Нормативная база
Служебная записка (СЗ) – разновидность докладной записки.
Основное отличие в том, что СЗ направляются должностным лицам, находящимся на том же уровне управления, по горизонтали.
Докладные же записки направляются вышестоящим руководителям, по вертикали.
Какие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют. Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках. Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.
СПРАВКА: Указанный классификатор закреплен постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 №299.
Поскольку СЗ являются письменными бумагами и должны учитываться (регистрироваться) отправившим их лицом, то они служат доказательством направления какой-либо информации, запроса, сообщения о проблеме, которую невозможно решить самостоятельно. Своеобразное оттягивание времени и перераспределение ответственности.
Претензионное письмо
Документ составляется в случаях, когда выявляется факт нарушения договорных обязательств (поставка некачественной продукции, отсутствие предоплаты за товар, несоблюдение условий о его количестве и прочее). Посредством претензионных писем пострадавшая сторона предпринимает попытки возместить причиненные убытки и урегулировать спор без привлечения суда.
Документ составляется в письменном виде. В нем фиксируются основания для взыскания денежных средств (пункты договора, статьи нормативно-правовых актов, которые были нарушены контрагентом) и содержится требование в определенный срок исполнить обязательство надлежащим образом. Претензия адресуется партнеру заказным письмом с уведомлением. При игнорировании документа пострадавшая сторона вправе обратиться в суд.
Как оформлять служебные письма
Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на листе формата А4. Допустимо использовать формат А5, если объем текста не превышает семи строк (в этом случае можно не указывать заголовок письма).
Реквизиты заголовочной части служебного письма:
- номер
- ссылка на входящий номер (для писем-ответов)
- заголовок письма (одной фразой)
В реквизите «Адресат» должны быть указаны:
- название организации
- структурное подразделение
- должность получателя
- фамилия и инициалы получателя
- почтовый адрес получателя
В случае рассылки письма нескольким получателям, сначала нужно указать основного адресата. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится Для большого количества получателей – более 4-х – составляются листы рассылки.
Полезный совет!
Если в вашей организации регулярно составляются однотипные служебные письма, составьте бланк-трафарет (так называемую «рыбу»). Так и вы, и другие сотрудники сэкономите время на подготовку документов.
Если в письме-ответе вы указали в заголовке входящий номера письма, то в тексте повторяться не нужно.
Для обращения к адресату используйте определение «Уважаемый «Имя_Отчество» либо «Господа». В этом случае используйте заключительную формула вежливости: «С уважением», она ставится над подписью руководителя.
Генеральный директор ООО «Альфа» Петров
В тексте служебных писем используются несколько форм обращения:
- от первого лица множественного числа (направляем, просим
) - от первого лица единственного числа (считаю, прошу
) - от третьего лица единственного числа (компания предлагает, банк возражает
)
Форма обращения от первого лица множественного числа является предпочтительной, так как письмо обычно выражает мнение организации, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Хотя вы можете использовать обращения от первого лица единственного числа в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах. Местоимения «я», «он» в деловой переписке не используются, вместо них следует писать местоимения «мы», «Вы»
Подписывает служебное письмо руководитель организации, либо уполномоченный доверенностью заместитель или руководитель подразделения-автора письма. Дата подписания является датой письма.
Служебное письмо должно иметь отметку об исполнителе, она располагается в нижнем левом угла, под подписью руководителя.
Для составления некоторых служебных писем требуется согласование с руководителем заинтересованного отдела. В таком случае виза ставится на копии (или втором экземпляре) письма, идущего в подшивку, либо – при факсимильном или электронном способе отправки – на оборотной стороне документа.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д
Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
просьбы и объяснения
заключение.
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы. В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Сопроводительное письмо
Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.
Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»
Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»
Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.
Бланк служебного письма
Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.
В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:
- Название компании (организации, фирмы),
- Отдел, куда направляется служебное письмо,
- Должность исполняющего лица, его ФИО,
- Адрес получателя,
- Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
- Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.
Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.
Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.
Понятие и виды служебных писем
Рассматриваемый документ используется повсеместно и выступает как основной элемент коммуникации между официальными лицами.
Служебное письмо – это элемент деловой переписки, выраженный в письменной форме, направляемый адресату в различных целях. Содержание письма обязательно отражается в официально-деловом стиле.
Классифицируются служебные письма следующим образом:
Сопроводительные письма. Составляются при передаче пакета документов из одного предприятия в другое или в государственный орган. Исполнитель оформляет два экземпляра, один из которых остаётся у владельца передаваемых документов, с отметкой о получении, а второй – у адресата.
Претензионные письма. Не прибегая к обращению в судебные инстанции или правоохранительные органы, компании могут регулировать конфликтные ситуации самостоятельно. Для этого потребуется направить оппоненту официальную претензию с описанием причин недовольства.
Информационное письмо. В зависимости от ситуации, может быть в форме ответа на ранее полученный запрос. В других случаях компания информирует сторону о фактах, которые могут ее заинтересовать.
