Возврат денежных средств по претензии
При подготовке ответа на такого рода требование, помимо установления его обоснованности, необходимо выяснить у бухгалтерии о поступлении денежных средств на счет фирмы.
Ответ на рекламацию может быть, как положительным, так и отрицательным. Если возвратить денежную сумму отказываетесь, надо составить аргументированный ответ.
Важно знать, если нет чека у клиента, это не основание отказывать в удовлетворении жалобы. Как и в случае замены бракованного товара, продавцом проводиться независимая экспертиза
На основании результатов и будет строиться ответ
Как и в случае замены бракованного товара, продавцом проводиться независимая экспертиза. На основании результатов и будет строиться ответ.
Данная ситуация отличается от требования о замене ненадлежащего изделия, тем, что потребитель желает вернуть товар и забрать деньги, чтобы приобрести такой же, только уже в другом магазине. Такое разрешение дела продавцу не выгодно, поскольку магазин теряет прибыль. Если каждый клиент для вас дорог, то отказ в возврате денежных средств должен быть основан на фактах, чтобы у покупателя не оставалось сомнений в вашей правоте.
ВАЖНО: претензия на возврат денег за некачественный товар должна быть удовлетворена иначе Вы рискуете получить 50 % штрафа в пользу потребителя за нарушение его прав
Основные правила написания ответа
Утвержденного бланка ответного письма нормативными актами не предусмотрено, поэтому оно пишется в произвольной форме. Но все же обязательным требованием является сам шаблон текста:
| на какую конкретно рекламацию дается ответ | входящий номер и дата поступления |
| будет ли он положительным или отрицательным | согласен ли исполнитель с замечаниями |
| основания решения | ссылки на действующие законодательные нормы и пункты контракта |
| доказательства несоответствия замечаний реальному положению, если притязания клиента неправомерны | возражения по качеству продукции, выполнению работ, поставке товаров, невыплате |
| возможно ли удовлетворить просьбу заявителя и в какой форме | возврат продукта, выплата неустойки, ремонт по гарантии и т. д. |
| порядок решения вопроса | сроки перевода денег, суммы оплаты задолженности, выполнения работ подрядчиком |
| предложения по дальнейшему урегулированию проблем | альтернативные варианты |
Задавайте правильные вопросы
Вы не можете понять истинные причины жалоб, пока не получите полную картину того, что вызывает негатив покупателей. Задайте больше вопросов. Это позволит разобраться в ожиданиях покупателей и тех моментах, где они разошлись с реальностью. Умение задавать правильные вопросы и слышать ответы клиента поможет вам получить правильные ответы и эффективно реагировать на негатив.
Отличным инструментом также является просьба ваших клиентов давать обратную связь на регулярной основе (даже если у них нет никаких жалоб). Ценность информации, которую вы сможете получить из общения с покупателем, будет очень высокой. Подумайте над тем, чтобы включить в ваш бизнес-процесс получение обратной связи. Данная практика позволит предотвращать жалобы на этапе их зарождения, либо исключить совсем.
Устранение недостатков товара по претензии
Когда клиент обращается с требованием об устранении дефектов изделия, продавец обязан принять товар на проверку и в установленный срок рассмотреть жалобу. Если она законна, магазин устраняет недостатки за свой счет. Когда речь идет о продукции длительного пользования, на время ремонта клиенту предоставляется аналогичный товар.
В случае устранения дефектов, гарантийный срок продлевается на время ремонта.
После ремонта продавец обязан письменно предоставить потребителю сведения о дате обращения и передаче товара, устранения поломки с описанием дефектов и материалов, которые использовались для их устранения и дате выдаче исправного товара.
Если проведенное обследование изделия подтвердит наличие повреждений, возникших по вине клиента, то составляется письменный отказ.
Не редки случаи, когда потребитель требует возместить деньги за исправление недостатков третьими лицами. В таких случаях, для удовлетворения письма необходимы веские основания. Покупатель должен обосновать наличие дефекта по вине магазина, а также подтвердить траты на исправление. Без всего этого, вы смело можете отказать клиенту. Ответ должен быть обязательно в письменной форме.
