиры, звеньевые или мастера могут принимать определенные управленческие решения, которые имеют наименьший уровень риска. Суть таких решений сводится к контролю исполнения определенного производственного задания. Руководители низшего уровня занимаются рутинной работой и принимают управленческие решения, повторяющиеся с известной периодичностью.

Пример 1

Примеры подобных решений: остановка станка в случае его поломки или необходимости профилактического обслуживания, перемещения рабочих с одного производственного участка внутри цеха на другой и т. п.

В своей работе «Управленческий учет» X. и С. Чакраборти называют руководителей низшего уровня ногами и руками предприятия.

Менеджеры функциональных и производственных подразделений предприятия любого сектора промышленности – это начальники вспомогательных и основных цехов, отделов снабжения, УПП, финансов, продаж, логистики, планирования и др. В свою очередь функциональные подразделения организации можно разделить на сервисные, обслуживающие структуры основного направления, и операционные, принимающие участие в основных хозяйственных процессах организации. Бухгалтерия, плановый и финансовый отделы, секретариат, канцелярия, отдел информационных технологий – сервисные функциональные подразделения. Отделы продаж и снабжения – операционные. Задачи руководителей среднего звена вытекают из функциональных особенностей предприятия. Так, менеджеры отдела продаж отвечают за продвижение продукции на рынке, а менеджеры логистического отдела за функционирование транспортных потоков. Работа управляющих среднего звена находится в тесной взаимосвязи с работой управляющих низшего звена, которые принимают оперативные решения по вопросам выполнения текущих задач производства.

Персонал высшего уровня управления ответственен за создание политики предприятия в области координации и мотивации, а также за принятие стратегических решений управления промышленным предприятием. В сферу влияния топ-менеджеров входят вопросы инновационной и инвестиционной политики, а в области учета – вопросы учетной политики.

Замечание 1

Основная часть внешних связей реализуется именно на этом управленческом уровне. Совет директоров, президент, генеральный директор, топ-менеджеры, акционеры и эксперты представляют собой верхушку пирамиды управления предприятием с высшей степенью ответственности.

Зачем нужна организационная структура

Во-первых, это конкретика. Благодаря подобному нововведению со временем будет понятно, в каком направлении движется фирма, что помогает ей прорваться на вершину топа, а от чего лучше отказаться. Это инструмент, благодаря которому можно решать вопросы как цивилизованные люди, без криков и ругани о том, кто главный. 

Во-вторых, это группирование сотрудников штаба. Людям приходится постоянно коммуницировать, ведь их подразделения связаны напрямую. Для решения одной задачи собирается большая группа, ведь это не личная задача, а общественная. Из-за уникального мышления каждого из ее участников, оптимальное решение получается принять в разы быстрее. 

В-третьих, структура, иерархия по умолчанию есть в каждой организации. Если задокументировать все это – можно избежать путаницы и недопонимания. 

Также можно сформировать систему вертикали. Несложные вопросы могут решать не самые высокопоставленные люди, а уже потом, если вопрос не исчерпан, за него может браться руководство. Благодаря этому можно сэкономить много времени, причем всем, ведь человеку, столкнувшемуся с той или иной проблемой, не придется ждать ответа по несколько дней из-за чрезмерной загруженности начальника, а начальнику не нужно будет разбираться с элементарными вопросами по 24 часа в сутки.

Как провести модернизацию

И снова о глобализации мирового производства. В современных условиях, когда стратегии фирмы направлены на диверсификацию производства, расширение производственно-хозяйственных операций, проникновение на международные рынки, необходимо, чтобы структура управления организацией была гибкой и относительно простой.

• четко определить сферу ответственности каждого автономного подразделения с целью разгрузки центральных органов управления корпорацией;
• перейти к использованию количественных параметров контроля деятельности подразделений;
• улучшить мотивацию сотрудников фирмы.

Структура управления предприятием находится в существенной зависимости от состояния внешней среды. Поэтому специалисты рекомендуют не использовать шаблоны при построении собственных систем, а искать оптимальные решения в каждом конкретном случае.

Типы системы управления

Управленческие комплексы могут отличаться. Среди систем управления выделяют два типа:

• открытые;
• закрытые.

