Инкассация денежных средств: порядок ее осуществления

Как проводится инкассация

Инкассация денежных средств экономит рабочее время фирмы. Сотрудники, которые передали инкассаторам денежные средства, перестают нести за них ответственность, а это значит, избавляются от лишней головной боли. Чтобы получить еще большую экономию, некоторые фирмы, работающие под одной крышей, заключают с инкассаторской службой совместный договор. Это удобно, если компании работают по одному графику, и услуга, таким образом, обходится дешевле всем. Подготовка нужных документов на предприятии входит в обязанности кассира, на его плечах заполнение бумаг и взаимодействие с инкассатором.

Подготовка документов для инкассаторов выполняется кассиром, который отвечает за полноту и своевременность оформления документов.

Инкассация проходит по следующей схеме:

Составляется график движения инкассаторской машины, который согласовывается с компаниями.
Дежурный сотрудник инкассации заполняет специальную карточку, которая отдается в кредитную организацию.
Далее он получает штамп, доверенность на перевозку и ключи.
Ответственный работник компании перед сдачей денег предъявляет инкассатору документы, которые подтверждают его право распоряжаться деньгами. В явочной карте прописываются: номер сумки, название и адрес компании, код, телефон.

Правила проведения инкассации требуют, чтобы работник компании (обычно это кассир) предъявил такие документы:

Накладная к сумке.
Квитанция к сумке.
Образец пломбы.

Кассир должен быть рядом с инкассатором в момент проверки пломбы на целостность, проверять правильность и точность заполнения документации. Если при заполнении явочной карточки допущена ошибка, то ее можно исправить и подтвердить верность исправления подписью кассира. Если сотрудник отказывается сдавать сумку с деньгами, то пишет в специальной графе слово «отказ». Сопроводительные документы в этом случае подтверждают, что ответственность за сохранность не перешла от компании к инкассаторам.

После того как сумка доставлена в банк, банковский сотрудник проверяет записи, которые имеют препроводительные документы. Он проверяет сумку на повреждения, смотрит пломбу и соответствие номера на сумке тому, который прописан в накладной. Если требования соблюдены, то работник банка принимает наличные. В конце инкассаторы сдают штамп, ключи, доверенность и карточки. На этом процесс сдачи закончен. Инкассация для физических лиц, по сути, проходит аналогично. Именно так и происходит оформление бумаг, а затем процесс перевозки финансовых средств.

Передать деньги из кассы организации в банк с помощью инкассации – это самый проверенный и надежный способ. Для наличных денег такая перевозка будет безопасной и быстрой. Главное – заполнить верно всю документацию.

Плюсы и минусы инкассации

Предприниматели заказывают инкассацию, чтобы обезопасить свои деньги и тратить меньше времени. С другой стороны, тратить время всё равно нужно — оформлять и заполнять документы. Разберем плюсы и минусы, чтобы понять, стоит ли тратиться на инкассацию.

Плюсов у инкассации несколько: это безопасно, быстро и почти не нужно отвлекаться от работы.

Безопасность. Инкассаторы охраняют ваши деньги: у них автоматы и бронированная машина. Они гарантируют, что деньги доедут до банка. Когда вы везёте деньги самостоятельно, за деньги отвечаете вы. И автомата у вас нет.

Без простоев. Если вы работаете без сотрудников, приходится выбирать: или пойти в банк, или на точку. Всё время, которое вы проводите в банке, точка простаивает, а вы не зарабатываете. С инкассацией вы не тратите время на походы в банк.

Скорость зачисления. Инкассаторы не только привозят деньги в банк, но и переводят их на расчётный счёт. Иногда, если вы зачисляете деньги через операциониста в банке, что-то идёт не так, и деньги долго не приходят. У инкассаторов всё быстро. Если оформить все сопроводительные документы правильно, деньги забирают и зачисляют на счёт за 1 день.

Минус инкассации в бюрократии. Чтобы за вашими деньгами приезжала машина, вы должны подписать договор на обслуживание и каждый раз заполнять пачку сопроводительных документов. Документы нужно заполнять заранее: у инкассаторов есть график, и время на каждую точку ограничено. С документами строго: никаких примерных сумм или исправлений. Если вы ошиблись, инкассаторы не будут ждать, пока вы всё исправите. Они не примут наличные, а вам придётся писать отказ и оплачивать выезд.

Что такое инкассация

Инкассация — это услуга по перевозке ценностей с охраной. Перевозить можно деньги, документы и вообще что угодно, дорогое сердцу. Обычно предприниматели заказывают перевозку денег в банк, но направление может быть любым: в банк, из банка, между подразделениями фирмы, в другую компанию или частному лицу.

По закону «О банках и банковской деятельности» (п.5 статья 5) инкассация денег, векселей, платёжных и расчётных документов относится к банковским услугам и поэтому регулируется положениями Центробанка. Это значит, что оказывать инкассаторские услуги может не кто угодно, а только организации, у которых есть на это лицензия.

Обычно, когда говорят про инкассацию, подразумевают вооруженных охранников, которые приезжают по графику на бронированной машине. На самом деле, это не единственный вариант. Есть ещё самоинкассация: зачислять деньги на расчётный счёт можно через операциониста в банке, самостоятельно через банкомат, через автоматические сейфы или даже заказать доставку банкомата к вашему магазину.

Кто оказывает услуги инкассации

Во многих банках есть собственные инкассаторские службы. С ними заключается двусторонний договор. Инкассаторы приезжают на предприятие, получают ценности в спецсумках. Сумки должны быть опломбированы. Если со спецсумкой все в порядке и ее целостность не вызывает сомнений, инкассатор забирает ее и отвозит в банк. Если есть какие-то повреждения сумки или пломбы, то кассир должен пересчитать деньги в присутствии инкассатора.

Организация может обратиться в охранное предприятие. Для них не обязательно наличие специальной лицензии. Сотрудники ЧОП наделяются правом сопровождать перевозку ценных грузов.

Транспортировка ценностей осуществляется на специальных автомобилях. Они должны быть с пуленепробиваемыми окнами. Стены машин имеют усиленную защиту. Обязательно производится запись на видео. Инкассаторы носят бронежилеты. Вместе с ними ездят охранники.

Основная информация об инкассации

Инкассация подразумевает перевозку любых ценностей. Сюда могут входить не только деньги, но и драгоценные металлы, банковские карты, важные документы и пр.

Инкассация гарантирует быструю и надежную доставку наличных и ценных бумаг. Организация максимально защищена от посягательств злоумышленников. Выручка перемещается в банк безопасным способом.

Для коммерческих организаций обязанность проводить инкассацию установлена законодательно. Наличные деньги сверх установленного лимита необходимо сдавать в банк. Это помогает вести учет в организации.

Также подобные меры защищают предприятия от грабителей. Кроме того, отправка денег через специализированные службы экономит время сотрудникам коммерческих организаций. Им не приходится ездить с выручкой в банк и сдавать ее.

Ошибки и форс-мажор во время инкассации

Может так случится, что во время инкассации обнаружатся излишки денег. Или, напротив, недостача. В этом случае необходимо составить акт пересчета в 3 экземплярах. В них должны расписаться лица, принявшие участие в пересчете.

Один экземпляр остается у кассира, 2-й — в организации, 3-й забирают инкассаторы. Обычно в договоре указывают, что инкассаторы не несут ответственности за недостачу, если спецсумка была опломбирована и не повреждена.

Случаи форс-мажора во время инкассации также прописывают в договоре. Если на инкассаторов было совершено нападение или случилось ДТП, во время которого ценности сгорели, сумму компенсирует страховая компания. Обычно все подобные перевозки застрахованы банком.

Что входит в услугу

Доставка выручки торговой организации в банк.
Доставка денег из разных торговых точек в офис компании, чтобы оттуда передать их в банковскую организацию.
Перевозка денег из банка в офис для выплаты зарплаты сотрудникам.
Перевозка взятых в кредит денег из банка в офис.
Доставка денежных средств из банковского учреждения в обменные пункты.
Перевозка наличных между филиалами одной организации.
Охрана сотрудников банка, которые перевозят документы или деньги.

Инкассация позволяет оперативно и, главное, с высокой степенью безопасности перемещать наличную выручку на расчетный банковский счет, что удобно. Также данная процедура поможет наполнить кассу необходимыми монетами и купюрами мелкого достоинства для удобства размена. Интересно, что сотрудники службы инкассации могут заниматься перевозкой не только денег, но и важных документов.