Образец ответа на жалобу покупателя
В книге отзывов и предложений можно встретить записи трёх видов:
- жалобы и указания на нарушения;
- благодарности и положительные отзывы;
- предложения по улучшению работы.
Что касается реагирования администрации, то, по закону, срок рассмотрения жалобы составляет два дня. В течение пяти дней должны быть предприняты меры по устранению недостатков (профилактическая беседа с сотрудниками, замена товаров и т. д.). Если заявитель оставил свой адрес или телефон, то в течение пяти дней его также должны известить – либо письменно, либо по телефону.
В заключение необходимо отметить, какой ответ вы бы не предоставили своему клиенту, помните, что он должен быть логично построенным, грамотно сформулированным и юридически правильным. В долгосрочной перспективе лучше иметь наработанную базу образцов ответов на жалобы.
Руководителю предприятия необходимо относиться со всей серьезностью ко всем жалобам. Первая категория людей очень редко встречается. Вторая чаще, но иногда в появлении таких записей действительно виноваты сотрудники. Жалобы от третьей категории – тревожный сигнал, т. к. некоторые граждане могут обратиться в суд или Роспотребнадзор с официальным заявлением.
Правила написания ответа на претензию
Основное содержание ответа на претензию в каждом случае строго индивидуально. Однако, есть некоторые требования, которые следует соблюдать в любом таком письме. Во первых, сама форма – ответ лучше писать на фирменном бланке предприятия, это лишний раз докажет серьезность отношения к вопросу и уважение к партнеру.
Но если фирменный бланк на предприятии отсутствует, ответ можно оформить и на обычном листе стандартного А4 формата
В обоих случаях важно указать, кому именно направляется письмо, а также его автора
Письмо обязательно должно быть датировано и вот здесь медлить не надо, т.к. срок ответа на претензию установлен законом: от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма (в зависимости от конкретной ситуации).
Ответ необходимо обязательно подписать, предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.
Оттиск печати ставить необязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют полное право исключить из своей деятельности применение печатей и штампов. А вот зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации ответ на претензию необходимо, поскольку он все же относится в официальному документообороту между двумя сторонами.
Пример ответа на жалобу
Иногда продавец может сталкиваться с проблемами, составляя ответ на претензию. Пример поможет разобраться:
Лукрецкой Анне Степановне
Саратовская обл., г. Красный Кут, ул. Армейская, д. 6, кв. 23
Ваша претензия была рассмотрена в полном объеме. Согласно ст. 22 Закона «О защите прав потребителя», требования о снижении цены некачественного товара, компенсация расходов на ремонт или возврат денежной суммы должны быть удовлетворены продавцом в установленный срок.
Однако мы полагаем, что описанные дефекты товара не могли возникнуть после одного раза использования. Возможно, изделие неправильно эксплуатировалось, в результате чего были утрачены первоначальные свойства и внешний вид товара.
Уполномоченный орган проведет независимую экспертизу в установленный законодательством период времени. Вы имеете право присутствовать при проведении процедуры и оспорить ее, если будете не согласны с результатом. Все расходы мы берем на себя.
Таким образом, предлагаем Вам немедленно передать нам товар для исследования. В том случае, когда Вы не хотите отдавать его нам, можно встретиться у эксперта в назначенное время.
Если нужно составить ответ на претензию, образец можно посмотреть выше.
Образец ответа на жалобу покупателя в жалобной книге
Если жалоба подана путем внесения соответствующей записи в книгу жалоб и предложений, следует написать ответ в ней же.
Клиент всегда прав! Это истина каждого уважающего себя и своих потребителей продавца
И не важно, что и в каком объеме Вы продаете – услуги, работы, товары, на дому, через интернет – не важно. Даже если Вы – владелец самой большой торговой сети или продаете эксклюзивные товары – клиент всегда прав
Все эти жалобы объединяет одно – ответ на них дает суд. Иные стороны по делу могут предоставить только отзывы на них. К примеру, ответ на апелляционную жалобу по гражданскому делу будет называться возражения или отзыв.
Срок на ответ по претензии о защите прав потребителей
Немногие из наших доверителей в курсе, что ответ на претензию должен быть предоставлен в определенный срок. Данные сроки могут быть установлены законом либо договором. В каждом конкретном случае сроки будут различаться, к примеру, общий срок ответа установлен гражданским законодательством и составляет тридцать дней, а по страховой претензии связанной с ОСАГО всего лишь пять. Но граждан, прежде всего, будет интересовать какой срок на ответ по претензии о защите прав потребителей. На данный вопрос можно легко найти ответ в Законе о защите прав потребителей: он составляет 10 дней. Ответ на претензию по закону о защите прав потребителей должен быть направлен, гражданину, предъявившему претензию на адрес, который был указан в претензии, с уведомлением о вручении.
Как предпринимателям работать с угрозами?
Получать претензии неприятно. К тому же клиент может отправить претензию не из-за недовольства товаром или услугой, а потому что у него много личных проблем, например накопились долги. Мне часто приходилось такое видеть
Но даже в подобной ситуации важно не реагировать эмоционально и отвечать нейтрально. Нередко заказчики обосновывают претензии примерно так: «Это не то, что я хотел получить», «Я передумал», «Ситуация изменилась», «Я все изучил, но мне это не нужно»
Подобные причины не являются основанием для возврата денег клиенту, поскольку не имеют ничего общего с неисполнением предпринимателем своих обязанностей
Нередко заказчики обосновывают претензии примерно так: «Это не то, что я хотел получить», «Я передумал», «Ситуация изменилась», «Я все изучил, но мне это не нужно». Подобные причины не являются основанием для возврата денег клиенту, поскольку не имеют ничего общего с неисполнением предпринимателем своих обязанностей.
Иногда клиенты не передают необходимую для работы информацию, а потом пишут претензии. Такому клиенту в ответе можно предложить предоставить все, что от него требуется. Как правило, если спокойно все объясняешь, конфликт сходит на нет. В крайнем случае иногда лучше отказаться от сотрудничества или вернуть часть денег, чтобы сэкономить время и ресурсы. Деньги стоит возвращать только после того, как клиент подпишет соглашение о расторжении договора
Важно указать на частичный возврат денежных средств и что у клиента нет претензий к услугам и срокам их оказания, качеству и объему работ. Если дело дойдет до суда, эти действия вам помогут. Суд учтет, что вы запросили все необходимые сведения, не отказались от исполнения обязательств и пытались решить проблему в досудебном порядке
Суд учтет, что вы запросили все необходимые сведения, не отказались от исполнения обязательств и пытались решить проблему в досудебном порядке.
Ответ на претензионное письмо контрагента
Как следует отвечать на претензии по оплате задолженности? Выразить свое видение ситуации можно несколькими способами, ориентируясь на содержательное наполнение:
- признать правомочность требований контрагента и написать ему о положительном решении, принятом в его пользу. Указать, что его требования не вызывают нареканий и дебиторская задолженность будет погашена в предложенный им срок и в полном объеме;
- категорически отказаться от признания задолженности, грамотно обосновать свой ответ с помощью отсылок к законодательным актам, содержанию ранее заключенного договора или иным документам (результаты экспертного заключения о качестве товара, расписки о выполнении обязательств в отношении погашения долга). Заявителю же предлагается обратиться в суд;
- частично признать долговые обязательства, на основании чего предложить контрагенту собственные условия по погашению задолженностей.
До того, как писать ответные пояснения, нужно разобраться, что собой представляет претензия о взыскании долга, кто и по какому поводу может ее предъявить. Для подобного обращения требуется знать правила его составления, а унифицированный образец ответа можно получить, прибегнув к услугам юриста. Любая неточность, допущенная заявителем при оформлении требований, является официальным поводом для отказа в выполнении предлагаемых в письме действий. Ознакомиться с примером претензии и списком пунктов, подлежащих упоминанию в ней, так же можно в юридической консультации.
Обращение к профильному специалисту подразумевает, что ответчик не просто ознакомится с правилами оформления рекламаций, но и сможет сравнить полученное письмо с шаблоном. Только грамотный юрист способен помочь составить адекватный ответ на притязания контрагентов.
Что делать, если клиент прислал претензию?
1. Внимательно ее изучите. Любая претензия – это документ, даже если у нее нет оснований. А игнорировать требования клиента – не лучшее решение. В ответе на претензию вы сможете предложить варианты сотрудничества, которые удовлетворят всех. К тому же часто сам факт, что продавец или исполнитель идет навстречу, отбивает желание судиться. И даже если клиент подаст иск, суд увидит, что вы не уклонялись от своих обязанностей и предлагали пути решения проблемы.
2. Проверьте, установлен ли в договоре с клиентом срок ответа на претензию. Если срока там нет, то по общему правилу ответить следует в течение 30 дней. (Но помните: если Закон о защите прав потребителей все-таки применим в вашей ситуации, то срок для ответа на претензию клиента привязан к срокам удовлетворения его требований и включается в них. Причем сроки эти нарушать нельзя.)
3. Разберитесь в ситуации и сформируйте свою позицию. Изучите переписку с клиентом, проверьте, не были ли допущены ошибки при продаже ему товара или оказании услуг.
4. Подготовьте грамотный развернутый ответ на претензию. Он может быть любым по объему и содержанию. Главное – выразить мнение так, чтобы клиент не захотел воевать. В тексте опирайтесь на факты, подтвердите написанное цитатами из договора и уместных законов. Структурируйте ответ, чтобы читатель не запутался.
5. Отправьте ответ клиенту тем же способом, каким получили претензию.
6. Если в претензии изложены правомерные требования, следует их удовлетворить. Например, вы поставляете товар в магазин заказчика. Он не доволен количеством продаж, а по условиям договора вы должны заменить товар в течение полугода, если заказчик будет не удовлетворен. Попробуйте предложить ему другой товар, который, возможно, будет продаваться лучше и принесет выгоду заказчику.
Заранее проверьте, верно ли вы указали адрес для писем, смогут ли клиенты направлять претензии по Почте России. Если претензию вы не получите, это не избавит вас от ответственности, а только ухудшит ситуацию, ведь не удастся решить проблему до суда.
Особенности положительного письма, написанного в ответ на полученную от потребителя претензию
Существует общее правило отвечать в той же форме, что и полученная претензия. Мы рекомендуем всегда отвечать письменно с обоснованием вашей позиции. Тем более, если вы идете навстречу заказчику и выполняете его требования. Это демонстрирует эффективную работу с клиентами, которую вам удалось наладить, потребители всегда этот ценят.
Отсутствие ответа или устный ответ, который вы не сможете доказать в будущем может быть расценен как несогласие с претензией и грозит последующим рассмотрением вопроса в суде. Такой сценарий принесет вам ненужные хлопоты.
Бывает, что получатель претензии согласен не со всеми требованиями ее отправителя. Это называется частичное согласие. В этом случае необходимо отдельно выразить, с чем вы согласны, а с чем нет. Последнее должно быть мотивировано ссылками на письменные договоренности и положения законодательства.
Если вы полностью признаете доводы, изложенные в претензии справедливыми, начинайте ответ с извинений, если частично — с признательности о сообщении вам и сожалении о случившемся. Заканчивайте письмо заверениями о недопущении подобного впредь
Важно: отвечайте на претензию в срок, указанный в самой претензии, договоре или законе, регулирующем ваш вид деятельности
Имейте в виду, в соответствии с Законом об отмене обязательности печати хозяйственных обществ (№ 82-ФЗ от 06.04.15) скреплять ваше согласие печатью не обязательно.
На что обратить внимание при составлении
Поскольку ответ на претензию – это полноценный юридический документ, следует уделить особое внимание не только его оформлению, но и вопросам, связанным с доставкой:
- Прежде всего, составлять ответ можно и на обычной бумаге, но лучше воспользоваться специальным фирменным бланком, который следует сразу разработать и ввести в учетную политику предприятия.