Существенное отличие этих систем заключается в том, что для закрытой системы управления характерен блок управления в виде составной части этой системы, в отношении которой осуществляется управление. Основным критерием эффективности работы в случае открытой системы являются свойства, присущие управляющему устройству. К примеру, эффективность системы, которой управляет человек, определяется человеком. В ситуациях, когда процесс самой управляемой операции значительно влияет на ход управления, систему принято считать закрытой.

В закрытом типе системы управления присутствует обратная связь:

• постоянное измерение параметра, используемого в качестве управляемого, на входе;
• аналогичные измерения на выходе, позволяющие ликвидировать отклонения и ошибки от заданной величины.

Примечание

Не для всех закрытых систем представляется возможным производить коррекцию параметров. Некоторые информационные потоки представляют собой замкнутый контур.

Обратная связь основана на обратном воздействии итогов управления системы на процесс самого управления, либо применении данных, поступающих от объекта управления. Обратная связь может быть нескольких видов:

1. Внешняя и внутренняя.
2. Положительная и отрицательная.

В случае положительной обратной связи усиливается действие выходного сигнала. Отрицательная обратная связь приводит к ослаблению входного сигнала. Положение системы ухудшается при положительной обратной связи. Восстановление равновесия наблюдается во время отрицательной обратной связи.

Элементы структуры организации

В рамках структуры организации выделяют следующие элементы:

• звенья структуры, которые представляют собой отдельные структурные подразделения, включая функциональных специалистов, выполняющих соответствующие функции управления;
• уровни управления, которые характеризуют последовательность подчинения одних звеньев управления другим снизу доверху;
• горизонтальные и вертикальные связи;
• линейные и функциональные связи.

Содержание структурного подхода к исследованию организации основано на фундаментальных особенностях и ключевых характеристиках организационных структур.

Характеристики структуры управления организацией

В ряде случаев структура управления организацией может дополнительно характеризоваться специализацией структурных подразделений, координацией их деятельности, разделением и кооперацией труда, а также нормой управляемости.

Приведенные характеристики в совокупности позволяют дать детализированное описание организационной структуры конкретного предприятия.

Департаментализация

Природа департаментализации позволяет организации, использующей данный принцип, расширяться беспредельно.

Виды департаментизации

№.	Департаментализация	Комментарий
1.	Функциональная департаментизация	Предполагает специализацию работ вокруг получения и распределения ресурсов в организации. Функциональная департаментализация заложена в основу функциональной организационной структуры и позволяет выйти на массовое производство, механизацию и автоматизацию производства.
2.	Департаментизация по продукту	Департаментизация по продукту сводится к группировке работ вокруг результата и ослабление ресурсного критерия. Разновидностью этого вида является департаментизация по потребителю, по рынку и по географическому положению. Дивизиональные организационные структуры, в основу которых положен данный вид, особенно эффективны там, где производство слабо подвержено колебаниям рыночной конъюнктуры и мало зависит от технологических нововведений.
3.	Департаментизация по потребителю
4.	Департаментизация по географическому положению
5.	Линейная департаментизация	Может формироваться, как по времени, процессам, так и размерам. Линейная департаментизация характеризуется простотой связей, которые имеют только вертикальную стркутуру, и относительной автономностью частей организации. Данный вид используется при организации работ в низовых звеньях. На основе этого вида департаментизации построена линейная организационная структура.

Отдельно выделяют матричный подход, который представляет собой способ максимизации преимущества и минимизации слабых сторон функционального и продуктового подхода.

Субъекты управления

Субъектами управления (управляющая подсистема) выступают руководители различных уровней, которые наделены полномочиями в сфере принятия решений в отдельных сферах функционирования компании:

• менеджеры определенных видов работ;
• руководители нижнего звена управления: бригадиры, начальники производственных участков и др.;
• руководители среднего уровня: начальники подразделений и их частей (бюро, отделов, групп, секторов, лабораторий и т.д.);
• руководители высшего звена: руководители крупных подразделений (филиалов, департаментов, отделений и т.д.), директора и их заместители.

Всем руководителям следует руководствоваться правилом «хороший руководитель – это тот, кто не только хорошо работает сам, но и тот, у кого подчиненные хорошо работают».

Построение системы управления организацией.

