Выписка из штатного расписания — скачать образец

Соответствие оригиналу

Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.

Пример выписки из ШР

Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.

Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.

Справка

Помимо выписки, существует и справка о штатном расписании. Это внутренний распорядительный документ, который подается от начальника отдела кадров руководителю компании. Зачем она нужна? Поскольку в справке перечисляются все введенные и выведенные рабочие единицы, руководитель компании получает полную картину движения рабочей силы, проще говоря может понять масштабы «текучки» в компании и предпринять соответственные меры.

В справке указывается:

• отчетный период времени;
• введенные рабочие единицы (должность и ФИО нового сотрудника);
• выведенные единицы (количество сотрудников и должность с ФИО).

Справка подается вместе с составленным списком всех работников и должностей для анализа движения рабочей силы внутри организации.

Образец справки

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация. Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

ФАЙЛЫ

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Как заверить выписку из штатного расписания?

Потребность в заверении документа есть в том случае, если он предназначается для использования во внешнем документообороте предприятия (суды, сторонние организации). Для заверения составителю необходимо:

• написать фразу «Копия верна» либо «Верно»;
• указать свои ФИО и должность с расшифровкой;
• расписаться и поставить «мокрый» оттиск печати.

При наличии двух и более страниц, заверяется каждая из них.
Таким образом, проанализированный универсальный документ позволяет максимально быстро и информативно получить сведения о кадровой ситуации на предприятии в целом и трудовой функции каждого отдельного работника в частности.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Как правильно заполнить?

Порядок заполнения документа включает в себя следующие правила:

1. Обязательно вносятся реквизиты оригинала — дата его составления и регистрационный номер.
2. На документе ставит подпись то должностное лицо, которое подписывало оригинал.
3. Если это был не руководитель предприятия, он не подписывает и выписки.
4. Готовый документ в обязательном порядке заверяется уполномоченным лицом. Этот сотрудник вносит запись, что «копия верна», ставит свою подпись и мокрую печать юридического лица.

Обычно на предприятиях или в организациях, учреждениях имеется соответствующий локальный документ, в котором зафиксированы все основные правила выдачи выписок. Зачастую для выписок утверждается отдельный бланк, которым и следует пользоваться при заполнении документа.

Если выписка требуется внутри предприятия её заверять не нужно!

Документ, включающий в себя несколько страниц, сшивается нитью. Затем на узел нити наклеивается квадрат из чистой бумаги, после чего вносится надпись «Копия верна. Прошито и пронумеровано столько-то листов».

Основной компенсацией при увольнении пенсионеров является выходное пособие. Об этом говорится в нашей подробной статье! Больше про влияние рабочего стажа на выплаты больничного читайте здесь. За задержку заработной платы работодатель обязан выплатить компенсацию. Как начисляется при этом ее сумма, вы узнаете в нашей статье.

Какая процедура составления штатного расписания и выписки в филиалах

Если предприятие имеет структурные подразделения, без создания юридического лица, то все понятно, штатное расписание едино и выписки из него рассылаются по подразделениям. Но если предприятия имеет филиалы или представительства, то предприятие вправе решать этот вопрос самостоятельно.

В учредительных документах или в доверенности направо управление филиалом, обычно отображается такая информация. Т.е. и выписка создается из этих соображений, если подразделение самостоятельно в создании штатного расписания, то оно и выдает выписку. Если расписание создается головным предприятием на все подразделения, то выписку оно и выдает.

Форма, нюансы оформления

Согласно законодательству для выписок не существуют определенные формы бланков. Поэтому выписку допустимо оформлять сотруднику в произвольной форме. Только есть одно условие – в документе должны фигурировать нужные пункты и разделы.

Документ необходимо составлять в сокращенном варианте.

Это нужно для того, чтобы сохранялась конфиденциальность личной информации трудящихся. Но, так как данный документ не является государственной тайной, копировать из него допускается какую угодно информацию из главного раздела.

Помимо этого, возможно оформлять выписку из нескольких пунктов. Это происходит в том случае, если необходимо взять несколько частей, которые располагаются не по порядку.

