Нормативная база
Для правильной организации кадрового делопроизводства необходимо запастись законами и иными нормативно-правовыми актами в области трудового права, а также специальной литературой. Существенно облегчит ведение учета кадров специализированный программный продукт: в нем есть практически все необходимые бланки документов. В любом случае вам потребуются, в частности:
— Трудовой кодекс;
— Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек);
— Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69;
— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных);
— Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон о коммерческой тайне);
— Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749;
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);
— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558;
— Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н;
— Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время»;
— Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
— Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовые формы таких договоров, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2008 N 85;
— Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, и Методические рекомендации Генерального штаба ВС РФ от 11.04.2008 по ведению воинского учета в организациях.
Помимо нормативных документов, не мешало бы изучить учредительные документы компании. Именно в них может быть определен порядок приема на работу руководителя организации и установления ему заработной платы. Довольно часто именно в уставе прописывают порядок приема на работу ключевых руководящих работников.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:
- входящие — поступающие в организацию извне. Все, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций;
- исходящие — отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим лицам и физическим лицам (ответы, письма, решения);
- внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).
Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.
Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале допустимо сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для хранения.
В организации ведут журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.
Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений.
Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.
График документооборота в компании:
Специалист по кадрам или инспектор по кадрам в чем разница
/ / 28.04.2022 2,399 Views При этом должны учитываться размеры организации, направление бизнеса, стратегические цели предприятия, стадия его развития, численность работников и приоритетные задачи в работе с персоналом.
Это основной нормативный акт, в котором содержаться все нормы, касающиеся кадровой работы. В стандарте также отражены все рабочие функции, которые должен выполнять специалист. Именно поэтому его применение обязательно.
В крупных организациях кадровая служба может включать несколько отделов. Например, отдел заработной платы, отдел занятости, отдел обучения и развития, отдел делопроизводства и учета. В небольших организациях все функции кадровой службы может выполнять лишь один специалист — инспектор по кадрам, обязанности которого на самом деле должны включать минимальный перечень функций: кадровое делопроизводство и подбор персонала.
Специалист по кадрам или менеджер по персоналу
Думая как назвать сотрудника компании, специалист по кадрам или менеджер по персоналу, для начала нужно знать о какой работе идет речь. Дело в том, что есть 2 типа компаний, условно назовем их компании «старого образца» и, соответственно, компании «нового образца».Говоря о компаниях старого образца, имеется в виду, что они либо являются правопреемниками предприятий доперестроечного времени, либо организованы по их типу.
Как правило это заводы, фабрики, учреждения, оказывающие государственные услуги, правоохранительные органы и органы государственной власти. Эти предприятия отличает жесткий формализм в рабочих отношениях, иногда наличие обязательного дресс кода (казенные учреждения, правоохранительные органы), четкая вертикаль власти.Второй тип компаний — это современные фирмы, преимущественно, появившиеся в послеперестроечное время и позже.
Профессия документовед
Документовед — это специалист, работающий с документацией.
Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет электронным документооборотом, контролирует ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании, работает с корреспонденцией, а также занимается многими другими задачами. В нынешнее время должность документоведа очень актуальна, и пользуется большим спросом на крупных предприятиях.
- в министерствах и ведомствах;
- в ведомственных архивах;
- и во многих других организациях.
- в крупных и средних компаниях;
История профессии насчитывает столетия.
Первыми документоведами можно назвать писцов.
В Древнем Египте писцы переписывали свитки. Писцами были специально наученные письму люди, которые разбирались не только в правописании, но еще знали точные науки.
Программное обеспечение в кадровом документообороте
Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:
- вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
- учитывать рабочее время;
- учитывать движение сотрудников и вести статистику;
- заполнять личные карточки работников по установленным формам;
- создавать стандартные формы приказов и т. д.
Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота используется программное обеспечение
Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В программе можно:
- вести личные карточки сотрудников;
- вести архив записей об увольнениях;
- организовывать кадровый резерв;
- вести формы штатного расписания и справочника должностей;
- легко выводить на печать любые отчёты.
Руководство организации само должно решать, какой программой воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее распространёнными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.
Видео: обзор программы 1С
Номенклатура дел
Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.
Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.
Составление кадровой документации
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава могут быть решены только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с персоналом, которая содержит множество информационных показателей и постоянно совершенствуется и обновляется благодаря применению современных информационных технологий.
Информационные показатели, характеризующие работу с персоналом, отражаются в комплектах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Общие термины «кадровая документация» или «документация по персоналу» относятся к широкому кругу документов, содержащих информацию о сотрудниках организации и деятельности самой кадровой службы: Документы по персоналу и заработной плате, статистические данные по планированию и отчетности, организационные и административные документы.
Общероссийский классификатор управленческой документации включает различные документы по функциям и задачам управления персоналом (документы о приеме, переводе и увольнении работников, об оформлении отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и т.д.).
Кадровая документация включает в себя следующие документы
- Трудовой договор (соглашение);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1).
- личная карточка (форма № Т-2);
- карточка научного сотрудника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другое место работы (форма № Т-5).
- Приказ (постановление) о предоставлении отпуска (форма № Т-6).
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8); и (форма № Т-8);
- табели учета рабочего времени (форма № Т-13).
- Личные заявления сотрудников компании
- Графики отпусков;
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между.
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и руководством компании (директором компании) и должен содержать следующие основные сведения: Обозначение документа, дата, место исполнения, текст, подписи и печать. Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в компании, а другой — у работника.
Сотрудники. (Приложение №2) Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичных учетных документов, которые с 1 января 1999 года должны применять предприятия всех организационно-правовых форм и форм собственности.
Приказы по личному составу — это основной документ, созданный для документирования обязанностей отдела кадров. Приказы оформляют прием, перевод и увольнение сотрудников; предоставление отпусков и командировок; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение биографических данных; поощрение и наложение взысканий и т.д.
Для оформления кадровых приказов требуется письменное обоснование, которым может быть: личное заявление работника; контракт; служебная записка начальника отдела (например, о переводе работника или назначении его в командировку); акт (например, о нарушении трудовой дисциплины); официальное письмо из другой организации с просьбой о переводе работника; свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и т.д.
Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении обычно пишется от руки в произвольной форме. Заявление должно содержать наименование структурного подразделения, вид документа, дату, адресата (должность, фамилию и инициалы руководителя предприятия), текст, собственноручную подпись и расшифровку подписи. К заявлению также должны быть приложены решение в шапке и отметка об исполнении документа и его подаче.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации кадровые приказы доводятся до сведения работника под расписку. Подпись сотрудника может стоять либо сразу после каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя компании.
На странице курсовые работы по педагогике вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Педагогика».
Здесь темы рефератов по педагогике
Читайте дополнительные лекции:
- Методический кабинет в ДОУ
- Открытые образовательные технологии
- Процесс развития познавательно-исследовательской деятельности старших дошкольников с расстройствами аутистического спектра
- Гуманистическая педагогика Маслоу и Роджера
- Структура индивидуального образовательного маршрута с точки зрения системного подхода
- Теоретические и методические основы деятельности классного руководителя
- Система воспитания в «доме сирот» Януша Корчака
- Социализация личности в педагогике
- Государство в системе социальной защиты детства
- Основные компоненты содержания образования
Типы кадровой политики
Типы кадровой политики:
а) по уровню
осознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий:
1) Пассивная, когда
руководство предприятия не имеет четкого представления действий в отношении
управления персоналом и вся кадровая работы сводится к устранению негативных
последствий. Данная политика характеризуется отсутствием прогноза кадровых
потребностей, средств оценки труда и персонала, и как следствие, руководство в
данном случае зачастую вынуждено действовать в режиме экстренного реагирования
на какие-либо конфликтные ситуации, без анализирования причин и возможных
последствий этих ситуаций.
2) Реактивная. В данном
случае руководство осуществляет контроль над симптомами негативного состояния в
кадровой работе, причинами и ситуацией развития кризиса и принимает
своевременные меры по локализации кризиса, нацелено на осознание причин,
которые привели к кризису в кадровой работе.
3) Превентивная, т.е.
данная политика направлена на предупреждение возникновения каких-либо
трудностей в работе с персоналом и используется, когда руководство предприятия
имеет оправданные прогнозы развития ситуации. В программах развития предприятия
содержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах,
сформулированы задачи по развитию персонала.