Подытожим:

Вы можете вызывать инкассаторов, которые приедут и примут ваши деньги, для этого нужно заключить договор обслуживания с инкассаторами (банком или сторонней организацией), согласовать тарифы и расписание. Будет много бумажной работы.
Можно самостоятельно относить деньги в банк и вносить их через операциониста или банкомат. Банкомат удобнее, не нужно стоять в очереди к окошку. Вам потребуется выпустить специальную пластиковую карту и привязать ее к расчетному счету либо создать логин/пароль для инкассации в приложении банка для бизнеса. В этом случае вносить деньги могут ваши сотрудники, которых вы укажете в приложении.
Можно пользоваться автоматическими сейфами банков. Для этого придется заключить договор и приобрести сейф-пакеты.
Если поблизости нет автоматических сейфов или банкоматов, можно вызвать мобильный банкомат — приедет специальный автобус от банка. За визит и инкассацию скорее всего возьмут небольшую комиссию.

Как делать инкассацию

Подготовка к первой инкассации самая долгая: чтобы заказать машину, нужно оформить договор с инкассаторской службой, согласовать суммы и график, заполнить документы. С момента обращения в банк до момента, когда за деньгами приезжает машина, может пройти несколько недель. В следующие разы нужно заполнять только сопроводительные документы — их всего три, набор всегда одинаковый.

Шаг 1. Оставить предварительную заявку на инкассацию

Обычно оставить заявку можно через форму на сайте банка или инкассаторской службы. В некоторые банки приходится звонить.

Шаг 2. Согласовать тарифы

Иногда банк публикует тарифы на сайте, и вы заранее знаете, сколько будет стоить инкассация для бизнеса с вашими параметрами. Если в открытом доступе тарифов нет, о них придётся договариваться индивидуально.

Шаг 3. Заключить договор обслуживания и график выездов

Если деньги инкассирует ваш банк, договор будет двусторонним, если отдельная инкассаторская служба — трёхсторонним: вы, банк и инкассаторы. В договоре прописываются обязанности сторон: служба отвечает за перевозку, пересчёт и зачисление денег на расчётный счёт. Если с деньгами что-то случится, служба вернёт всю сумму предпринимателю.

Чтобы инкассаторы согласились с вами работать, вы должны гарантировать, что к точке можно свободно подъехать, а в коридорах по пути к кассе не будет толпы посторонних. Помещение с кассой должно закрываться на ключ, во время инкассации покупателей и клиентов в нем быть не может.

Самоинкассация

Это самостоятельное внесение денег владельцами среднего и малого бизнеса на свой счет через банкомат, автоматический сейф и мобильным способом. Вносить деньги нужно через устройство той банковской организации, где вы обслуживаетесь как индивидуальный предприниматель или юридическое лицо.

Самоинкассация через банкомат банка

Самый простой способ внесения денег на счет. Принцип самоинкассации через банк такой: клиент оформляет специальную карту, к которой подключен расчетный счет, а затем самостоятельно вносит на нее деньги через банкомат.

Сервис подойдет предприятиям с небольшой выручкой и нерегулярным поступлением денег. Чтобы внести деньги на счет, не нужно заполнять документы, ждать машину инкассации, стоять в очереди в банке и подстраиваться под график работы отделений.

Если у вас с собой нет карты, то деньги можно внести с помощью логина и пароля. Для этого сгенерируйте логин и пароль в приложении банка для бизнеса, создайте шаблон внесения, проверьте данные и заверьте операцию с помощью кода из смс-сообщения.

Вносить таким образом наличные можете вы сами или ваши сотрудники

Количество сотрудников для самоинкассации может быть любым, важно указать каждого «вносителя» в приложении. Если сотрудник потеряет или забудет пароль, его можно сменить в банковском приложении

Мобильная самоинкассация

Услуга, которая позволяет вносить наличные на месте осуществления деятельности. Решение актуально, если поблизости отсутствует банкомат, офис банка или необходимо срочно внести выручку. Владелец заказывает доставку банкомата и вносит деньги прямо у кассы. Для этого на место выезжает специальная команда с устройством.

Преимущества мобильной самоинкассации — экономия времени, нет необходимости в формировании накладной, квитанции и ведомости при каждой операции.