Гарантийное письмо. В документе сторона обязуется выполнить конкретные действия в будущем
Важно учесть, что в случае невыполнения взятых обязательств сообщение может быть использовано в судебных разбирательствах.
Запрос или письмо-просьба. Исходя из того, что требуется компании, можно направить официальную бумагу в другое предприятие или государственное учреждение с просьбой предоставить нужную информацию в рамках законодательства.
Служебное письмо должно быть написано понятно и доступно для понимания, вне зависимости от назначения. Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Перед написанием стоит тщательно продумать содержание будущего документа, привлечь к процессу представителей других отделов, например, юрисконсульта, бухгалтера.
Общие сведения
Определения
Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчитывается просто огромное количество. Они делятся на входящие и исходящие. В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.
СПРАВКА! Если письмо маленькое, имеющее не больше 7 строчек текста, то можно использовать формат А5.
На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе. Дата на письме пишется та, когда его подписали.
https://youtube.com/watch?v=YtZ4NRMinno
Правила оформления и рекомендации по составлению
Письмо составляется согласно определенной схеме.
- Сначала делается введение, в котором описаны причины и мотивы написания письма, а также факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
- После введения идёт доказательство. Здесь излагаются обоснования того, что описано в документе.
- Заключение является последней частью письма. В ней излагаются выводы, выдвигаются просьбы, предложения, требования.
Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений. Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу.
Цель служебного письма
Каждое письмо имеют свою определенную цель, какой являются побудительные мотивы. Это означает, что содержание писем должно быть коротким, понятным, четким, не должно содержать ненужную лишнюю информацию.
Существуют правила оформления документа, которые нужно соблюдать. Конкретно служебное письмо должно быть посвящено какому-то одному вопросу. Такой подход значительно упрощает дальнейшую обработку всех писем и позволяет ускорить исполнение внутри компании.
Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе. Например, «В следующем месяце университет планирует…». Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании. Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности.
СПРАВКА! На сегодняшний день отправлять служебные письма можно не только обыкновенной почтой, но и по факсу, телеграфу, электронной почте. Понятно, что последний вариант является самым удобным и пользующимся популярностью в наше время.
Порядок изложения
Чтобы документ был составлен правильно, необходимо учитывать определенный порядок изложения содержащейся в нем информации. Например, вы можете рассмотреть вариант, как написать ответное письмо службы. Для начала необходимо помнить, что по правилам этикета необходимо ответить на информацию в течение 24 часов с момента ее получения. Если мы говорим об электронном сообщении, оптимальное время будет не более двух часов. Если нет возможности придерживаться этого правила, лучше написать партнеру соответствующее сообщение.
Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:
Вступительный. Отправитель объясняет тему, причину и основание для ее написания. Здесь вы можете обратиться к нормативным актам, которые, согласно закону, служат основанием для ответа
Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть проблемы.
Главный
Эта часть посвящена разъяснению и убеждению. Текст должен быть ясным, ясным и кратким, а представленные факты должны быть проверены и объективны. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.
За этим текстом обычно следует список вложений. Документ заканчивается подписью отправителя. Также нужно знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть получателя. Для начала желательно начать обращаться к нему с фразы «Уважаемый». Во-вторых, вы можете использовать в тексте наречные выражения, такие как «внимательно изучите свои предложения» или «внимательно проверьте свои комментарии». Этикетки такого типа принесут пользу обеим сторонам.
Для каких целей необходим документ этого типа
Служебная записка представляет собой разновидность докладной. Это документ информационно-справочного типа, необходимый для информационного обмена и взаимодействия внутри организации между отделами, структурными подразделениями одного управленческого уровня (на горизонтальном уровне). То есть, если обратиться к руководителю или специалисту другого отдела, то составляется именно служебная записка, а если обращение происходит к начальнику вышестоящего уровня, то будет использоваться уже докладная. Разница между ними только в этом.
Документ составляется в письменной или электронной форме в том случае, если для решения какого-либо вопроса или проблемы недостаточно устного заявления, когда обращение нужно задокументировать. Для специалистов и персонала вовремя составленные письменные служебные записки могут принести пользу в том смысле, что они будут доказывать усилия конкретного специалиста в разрешении той или иной проблемы.
Служебная записка используется сугубо для коммуникации внутри деловой организации и необходима в том случае, если решение конкретного вопроса зависит от сотрудника (начальника) другого отдела.
Например, составляются такие документы для:
- извещения или объявления какой-либо новости;
- в качестве сопроводительной записки для основного сообщения;
- запроса информации;
- выдачи инструкций различного типа, и другое.
В тексте в достаточной лаконичной и понятной форме излагается различная информация, просьбы, заявки, предложения.
Традиционно документы составляются в письменной форме на бумажном листе А4, однако с развитием электронного документооборота в компаниях все чаще служебные записки заполняются в электронной форме на компьютере. Это имеет свои достоинства, например, возможность рассмотреть тот или иной вопрос оперативно и без задержек.