В ходе данного действия, сотруднику, составляющему документ нужно следить, чтобы необходимая информация при копировании не искажалась в оригинале.

Можно составлять документ любым из трех вариантов, допустимых по закону:

1. ксерокопия;
2. скан-копия;
3. напечатанный на компьютере текст, который должен заверить специалист.

В документе должна присутствовать необходимая информация:

• В верхнем левом углу должно стоять названия юридического лица. При этом, необходимо наименование прописывать полностью, а сокращенная форма запрещается.
• Далее, чуть ниже идет наименование документа. Сюда же нужно внести его номер, а также число, когда он был оформлен.
• После этого прописываются данные по расписанию в кратком виде: какой именно период брался за основу, а также срок действия документа. В этом же пункте ставится численность штата.
• В главном разделе документа находится таблица расписания штата.
• В начальной колонке прописывается наименование подразделения, а также определенный код, который носит данное юридическое лицо.
• Вторая колонка нужна для наименования специальности. Здесь же необходимо уточнить ее разряд.
• Третья графа нужна для фиксирования числа сотрудников, которые трудятся на этой должности.
• Четвертый столбик служит для указания оклада, предполагаемого для выдачи сотруднику в течение года.

Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г. выписка без прописанных окладов не является действительной.

Если сотрудник получал какие-либо дополнительные выплаты, то это стоит указать в пятой графе.
В шестом столбике должен быть зафиксирован общий показатель заработка сотрудника.
Следующая графа необходима, чтобы сделать примечания.

Данный документ необходимо подписать руководителю отдела кадров, либо иному специалисту, имеющему соответствующие полномочия. Выписку нужно предоставить сотруднику под роспись. В конце документ необходимо заверить главному бухгалтеру или начальнику предприятия.

Подписывать данный документ необходимо с указанием фамилии полностью, а также название должности.

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2013 г.

Содержание журнала № 6 за 2013 г.На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист

Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по трудуКвалификационный справочник должностей, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37. Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.

Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на с. 70. И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.

Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием

И.М. Пекарева, г. Новосибирск

У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютсяп. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1:

• сложившееся разделение труда между работниками;
• условия оплаты их труда.

ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника»ст. 68 ТК РФ. Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

• есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ;
• размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договорест. 57 ТК РФ.

Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает

М.А. Маркулов, г. Казань

Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?

: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, — законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров — пусть хранится там.

А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочноп. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

И.Т. Плеханова, г. Подольск

Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3—4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору?

: Вы можете:

• <�или>просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;
• <�или>указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.

Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных работст. 59 ТК РФ.

Способ изменения штатного расписания выбирайте сами

Т.О. Лоркович, г. Москва

Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?

: Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.

Как ее оформить

Утверждена официальная форма (Т-3) постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Однако работодатель исходя из условий работы и потребностей предприятия вправе изменить ее содержание или использовать произвольный вид.

Если кадровый отдел применяет в работе форму Т-3, то она содержит ряд обязательных данных:

• в верхнем поле записывают наименование работодателя (в полном и сокращенном виде);
• заголовок, обозначающий вид документа;
• дата выпуска документа;
• номер приказа, например: «Утверждено приказом №03 от 06 июня 2020 г.»;
• срок действия, например: «Вступило в действие с 06 июня 2020 г.»;
• основная часть, которая содержит сведения о позиции из исходного документа;
• подписи уполномоченных лиц.

В случае выдачи документа по заявлению от конкретного сотрудника сведения указывают только о нем одном. Работник ставит подпись наряду с другими лицами.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.

, чтобы прочитать.

Общие правила составления

Официального бланка с рекомендациями для выписки не существует, как, к примеру, формы Т-12 или Т-13 для табеля учёта. Ее вид и содержание зависит от информации, которая будет представлена в документе. По общему правилу в выписке указываются личные данные сотрудника. Остальная информация добавляется по запросу, причём может быть представлена не последовательно, как в оригинальном табеле.

Обычно фирмы разрабатывают бланк выписки или инструкцию ее заполнения.

