Заместитель генерального директора — должностная инструкция и обязанности

Введение

Когда именно назначать заместителя решает именно руководитель — он может ввести должность параллельно с подписанием документов о вступлении в должность, в процессе работы или создать ее как запасной парашют при желании уйти (зам назначается помощником, вникает во все дела и после увольнения генерального занимает его место). Сама должность также может носить различные названия: вице-президент, заместитель, исполнительный директор.

Заместитель генерального работает по выделенным ему направлениям

Что именно входит в обязанности данного лица? Все зависит от специфики работы предприятия, решения руководителя или учредителей.

При этом заместитель вправе выстраивать всю необходимую ему для эффективной работы цепочку с разрешения главы компании: создавать юридический и экономический отдел, нанимать специалистов, регулировать их деятельность и пр. Часто гендиректор принимает решение заняться разработкой стратегических планов, поиском новых направлений, захватом новых рынков или определением перспективных путей, освободившись для этого от рутины и текучки. В этом случае он также может нанять себе помощника, переведя на него все основные задачи и ограничившись лишь общим контролем и консультированием специалиста.

Кого следует подбирать на должность заместителя гендиректора? Однозначного ответа нет — все зависит от специфики работы компании и от того, что именно от него требуется. Но в целом можно выделить обобщенный портрет человека на эту должность исходя из запросов и вакансий:

1. Мужчина возрастом от 27 до 33 лет.
2. Высшее техническое или экономическое образование.
3. Наличие практики в рассматриваемой сфере не менее 1 года.
4. Адекватность, способность выстраивать рабочий процесс, следить за исполнением своих поручений.
5. Самостоятельность, наличие навыков руководителя, ответственность.

Многие руководители предпочитают брать на должность технарей, поскольку у них хорошо структурированы знания, они умеют выстраивать эффективные схемы управления и подходить к процессу с практической стороны. Пользуются популярностью заместители с наличием двух образований: технического и юридического.

Особенности оформления должностной инструкции

Как показывает практика, составлением должностных инструкций для начальников подразделений занимается непосредственно собственник фирмы. Эта обязанность может быть передана членам учредительского совета либо лицам, назначенным на руководящий пост

При составлении документа очень важно привлечь опытного юриста, который поможет грамотно разработать структуру акта

Полностью составленная инструкция должна быть прошита согласно ГОСТ и заверена подписью руководителя

Важно обратить внимание на то, что при найме нового сотрудника, кандидат должен предварительно ознакомиться с этим документом до момента подписания трудового договора. После утверждения кандидата на пост вице-президента, копия должностных инструкций передается нанятому работнику. Оригинальный экземпляр должен храниться в бухгалтерском отделе либо в канцелярии

Ниже приведен образец приказа о назначении на пост вице-президента:

Оригинальный экземпляр должен храниться в бухгалтерском отделе либо в канцелярии. Ниже приведен образец приказа о назначении на пост вице-президента:

Для предполагаемого заместителя необходимо умение разбираться в общих экономических вопросах, положениях налогового законодательства

Ответственность заместителя генерального директора

Как и любой другой работник, заместитель директора, вне зависимости от его специализации, несёт ответственность, предусмотренную трудовым и прочим законодательством. В должностной инструкции необходимо прописать виды ответственности, к которым может быть привлечён заместитель, а также причины, ставшие основанием для дисциплинарных взысканий.

Согласно типовой должностной инструкции заместителя директора, он несёт ответственность:

• за предоставление высшему руководству предприятия, менеджерам среднего звена и простым работникам сведений, которые не соответствуют действительности;
• за причинение действительного ущерба материального свойства предприятию, контрагентам, сотрудникам или государству;
• за нарушение положений распорядительной документации, выпущенной руководством организации;
• за разглашение сведений, которые относятся к коммерческой или государственной тайне;
• за исполнение должностных обязанностей вопреки тем правила и нормам, которые закреплены в локальной нормативной документации при условии, что эти нормы и правила не противоречат закону;
• за нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности труда, противопожарной безопасности, правил внутреннего распорядка;
• за проведение встреч с партнёрами, ведение переговоров, которые не были запланированы и одобрены высшим руководящим составом. Если результаты этих встреч и переговоров навредят фирме, заместителя директора можно привлечь к солидарной ответственности в судебном порядке.

Привлечь заместителя директора можно к дисциплинарной ответственности, а можно к административной или уголовной. Но для этого необходимы доказательства вины данного сотрудника.

Заместитель директора является обычным наёмным работником, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Поэтому привлечь его к ответственности и уволить можно по тем же основаниям, что и обычного сотрудника.

Например, если заместитель не посещает своё рабочее место без видимых на то причин, это считается прогулом. За такие действия его можно уволить «по статье».

Образец типовой должностной инструкции заместителя генерального директора

І. Общие положения

1. Заместитель генерального директора принадлежит к категории «руководители».

2. Заместитель генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору.

3. Назначение на должность заместителя генерального директора и освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора.

4. В период отсутствия заместителя генерального директора его функциональные обязанности, ответственность, права переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. На должность заместителя генерального директора назначается лицо, имеющее высшее экономическое или юридическое образование и опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.

6. Заместитель генерального директора должен знать:

• нормативно-правовые акты, регламентирующие финансовую, экономическую деятельность организации;
• гражданское, финансовое, налоговое, трудовое право;
• организационно-штатную структуру компании, производственные мощности, основы технологии производства;
• планы производственно-хозяйственной, финансово-экономической деятельности организации;
• порядок заключения и исполнения договоров.

7. Заместитель генерального директора в своей деятельности руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности заместителя генерального директора

На заместителя генерального директора возложены следующие функциональные обязанности:

1. Контролировать финансовую, хозяйственную деятельность компании.

• результативное использование материальных ресурсов, сокращение потерь, ускорение оборачиваемости средств;
• своевременное заключение хозяйственных, финансовых договоров;
• выполнение договорных обязательств.

• разработкой мер по сбережению ресурсов;
• совершенствованием расходов сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей;
• улучшением экономических показателей;
• повышением результатов деятельности организации;
• укреплением финансовой дисциплины;
• предупреждением недостаточных или излишних запасов товарно-материальных ценностей, перерасхода материальных ресурсов.

4. Содействовать своевременной подготовке сметно-финансовых и иных документов, расчетов, отчетности.

5. Представлять интересы организации в государственных, коммерческих учреждениях, в пределах своей компетенции.

• работников на предмет следования трудовой и производственной дисциплине, правилам охраны труда, требованиям противопожарной защиты;
• исполнение распоряжений и приказов генерального директора.

7. Информировать генерального директора о темпах предусмотренных работ и мерах по ликвидации выявленных недостатков.

ІІІ. Права

Заместитель генерального директора имеет право:

1. Привлекать к решению возложенных на него задач других должностных лиц организации.

2. Назначать лиц, ответственных за выполнение установленных работ.

3. Разрабатывать, подписывать документы, в рамках своей компетенции.

4. Представлять интересы организации по доверенности в государственных органах, перед контрагентами и иными сторонами.

5. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

6. Участвовать в работах по подготовке приказов, инструкций, указаний, смет, договоров и иных документов.

7. Информировать генерального директора о всех выявленных недостатках в процессе своей деятельности и вносить предложения по их ликвидации.

8. Определять служебные обязанности для подчиненных работников.

9. Запрашивать информацию, документы, необходимые для выполнения собственных должностных обязанностей.

10. Выдвигать требования к руководству организации об обеспечении условий для исполнения функциональных обязанностей.

ІV. Ответственность

Заместитель генерального директора несет ответственность за:

1. Предоставление недостоверной информации.

2. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

3. Нарушение решений, постановлений, положений руководства организации.

4. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

5. Ненадлежащее исполнение собственных должностных обязанностей.

6. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

Должностные обязанности заместителя директора

Заместитель директора – достаточно «размытая» должность. Поэтому всегда существует уточнение. Например, заместитель директора по воспитательной работе или по производству. От такого уточнения зависят и должностные обязанности заместителя.

К общим обязанностям заместителя генерального директора, независимо от уточнения, относятся:

• право подписи ряда документов. Такое право даётся только генеральным директором после оформления всех положенных бумаг;
• организация эффективной работы всех структурных подразделений;
• разработка и согласование с директором различных планов производства на долгосрочную и краткосрочную перспективу;
• разработка и согласование с директором бюджета компании на отчётный период;
• решение вопросов, касающихся сферы его деятельности. Например, решение финансово – экономических вопросов;
• разработка поручений по своей специфике для руководителей филиалов или обособленных подразделений;
• контроль над деятельностью всех структурных подразделений по специфике свой работы;
• организация текущей работы всей фирмы по своему направлению;
• контроль над выполнением всех обязательств перед контрагентами;
• утверждение штатного расписания компания (заместитель директора по кадровым вопросам);
• установка и согласование с работодателем окладов работникам;
• разработка мер по мотивации и стимулированию работников;
• контроль над применением руководителями структурных подразделений мер по мотивации работников;
• контроль над поступлением и расходованием материалов (заместитель директора по производству);
• разработка и проведение мероприятий по внедрению планов по повышению эффективности экономической и производственной деятельности работодателя;
• контроль над соблюдением финансовой дисциплины;
• контроль над подготовкой отчётности по структурным подразделениям;
• контроль над своевременностью предоставления этой отчётности;
• другие обязанности, в зависимости от специфики выполняемых заместителем трудовых функций.

Эти пункты могут быть добавлены дополнительными сведениями. Ответственное за составление должностных инструкций лицо включает в этот раздел более конкретные пункты, в зависимости от специализации заместителя директора.

Например, заместитель директора по общим вопросам обязан:

• правильно организовывать работу по хозяйственному обеспечению структурных подразделений, следить за тем, чтобы работники этих подразделений не имели хозяйственных нужд;
• принимать участие в обсуждении и заключении договоров;
• осуществлять контроль над тем, как персонал организации соблюдает нормы производственной санитарии и правила пожарной безопасности.

Если речь идёт о заместителе директора по производству, то в его должностные обязанности входит:

• обеспечение своевременного выпуска качественной продукции;
• разработка и внедрение новейших систем по ведению производства.

Общие правила составления

Трудовое законодательство не прописывает чётких образцов, ГОСТов для должностных инструкций. Обычно формулировки, прописанные в них, продиктованы спецификой отдельного предприятия. Но некие общие правила по составлению должностной инструкции всё-таки есть. Рассмотрим пункты, которые обычно вносятся в данный документ для заместителя генерального директора.

Общие положения. Здесь прописываются требования к образованию, стажу работы общему и конкретно на руководящих должностях (как правило, не менее 2-5 лет). Также условия приёма на работу и иерархия подчинения. Пример: Заместителя генерального директора назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора. Заместитель генерального директора непосредственно подчиняется генеральному директору.

Также подпунктом общих положений будут являться знания (нормативные акты, документы, законодательная база), касающиеся работы предприятия. И умения, необходимые для данной должности (владение ПК, знание особых компьютерных программ, применяемых в компании). Здесь же будет подпункт о том, чем руководствуется, выполняя свою работу, заместитель генерального директора: (обязательно, сама должностная инструкция; Устав или иные нормативные документы предприятия; трудовое законодательство и другие законы РФ, касающиеся деятельности организации).

Должностные обязанности. Этот пункт особенно зависит от специфики организации. Сюда обычно включается контроль сфер, доступных заместителю генерального директора: отслеживание выполнений сотрудниками распоряжений руководства, составление документации, контроль над финансово-хозяйственной деятельностью организации.

В обязанности заместителю генерального директора может вменяться самообразование: посещение профессиональных мероприятий (выставки, семинары). Отслеживание успешного опыта в подобной сфере деятельности. Внедрение инноваций на предприятии.

Здесь же указывается степень широты полномочий, которые передаёт своему заместителю генеральный директор во время своего отсутствия или по поручению.

Права. Пункт достаточно стандартный. Это право отдавать распоряжения сотрудникам в рамках своих функциональных обязанностей. Сообщение руководителю о выявленных недостатках (или невыполнении отдельных распоряжений). Право на проверки в рамках полномочий. Право требования от руководства обеспечения материально-технической базы для оптимального исполнения должностных обязанностей. Как и остальные пункты, может быть расширен, если эта необходимость продиктована спецификой производства.

Ответственность. В этом разделе прописывается ответственность, которую несёт заместитель генерального директора. Как правило, ответственность за ненадлежащее выполнение обязанностей. За разглашение конфиденциальной информации фирмы. Нарушение трудовой дисциплины. Может вменяться материальная ответственность

В этом случае важно согласовать такой подпункт с разделом «Должностные обязанности»

Безусловно, работодатель вправе вносить дополнительные разделы в любую должностную инструкцию. Но базовые пункты, описанные выше, должны в ней присутствовать.

Наши эксперты в специальных публикациях рассказывают о правилах составления должностных инструкций для сотрудников бухгалтерии, менеджеров, кассиров, а также о составлении документа для секретаря делопроизводителя.

Из чего состоит инструкция

В состав должностной инструкции первого заместителя генерального директора входят следующие параграфы:

1. Общие положения (кому именно подчиняется сотрудник).
2. Должностные обязанности лица (то, чем конкретно он должен заниматься в компании. Чем точнее расписаны обязанности, тем меньше спорных ситуаций будет в процессе и тем менее размыта ответственность).
3. Права лица. Здесь перечисляется все, на какие именно права может рассчитывать сотрудник.
4. Ответственность сотрудника. Заместитель генерального — ответственная должность, поэтому в документе указывается, какую ответственность несет работник за свои действия или бездействия (вплоть до материальной ответственности).

Разберем перечисленные выше пункты более подробно.

Общие положения

В данном разделе обычно указывается кому подчиняется работник. Как правило, это глава компании, но могут быть и другие варианты (первый заместитель, собственники и пр). В целом, в первом пункте указываются общие сведения о предприятии и должности. Обязательно прописывается, какие вопросы работник будет курировать, какие процессы замыкаются на него. Здесь же прописывается порядок назначения на должность и снятия с нее (обычно это делается по приказу генерального или в соответствии с уставом компании). В общие положения также прописывают, кто именно будет исполнять обязанности ЗГД при его отсутствии или болезни, требования к квалификации сотрудника, его знаниям и навыкам.

Должностные обязанности

Данный пункт считается ключевым — к его составлению следует подойти со всей ответственностью, заранее продумав структуру и призвав на помощь опытного юриста. Обычно сюда входит:

1. Решение порученных руководителем вопросов.
2. Контроль за производственными процессами, находящимися в его сфере деятельности.
3. Организация работы вверенных подразделений.
4. Координация различных отделов и групп сотрудников.
5. Контроль выполнения планов, соблюдения взятых на себя обязанностей.
6. Обеспечение курируемых отделов всем необходимым с целью предотвращения простоев.

Права заместителя

Перечислив основные функции заместителя генерального директора, следует также отметить и его права. Какими они будут — зависит от самой компании. Грубо говоря, права ЗГД — это тот перечень возможностей, которыми он наделен для решения текущих задач и повседневных вопросов. Обязательно укажите, кем он имеет право управлять, с кого может требовать результатов, в какой сфере может вносить предложения и осуществлять свою деятельность. К основным возможностям относится:

1. Распределение нагрузок на отделы и подчиненных.
2. Требование от работников соблюдения правил работы с документами и информацией.
3. Внесение предложений на счет поощрений и наказаний для сотрудников/отделов.
4. Внесение предложений по оптимизации рабочего процесса.
5. Составление договоров и документов, кадровые вопросы.

Ответственность ЗГД

Последний пункт перечисляет, за что именно несет ответственность сотрудник. В его зону ответственности попадает:

1. Эффективность работы вверенных направлений и отделов.
2. Достижение поставленных целей и показателей.
3. Сохранность имущества и информации.
4. Бездействие или недостаточное действие, в результате которого был нанесен ущерб предприятию.

Так, именно заместитель должен следить за исполнением плановых значений, контролировать дисциплину и работоспособность сотрудников, предоставлять отчеты вышестоящему начальству или учредителям, сдавать декларации в соответствующие органы и организовывать рабочий процесс.

Права и обязанности замдиректора по общим вопросам

Данный специалист имеет следующие права:

• Получать доступ к информации, которая необходима для выполнения трудовых обязанностей.
• Вносить предложения генеральному директору по вопросам связанным с непосредственным выполнением своих трудовых обязанностей.
• Согласовывать наём работников, которые находятся в непосредственном подчинении данного специалиста.
• Проходить дополнительное обучение в специализированных центрах повышения квалификации.
• Самостоятельно подготавливать проекты указов по хозяйственной части.
• Требовать от подчинённых сотрудников выполнения норм противопожарной безопасности, правил трудового распорядка и пунктов трудового договора.
• Вносить предложение перед генеральным директором компании о примирования работников находящихся в непосредственном подчинении замдиректора по общим вопросам.
• Участвовать в совещаниях и принимать решения по вопросам в пределах своей компетенции.
• Требовать от генерального директора обеспечения безопасных условий труда.
• При возникновении угрозы жизни или здоровья прекратить выполнение своих трудовых обязанностей.

На замдиректора по общим вопросам, возлагаются следующие обязанности:

• Качественно и без задержек выполнять возложенные на него функции.
• Производить хозяйственное обеспечение различных мероприятий.
• Самостоятельно решать профессиональные задачи в пределах своей компетенции.
• Обеспечивать приёмку работ произведённых сотрудниками находящимися в подчинении.
• Применять меры в случае обнаружения хищения материальной собственности предприятия.
• Осуществлять рациональное расходование финансовых средств, которые были выделены для обеспечения хозяйственных нужд предприятия.
• Ходатайствовать перед генеральным директором о дисциплинарном наказании работников находящихся в непосредственном подчинении и нарушающих трудовую дисциплину.
• Осуществлять контроль над своевременным обучением персонала на курсах повышения квалификации.
• Состоять в комиссии по составлению коллективных трудовых договоров.
• Заниматься мониторингом состояний противопожарной сигнализации, и правил охраны труда на предприятии.
• Инструктировать подчинённых работниках о правилах поведения при возникновении чрезвычайных ситуаций.
• Отстранять от выполнения трудовых обязанностей тех работников, которые не соблюдают правила техники безопасности на предприятии.
• При выявлении в организации явных угроз здоровью и жизни сотрудников, производить приостановку рабочего процесса предприятия.
• Производить контроль над своевременных прохождением сотрудников медицинского осмотра.
• При возникновении предпосылок возникновения чрезвычайных ситуаций, информировать об этом вышестоящее руководство.

Должностные обязанности

Самый важный раздел инструкции, потому что это и есть трудовая функция работника. Должностные обязанности любого зама следуют из:

• необходимости решения круга вопросов, которые делегировал ему генеральный директор;
• специфики деятельности подразделений, которые он курирует.

Кроме того, должность заместителя директора наделена организационно-распорядительными функциями, и трудовая функция работника в этом разделе акцентируется на координации и управлении подчиненными сотрудниками. Если ведется разработка должностных обязанностей, рекомендуется использовать по большей части глаголы:

• организует;
• координирует;
• руководит;
• контролирует;
• обеспечивает;
• принимает меры и т. д.

Например, первый заместитель директора обязан:

• координировать работу всех подразделений в соответствии с целями и задачами, которые стоят перед предприятием;
• принимать меры по обеспечению бесперебойной работы производства;
• информировать, а не скрывать от генерального директора все недостатки в работе производства и его снабжении, принимать меры по устранению причин и условий, которые могут способствовать простою предприятия, и т. д.

Вообще, наполнение этого раздела конкретикой напрямую зависит от специфики деятельности общества: если основное направление — это производство, значит, раздел обязанностей первого замдиректора организации будет преимущественно состоять из обязанностей по руководству и обеспечению технической и производственной деятельности предприятия.

Квалификационные требования для заместителя по экономике

Квалификационные требования для управленцев в крупных компаниях с мировым именем включают в себя знание международных стандартов финансовой отчетности, английского языка, наличие дополнительного образования, например степени MBA, сертификатов CFA, CPA.

Специалисты по экономике и финансам в разных фирмах никогда не решают одни и те же задачи. Их функции разнообразны: от рутинного управления финансовой сферой до привлечения инвестиций, выпуска ценных бумаг.

Для успешного выполнения служебных обязательств от замдиректора по экономике требуется наличие управленческих и лидерских качеств, коммуникабельности. Необходимо присутствие умения влиять и убеждать, успешно взаимодействовать с партнерами, принимать управленческие решения, работать в команде.