- Предполагается, что документ доставляется точно таким же способом, в какой форме было получено и само обращение претензионного характера:
- почтовое отправление следует оформить в виде заказного письма с уведомлением о получении, чтобы впоследствии иметь документальное подтверждение того, что сроки ответа не были нарушены;
- письмо в электронном виде – в этом случае потребителю или контрагенту можно ответить также по е-мэйлу или факсу, однако бумажный оригинал своего документа необходимо сохранить и держать вплоть до окончательного разрешения проблемы;
- наконец, самый надежный способ – передать письмо лично в руки (например, вместе с курьером) – часто так делают, если речь идет о партнерах, деловые связи с которыми представляют для компании особую ценность.
- Как правило, требующему лицу отправляют копию документа. В любом случае оригинал необходимо оставлять у себя. То же правило касается и приложений (например, результатов технической экспертизы).
Как правильно отвечать на жалобы?
Ответ на претензию должен начинаться «по делу», без долгих вступлений. Можно употребить фразу «Очень жаль…». К клиенту нужно обращаться на «Вы», проявляя интерес. Разбирать необходимо конкретный случай, избегая таких фраз, как «такие случаи у нас случаются редко».
Если продавец считает, что претензия обоснована, нужно принести извинения в первой части письма. В спорных случаях достаточно ограничиться словами: «Спасибо, что поставили в известность…».
Не стоит употреблять слова «но», «зато». Целесообразнее заменить их на «тем не менее». Также не нужно переходить на личности и общаться с сарказмом и насмешкой. Люди платят свои деньги, поэтому хотя бы за этот факт необходимо относиться к ним с уважением.
Цель любого ответа должна сводиться к тому, чтобы подобные ситуации больше не возникали. Неправильно перекладывать вину на покупателя, даже если она действительно есть. Работая с клиентами, нужно постоянно анализировать отзывы и искать пути улучшения обслуживания.
Что нужно написать в ответе на претензию?
Как и составление претензии, ответ на нее – очень ответственное дело, ведь в конечном итоге от этого может зависеть результат конфликта для вашей компании. Также нужно помнить, что ответ на претензию, кроме непосредственно улаживания спора, должен по возможности сохранить деловые отношения с партнером, но при этом и отстоять интересы вашей компании. Вот основные моменты, которые нужно учесть при составлении ответа на претензию:
- подтвердите, что жалоба была получена, зарегистрирована и обработана сотрудниками компании. Все требования и их обоснование тщательно изучены;
- укажите вашу позицию по претензии. Если действительно были допущены нарушения – признайте их, предложите варианты решения проблемы (устранение недостатков, компенсация или возврат средств, скидка на следующий заказ и т.д.), пообещайте проанализировать причины такой ситуации и впредь ее не допускать. Если вы считаете, что нарушений с вашей стороны не было – изложите свою версию событий, дополнив ее доказательствами и документами, подтверждающими вашу правоту, предложите варианты разрешения спора (отказ от взаимных претензий, разрыв договора, заключение нового договора и т.д.). В некоторых случаях имеет смысл выдвинуть встречные требования – если контрагент не хочет идти на компромисс, но вы уверены в своей правоте. Ответственность может быть переложена и на третью сторону – если клиент действительно понес потери, но вина в этом третьего лица (службы доставки, банка, подрядчика и т.д.). В этом случае решением может быть переадресация претензии или судебный иск к виновнику;
- не забудьте принести извинения (в случае, если были допущены нарушения), выразите готовность к дальнейшему сотрудничеству.
Помните, что ответ на претензию – это официальный документ, позиция вашей компании в конкретном споре. Он может быть использован вашим оппонентом в суде, если дело дойдет до судебного разбирательства, потому тщательно подбирайте формулировки и указывайте только реальные факты, которые можно подтвердить документально. Квалифицированную помощь в составлении ответа на претензию может оказать грамотный адвокат.
В какие сроки нужно дать ответ на принятую претензию?
Сроки рассмотрения претензии устанавливаются в самой претензии, письменных договоренностях либо специальных законах (например: «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» – 10 дней, «О защите прав потребителей» 3-45 дней в зависимости от вида требования, ОСАГО – 5 дней).
В противном случае согласно статье 314 Гражданского кодекса РФ срок исполнения обязательств составляет семь дней, требование изменить договор рассматривается в соответствии с п.2 статьи 452 30 дней. Также, государственным организациям надлежит отвечать в течение 30 дней согласно закону «О порядке обращения граждан Российской Федерации». Рассмотрим сроки, предусмотренные в Законе «О защите прав потребителей».
Бесплатно исправить изъяны По соглашению сторон, до 45 дней.
Обменять товар 7-30 дней
Возмещение стоимости 10 дней
К ответу на претензию нужно отнестись максимально внимательно. Последствия необдуманного ответа могут нанести деловой репутации непоправимый урон.
Образец ответа на претензию
Чтобы наглядно ознакомиться с образцом ответа на претензию, обратите внимание на размещенный ниже текст ответа на обращение покупателя. Положительное решение:
Положительное решение:
Филисонову Николаю Владимировичу, г. Новосибирск, ул. Генералов Разведчиков, д.5, кв.9 г. Новосибирск, 25 марта 2017 года
Уважаемый Николай Владимирович!
В ответ на полученную от вас претензию за номером 12/17(входящий № документа) от 20 марта 2017 года о возврате денежных средств за товар ненадлежащего качества, телефон NOKIA 2310 (наименование товара), сообщаем, что путем проведения экспертизы, установлено что выявленные недостатки являются причиной производственного брака. В соответствии с этим ООО «Новые Технологии» готово осуществить возврат уплаченной цены за товар в день обращения. Приносим свои извинения и надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Отрицательное решение:
Стружкину Геннадию Валентиновичу г.Москва, ул. Куликова поля, д.12, кв.12 г.Москва, 12 февраля 2017 г.
Уважаемый Геннадий Валентинович!
В ответ на Вашу претензию от 05 февраля 2017 года сообщаем: 13 ноября 2016 г. в сервисный центр ООО «Профи Гаджет», был сдан на ремонт ноутбук «Sony» (наименование товара) с заявленным дефектом «не работает кнопка включения ноутбука». При проведении экспертизы было установлено что на устройства попадала влага (следы коррозии). Нами был послан запрос о гарантийности данного электронного устройства в ОАО «Сонидиджитл». На наш запрос был получен ответ, что данное устройство гарантийному ремонту не подлежит. Гарантия считается недействительной, если недостатки в товаре возникли в случае: — несоблюдения указаний инструкции по эксплуатации (стр. 45 инструкции). Т.к. ООО «Профи Гаджет» согласно договору, руководствуется указаниями производителя, советуем вам обратиться с требованием напрямую к заводу изготовителю изделия.
С уважение,
Генеральный директор
ООО «Профи Гаджет» печать М.И. Коновалов
Требования к оформлению
Как правильно ответить на претензию покупателя? Содержание ответного письма зависит от конкретной ситуации. Есть общие требования, предъявляемые к оформлению подобных документов.
«Важно не только содержание, но и форма», – гласит восточная мудрость. Это касается и составления ответа на досудебную претензию по качеству услуг или товаров. Лучше распечатать письмо, используя фирменный бланк
Это продемонстрирует ваше уважительное отношение. Если подобного бланка нет, можно написать ответ на стандартном листе белой бумаги. Обязательно обозначьте адресата, лучше обратиться к нему по имени отчеству, а также автора послания.
Еще одним требованием к форме является обязательное заверение подписью лица, его составившего. Лучше всего, если в ответе будет подпись руководителя. Если такой возможности нет, письмо подписывает руководитель структурного отдела, которому адресована претензия.
Заверять печатью подпись не обязательно. С 2010 года субъектам предпринимательской деятельности разрешено исключить печати из документооборота. Исходящий номер, под которым письмо зарегистрировано в журнале корреспонденции, стоит обозначить. Это придаст переписке официальности.