Срок, на который данные выписки актуальны — не больше года. Это обусловлено тем, что само штатное расписание разрабатывается обычно не больше чем на 12 месяцев. Храниться документ должен не менее 5 лет.

Без окладов и выписка с завода

Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым.

Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола.

Например, педагог высшей категории, плиточник 1 разряда;

• количество единиц в штате организации (включая открытые вакансии и совместителей);
• тарифная ставка (должностной оклад) + премии и надбавки = общая сумма вознаграждения сотрудника за труд по итогам месяца. Оклад зависит от должности работника, а общая сумма вознаграждения – от его профессиональных навыков и умений;
• примечания.

Для чего нужна?

Выписка нужна прежде всего для фиксации правильных данных о трудящемся. Ее могут запросить в следующих организациях:

• в Пенсионном фонде;
• в ФСС;
• в налоговой или трудовой инспекции;
• в суде при трудовых спорах.

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Образец бланка штатного расписания скачивайте здесь.

В штатном расписании находятся сведения о сотрудниках: перечисляются филиалы, а также должности и разряды работников, число сотрудников, ставка по тарифу для рабочего вместе с выплатами. Из этого документа и берут необходимые сведения о сотруднике.

Сведения о трудящемся актуальны пока действует штатное расписание, на основании которого составлена выписка. Срок хранения выписки в архиве организации – 5 лет, так же как и у штатного расписания.

Что такое штатное расписание читайте в нашей статье.

Образец заполнения

На фото представлен образец:

Пример заполнения выдержки

На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

• копия выписки из утвержденного ШР;
• документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Без окладов и выписка с завода

Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.

В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.

Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.

Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.

Кому и когда понадобится инфомация из ШР

Случаи, когда требуется информация из ШР:

• работнику для обращения в суд, государственные органы (ФСС, инспекцию труда);
• организации для участия в торгах, вступления в саморегулируемую организацию;
• организации для предоставления в суд, надзорным органам (ФНС, трудовой инспекции), в Пенсионный фонд и т.д.;
• в сторонние организации для СОУТ (проведения оценки условий труда).

Последний случай вызывает вопросы на практике. Перечень сведений для СОУТ в законе не установлен, но стандартный список у организаций, проводящих оценку, включает сведения из ШТ. Формат предоставления информации оговаривается в договоре, размер оплаты труда для оценки условий труда значения не имеет. Руководитель вправе разработать бланк без окладов, согласовать его с компанией, проводящей СОУТ, и предоставить для проведения оценки условий труда. Вакантные единицы допускается не указывать, такое мнение высказывает Роструд РФ, но его поддерживают не все отделения ведомства и суды. Этот вопрос решается работодателем самостоятельно с учетом позиции конкретного территориального органа и судебной практики в регионе.

Процедура оформления выписки из штатного расписания

Первоначально, нужен документ, обосновывающий необходимость подготовки выписки и ее содержание. Это может быть:

• распоряжение руководства компании;
• заявление сотрудника, в том числе и бывшего;
• запрос из контролирующих органов или иных инстанций.

Распоряжение руководителя может быть оформлено в виде отдельного документа или резолюции на заявлении, докладной записке или запросе.

Например:

ООО «Контрплюс»

21.06.2021 №154/78

Распоряжение

Начальнику отдела кадров подготовить выписку из действующего штатного расписания, в соответствии с докладной запиской и. о. начальника юридической службы от 20.06.2021 №758/96.

Директор Никиморов А. З.

Затем ответственный исполнитель готовит документ, при необходимости подает на подпись главному бухгалтеру.

Далее выписку регистрируют и передают запросившей ее стороне.

Что такое выписка из штатного расписания?

Выписка – это предоставление частичной информации из общего документа на отдельной бумаге. Как правило, делается по запросу. Ее оформляют, когда вся информация из основного документа не нужна и будет только мешать восприятию данных. В случае если общая информация является коммерческой тайной или содержит информацию о третьих лицах, которая не касается запрашиваемого лица.

Выдержка из кадрового расписания необходима в случаях:

• Необходимости предоставления данных в социальные службы: трудовую инспекцию, Пенсионный фонд, Соцстрах;
• Для налоговой;
• При участии в тендерах;
• Для вступления в Саморегулируемую организацию;
• Документ необходим лично работнику;
• Для судового процесса.