   Компания не может долгое время существовать, опираясь только на личный ресурс владельца

Поэтому в условиях жесткой конкуренции построение системы в бизнесе приобретает жизненно важное значение

  Наш опыт показывает, что при построение системы управления нужно учитывать стадию развития компании и планировать поэтапное внедрение необходимых инструментов.

  Построение системы в бизнесе это работа, требующая, во первых, огромного желания владельца, а во вторых, специальных знаний и навыков.

  Для этого владелец может либо приобрести нужные знания, обучившись в ВУЗе или в специализированных учреждениях. На обучение потребуется много времени и денег.

  Другой вариант – это привлечь опытного консультанта для разработки и внедрение системы. Проводить работу совместно.

  При этом одновременно происходит повышение квалификации  предпринимателя и внедрение нужных инструментов.

  Если Вы задумываетесь о построении системы управления в своей организации, то мы можем Вам помочь.

  Запишитесь на консультацию с экспертом. На консультации мы разберем Вашу ситуацию и составим индивидуальный план построения системы управления для Вашей компании. Этот план Вы получите в PDF  файле, а так же все необходимые инструменты управления (регламенты, инструкции, таблицы и т.д.).

Зачем вам это нужно

Помните про делегирование? Когда каждый понимает, где его место в иерархии, передоверять задачи становится проще. Сразу ясно, кому можно делегировать, а кто отправит делегатора посмотреть на структуру и командовать своими подчинёнными.

Но это будет, когда в компании получится выстроить структуру, описать её в регламентах и донести до каждого сотрудника.

По факту же любая компания, будь то массажный салон, сеть автомоек, кафе или агентство веб-разработчиков, развивается и существует без жёсткого академического плана. Или же план есть, но он такой уникальный, что к нему не применимы никакие схемы. Но это как раз заблуждение.

Роль аудита в улучшении системы управления организацией

Есть несколько уровней аудита. Самый простой из них можно сделать самостоятельно на основании небольшого бесплатного теста по 20 параметрам, который вы могли пройти в самом начале этой статьи.

Более продвинутые варианты аудита системы управления включают:

• анализ содержания стратегии (изучение плановых стратегических документов),
• изучение и анализ стратегической отчетности (отчётов о мониторинге и реализации стратегии),
• анализ нормативной документации (регламентов планирования и управления),
• проведение интервью с несколькими руководителями компании,
• презентацию результатов аудита системы управления организацией,
• проведение мастер-класса по стратегическому управлению.

Если после оценки уровень системы стратегического управления окажется низким, а задачи, которые предстоит решать компании, амбициозными, то необходимы экстренные действия по совершенствованию системы управления организацией.

Для этого мы разработали специальную методологию процессно-ориентированного стратегического управления под названием Динамическая система стратегических трансформаций предприятия (DESTS), которая облегчает и ускоряет внедрение полноценного и качественного управления в деятельность компаний.

Основные составляющие этой системы вы можете видеть на иллюстрации ниже.

Если вы знакомы с методологией Lean Production (Office), то, возможно, более говорящим для вас названием будет Lean Strategy (Лин стратегия). При любом названии данная методология обеспечивает баланс между стратегическим и операционным контурами управления для максимальной эффективности реализации стратегий.

Этот подход базируется на одном простом постулате — стратегическое управление это не магия, а понятный и системный процесс, нацеленный на повышение конкурентоспособности компаний.

Аналогии роли системы управления в реализации целей организации

Никому из разумных людей не придёт в голову готовиться к марафону непосредственно перед стартом. Очевидно, что это не приведёт к успеху, который требует длительной и планомерной подготовки. Хорошо, что марафон требуется пробежать далеко не каждому человеку.

Но проблема в том, что у каждой организации рано или поздно случается свой «марафон». Это испытание происходит в виде стресс-теста, экономического кризиса, происков конкурентов, кризиса роста, внутренних разногласий, несовершенства бизнес-процессов, неустойчивости бизнес-модели и многих других «неожиданностей», например, пандемии.

Очень редко стратегия организации разрабатывается, чтобы подготовить её к возможным изменениям внешней среды. Чаще это происходит в ответ на возникновение неблагоприятных факторов. Такой подход практически гарантирует запаздывание управляющих воздействий.