4) Активная. О
существовании данной кадровой политики можно говорить, когда руководство предприятия имеет не только
прогноз развития ситуации, но и средства влияния на данную ситуацию, а кадровая
служба способна разрабатывать антикризисные кадровые программы, проводить
регулярный мониторинг ситуации и корректировку исполнения программы.
б) по степени
открытости организации к внешней среде при формировании кадрового состава:
1) Открытая кадровая
политика характерна тем, что организация прозрачна для потенциальных
сотрудников на любом структурном уровне. Такая политика может быть использована
новыми организациями, ведущими агрессивную политику завоевания рынка,
ориентированными на быстрый рост и выход на передовые позиции в своей отрасли.
2) Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентирована на включение в свой состав новых сотрудников только с низшего должностного уровня, а вакантные должности высшего уровня занимаются сотрудниками, уже некоторое время работающими в организации. Данная политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, а также работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов.
Основным элементом
кадровой политики является кадровое делопроизводство – отрасль деятельности,
регламентирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию
о наличии и движении персонала и является неотъемлемой обязанностью любого
работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой
формы. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только
документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые ресурсы, но
и решить множество других задач, чем самым обезопасить себя от негативных последствий
при решении трудовых споров в суде, где кадровая документация призвана
выступать в качестве письменного доказательства. Таким образом, кадровое
делопроизводство – это инструмент, позволяющий четко регламентировать
взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых
отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений,
построить хорошо отлаженную, стабильную систему управления персоналом.
О кадровом аудите
На разных этапах функционирования организации может возникнуть необходимость проведения кадрового аудита (например, когда предполагается смена специалиста по кадрам). В общем и в целом аудит выполняет следующие задачи:
- минимизирует количество всей существующей документации;
- сокращает затраты на осуществление документооборота;
- контролирует соблюдение законодательных норм;
- помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
- минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.
В определённых ситуациях возникает необходимость проведения кадрового аудита
Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам предстоит:
- Издать приказ о проведении проверки, а также позаботиться о назначении исполняющих лиц. Не забудьте чётко определить цели аудита и сроки, в течение которых он будет осуществляться.
- После издания приказа определить этапы проведения кадрового аудита. Сначала выясняется, все ли предусмотренные законом документы есть в наличии. Второй этап подразумевает проведение экспертизы, цель которой — выявить соответствие всей документации законодательным нормам.
Нередко организации пользуются не стандартизированными формами документации, а собственными (если это не противоречит законодательству). В таком случае эти формы утверждаются приказом. По итогам аудита составляется отчёт о результатах проверки. В него включают информацию об обнаруженных ошибках, предлагаются меры по их устранению. Также следует охарактеризовать, в каком состоянии находится кадровый учёт, какие риски существуют в данной организации или ИП.
Печати и штампы
Часто новичкам, да и не только им, сложно разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ содержат задачи делопроизводства: печатью (если она есть) заверяются исходящие бланки, т. к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т. к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы бывают самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.
Общие основы делопроизводства организации
Делопроизводство – это процесс создания и оборота всех документов организации. Включая их прием, обработку, постановку на контроль и исполнение. На предприятии этой деятельностью занимается секретарь, офис-менеджер или целое подразделение, возглавляемое ведущим специалистом – документоведом.
Основные этапы делопроизводства это:
- Создание либо получение документов, включая их регистрацию.
- Контроль за исполнением документа, передача его адресованным должностным лицам, подписание, ответ и другие действия.
- Оформление документа на оперативное либо архивное хранение. В некоторых случаях возможно уничтожение дел и бумаг.
Ведение делопроизводства на предприятии может быть организовано разными способами, наиболее распространены следующие виды:
- децентрализованный – документы создаются, принимаются и обрабатываются в каждом подразделении индивидуально. Подобное актуально для крупных предприятий с разноплановой деятельностью;
- централизованный – в организации действует специальное подразделение, занятое исключительно работой с документацией. Это может быть секретариат, отдел делопроизводства или один сотрудник, выполняющий эти функции. Характерно для небольших и средних предприятий;
- смешанный – включает в себя совокупность первых двух типов.
Как бы ни было организованно делопроизводство – это должно быть отражено в нормативных документах предприятия.
Делопроизводство и документооборот на предприятии – организационная необходимость
От того насколько грамотно организован процесс документооборота напрямую зависит финансовый успех деятельности предприятия. Руководителям следует подбирать грамотный персонал, регулярно отравлять секретарей на повышение квалификации и следить за изменениями в законодательстве.
В любой организации делопроизводство – это, по сути, «кровеносная система» предприятия. При грамотном подходе оно функционирует бесперебойно, поставляя нужные бумаги ответственным должностным лицам, отправляя письма, убирая ненужные документы на хранение.
Любой руководитель компании понимает, что делопроизводство – это система, которая должна действовать четко и грамотно. Если необходимо, следует рассмотреть различные варианты электронных помощников и, соответственно, обучить персонал работать в этих системах.
Место кадров в функционировании организации
Для этих целей, помимо контроля количества работников, применяется регулярный мониторинг актуальных вакансий и подбор персонала с высоким уровнем знаний. Производится общее качественное повышение квалификации сотрудников в каждом подразделении и контроль их численного показателя.
Кадровая служба
Таким образом, долгосрочная перспектива предусматривает разработку согласованной кадровой политики, направленной на подготовку, совершенствование и оплату кадров, способы взаимодействия предприятия с работниками.
Подобная политика называется долгосрочным кадровым контроллингом и заключается в своевременном предоставлении рабочего места, исходя из способностей и склонностей кандидата, а также в согласии с требованиями. Такой подход позволит предвидеть и избежать возможных нестабильных ситуаций и скорректировать деятельность производства без рисков.
Кадровый контроллинг начинается с формулировки задач по нуждам компании и далее разрабатывается план человеческих ресурсов по количеству, качеству и локации. Такое прогнозирование может производиться вплоть до 5 лет вперед.
Прогнозирование при этом учитывает, какие должности могут появиться за этот период, какие упраздниться, а какие претерпеть изменения. Здесь возникает необходимость организации всевозможных курсов по повышению квалификации и общего образования работников с целью дальнейшего продуктивного сотрудничества.
Определяем перечень необходимых документов
После того, как вы изучите нормативные документы в области трудового права и кадрового делопроизводства, вы получите представление о необходимом минимуме, который должен оформляться и вестись в любой организации. Это:
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
— положение о защите персональных данных (ст. 86-88 ТК РФ);
— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);
— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ);
— должностные инструкции (если должностные обязанности работников не установлены в трудовых договорах);
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
— личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
— расчетный лист (ст. 136 ТК РФ);
— приказы (о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и пр.) (ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК РФ и др.) и основания для их издания (заявления, акты, служебные записки, соглашения и пр.);
— положение об оплате труда и премировании (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
— ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, «расчетных» при увольнении.
Понятно, что обязательные по закону документы придется составлять в любом случае. А вот относительно иных документов следует узнать у руководства (какие из необязательных документов могут понадобиться для фирмы). Также заранее у руководителя можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, бланках трудовых договоров.
Обратите внимание! Согласно ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» в организации должен вестись журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного, муниципального контроля и надзора. Конечно, приведенный список является неполным и при определенных обстоятельствах должны быть разработаны и оформлены иные документы
Например, если планируется, что отдельные работники будут иногда трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, необходимо утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ). Кроме того, с учетом специфики деятельности организации, возможно, потребуются:
Конечно, приведенный список является неполным и при определенных обстоятельствах должны быть разработаны и оформлены иные документы. Например, если планируется, что отдельные работники будут иногда трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, необходимо утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ). Кроме того, с учетом специфики деятельности организации, возможно, потребуются:
— положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы, если работодателем проводится аттестация работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
— положение о коммерческой тайне, если в трудовых договорах с работниками установлена их обязанность сохранять коммерческую тайну (ст. 10, 11 Закона о коммерческой тайне);
— договоры о полной материальной ответственности (если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке);
— коллективный договор (если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выступит с инициативой о его заключении).