Выписка из штатного расписания представляет собой документ, в который включают:

• Шапку – наименование организации, ее полные реквизиты, для кого выдается;
• Основная часть – в ней находятся запрашиваемые данные;
• ФИО составлявшего.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Получить выписку из штатного расписания можно на основании письменного запроса с указанием ее назначения. Базисным документом для нее является кадровое расписание. Его предприятие может оформлять на свое усмотрение или использовать или видоизменять общепринятую форму Т-3.

Единой унифицированной формы выдержки нет. Ее оформляют как копию части основного акта или набирают необходимую информацию на отдельном листе бумаги и подтверждают ее достоверность подписью и печатью.

В выдержке указывают следующую информацию:

• Полное наименование и реквизиты предприятия, коды организации — ОКУД и ОКПО;
• Его название, дата составления и регистрационный номер;
• Указывают информацию о первичном акте, из которого делают выдержку — указывают регистрационный номер кадрового распорядка, его дату, кем утвержден, с какой даты вступил в силу, его срок действия и общая численность штата;
• Воспроизводят шаблон штатного распорядка и данные в нем по конкретному сотруднику.

Информация включает в себя:

• Название конкретной структурной части предприятия и ее код;
• ФИО работника, его должность;
• Разряд, категорию профессии или квалификацию;
• Размер ставки (оклада) этого работника;
• Все положенные виды премий, надбавок, льгот. Указывают или сумму, если она фиксированная, или установленный процент к окладу за запрашиваемый период;
• Удержания, если таковые были;
• Итоговая сумма к выплате (зарплата);
• Последняя строка — это колонка для возможных примечаний.

В конце, указывают ФИО, составляющего документ, руководителя отдела кадров, самого сотрудника. Руководителя предприятия указывают, только если он подписывал штатный распорядок.

Выдержка может быть оформлена на нескольких сотрудников, например, по запросу для проверки в налоговую. Акт, состоящий из нескольких листов, обязательно сшивают, листы нумеруют, на место сшива клеят квадратный листок бумаги, и пишут копия верна, указывают количество листов в подшивке.
На копиях обязательно ставят надпись: «Копия верна», подпись лица делавшего копию, руководителя отдела кадров. Все подписи на выдержке, должны быть с полным указанием должности и расшифровкой (указанием фамилии и инициалов).

Выписка из штатного расписания – форма Т-3

Выписка из штатного расписания унифицированной формы Т-3 должна быть заполнена по всем правилам. Неверно оформленный документ, считается недействительным. На предприятии, должны быть акты локальных (к ним относят и неунифицированные документы) актов, в которых должен быть прописан порядок составления выписки.

Выписка из штатного расписания без окладов – образец 2018

Выдержка без окладов, может потребоваться, например, для проверяющих органов для подтверждения численности штата или для предоставления в центр занятости. Документ оформляется по тем же правилам, что и общая выписка, только не указываются размеры окладов, ставок, надбавок, отчислений, общая сумма заработной платы. В него вписывают только полные ФИО работников, их должности и профессиональные разряды и квалификации.

Подписывают документ, по тем же правилам, что и с окладами — ответственный за составление и все лица, которые подписывали штатное расписание.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Что такое выписка из штатного расписания

Данный документ нередко требуется при обращении в различные государственные учреждения.

Важно! Каждая документация, создаваемая на предприятии, должна формироваться при учете многочисленных нюансов и требований, а иначе можно получить отказ в какой-либо льготе или услуге.

Штатное расписание представлено особым документом, который непременно должен иметься в любой фирме. В него вписываются важнейшие данные:

• состав штата организации;
• структура кадров. Тут содержится информация о том, что такое кадровый резерв и как его формируют;
• количество людей, работающих в фирме на официальной основе;
• размер зарплаты каждого человека, трудящегося на той или иной должности.