Определенная специфика может быть закреплена в правилах делопроизводства конкретной организации, но в любом случае такие бумаги составляются примерно по одному типажу.
Определение понятия
Каждое коммерческое предприятие обязано надлежащим образом вести документооборот с деловыми партнерами. Правильное оформление бумаг при взаимодействии с подведомственными структурами и населением – залог успешной работы государственных учреждений. Ошибки, неточности и некорректные формулировки в документации препятствуют оперативному обмену информацией между коммерческими компаниями и бюджетными организациями.
Использовать указанный инструмент коммуникации следует исключительно по необходимости, чтобы исключить риск излишней волокиты и бюрократизма.
К служебным письмам относят объемный перечень дифференцированных по содержанию бумаг, адресуемых посредством услуг курьера, почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи или электронной почты. В бюджетной сфере официальные документы подготавливаются в рамках императивного формата, когда вышестоящие структуры требуют определенных действий от подведомственных субъектов.
Население также может выступить инициатором составления служебного письма, когда нарушаются права и свободы граждан. Игнорирование их требований может быть оспорено в суде.
Цель составления
Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.
Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.
Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».
Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.
В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.
Цель составления служебного письма
Она зависит от вида формируемого документа. Отправка любого письма должна иметь конкретные основания. Поэтому текст делается понятным, кратким и актуальным. Не допускается включать в него лишние или ненужные данные.
Каждое служебное письмо посвящается конкретной теме. Не следует включать в один документ несколько вопросов, поскольку это значительно усложняет его дальнейшее оформление в деловодстве. Составляется текст только от третьего лица, в единичном экземпляре. Только у руководителя фирмы имеется право подписи, но директор может передавать данные полномочия своим заместителям или другим сотрудникам организации.
Отправка служебного письма может выполняться по почте или другими методами. К ним относится телеграф, электронные письма или факсимильная связь. Все чаще организации начинают пользоваться электронным документооборотом, поэтому предпочитают отсылать письма по электронной почте.
Извещение
Неотъемлемый элемент деловой переписки, где фиксируются данные о проведении мероприятий публичного характера (конкурсы, выставки и прочее).
Такой документ адресуется широкому кругу субъектов с целью их привлечения к участию в предстоящих проектах. В извещениях в обязательном порядке содержится информация о месте, времени проведения и условиях участия в нем. Документ может сопровождаться приложениями – программа конференции или анкета посетителя.
Этот вид писем рассылается по списку, а выбор адресата носит формальный характер. Право подписи указанного документа распространяется не только на директора компании, но и руководителя подразделения, курирующего организацию выставки или конкурса.
Основы оформления
Обычным примером служебного письма является документ формата А4, при этом детали располагаются в верхнем углу. В середине бланка реквизиты располагают редко, в основном муниципальные учреждения употребляют эту форму. В случае писем с маленьким размером текста (менее 8 строк) допускается формат A5.
При написании необходимо обратить внимание на следующие моменты по оформлению служебного письма:
- оно должно быть написано на специальном бланке;
- форма обязана содержать все детали организации;
- готовое к отправке письмо должно содержать все нужные данные: дату, исходящий номер, получателя, заглавие, реальный текст, указание возможных приложений, нужные подписи, в некоторых вариантах – печать, детали официального письма также содержат примечания об одобрении и разрешении;
- в организации, в которую было отправлено письмо, после его получения на нем располагается примечание о его направлении в архив;
- верно представленное письмо подписывается официальным лицом;
- вся информация, представленная в письме, обязана быть четкой;
- письма составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется, а другой остается в организации;
- тип письма составляется на базе содержащейся в нем информации: письма с вопросом, письма-напоминания и т. д.
Виды деловых писем
В зависимости от информации, содержащейся в служебном письме, это может быть:
- Сопровождающий. Если он содержит сообщение о том, что для него существует пакет приложения.
- Претенциозный. То есть выражает недовольство определенной ситуацией (претензией).
- Поучительно. В тексте содержатся конкретные рекомендации.
- Гарантия. Отправитель подтверждает выполнение в будущем обязательств, изложенных в документе.
- Познавательный. В письме содержится информация, которая может заинтересовать получателя.
- Рекламная пауза. Информация предоставлена для привлечения к сотрудничеству.
- С письмом-уведомлением. Информация о проведении массовых мероприятий.
- Письмо-подтверждение. Убедитесь, что вы получили определенные документы или материалы.
- С письмом-заявкой. В тексте содержится призыв побудить получателя к действию.
- Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.
Целью этих документов является поддержание связей между организациями или их структурными подразделениями.
Заключение
Деловые письма есть разных видов. Они предназначены для предъявления требований, предоставления гарантий или приглашения на какие-либо мероприятия представителей компаний или частных лиц. Хотя содержание может значительно отличаться, само оформление и последовательность изложения должні выполняться с учетом требований делопроизводства. В обязанности секрктаря-деловода входит не только их своевременная отправка, но и грамотная регистрация.