Каким образом настроена система управления организацией, таким образом и будет создаваться ответ на изменения внешней среды. Если она обрабатывает только мелкие возмущения среды и поддерживает лишь операционную эффективность, то такая организация никогда не выдержит тяжёлых марафонов в виде кризисов или других тектонических сдвигов в экономике.

Проходит ли разумный водитель технический осмотр перед тем как отправиться в далекий путь на автомобиле? Проходит ли разумный бегун проверку состояния здоровья, чтобы быть допущенным к марафону?

Конечно, все разумные люди проходят все необходимые проверки и проверяют все возможные узлы и системы, которые могут помещать реализовать цели. Руководители компаний разумные люди, иначе они вряд ли были бы руководителями.

Что нужно разумному руководителю перед тем, как инициировать различные изменения организации? Ему нужно знать, справятся ли все системы, из которых состоит организация, с поставленными задачами. Ключевой такой системой является система управления.

Но как узнать ответ на этот вопрос, если компания долго находилась в стабильной среде, эксплуатировала определенную бизнес-модель, которую, быть может, настало время изменить?

В данной ситуации необходимо проверять особенности системы управления, которые далеко не всегда видны на поверхности.

3. Система управления финансами.

   Пожалуй, самый важный элемент системы управления организацией.

  Задайтесь вопросом – «Как Вы принимаете управленческие решения?».

  Есть ли у Вас регулярно четкая картина бизнеса в цифрах, в отчетах и на сколько эти отчеты правдивые

Это самое важно что может быть. Управлять бизнесом без цифр,  это все равно что пилоту управлять авиалайнером без приборов, лететь по звездам или на глаз

   У нас есть масса примеров, когда недостоверные цифры могли привести к фатальным последствиям. Один из наших клиентов планировал вложить несколько десятков миллионов в «очень прибыльный проект»,  а после детального расчета 6 вариантов развития оказалось, что прибыль будет только в 1 из вариантов. Причем не в том, который изначально рассматривался.

   Чтобы система управления организацией работала эффективно нужно:

  А – рассчитать финансовую модель, Б – создать у себя в компании систему для сбора и анализа управленческой отчетности.

   То есть нужно сначала спланировать свои доходы, расходы и прибыль, а потом  регулярно собирать корректные данные по всем доходам и расходам. Анализировать рентабельность по разным направлениям, разным товарам и услугам чтобы четко понимать  – какова рентабельность товаров и услуг. Какова структура затрат на производство, как можно уменьшить себестоимость и т.д. Решения принимать на основе цифр, а не интуиции.

  Но самое «вкусное» в системе управления финансами – это формирование фонда учредителя и фонда резервов. Их тоже нужно заложить в финансовую модель – сделать обязательными.

  С нашими клиентами мы строим такие системы управления финансами, которые позволяют реально УПРАВЛЯТЬ своей прибылью и спокойно получать дивиденды не по остаточному принципу, а в первую очередь. И при этом знать, что фонд резервов наполняется, на зарплату, материалы  и налоги деньги есть.

Понятие структуры управления организацией

Применительно к современной науке управления данный подход отражает общую природу структуры организации. Вместе с тем, есть и другой подход к определению структуры организации:

Структура управления организацией дает представление об ее подразделениях, службах и отдельных должностных лицах, их специализации, соподчиненности и взаимосвязи. Она закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда, расстановку и взаимосвязь персонала и возможности его успешной деятельности. При построении организации задача состоит в том, чтобы выбрать ту структуру, которая более всего отвечает целям и задачам организации.

В рамках данной статьи предлагаю использовать следующее определение:

Структура управления организацией позволяет обеспечить осуществление управленческих функций и выполнение всеми подразделениями предписанных им задач.

Концепция структуры управления организацией опирается на методы классификации, обобщения и типологии, ключевые характеристики организационных структур и специфические особенности построения организационной структуры организации.

В современной парадигме управления основное внимание уделено вопросам выявления путей и средств разрешения существующих проблем в структуре организации. Ключевые характеристики оргструктур определяют специфические особенности построения структуры согласно внутренним и внешним факторам, влияющих на деятельность конкретной организации

На основе данной концепции основаны все существующие виды организационных структур и порядок их построения в соответствии с развитием общества и социально-экономических отношений, предопределяющих ориентацию управления на целевой рынок предприятия.

Функциональные подразделения – залог эффективной работы

Функциональная структура управления характеризуется созданием отделов, которые специализируются на выполнении четко ограниченных задач и обязанностей. Чаще всего разделение происходит по направлениям деятельности фирмы (производство, маркетинг, сбыт и т.п.).

Преимуществами такого руководства является узкая специализация, уменьшение дублирования операций и потребления ресурсов, оперативное реагирование руководства на любые изменения. Но при этом есть и недостатки: заинтересованность в собственном успехе может разбалансировать деятельность всего предприятия.

При необходимости внутри каждого подразделения используется линейная подчиненность. Такая модель нередка в современной системе. Функционально-линейная структура управления применяется для того, чтобы избежать усложнений коммуникативных процессов в относительно стабильных внешних условиях при небольшой номенклатуре производства и преобладании стандартных управленческих проблем.

Организационные структуры предприятия: что это такое?

Организационная структура — это модель, формирующая иерархию внутри компании. Она схематично выражает направления работы компании, взаимосвязь сотрудников и распределение ответственности, прав и обязанностей.

Модель напрямую зависит от целей и задач бизнеса, участников, бюджета и других факторов. Поэтому организационные структуры организации могут быть разными. Но они всегда основываются на трех базовых элементах:

Управление

Важно понимать, кто и за какие решения отвечает. Определить одного лидера или нескольких управляющих, которым вверят отдельные сферы ответственности.

Внутренний порядок

В компании есть свои правила, отвечающие ее концепции. Политика фирмы может включать любые пункты: этикет общения, дресс-код, принципы управления, система решения конфликтных ситуаций и т.д. Некоторые пункты можно включить в корпоративные документы. Другие могут быть негласными.

Распределение обязанностей. Структура показывает, какие задачи выполняют отдельные сотрудники, отделы, управляющие, директора и все остальные субъекты фирмы.

Виды управления

Типы управления классифицируются по следующим признакам:

1. В зависимости от сферы жизни: общественное, экономическое, социальное, политическое, духовно-идеологическое.
2. В зависимости от субъекта: государственное, общественное, местное, производственное, финансовое, а также управление риском и персоналом.

Государственное

Этот вид управленческой деятельности направлен на реализацию целей, поставленных правящими органами страны.

Государственное управление направлено на реализацию целей страны.

В России существуют 2 основные ветви власти: государственная и местная. Первая управляет всей страной целиком, вторая – каждым субъектом в отдельности. Государственная власть представлена исполнительной, законодательной и судебной ветвями, а местная – городскими и сельскими поселениями.

Управление страной осуществляется с помощью комплексного подхода, т.е. ставятся и реализуются цели, направленные на разные сферы жизни общества.

Например:

• правовое регулирование;
• экономическое обеспечение;
• политическое воздействие.

Производственное

Управленческая деятельность на производстве должна параллельно идти в 3 направлениях:

1. Оперативном. Это решение текущих задач, планирование, контроль выполнения, учет.
2. Стратегическом. Это составление планов на будущее. Благодаря этому виду управления компания остается конкурентоспособной.
3. Тактическом. Это направление включает в себя разделение задач между отделами для достижения целей, поставленных при стратегическом менеджменте.

Производственное управление включает планирование и контроль.

Система планирования и координации.

  Важное место в системе управления занимает планирование. Многие не любят строить планы, потому что они часто не выполняются

Так вот чтобы пользоваться этим инструментом управления нужно правильно ставить планы и не бояться их невыполнения.

     Как же их ставить?

     Наши цели по развитию и по прибыли мы заложили в финансовую модель. Отлично, пересчитываем теперь наши цели в конкретные задачи для производства, продаж, маркетинга и т.д.  Делаем декомпозицию – от больших целей рассчитываем планы по количеству лидов, объему продаж, объему производства.

     Обсуждать и ставить планы нужно на год, квартал, месяц и неделю.

   Координация – это короткие регулярные совещания, на которых руководители подразделений координируют свои действия по выполнению планов. Эти встречи занимают 15-20 минут и проходят в хорошем темпе без лишних разговоров. Для этого руководители должны готовиться к  координациям – приходить уже со своими планами на неделю.