График проверок
Аудит необходимо проводить на регулярной основе. Это позволит не просто контролировать текущие результаты, но и отслеживать, как они меняются на протяжении времени. Периодичность зависит от нюансов бизнеса. Но есть универсальная модель проверок:
ежедневно необходимо проверять работу персонала. Следует контролировать финансовые метрики, например, выручку или размер среднего чека
Также важно проверять, что именно делал работник в течение дня. Например, подсчитывать количество звонков, встреч, составленных коммерческих предложений
Ежедневный контроль позволит отмечать любые колебания и спады эффективности. С работником, у которого наблюдается спад продуктивности, следует сразу поговорить и выяснить причины. При необходимости РОП сможет вовремя провести обучение или обеспечить нужным оборудованием;
еженедельно необходимо проверять текущие результаты по сделкам. Нужно смотреть, сколько клиентов привел каждый менеджер, как они продвигаются по воронке продаж, есть ли отказы. Важно оценивать динамику не только по каждому работнику, но и по отделу в целом. Ведь результаты одного человека характеризует только его эффективность. Но если во всем отделе намечаются общие тенденции, это говорит об эффективности модели продаж в целом;
ежемесячно контролируется работа всего отдела в формате «План/Факт». Необходимо подвести итоги по выполнению поставленного плана. Уже не так важны показатели процесса работы, поэтому стоит сделать упор на финансовые результаты месяца.
Инструменты для комплексной оценки
Существует несколько инструментов, которые облегчат руководителю проверку и оценку отдела.
SWOT
Классическим является SWOT-анализ: он помогает выявить сильные и слабые стороны подразделения. Для выполнения анализа необходимо заполнить таблицу. Сначала нужно перечислить внутренние факторы, которые влияют на работу отдела. Это сильные и слабые стороны. Затем нужно прописать внешние факторы, то есть возможности отдела и угрозы для него. Вот что стоит оценивать и вносить в соответствующий смысловой блок:
- уровень знаний и навыков у менеджеров;
- наличие системы адаптации новичков, ее качество (оно определяется по результатам работы в первые месяцы);
- наличие системы мотивации персонала;
- наличие системы контроля, то есть отчетности, планерок;
- мероприятия, которые проводит отдел продаж для повышения лояльности клиентов;
- внедрение CRM-системы, использование ее возможностей;
- количество и качество точек контакта с потенциальными покупателями;
- ситуация в регионе;
- методы продаж конкурентов.
7C
Методика анализа 7C МакКинси основана на семи основных составляющих отдела продаж: стратегии, структура, система взаимоотношений между менеджерами, стиль управления, ценности и навыки, состав коллектива. Элементы делятся на жесткие и мягкие. В первую группу входят система управления отделом, стратегия продаж и структура подразделения. Они отражают формальную сторону работы. Остальные элементы – мягкие.
Суть анализа заключается в составлении таблицы, в которой будет расшифрована каждая составляющая. На примере таблицы руководитель увидит, какой элемент «проседает», и сможет вовремя улучшить его.
Аудит отдела продаж необходимо проводить даже на начальных этапах, когда компания только входит на рынок. Ведь именно благодаря всесторонней оценке отдела компания развивается.
