Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Как провести аудит кадровой документации своими силами

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

— возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;

— сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;

— обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;

— повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

— ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Цель и задачи внутреннего кадрового аудита

Цель аудита – конкретная задача, на решение которой направлена деятельность внутреннего аудитора. Цель внутреннего кадрового аудита в каждом случае различна. Она зависит от размера компании, ее организационной структуры и может меняться в зависимости от требований руководства. Следует признать, что в абсолютном большинстве российских компаний подразделения внутреннего кадрового аудита нацелены на обслуживание потребностей руководства HR-службы. Они, во-первых, подчинены HR-директору компании, во-вторых, работают по утвержденному им плану и, в-третьих, представляют полученную в ходе аудита информацию непосредственно руководителю службы персонала. Последний, в свою очередь, зачастую воспринимает внутренний аудит как ревизию, направленную на выяснение профессиональной пригодности сотрудников кадровой службы. Такой подход вызывает обоснованные сомнения.

Представляется, что целью внутреннего кадрового аудита в конечном счете должно быть улучшение деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков компании, связанных с неправильным ведением кадровой документации. Мониторинг рисков, которым может подвергаться компания в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, является одним из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита. Служба внутреннего кадрового аудита должна стремиться не только к поиску ошибок в уже созданных документах, но в первую очередь к их предотвращению. Для этого она должна в том числе оказывать необходимую помощь сотрудникам кадровой службы, консультируя их на этапе разработки и создания кадровой документации по возникающим у них вопросам. В этом состоит одно из ее принципиальных отличий от внешних аудиторов.

Исходя из указанной выше цели, на службу внутреннего кадрового аудита могут быть возложены следующие задачи:

  1. Проверка и оценка соблюдения законодательства сотрудниками кадровой службы при оформлении кадровой документации.
  2. Оценка соответствия действий сотрудников кадровой службы установленным правилам и процедурам.
  3. Оценка эффективности работы кадровой службы и системы кадрового документооборота компании.
  4. Выработка предложений, рекомендаций по оптимизации кадрового документооборота компании.
  5. Предоставление необходимой информации руководству и собственникам компании по интересующим их вопросам.

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

  1. Решение организационных вопросов, включающих:
    • формирование задач и целей кадрового аудита;
    • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
    • установление сроков проверки.
  2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
  3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
  4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
  5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Порядок проведения аудита кадровых документов

Поскольку порядок проведения аудита кадровых документов законодательно не определен, каждый работодатель может закрепить свой порядок проведения этого мероприятия.

Оптимальным для проведения аудита кадровых документов является следующий алгоритм:

  1. Определить цели и задачи мероприятия
  2. Издать приказ о проведении аудита кадровых документов
  3. Составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке
  4. Подготовить бланки для занесения информации
  5. Проверить наличие обязательных кадровых документов, соответствие их оформления и содержания требованиям законодательства РФ
  6. Оформить отчет по результатам проверки
  7. Принять решение по итогам проведения аудита
  8. Составить план исправления обнаруженных нарушений

С какой целью проводится аудит кадровых документов и какие задачи ставятся перед этим мероприятием?

Основаниями для проведения процедуры аудита могут служить:

  • смена руководства организации;
  • смена работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (увольнение или перевод на другую должность, в другое подразделение, перераспределение обязанностей и т.п.);
  • плановая или внеплановая проверка ГИТ по заявлению работника (увольнение по инициативе работодателя, невыплата заработной платы, премии);
  • приведение кадровой документации в соответствие с изменениями в действующем законодательстве (напр., вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТ Р 7.0.97 — 2016)
  • регулярная плановая проверка состояния кадровой документации в организации (напр., ежегодная).

Приказ о проведении аудита кадровых документов издается в произвольной форме. В этом распорядительном документе следует сформировать состав комиссии (как правило, это работники, имеющие соответствующую квалификацию: кадровые работники, юрисконсульты, архивариусы, секретари и т.д.) и определить сроки проведения (приложение 1).

На что надо обратить особое внимание при проверке кадровых документов:

  • наличие разных видов документации
  • правила комплектования и хранения кадровых документов
  • сроки хранения
  • соответствие формы документов требованиям оформления документов
  • сопоставление содержания кадровой документации с нормативными требованиями

Аудит кадровых документов может проводится в виде полной или выборочной проверки.

Полная проверка всех видов кадровой документации, как правило, проводится ежегодно по плану проверок.

Перед проведением аудита следует составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке, разделив их по видам (приложение 2).

Выборочная (сквозная) проверка проводится, для определения соблюдения прав отдельных категорий работников, например:

  • лиц, не достигших возраста 18 лет;
  • инвалидов;
  • беременных женщин;
  • женщин, имеющих детей до 3-х лет;
  • работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
  • надомников и т.д

Для эффективного сбора информации следует разработать бланки (приложение 3)

Информацию рекомендуется фиксировать в готовых формах (приложение 4)

После фиксации информации необходимо оформить отчет по итогам проведенного аудита (приложение 5)

Далее следует оформить план мероприятий по итогам проведенного аудита с указанием сроков выполнения и ответственных лиц (приложение 6)

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Классификация аудита

Специалисты рекомендуют проводить аудит кадров и документации регулярно. Большинство экспертов сходятся во мнении, что оптимальный период проведения проверок – один раз в два-три года, в зависимости от величины компании, ее оборота и, соответственно, текучести кадров.

Исходя из периодичности аудита, можно провести следующую его классификацию.

Прежде всего аудит можно поделить на текущий, который проводится через определенные промежутки времени, а также оперативный, который осуществляется при резком возникновении такой необходимости.

В зависимости от полноты объема проверяемых данных аудит кадровой политики делится на полный, локальный и тематический.

По способам проведения проверка бывает выборочной и комплексной.

В связи с уровнем аудита может производиться контроль высшего руководства, руководителей отделов или непосредственно службы по набору кадров.

Проводить аудит кадрового потенциала могут, соответственно, привлеченные извне эксперты и собственные специалисты. Главное – чтобы они были компетентными в этом вопросе.

Как провести внутренний аудит в отделе кадров

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит? Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать.

Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3) Таблица 3 Сверка документов Документ есть Документ отсутствует Правила внутреннего трудового распорядка Положение о защите персональных данных Положение о премировании Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка Положение об оплате труда Положение о премировании Штатное расписание График отпусков … … Экспертиза документов После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства. Положение о защите персональных данных работников Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников. В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

  1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
  2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
  3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др.

Судебная практика Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата. Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними. Как Провести Внутренний Аудит Кадровой Документации

Читайте на сайте «Россия-Украина»:

  • Какие Документы Запросить у ИП при Заключении Договора
  • Документы Прилагаемые при Жалобе на Административное Правонарушение в Суд
  • Когда Работодатель Обязан Выдать Трудовую и Расчет
  • Расстояния Установки Дорожных Знаков в Населенных Пунктах Лежачий Полицейский
  • Могут ли Выписать Штраф за Парковку на Инвалидном Месте по Фотографиям

Внимание!

В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже.

Стоимость услуг

Аудит будет зависеть от общего объема работ, разновидностей проведенного аудита персонала и его потенциала, численности персонала и направленности бизнеса. Так, комплексная услуга, в которую будут входить внутренний аудит кадрового делопроизводства, документации, персонала и потенциала фирмы в среднем обойдется в 30 000 — 50 000 рублей.

То, сколько стоит проверка персонала и документации, вы можете уточнить на сайте. Стоимость, по которой работает кадровый аудитор во время анализа персонала, потенциала и документации, показана в специальном разделе «Стоимость услуг». Также вы можете узнать стоимость аудирования персонала и документации у одного из специалистов.

Объекты аудита персонала организации

В ходе осуществления аудита персонала специалисты занимаются анализом 3 основных сфер деятельности компании, имеющих отношение к кадровым вопросам:

Сфера деятельности
Что проверяется
Персонал
Анализ проводится с упором на проверку достаточности штатных единиц, наличия вакансий, степени «текучки» кадров, достаточности квалификации работников, наличия кадрового резерва.
Кадровые структуры
Проверяется эффективность работы отдела кадров, актуальность для конкретной компании

Внимание уделяется структурным подразделениям, занимающимся вопросами подготовки будущих управленцев, набор, отбор, обучение, увольнение и перемещение кадров.
Кадровые процессы
Анализ здесь проводится в соотнесении кадровых процессов со стратегическими задачами фирмы. В ходе проведения проверки оцениваются:
социально-психологический климат в коллективе (разрабатываются корпоративные программы, измеряется степень напряженности в отношениях и ее влияние на кадровые процессы, проводится мониторинг корпоративной культуры);
планирование кадровых ресурсов (изучается перспективное развитие кадрового планирования и соответствие числа штатных единиц потребностям компании);
система поощрения сотрудников (оценивается эффективность имеющихся льгот и стимулирующих выплат, осуществляется поиск наиболее удобных и действенных способов стимулирования);
система набора работников и отбора сотрудников из потенциальных претендентов (проводится анализ источников соискателей, требований к кандидатам на должности, способов организации трудоустройства);
аттестация и обучение сотрудников (разрабатываются и исследуются программы обучения, анализируются существующие программы);
вопросы, связанные с адаптацией работников на новом рабочем месте (проверяется эффективность имеющегося подхода и возможность его улучшения).

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то — это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг.

Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга. Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны

При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно

Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем. При проверке трудовых книжек необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе. Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания.

Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

  1. Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
  2. Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
  3. Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
  4. Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Особенности работы отдела по делопроизводству кадров

Сотрудники отдела кадрового делопроизводства занимаются вопросами, связанными с трудовыми взаимоотношениями, а также кадрами, перемещениями информации о них и сортировке и переработки архивных данных об информации, используемой в компании.

Термин «кадровый учет» означает осуществление движения сотрудников и их учет, начинающийся от подчиненных и заканчивая руководящими должностями.

Важно отметить, что эти документы составляет квалифицированный сотрудник, работающий в отделе кадрового делопроизводства. Только в таком случае они будут иметь весомое доказательство не только в пределах организации, но и в зале судебных заседаний

Каждый документ в своем роде важен для действующего предприятия, так правильно составленной должностной инструкцией можно объяснить отказ по отношению к кандидату в приеме на работу.

Сегодня каждое предприятие при приеме новых сотрудников на работу, пользуется действующим законодательством, которое касается как оформления документов, так и последующего хранения их в архиве. Отступления от этого в современной организации невозможны.

Известно, что практически каждый документ, созданный на предприятии, обладает юридической силой.

Имея на руках правильно составленный экземпляр документа работодатель может представить его в качестве доказательной базы в судебном разбирательстве.

Задача кадрового делопроизводства заключается в ведении внутренней документации предприятия, поэтому от сотрудника, отвечающего за этот процесс, требуются особые знания в области заполнения документов и навыки владения техникой.

Основными задачами работников отвечающих за делопроизводство в организации являются следующие функции:

  • прием новых сотрудников на работу;
  • заполнение трудовых книжек;
  • увольнение;
  • предоставление отпуска;
  • направление в командировку.

Это лишь основные функции, но помимо этого персонал отдела кадров должен выполнять и другие функции возложенные на него руководством.

Для современной и стремительно развивающейся компании, необходимо иметь не только базовые знания в области заполнения документов, но и постоянное стремление в развитии и прохождении курсов повышения квалификации. Именно такой подход к работе способен обеспечить безошибочное выполнение возложенных задач.

Точного определения кадрового делопроизводства невозможно найти ни в одном Федеральном законе или подзаконном акте РФ, поэтому можно воспользоваться термином, представленным в ГОСТ 5114198. Этот стандарт устанавливает несколько стадий прохождения обработки для документов предприятия:

  1. Создание нового документа.
  2. Документооборот в организации, то есть движение и учет важных бумаг.
  3. Хранение материалов, в том числе и в архиве.

Для правильного понимания законодательных документов, регулирующих кадровое делопроизводство, необходимо обратиться сразу к нескольким правовым источникам:

  • Трудовой кодекс РФ, который регулирует отношения между сотрудником и работодателем в организации;
  • Государственный стандарт под номером 6.30-2003 (в нем сказано об унифицированных системах документации);
  • Постановления Госкомстата России от 05.01.2004;
  • Постановление правительства РФ от 16.04.2004;
  • Типовая инструкция для регулирования делопроизводства производимой в Федеральных органах исполнительной власти, созданная Федеральной архивной службой РФ от 27 ноября 2000 года.

Заключение

Эффективное развитие любой компании требует постоянного повышения уровня компетенции и квалификации ее сотрудников. Полноценный грамотный кадровый аудит персонала является основным средством контроля за кадровой ситуацией на предприятии.

Аудит персонала включает в себе целый комплекс мероприятий, направленных на становление прочной кадровой системы.

Результат аудита – сокращение текучести кадров, повышение производительности труда, выявление необходимости обучения персонала и

экономия средств на поиски новых кадров.

Достижению этого результата должны способствовать особенности (требования) ведения аудиторской деятельности: независимость и объективность при проведении проверок; конфиденциальность; профессионализм; компетентность и добросовестность аудитора; использование методов анализа трудовых показателей; применение новых информационных технологий; умение принимать рациональные решения по данным аудиторской проверки; доброжелательность и лояльность по отношению к клиентам; ответственность аудитора за последствия его рекомендаций и заключений по результатам аудиторских проверок.

Объектом аудита персонала является состояние трудовой сферы экономического субъекта, а предметом – трудовой коллектив, его деятельность; организация, нормирование, условия и охрана труда персонала; соблюдение прав и обязанностей работников всех уровней, предусмотренных законодательством Российской Федерации. В странах с рыночной экономикой придается огромное значение состоянию работающих, так как они являются важнейшим фактором, обеспечивающим прибыльность деятельности фирмы, и это уже давно подтверждено существованием на предприятиях специальных служб персонала, в функции которых включаются организация трудовой деятельности персонала предприятия во всех ее проявлениях, а также анализ эффективности этой деятельности.

Поделитесь в социальных сетях:FacebookTwitter
Напишите комментарий