Резюме
Итак, мы изучили специфику такой должности, как помощник руководителя, обязанности и требования, характеризующие данную позицию в структуре кадров предприятия. Специалист, выполняющий соответствующую работу, чаще всего выполняет секретарские функции, но может иметь значительно более широкие полномочия. В редких случаях понятие «помощника руководителя» соответствует должности заместителя директора, но это характерно главным образом для небольших предприятий.
В «классической» трактовке словосочетания «помощник руководителя» работа человека на соответствующей позиции может быть приближена к функциям референта, делопроизводителя или, например, офис-менеджера. В трудовой книжке помощника руководителя, скорее всего, будет запись «секретарь» или «референт», хотя многое, безусловно, зависит от корпоративных стандартов, принятых в конкретной организации.
Потребность в том, чтобы приглашать на работу специалистов рассматриваемого профиля, характеризует деятельность руководителей большинства российских предприятий. Эффективная работа топ-менеджера зависит от того, насколько качественно будет решать свои задачи его помощник — казалось бы, второстепенные с точки зрения практического управления предприятием, однако на деле исключительно значимые для организации. Работа секретаря — важнейшая в структуре коммуникаций коллектива, который возглавляет руководитель фирмы.
Отметим, что во многих фирмах практикуется назначение сразу нескольких помощников директора. При этом статус и полномочия каждого могут различаться. Один специалист может отвечать как раз-таки за секретарские функции, другой — являться офис-менеджером, третий — сопровождать руководителя на мероприятиях. При этом менеджеры по кадрам могут практиковать взаимозаменяемость сотрудников в рамках соответствующих направлений активности.
Кто такой личный ассистент и чем он занимается?
Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.
В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:
Деловые задачи | Личные поручения |
|
|
Для чего нужен личный ассистент? Он снимает рутину с руководителя и освобождает его время для решения более важных вопросов. Помогает упорядочить все в жизни и не отвлекаться на второстепенные задачи.
Иногда в должностные обязанности ассистента входит ведение документации, переводы с иностранных языков, поиск подрядчиков, закупка канцтоваров для офиса и другие задачи. Поэтому спектр обязанностей может меняться в зависимости от места работ. Лучше заранее обговорить с работодателем, чем вам потребуется заниматься.
Сколько зарабатывает личный удаленный помощник?
Проанализировав вакансии и их условия, чтобы стать личным помощником руководителя, могу отметить, что средняя стоимость услуг в месяц порядка 30-35 тыс. рублей. При этом в оффлайн-режиме предлагают, как правило, официальное трудоустройство, 8-ми часовой рабочий день, оплачиваемый отпуск. Во время собеседования называется заплата на испытательный срок, а также она может варьироваться в зависимости от опыта помощника, его навыков, умений, возможностей. В столичном регионе и Санкт-Петербурге можно найти предложения выше 60 тыс. рулей, но при этом сразу уточняются условия:
- ненормированный рабочий день;
- уровень владения иностранным языком;
- личное авто.
Существует несколько способов начисления оплаты личному помощнику, как правило, указываются в описании к вакансии. Среди наиболее популярных остановлюсь на:
- почасовая;
- фиксированная ставка с 1 или 2 выплатами в месяц;
- понедельная;
- ставка + % от действия (продажи, привлеченные клиенты).
Расценки на услуги и список основных дел для удаленных помощников (на основе данных с бирж фриланса)
| # | Основные задачи | Оплата |
|---|---|---|
| 1 | Ответы на письма, телефонные звонки (базовые задачи, БЗ) | От 50 рублей в час |
| 2 | БЗ + формирование списка клиентов, работа с ними | От 20 000 рублей в месяц |
| 3 | БЗ + продвижение товара, услуги, маркетинг, работа в соцсетях, холодные звонки, рассылка объявлений | 25 000 – 30 000 рублей в месяц |
| 4 | БЗ + личный психолог, имиджмейкер, спичрайтер | Оговаривается индивидуально, от 200 долларов в месяц |
| 5 | БЗ + разработка стратегий развития | От 25 тыс. рублей +% от продаж |
| 6 | БЗ + работа с сайтом компании, подготовка рекламных кампаний | 30 000 – 35 000 рублей в месяц |
Зависит оклад не только от щедрости руководителя, но масштабности компании, конкретных результатов работы за определенные периоды. Но эта надомная работа без вложений позволяет зарабатывать с любой точки мира и постоянно развиваться. А больше об особенностях и секретах фриланса в обзоре на GQ Blog Monitor.
Например, личный помощник звезды шоу-бизнеса или артиста не только покупает билеты на самолет, но и учувствует в формировании сетки гастролей, отвечает за костюмы, оформляет райдер. А изучив вакансии на сайтах и биржах фриланса на должность личного помощника удаленно, можно заметить, что редко предлагается выполнить пробное ТЗ или тест на определения навыков компетентности. Как правило, изначально работа начинается с испытательного срока.
Найти работу личного помощника руководителя можно с предложением доп услуг: прозвон клиентов, заполнение карточек товара, формирование рекламного пакета, продвижение в соцсетях, а такие навыки лучше указать резюме. Подобный заработок в интернете для новичков в реальных условиях даст больше знаний и научит координации, основам тайм-менеджмента куда лучше ВУЗов или советов в книгах. Подводя итог, уточню: сегодня вакансии для удаленного личного помощника от прямого работодателя представлены широко. С одной стороны, не надо содержать штатную единицу, с другой такой подход доказывает современный трансграничный подход в бизнесе. Желаю вам найти порядочных заказчиков и развиваться карьерно в этом направлении.
Личный помощник – работа для креативных людей
Личный помощник, работающий удаленно, это человек, который умеет свое время рационально планировать и помогает в этом другим, и думая на тем, кто это, стоит сразу уточнить – новая специальность, в КЗОТ не занесена. Это не просто секретарь или специалист, владеющий навыками деловодства, это своего рода:
- менеджер (особенно тайм);
- рекламист;
- референт;
- журналист;
- фотограф;
- психолог.
Несомненным преимуществом есть то, что работодатель может сам удаленно обучать со временем личного помощника, когда в этом появляется необходимость. Например, вести деловую переписку или телефонные холодные звонки, работать с клиентами, предлагать услуги.
Руководитель, который отказывается от классического секретаря в пользу онлайн, также легкий на подъем, новые идеи, более гибкий.
Основные клиенты удаленного работника
Традиционный портрет помощника руководителя включает планирование встреч, организацию мероприятий, но с учетом онлайн-природы, к соискателю выдвигаются немного другие требования от разных клиентов. Среди ТОП-овых заказчиков стоит выделить:
IV. Ответственность
Помощник руководителя несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. ____________________________________________________________________
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
III. Права
Помощник руководителя имеет право:
1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.
2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)
3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями
7. ___________________________________________________________
Требования к помощнику руководителя
Рассмотрим такой аспект, как типичные требования к кандидатам на должность «помощник руководителя». Обязанности, которые предполагается выполнять сотруднику на соответствующей позиции, требуют наличия определенных навыков и квалификаций. Конкретный их перечень во многом определяется должностной спецификой деятельности секретаря. Так, если деятельность помощника руководителя будет преимущественно соответствовать позиции референта, то требования в этом случае будут не столь жесткими: среднее образование, минимальный опыт работы, базовые навыки по работе с ПК и офисной техникой. В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.
Типичный набор навыков, которыми должен в большинстве случаев обладать помощник руководителя, таков: знание распространенных иностранных языков, владение популярными компьютерными программами для работы с документами, изображениями, презентациями. Важный аспект требований к квалификации помощника руководителей — личные качества. К таковым принято относить вежливость, внимательность, доброжелательность, ответственность, готовность к решению новых задач. Предпочтительный возрастной интервал кандидата на должность помощника руководителя во многих организациях — 18-35 лет. Но, безусловно, есть предприятия, которые особенно ценят опыт сотрудника, и потому охотно берут людей гораздо старше.
Многие фирмы, вместе с тем, предпочитают набирать на работу, предполагающую выполнение функций, которые характерны для помощника руководителя, специалистов без большого опыта. Это может быть обусловлено спецификой сегмента бизнеса, в котором ведет деятельность компания. В некоторых случаях лучше обучить сотрудника работе в фирме, которая, условно говоря, открыла первое в России производство микропроцессоров для смартфонов и планшетов, с нуля, с погружением во все необходимые нюансы столь высокотехнологичного сегмента бизнеса, чем пытаться объяснить опытному человеку, что старые методы решения задач в каких-то случаях не работают.
Плюсы и минусы профессии
Плюсы | Минусы |
|
|
I. Общие положения
1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)
или
высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
2. Наличие опыта работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
4. Помощник руководителя должен знать:
4.1. Внутреннюю и внешнюю политику организации
4.2. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними
4.3. Принципы и методы администрирования
4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков
4.5. Структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб
4.6. Правила формирования и использования баз данных
4.7. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации
4.8. Правила защиты конфиденциальной служебной информации
4.10. Современные информационные технологии
4.11. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
4.12. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации
4.13. Формы предоставления управленческой информации
4.14. Источники управленческой информации, методику отбора источников информации
4.15. Требования, предъявляемые к управленческой информации
4.16. Особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов
4.17. Основы написания речей и докладов руководителя
4.18. Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад
4.19. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники
4.20. Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий
4.21. Современные средства сбора, обработки, систематизации информации
4.22. Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных
4.23. Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке
4.24. Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров
4.25. Правила работы с внешними носителями информации
4.26. Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания
4.27. Справочные правовые системы
4.28. Психологию делового общения, основы конфликтологии
4.29. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий
4.30. Этикет и основы международного прокола
4.31. Правила составления и оформления документов
4.32. Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя
4.33. Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя
4.34. Системы электронного документооборота, базы данных
4.35. Требования охраны труда
4.36. _____________________________________________________________________
5. Помощник руководителя подчиняется непосредственно ________________________.
6. На время отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
7. ________________________________________________________________
Личный помощник для удаленной работы
Ранее считалось, что персональный секретарь может быть только рядом, за стенкой, в соседнем кабинете, сегодня ассистент онлайн – новый уровень. Что может решать такой помощник?
- вести календарь встреч, дел;
- искать новых клиентов;
- контролировать выполнение задач другими работниками;
- заниматься рекламой, SMM-продвижением;
- покупать товары, заказывать услуги.
Плюс, такой специалист может и помогать в профильном направлении: редактировать фото, вычитывать тексты. Это классическая удаленная работа, которая позволяет получать прибыль и не терять профессиональные умения. Личный руководитель, как правило, ищет себе онлайн-помощника, поскольку непосредственно руководитель также задействован именно в среде Интернет. разумеется, что настроить удаленно работу реального офиса намного сложнее, чем виртуально.
Основные навыки личного помощника
Если бы я искала такого человека, то оценила его личный опыт удаленной работы: какими программами владеет, что может делать, насколько быстро реагирует на поставленные задачи. Разумеется, ассистент-помощник должен быть ответственным, многозадачным, не пропадать, постоянно быть онлайн.
Сложность профессии в том, что вы даже можете не знать, как выглядит человек, но должны доверить ему планирование своего и бизнес-графика.
Когда идет набор персонала, оценивается внешность, манера, наличие диплома, харизма, опыт. Здесь проще: либо человек справляется – либо же нет. В моем материале о самых популярных профессиях такая вакансия не описана, но попали те, которые будут востребованы в будущем и уже сегодня оценивается высокими зарплатами.
Дополнительные навыки личного помощника
Принимая в внимание, что личный помощник руководителя должен быть современным и мульти задачным, обязанности постоянно расширяются и дополняются новыми умениями. Среди них выделю такие:
- мобильность;
- коммуникабельность (несмотря на то, что прямого контакта фактически нет, но общение должно быть комфортным для всех);
- умение собраться и работать в стрессовых условиях.
- Также сюда я бы отнесла и акцент на развитие, ориентация на современные ценности, внешнюю эрудированность.
Классический секретарь-помощник может появляться на встречах, пригласить гостей в офис, организовывать ивенты, но с онлайн специалистом их объединяет то, что придерживаются стандарта профессиональной этики, корпоративного хранения тайн: начиная от тонкостей работы, заканчивая финансовые вопросами. А кто такой современный инвестор, нужен ли ему помощник или больше все же консультант – в готовом материале на блоге.
Среди основных сервисов, знания которых требуются при трудоустройстве, Google Docs, Тrello Jira; наличие аккаунтов в соцсетях, умелое пользование ПК.
Что нужно знать и уметь?
Личный ассистент должен быть универсальным специалистом и отвечать следующим требованиям:
- Обладать безукоризненной грамотностью.
- Знать правила деловой переписки, бизнес-этикет и делопроизводство.
- Владеть основными офисными программами, такими как Word, Excel, Power Point. Пригодятся навыки создания PDF-документов.
- Уметь быстро находить информацию в интернете о фирме, человеке или событии.
- Уметь пользоваться онлайн-сервисами бронирования, заказа такси, продуктов, билетов.
- Желательно знать иностранные языки, лучше всего – английский или китайский (часто требуются).
Не будут лишними навыки обработки фотографий, монтажа видео, создания баннеров в конструкторах, обновления сайтов. Иногда в обязанности личного ассистента руководителя включают некоторые функции SMM-специалистов и контент-менеджеров.
Также важны личные качества, такие как ответственность, внимательность, пунктуальность, наличие эмпатии, тактичность, активность, работоспособность.
II. Должностные обязанности
В обязанности помощника руководителя входит:
1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:
— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями
— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений
— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов
— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений
— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя
— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций
— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами
— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений
2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:
— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем
— Подготовка информационно-аналитических материалов
— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада
— Определение круга библиографических источников
— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки
— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки
3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:
— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя
— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем
— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов
— Подготовка презентаций по указанию руководителя
— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя
— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров
4. Организация исполнения решений руководителя:
— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя
— Координация деятельности по исполнению решений руководителя
— Контроль исполнения решений руководителя
— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя
