Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта

Содержание

Должностная инструкция секретаря-референта упорядочивает трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Документ содержит требования к квалификации, опыту работы, знаниям, навыкам должностного лица. Он устанавливает порядок подчинения, назначения, освобождения от должности, описывает функциональные обязанности, права сотрудника, его ответственность.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта

І. Общие положения

1. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

2. Назначение или освобождение от должности секретаря-референта осуществляется приказом генерального директора.

3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.

4. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. Секретарь-референт должен знать:

• правила работы с документами;
• иностранный язык;
• нормы делового этикета;
• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
• нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
• основы гражданского, трудового законодательства.

6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Уставом организации;
• приказами и распоряжениями руководства;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Проводит информационно-справочное обслуживание организации.

2. Ведет прием посетителей.

3. Организует встречи, командировки, поездки руководителя.

4. Готовит необходимые документы, осуществляет их прием, учет, хранение.

5. Контролирует качество подготовки, правильность содержания, согласования документов, передаваемых на визирование руководству организации.

6. Анализирует информацию, предоставляемую руководству, дает по ней компетентные заключения.

7. Контролирует исполнение документов и поручений руководства.

8. Занимается подготовкой заседаний, совещаний с участием руководителя. Собирает необходимые материалы, информирует участников о времени и месте их проведения, повестке дня, ведет и оформляет протоколы.

9. Выполняет служебные поручения руководителя в пределах своей компетенции.

ІІІ. Права

Секретарь-референт имеет право:

1. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.

2. Требовать от руководства создания нормальных условий для исполнения своих полномочий и сохранности документов, материальных ценностей.

3. Направлять руководству рационализаторские предложения по совершенствованию своей работы и деятельности организации.

4. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

5. Получать от подразделений необходимые материалы и пояснения причин задержки выполнения заданий, поручений руководства.

6. Информировать непосредственного руководителя о недостатках в деятельности организации, вносить предложения по их ликвидации.

7. Не приступать к выполнению своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья и жизни.

ІV. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

1. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

2. Качество документов, предоставляемых на визирование руководству организации.

3. Последствия принимаемых решений, собственных действий.

4. Проведение несанкционированных руководством встреч, представлений интересов организации.

5. Нарушение положений руководящих документов организации.

6. Неправомерное разглашение личной информации, передачу коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

8. Нарушение положений трудовой дисциплины, норм техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового общения и этикета.

Скачать должностную инструкцию секретаря-референта в формате doc

Образец должностной инструкции проверен на актуальность 15.12.2015 г.

Преимущества и недостатки профессии

На данный момент профессия секретарь референт очень востребована. Это можно отнести к достоинствам данной профессии. У профессионального референта не будет проблем с поиском работы.

К основным преимуществам должности можно отнести следующие:

• отсутствие физических нагрузок;
• работа в теплом, уютном офисе;
• разнообразная и интересная работа. Секретарь владеет всеми информационными потоками, следовательно, может участвовать во всех перспективных проектах организации;
• необходимость постоянного роста и развития, в дальнейшем позволяющие сменить должность референта на более высокую;
• участие во встречах с партнерами. Посещение выставок, презентаций и других мероприятий;
• получение дополнительных навыков и связей в процессе деятельности;
• всегда можно воспользоваться офисным оборудованием для личных целей.

Преимущества должности выглядят вполне достойно. Такие перспективы возможны только в крупных городах и солидных компаниях. Только в них секретарь референт может получать достойную заработную плату.

Работа секретаря содержит множество нюансов и часто приходится натыкаться на «подводные камни» совершенно незамечаемые в начале деятельности. К основным отрицательным монетам работы можно отнести следующие:

1. Бесперспективность. Этот фактор связан с тем, что директор не желает отпускать от себя секретаря, который полностью его устраивает. В результате все инициативы сотрудника перейти на более высокую должность не получают поддержку руководства.
2. Ненормированный рабочий день.
3. Не взирая ни на какие обстоятельства внешний вид и манера общения должны быть безупречны.
4. Зависимость рабочего дня от настроения начальника. Секретарь первым принимает «удары» руководства, так как постоянно находится на виду.
5. Однотипность и рутинность работы, если работа осуществляется в мелких организациях.
6. Ощущение себя как «девочки на побегушках», особенно если руководитель нагружает кучей личных поручений.

К секретарю референту предъявляется огромное количество требований, накладывается большой объем обязанностей. Не следует рассчитывать, что за «титанический труд» последует соответствующее вознаграждение. Средняя зарплата секретаря референта вряд ли превысит 30 тысяч рублей. Тем не менее это важная и ответственная должность, без которой не может обойтись ни одно предприятие.

Данное видео позволит шире взглянуть на профессия секретаря-референта, а также, вероятно, поможет сделать правильный выбор работы.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.12.08Инструкции для ИПКак ИП перейти с УСН на патент
• 2020.09.09В помощь каждомуКак подготовиться ко второй волне коронавируса
• 2020.09.08Договорные отношенияЗаключение договора в электронном виде: а так можно?
• 2020.07.29Инструкции для ИПКак ИП без работников заполнить заявление и получить субсидию

Должностные обязанности

Секретарь менеджера выполняет следующие задачи:

3.1 обеспечивает организационную и техническую поддержку административной деятельности руководителя организации.

3.2. Получает входящую корреспонденцию для рассмотрения ответственным лицом, направляет ее в соответствии с принятым решением в конкретные организационные подразделения или исполнителям для использования в рабочем процессе или при подготовке ответов.

3.3 Вести учет, выполнять разнообразные операции с использованием компьютеров для сбора, обработки и представления информации для подготовки и принятия решений.

3.4. Получает документы и личные заявления на подпись руководителя.

3.5 Готовить документы и материалы, необходимые для работы менеджера.

3.6 Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и передачей документов, поступивших на исполнение структурным подразделениям и отдельным исполнителям, проверяет правильность подготовленных и представленных на подпись начальнику проектов документов, обеспечивает качество их составления.

3.7. организует телефонные переговоры с директором, записывает информацию, полученную в его отсутствие, и доводит ее до его сведения, передает и получает информацию с помощью приемно-переговорных устройств (факс, телекс и др.), а также телеграммой, оперативно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8 Готовить письма, запросы и другие документы от имени директора и готовить ответы авторам писем.

3.9 Выполняет работу по подготовке собраний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения собрания, повестке дня, их регистрация), проводит и готовит протоколы собраний и конференций.

3.10. контроль за выполнением приказов и распоряжений сотрудников организации и соблюдение сроков выполнения приказов и распоряжений руководителя.

3.11. Организует файлы управления и регистрации.

3.12. Оснащает рабочее место руководителя необходимым организационным оборудованием, канцелярскими принадлежностями и создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

3.13. Печатает необходимые для работы канцелярские принадлежности или вводит обновленную информацию в базу данных по указанию руководителя.

3.14. Приветствует посетителей и обеспечивает оперативное удовлетворение просьб и предложений персонала.

3.15. готовит дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их хранение и сдает в архив в установленные сроки.

3.16. Копирование документов на персональный ксерокс.

Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту

Такое понятие как «профессиональный стандарт» или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.

Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя

Скачать образец должностной инструкции секретаря-референта

Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.

Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:

• о персональном функционале той или иной должности, специальности, профессии;
• о требованиях, предъявляемых к сотруднику (опыт и уровень образования);
• о критериях оценки работы.

Профстандарт «Секретаря руководителя» был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.

Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:

1. Помощник руководителя.
2. Секретарь руководителя.
3. Делопроизводитель.
4. Секретарь-администратор.

Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.

Возможные наименования должностей	Уровень квал-ции	Обобщенная трудовая функция	Трудовые функции
Секретарь-администратор	3	Организационное обеспечение деятельности компании	Принимает и распределяет звонки; Работает с посетителями; Выполняет функции по координации и обеспечению работы компании;
Делопроизводитель	5	Документационное обеспечение деятельности компании	Работает с документацией; Осуществляет хранение документов; Обрабатывает дела для их последующего хранения.
Секретарь руководителя	6	Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя	Оказывает руководителю помощь при планировании рабочего времени; Планирует рабочий день секретаря; Организует переговоры; Организует командировки, в которые руководитель планирует отправиться; Работает с посетителями, которые обращаются в приемную руководителя; Подготавливает, проводит и обслуживает мероприятия, в которых принимает участие руководитель; Контролирует выполнение поручений от руководителя; Организует и поддерживает рабочее пространство кабинета руководителя и его приемной; Разрабатывает нормативную документацию, которая регламентирует деятельность секретаря; Составляет и оформляет управленческие документы; Работает с документами, которые поступают в приемную руководителя; Организует в приемной руководителя хранение документации; Обеспечивает руководителя необходимой информацией.
Помощник руководителя	6	Информационно-аналитическая работа, а также оказание руководителю организационно-административной помощи	Организует информационное взаимодействие между руководителем и организациями; Организует мероприятия и деловые контакты; Анализирует информацию и подготавливает руководителю аналитические данные; Организует выполнение решений, которые вынес руководитель.

Секретарь

Руководитель нужен всем и сразу: сотрудникам, клиентам, бизнес-партнерам, семье. Никакой человек не выдержал бы столь плотного общения, поэтому с древних времен руководители нанимают себе доверенных лиц, которые систематизируют для них контакты с внешним миром, – секретарей. Они первыми встречают посетителей, отвечают на звонки, управляют документооборотом, сортируют письма по степени значимости, ведут график встреч и командировок своего руководителя.

Отличие от делопроизводителя и офис-менеджера

Делопроизводитель – это узкий специалист, который отвечает только за документооборот. Он востребован в больших компаниях, которые ежедневно сотнями отправляют и получают письма, издают приказы, обрабатывают служебные записки.

Офис-менеджер отвечает за бесперебойную работу офиса: заказывает необходимые принадлежности, проверяет исправность техники, общается с курьерами, следит за рабочей атмосферой в коллективе, сообщает новым сотрудникам правила компании.

В условиях маленькой фирмы грань между этими профессиями стирается: секретарь в них и «лицо организации», и «мамка» для сотрудников, и хранитель документов. Но чем больше компания, чем больше у нее отделов и уровней начальства, тем отчетливее видна разница между секретарем, офис-менеджером и делопроизводителем.

Секретарь и секретарь-референт

Уточнение «референт» означает более высокую квалификацию секретаря. Это уже полноценный помощник. Он не просто получает, сортирует и отправляет письма, но и отвечает на некоторые из них. В случае звонка секретарь-референт не только переключает клиента на другого специалиста, но и сам может проконсультировать в пределах своей компетенции. Ему под силу перевести документы на другой язык, пригласить высокопоставленных людей на переговоры, подготовить культурную программу зарубежных гостей.

Секретари в коллегиальных органах управления

В акционерных компаниях крупные решения принимает совет директоров (он же наблюдательный совет). Совет делится на комитеты, члены которого решают отдельные вопросы (кадровая политика, финансы, продажи). В других организациях тоже есть советы: например, ученый совет в университете. Все это коллегиальные органы управления, их работу обслуживает специальный секретарь. В учебных и научных организациях он называется «ученый секретарь», в общественных и коммерческих организациях он называется «секретарь комитета».

Такой специалист собирает на утверждение проекты документов, оповещает участников о дате и месте проведения заседания, рассылает всем материалы для предварительного ознакомления и план обсуждения проектов. В ходе самого заседания он фиксирует принятые решения и издает протокол. Обязанности могут показаться легкими, но это обманчивое впечатление. На секретаре комитета лежит огромная ответственность, и ему приходится разбираться в повестке дня не хуже самих участников заседания. Чтобы стать ученым секретарем в университете, нужно быть кандидатом или доктором наук с опытом организаторской работы от двух лет.

Кому понравится эта работа

Если вы не терпите опозданий, легко переключаетесь с одного дела на другое, любите все планировать и приводить в порядок. Вы любите общаться с людьми, чувствуете настроение собеседника, терпеливо относитесь к «странностям» окружающих

Секретарю важно хорошо выглядеть

Что нужно уметь

Изучайте деловой этикет и основы тайм-менеджмента.

Тренируйтесь говорить связно, четко, вежливо.

Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.

Привыкайте к работе с компьютерными программами:

• текстовые редакторы (Word, Open Office Writer);
• редакторы электронных таблиц (Excel, Open Office Calc);
• файловые менеджеры (проводник Windows, Total Commander);
• корпоративные системы автоматизации документооборота (1С:Документооборот, Documentum);
• почтовые сервисы (Outlook, Yandex.Почта, Gmail).

Обязанности секретаря референта для резюме

Ожидаемый уровень оплаты труда: 15 000 руб. Туристская и визовая поддержка бронирование гостиниц, оформление виз и приглашений; пример резюме секретаря, заказ билетов. Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс. Ежели размер переписки не чрезвычайно большой, то эти функции выполняет секретарь. В задачки секретаря традиционно входят, организация встреч, совещаний и командировок управления и иная помощь, работа с документами, работа с телефонном и факсом по приему и распределению звонков, работа с посетителями. Основное образование: среднее особое, тульский бизнес институт, годы учебы: c 2007 по 2009. Может быть, которые вас интересуют, посреди запрошенных есть и те эталоны резюме. Надежный и исполнительный секретарь с опытом работы с конфиденциальной информацией и умением работы с документами и ведением делопроизводства, с неплохим познанием британского языка и хорошими способностями общения с людьми. Ведение делопроизводства в согласовании с нормативами, на британском языке; перевод документации, документооборота банка; деловая переписка с иностранными партнерами, на британский язык. Роль в переговорах в качестве переводчика. Чем различается секретарь референт от обыденного секретаря. Социально — гуманитарный факультет, кафедра социальной философии. Условно можно считать, что в отличие от обыденного секретаря, занимается еще и подготовкой документов и сбором нужной инфы для их подготовки, в обязанности которого заходит работа с уже готовыми документами, секретарь — референт участвует в процессе сотворения документов. Диплом по специальности делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование. График работы: полный рабочий день. Владение оргтехникой, мини атс. При полной либо частичной перепечатке материалов, неотклонима ссылка, страничку размещения, материала. Слово референт в заглавии должности секретаря предполагает дополнительно к обыденным обязательствам секретаря еще следующие: подготовка докладов и выступлений, сбор и подготовка информационно — аналитических материалов, подготовка проектов документов, и так дальше нередко от секретаря — референта требуется познание иностранных языков. В связи с огромным количеством поступивших заявок, сервис приостанавливает свою работу до их выполнения. Эталон резюме по профессиям. Ооо, директ лайн, должность: секретарь, ресепшн. Шаблоны и бланки резюме. В приведенном ниже примере резюме секретаря. Интернациональный центр проф образования. Нужна ли фото в резюме. Шаблоны резюме в Word. Работа с документацией внутренний и наружный документооборот, перевод документации, организация конференц — связи, бронирование и заказ билетов и гостиниц, прием гостей, на британский язык; планирование и организация встреч и переговоров управляющего, прием и распределение телефонных звонков мини — атс. Умение работать с конфиденциальной информацией. Секреты поиска работы в веб. Пример резюме торгового представителя. Работа секретаря просит умения быстро переключаться с 1-го вида деятельности на иной. Должностные обязанности секретаря, что заходит в обязанности секретаря — референта и личные свойства для резюме секретаря.

Рекомендуем прочесть: Льготы на квартиры для чернобыльцев

Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя. секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора

Общие положения:

• 1. Сотрудник считается специалистом, может назначаться и увольняться директором предприятия.
• 2. Задачами референта являются обеспечение организационных процессов и документации для эффективного деятельности, связанной с управлением.
• 3. Является подчиненным директора предприятия.
• 4. Деятельность должна протекать в соответствии с законодательством РФ.
• 5. Данным работником могут стать только граждане с высшим и средне специальным образованием, имеющих годовой стаж работы или прохождение курсов.
• 6. Знание вопросов, связанных с законодательной базой.

Секретарь-референт обязан выполнять следующие функции:

• 1. Обслуживание по документации предприятия.
• 2. Руководить и контролировать организацию производства дел предприятия.
• 3. Документировать все совещания.
• 4. Ведение учета документов.

А также прочие обязанности и права на данной должности.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Образец резюме секретаря-референта

Функциональные обязанности:

• ведение документооборота;
• обработка корреспонденции;
• оперативное выполнение заданий руководителя;
• организация встреч, совещаний и прием посетителей;
• обеспечение жизнедеятельности офиса. Достижения:
• оптимизация электронного документооборота;
• разработка тренинга для офис-менеджеров. Если вы знаете свою стоимость как специалиста, смело указывайте сумму (с 5-10% надбавкой), но если возникают сомнения относительно того, сколько вы стоите, можно определить это самостоятельно на специализированных сайтах, либо обратиться в рекрутинговое агентство, где вам дадут квалифицированный совет. По внутренней статистике сайта HeadHunter, уровень дохода является самым часто используемым критерием по поиску резюме в базе данных. Можно не указывать свои ожидания по зарплате, а озвучить их в телефонном интервью или на собеседовании

  Рекомендуем прочесть: Налог за сдачу квартиры в аренду алтайский край

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

• быть на «ты» с персональным компьютером;
• обладать культурой общения;
• уметь найти подход к посетителям;
• проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

• коммуникабельностью и ответственностью,
• пунктуальностью и организованностью,
• терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Правильный образец резюме секретаря

Подольская Ирина

Желаемая должность: Секретарь

Желаемый уровень дохода: 30 тыс. рублей

Дата рождения: 11.02.1986 Проживание: г. Санкт-Петербург, м. «Московская» Не готова к командировкам.

Ключевые знания и навыки:

• Делопроизводство, электронный документооборот;
• Знание норм и правил оформления различных типов документов;
• Ведение деловой перепиской;
• Владение оргтехникой, мини-АТС;
• Ответственность, внимательность, стрессоустойчивость;
• Умение находить общий язык с разными людьми.

Достижения:

• Внедрила систему обработки входящей корреспонденции, что помогло сократить время на взаимодействие с каждым документом в среднем на 30%;
• Оптимизировала электронный документооборот в офисе.

Опыт работы:

11.2013–04.2015 Офис-менеджер

ООО «Бизнес-дизайн», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: создание и продвижение сайтов

• Делопроизводство, электронный документооборот;
• Работа с корреспонденцией и входящими звонками;
• Организация совещаний, оповещение участников;
• Поддержание порядка и бесперебойной работы офиса.

08.2012–08.2013 Секретарь

ООО «Метрополис», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: риэлторские услуги

• Делопроизводство, ведение деловой переписки;
• Прием посетителей, заказ пропусков;
• Работа с корреспонденцией;
• Планирование рабочего дня руководителя;
• Информирование сотрудников о событиях и распоряжениях.

11.2009–05.2012 Секретарь-референт

ООО «Профиль», г. Санкт-Петербург

Сфера деятельности компании: изготовление и установка пластиковых окон

• Получение и отправка корреспонденции;
• Прием и распределение входящих телефонных звонков.

Образование:

2014 Учебный , г. Санкт-Петербург – курс «Офис-менеджер», диплом о повышении квалификации

2009 Санкт-Петербургский университет профсоюзов, г. Санкт-Петербург

Факультет культуры, специальность «Социальная работа», диплом о высшем образовании

Дополнительная информация:

Иностранные языки: английский язык – Intermediate.

Знание ПК: уверенный пользователь (MS Office, СЭД), владение оргтехникой, мини-АТС.

Рекомендации предоставляются по запросу.