Как осуществляется оформление штатного расписания по унифицированной форме Т-3  и получение выписки из такого расписания – смотрите тут:

Цели создания расписания

Основным назначением расписания является определение должностей работников, что позволит в будущем планировать, как распределять обязанности между всеми специалистами. Создается штатное расписание для разных целей:

• реализация разнообразных сравнительных операций, призванных определить, какие обязанности и задачи ставить перед теми или иными сотрудниками фирмы;
• разделение всех работников в соответствии с их количеством, имеющейся квалификации и нагрузке на работе, причем все созданные группы можно будет в будущем эффективно использовать для работы фирмы;
• произведение оценки правильности и эффективности существования конкретной должностной структуры в компании.

Для составления данного расписания непременно используется специальная форма, называемая №Т-3. Заполняется документ достаточно легко, но для этого непременно учитываются определенные требования. Выписка представлена копией штатного расписания, причем место ее формирования зависит от того, какова цель ее создания.

Важно! Выписка делается исключительно в ситуации, когда невозможно или нецелесообразно сделать копию штатного расписания, например, размер данного документа превышает 10 листов.

Нюансы

При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения

Порядок составления

Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:

• надпись «Верна»;
• дата заверки документации;
• должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.

Образец заверенной выписки из ШР

Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.

Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.

Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:

• приказ, согласно которому человек принят на работу;
• выдержка из трудовых книжек и прочее.

Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.

Кто утверждает?

Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.

Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

Сколько она действует

Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.

Вопросы

Нужно ли указывать Ф.И.О. сотрудника? Штатное расписание сугубо обезличенный документ. В нем не пишется фамилия сотрудников, так как сотрудник может уволиться. Штатное расписание содержит информацию только о должности и окладе. Работник назначается на должность, на основании штатного расписания. Тоже касается выписки, в ней не указывается фамилия и инициалы сотрудника.

Кто может запрашивать выписку из штатного расписания

Выписку могут запросить проверяющие органы. В таком случае выписка должна быть оформлена по всем правилам. На основании норм ст. 62 ТК РФ сотрудник любой организации имеет право запросить выписку через письменный запрос.

При выдаче, выписка должна содержать исключительно сведения только о его должности и полагающихся выплатах. Сведения о других сотрудниках в такой выписке не указываются и не допускаются на основании положений ст. 88 ТК РФ, в которой гарантирована защита персональных данных в части ее передачи.

Выписку может направлять в структурные подразделения головное предприятие. Обычно головное предприятие формирует и утверждает штатное расписание, затем рассылает выписки по своим подразделениям.

Нужно ли указывать структурное подразделение в штатном расписании

Если проверяющие органы, запрашивают выписку из расписания, то они смотрят не только налогооблагаемую базу, но и структуру предприятия. Штатное расписание четко должно отображать структуру и подчиненность, которая существует на предприятии. Структурное подразделение также должно фигурировать в выписке.

Можно ли изменять унифицированную форму

Такая форма не имеет многих граф, которые хотели бы видеть предприятия. Но форма Т-3 имеет всего лишь рекомендательный характер. Поэтому если надо внести изменения, вносите. К примеру, если используется «вилка» окладов, то ее можно внести, что также отображается в выписке.

Заполнение формы Т-3

Разберем на примере: оформляем по всем правилам образец штатного расписания на 2023 год для индивидуального предпринимателя, у которого десять штатных единиц (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

А этот образец для ООО на примере штатного расписания строительной компании на 2023 год (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

Показанный в качестве иллюстрации пример является приблизительным, в документ, при наличии, включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании. Вот пример заполнения штатного расписания на 2023 год для ООО с филиалом (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

Как составить?

Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа. В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».

В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.

Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.

На практике имеются рекомендации по вставке слова «подпись» между инициалами и должностью лица, подписавшего акт. Однако данные положения не имеют документального подкрепления.

Если рассматривать такую рекомендацию по сути, то можно сказать, что она является лишней, так как вся документация проходит процесс регистрации после того, как на ней поставлена подпись.

Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. Содержание документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.

Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.

В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.

На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

Форма выдержки

Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

• название документации;
• дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2019»);
• название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
• заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
• примечания;
• занимаемая должность заверившего и его подпись;
• печать для заверки документов.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким

Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира