Аутсорсинг — что это и как снизить затраты с его помощью?

С какими задачами мы можем помочь

Мы в UCMS Group занимаемся аутсорсингом бизнес-процессов больше 25 лет. Помогаем клиентам вести кадровый и бухгалтерский учёт, автоматизировать документооборот, рассчитывать заработную плату и решать любые сложные или рутинные задачи:

Расчёт заработной платыПозаботимся, чтобы ваши сотрудники вовремя получали зарплату, госорганы — отчётность, а вы — аналитику по расходам.	Ведение кадрового учётаПоможем вашим HR-специалистам легко нанимать, повышать и переводить, премировать и увольнять сотрудников с помощью онлайн-решений.	Бухгалтерский учётПодготовим и сдадим отчётность, проконтролируем сроки или полностью возьмём под контроль вашу финансовую службу.
Внедрение и поддержка 1СДоработаем вашу 1C и настроим интеграцию с глобальными учетными системами	Управление документооборотомАвтоматизируем работу с документами и организуем ее так, чтобы все нужное было всегда под рукой	Налоговый консалтингПомогаем возмещать НДС и переплаты по налогам, проводим аудит и даем рекомендации по снижению налоговых рисков.
Юридические услугиПоддержим в вопросах трудового, договорного и корпоративного права	Охрана труда и пожарная безопасностьРазработаем и внедрим нормативные документы и подготовим к любой проверке	Общие центры обслуживанияПоможем построить ОЦО с нуля или оптимизируем текущие процессы

Передавайте рутинные задачи людям, которые действительно хотят ими заниматься, а свои время и силы инвестируйте в развитие бизнеса. Если вам интересно примерить на себя роль управленца аутсорсинговой компании, пройдите нашу веб-игру «Карты, деньги, аутсорс» и попробуйте обогнать нас в рейтинге.

Слабые стороны аутсорсинга маркетинга и продаж

Несогласованность выпуска и сбыта
Так повелось, что продавцы больших компаний всегда сражаются с производителем за лучшие товары по самой выгодной цене и как можно быстрее. Те, в свою очередь, отстаивают большую стоимость и увеличенные сроки. Это естественно, так как на рубеже продажи (желания) и изготовления (возможности) рождается истина. Производитель возвращает менеджеров на грешную землю, а продавец подгоняет исполнителя с выпуском продукта.
Вообразите, что производитель – это свой, а сбытчик — чужак из посторонней фирмы, который обещает покупателю золотые горы, приукрашивая ваш продукт. Попробуйте мыслить объективно с позиции генерального директора.
Бизнес-процессы в партнерстве двух компаний
Многим предприятиям сегмента B2B необходима четкая работа в связке «производство-сбыт», выдвижение УТП, согласование сроков отгрузки и доставки, сверка технического задания, принятие индивидуальных решений. В любом случае к чужому человеку отношение иное, и заставить людей думать по-другому очень сложно.
Недостаточное финансирование каналов сбыта
Настоящий аутсорсинг продаж предполагает ощутимые вложения денег. То есть инвестиции в рабочие места, оплату труда и способы реализации делает аутсорсер, в то время как изготовитель не вкладывает ни гроша. А значит, для него способствовать сбыту товара аутсорсером – дело добровольное. И здесь проявляется недостаток, описанный ниже.
Конкуренция с корпоративными продажниками
Дальновидный производитель не станет слишком полагаться на аутсорсера и по любому будет финансировать свой отдел продаж. Хотя бы потому, что он гораздо ближе и понятнее. Поэтому его поддержка будет приоритетной.
Приведем яркий пример. В техотдел или к логистам поступили два заказа на проработку ТЗ или доставку продукта. Один из них – из своего подразделения, второй – от аутсорсеров. Какой выполнят первым? Вероятно, тот, где заказчик будет наседать и торопить. Ведь в любом бизнесе случаются скачки потребительского спроса.
Что же выходит? На пике производство обслуживает собственных менеджеров, в упадке берет клиентов аутсорсера. Загвоздка в том, что последний пребывает в той же ситуации, ведь рынок-то у них один. И ему тоже нужна помощь в совершении продаж.
Связь с потребительской аудиторией
Изготовитель выпускает только черную модель товара или выполняет заказы целую неделю. А потребители ищут белую модель такого же продукта или желают получить услугу за два дня. Кому это известно лучше всех? Верно, менеджеру по продажам. Как же отличить реальный спрос ЦА от стремления сотрудников облегчить себе жизнь?
Прозрачность
Как узнать КПД аутсорсера, если, к примеру, цикл реализации в отрасли – полгода? Выходит, что спустя 6 месяцев производитель сможет убедиться, насколько эффективен аутсорсинг продаж? Для этого выделяют точки контроля в бизнес-процессе, такие как число рабочих проектов; количество контактов, установленных менеджером; численность клиентов, привлеченных на каждой стадии воронки сбыта.
Аналогичную прозрачность нужно обеспечить и для другой стороны. Аутсорсер должен иметь доступ к статистике продаж по собственным клиентам, несмотря на то что это управленческая отчетность. Не все заказчики согласны открывать свои отчеты, а кое-кто вообще не озаботился внедрением системы для учета.

Как искать клиентов клининговых услуг

Чтобы найти клиентов, нужно использовать различные инструменты продвижения. Маркетинг клининговой службы может включать в себя ряд мероприятий, ориентированных на разную целевую аудиторию:

Прямой маркетинг будет эффективен в корпоративном сегменте. Для рекламы потребуется подготовить раздаточный материал. Также можно провести холодный обзвон круга потенциальных клиентов или разослать коммерческое предложение.
Реклама в СМИ ориентирована на частных клиентов. Рекламу можно разместить в интернете или запустить короткий ролик на радио.
Реклама на досках объявлений, столбах, у подъездов, в лифтах – нацелена на частных клиентов.
Создание сайта, позволяющего потенциальному клиенту самостоятельно изучить перечень услуг и прайс-лист – этот вид рекламы может привлечь как корпоративных, так и частных клиентов.

При планировании рекламной кампании следует учитывать, какими критериями отбора руководствуются потенциальные клиенты. Наиболее значимыми являются: стоимость и спектр предоставляемых услуг, репутация на рынке, квалификация персонала, гибкость графика работы

На эти параметры следует обращать внимание в презентациях и прочих рекламных материалах.

Инструменты продвижения могут быть разные – все зависит от целевой аудитории и бюджета, выделяемого на рекламу. Большинство владельцев клинингового бизнеса признают, что самым эффективным способом продвижения является «сарафанное радио». Чтобы оно начало работать, как бы это банально не звучало, нужно, во-первых, качественно оказывать услуги (стандарты прописаны в ГОСТ Р 51870-2014 – “Услуги профессиональной уборки – клининговые услуги. Общие технические условия”). Во-вторых, нужно попросить первых клиентов оставить отзыв о компании – взамен предложите какой-то бонус, например, скидку при следующем обращении. Следует проработать программы лояльности, предполагающие акции и скидки при постоянном сотрудничестве. Заключение договоров на регулярное обслуживание обеспечит компании постоянную занятость персонала. Заявите об экологичности средств для уборки – в последнее время наблюдается мода на «экологичную уборку».

Еще одним инструментом, используемым в маркетинге, является анализ ценовой политики конкурентов. Изучите уровень цен и предложения на рынке, выявите слабые стороны конкурентов. Например, на локальном рынке в малой доле представлена услуга «помощница по дому». Включите такую услугу в свой перечень. Для этого не потребуется дополнительных затрат, а в случае низкого спроса на данный вид услуг, сотрудник сможет выполнять другую работу.

Практика показывает, что работу с потенциальными клиентами нужно проводить еще до открытия клининговой службы. Как уже было сказано, именно от потребностей клиентов этот бизнес и строится.

Как рассчитать выручку клининговой службы

Объем продаж рассчитывается как среднерыночный для города с населением более 500 тыс. человек. Исходя из нормативов, в день сотрудник убирает 600-800 кв.м. При наличии четырех сотрудников, работающих посменно, максимальная загруженность в месяц составляет 11 250 кв.м. на сотрудника или 45000 кв.м. для всего штата уборщиц. Средняя цена услуги составляет 50-150 руб/м2. При загруженности равной 50%, месячная выручка компании составит 45000*50%*50=1 125 000 (рублей)

Обращаем внимание, что эта цифра является ориентировочной: она будет серьезно зависеть от количества заказов.

Что такое аутсорсинг простыми словами

Аутсорсинг — передача части функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Например, некоторым фирмам невыгодно держать в штате постоянную кадровую службу, и они делегируют функции кадрового учёта провайдеру. Так они экономят на подборе и оформлении персонала, не беспокоятся об обучении и замене сотрудников, а также передают ответственность за качество поставщику услуг.

В аутсорсинге выделяют несколько направлений, которые соответствуют функциям подразделений компании:

IT-аутсорсинг — передача поддержки, модернизации IT-инфраструктуры компании, разработки программного обеспечения по техническому заданию;
аутсорсинг бухгалтерского учёта — передача обработки первичных документов, авансовых отчётов, командировочных документов;
аутсорсинг кадрового делопроизводства — передача ведения и учёта трудовых книжек, оформления приёмов и увольнений, массового приёма и массовых увольнений, администрирования командировок, отпусков, подготовки справок и копий документов для сотрудников;
аутсорсинг административных функций — передача функций ресепшена, курьерской службы, колл-центра, секретаря, закупки, продажи, маркетинга;
аутсорсинг производственных процессов — передача провайдеру одного или нескольких этапов производства;
складской аутсорсинг — передача функций хранения, выдачи и обслуживания товара.

В России из-за кадрового голода активно развивается IT-аутстаффинг

В начале 1990-х главными игроками на российском рынке аутстаффинга были американские кадровые агентства. Они подбирали персонал, в том числе зарубежных специалистов, и выводили работников за штат, позволяя крупным компаниям платить меньше налогов.

Тогда клиентами аутстафферов были в основном компании федерального уровня: газодобывающие фирмы, такие как Лукойл, Газпром, и крупные банки — Сбербанк, Газпромбанк, ВТБ. Компании с меньшим административным ресурсом по такой модели работать не рисковали.

В нулевые в офисах по договорам аутстаффинга нередко работали клининговые компании и компании по ремонту оргтехники. Многим фирмам среднего масштаба было невыгодно самостоятельно искать узкоспециализированных специалистов, и они передавали мелкие непрофильные задачи агентству-аутстафферу.

В 2014 году Госдума приняла федеральный закон № 116-ФЗ, статья 56.1 «Запрещение заёмного труда» которого сначала испугала HR-экспертов:

Казалось, что статья 56.1 объявляет аутстаффинг нелегальным

В результате этого недопонимания в 2015 году наблюдался резкий спад спроса на такие услуги. Но с 2017 года рынок переродился и снова начал активно расти. Оказалось, что новый закон не полностью запретил заёмный труд, а просто внёс определённые условия, которые ограничивают круг лиц, которые имеют право предоставлять такую услугу. Закон урегулировал рынок и снизил эксплуатацию дешёвой рабочей силы.

Предоставлять заёмный труд могут только аккредитованные государством компании, способные позаботиться о своих сотрудниках.

Они должны соответствовать нескольким параметрам:

уставной капитал компании должен быть не меньше 1 000 000 рублей;
организация не должна иметь задолженностей по налогам, сборам и другим платежам;
руководитель агентства не должен быть осуждён за экономические преступления или преступления против личности;
гендиректор компании должен иметь высшее образование и стаж работы в сфере трудоустройства или содействия занятости населения как минимум два года в течение последних трёх лет;
агентство должно работать по общей системе налогообложения.

Сейчас аутстаффингом в том или ином виде пользуются десятки тысяч российских компаний: застройщики, банки, сети супермаркетов, нефтегазовые гиганты, а также небольшие фирмы, которые не хотят тратиться на HR.

С 2016 года из-за кадрового голода особенно активно начал развиваться аутстаффинг IT-персонала. Его пионером стала компания Rubrain.com, потом подключились Holyweb, Sky-Dynamics и AWG.

Работодателям предлагаются IT-специалисты, которых слишком долго и затратно было бы искать самостоятельно: разработчики уровня Middle, Senior и Team Lead, дизайнеры, тестировщики, аналитики.

По оценкам Rubrain.com, в 2020 году объём российского рынка IT-аутстаффинга составил 12‒15 млрд рублей, и индустрия ежегодно растёт на 30‒40%.

Например, только у Rubrain.com числится в штате 15 000 IT-специалистов. А по данным Роструда на момент написания статьи, имеют правo предоставлять персонал по договорам аутстаффинга 1 886 агентств.

Преимущества аутсорсинга

К главным плюсам аутсорсинга отнесем следующие:

1 Сокращение затрат на фонд оплаты труда. Для многих организаций это ключевой фактор в принятии решения о переводе тех или иных процессов на аутсорсинг. Уменьшается объем документооборота, сокращаются отчисления компании во внебюджетные фонды, не нужно платить сотрудникам премии и бонусы. Бывают ситуации, когда компании аутсорсинг выгоден даже в случае превышения стоимости сторонних услуг над своими расходами на персонал. Например, если нужно показать резкий рост эффективности (отношение расходов на персонал к получаемой прибыли) в отдельно взятый период или выполнить привходящие требования учредителя – по численности работников или по средней зарплате в организации.

2 Сокращение социальных обязательств. Сотрудникам аутсорсинговой компании не нужно оплачивать отпуска, больничные, предоставлять различные льготы и преференции (например, указанные в коллективном договоре), не требуется обязательно доводить их зарплату до МРОТ, не нужно вовремя перечислять налоги в ФНС и так далее. Всё это теперь головная боль аутсорсера.

3 Возможность сосредоточиться на основной деятельности, не тратя управленческие ресурсы на непрофильные виды

Это важно, если у компании разветвленная структура, и требуется поддерживать одинаковые стандарты во всех подразделениях

4 Возможность повысить качество получаемых услуг. Это актуально для компаний, у которых есть проблемы с привлечением квалифицированных кадров на отдельные позиции – например, из-за невозможности обеспечить достойную зарплату. Аутсорсинговой компании, для которой это направление деятельности – основное, проще предоставить сотруднику хорошие условия – зарплату, обучение, повышение квалификации. В результате компания-заказчик получает качественные услуги по адекватной стоимости.

5 Возможность быстро реорганизовать бизнес: компания может в короткие сроки отказываться от сотрудничества с одними аутсорсинговыми партнерами и заключать соглашения с другими. Не требуются процессы найма, увольнения и перевода значительного количества персонала, сопряженные с большими временными затратами.

Риски аутсорсинга

Хотя привлечение аутсорсеров призвано повышать эффективность деятельности, в большинстве случаев передача сторонним исполнителям выполнения функций приводит к появлению новых рисков.

Основными рисками при аутсорсинге являются:

возникновение зависимости от деятельности поставщика услуг (при концентрации <4> данного риска последствия могут быть фатальны);
возникновение зависимости непрерывности выполнения функции от возможных сбоев в работе аутсорсера (риск нарушения бесперебойности оказания им услуги);
недостаточный уровень качества услуг аутсорсера;
неверная оценка ресурсов, возможностей (кадровых, финансовых, технических) и потенциала поставщика услуг, необходимых для выполнения взятых им на себя обязательств;
наличие в договоре об аутсорсинге положений, ущемляющих интересы учреждения;
возникновение зависимости от добросовестности выполнения соглашения об аутсорсинге (риск несанкционированных действий со стороны исполнителя);
риск утечки конфиденциальных сведений в публичное пространство, несанкционированный доступ к защищаемой информации, несанкционированное изменение, уничтожение, потеря или хищение защищаемой информации;
риск досрочного одностороннего прекращения предоставления услуг.

Какие компании пользуются аутсорсингом и для чего

Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы:

сфокусироваться на основном направлении бизнеса;
увеличить производительность бизнес-процессов;
повысить качество сервиса;
получить профессиональную помощь на первых этапах — это актуально, например, для стартапов или при открытии нового офиса, склада или производства.

Заказчиком может быть компания любого масштаба. В малом и среднем бизнесе аутсорсинг чаще всего используют для немасштабных бизнес-процессов. Например, наём сотрудника влечёт затраты на подбор, оформление и дальнейшее администрирование. Иногда выгоднее передать работу аутсорсерам.

Фото: Andrey_Popov / Shutterstock

Крупным производственным компаниям невыгодно отвлекаться на второстепенные функции — секретариат, службу ресепшен, техническую поддержку. Эти процессы требуют затрат не только на подбор и администрирование персонала, но и на обучение. А ещё нужно организовать замены на период отпусков и контроль. В этом случае тоже проще обратиться в аутсорсинговую компанию.

Что чаще всего передается на аутсорсинг

Распространенные задачи, передающиеся сторонним подрядчикам:

процессы, связанные с производством и обеспечением: транспортные перевозки, логистические процессы, производство деталей, энергетическое хозяйство, ремонтные работы;
бизнес-задачи, направленные на развитие компании, но требующие дополнительного оборудования или навыков: маркетинг, реклама, услуги бухгалтера и юриста, IT-сфера, подбор персонала;
работа, не связанная напрямую с компанией, но требующаяся для поддержания рабочего процесса: услуги клининга помещений, курьеры, внесение объемов информации в базы данных, ручной труд.

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг — это английское понятие, которое переводится как “внешний источник” (out source). Данное понятие подразумевает под собой передачу части задач и функций организации другой компании.

IT-аутсорсинг позволяет сэкономить серьезные суммы

Простыми словами это можно описать так: в связи с ростом небольшой организации понадобился it-специалист для настройки сервера и контроля над сетью. Но заработная плата у качественного администратора начинается от 40 тысяч рублей, плюс ему нужно организовать рабочее место, оплачивать за него налоги, отпуск, больничные, посылать на курсы повышения квалификации и др. Таким образом, специалист обойдется компании в 40 000 зп + 20 000 налоги + 10 тысяч социальный пакет и рабочее место, то есть в 840 тысяч в год. При этом данный специалист не является для организации профильным: хороший администратор один раз настроит сервер и сеть, а система будет работать сама. Желая сэкономить, руководитель компании находит фирму, которая предлагает it аутсорсинг и заключает с ней контракт на 240 тысяч в год, получая за эти деньги “приходящего” администратора. Он настраивает сервер и сеть и удаленно поддерживает ее работоспособность. В случае какой-то поломки он приезжает в офис и быстро устраняет неисправность. Таким образом, экономия составляет 600 тысяч в год, что является более чем серьезной суммой для мелкого и среднего бизнеса.

Аутсорсинг следует отличать от простого подряда. Его особенности:

Подписание полноценного договора на обслуживание с правами и обязанностями сторон.
Длительный срок действия договора (обычно заключается на 1 год с возможностью автоматического продления).
Передача на оутсорс возможна как профильных, так и второстепенных операций.

Эффективность аутсорсинга

Выгода от использования аутсорсинга извлекается за счет роста производительности труда в результате его разделения. Положительная роль разделения труда в развитии общества была известна еще в античности (сформулирована Платоном в диалоге «Государство»), но эффект разделения труда как источника богатства четко проявился только при становлении капитализма. В настоящее время мы видим, как передовые системы коммуникации дают новый импульс для углубления разделения труда.

В государственном секторе начался взрывной рост аутсорсинга, когда благодаря повышению конкуренции на рынке коммерческих услуг образовалась реальная экономия от передачи непрофильных функций на сторону. Выгода от использования аутсорсинга при этом не исчерпывается сокращением текущих затрат. Для региональных и местных бюджетов более болезненны единовременные затраты капитального характера. При аутсорсинге эти затраты берет на себя аутсорсер (поставщик услуг), что сглаживает колебания в расходовании средств бюджета.

Основные цели, которые достигаются при передаче функций на аутсорсинг:

оптимизация и повышение эффективности деятельности учреждения;
оптимизация затрат, связанных с выполнением непрофильных (вспомогательных) функций;
привлечение внешних специалистов, обладающих необходимой квалификацией, компетенцией, знаниями и опытом работы в областях, являющихся вспомогательными или непрофильными для учреждения;
снижение зависимости от ресурсных ограничений (в первую очередь финансовых и кадровых) по сравнению с ситуацией, когда учреждение задействует собственные ресурсы для выполнения вспомогательных или непрофильных функций;
высвобождение производственных помещений.

IT-аутсорсинг: ключевые виды

С учетом того, какая полнота процессов передается исполнителю, выделяют три основных вида аутсорсинга в сфере ИТ-технологий.

Ресурсное обслуживание

Заказчик на определенное время получает в аренду серверы или персонал с необходимой квалификацией. Клиент может использовать определенные ресурсы аутсорсинга, при этом управляет он ими самостоятельно, и вся ответственность за процессы лежит на нем. Инженеры выступают в качестве системных администраторов — осуществляют контроль функционирования серверных модулей, производят оперативное устранение неисправностей, создают резервные копии и пр.

Сервисное обслуживание

Аналогичное название функциональный ИТ-аутсорсинг. Исполнитель отвечает за работоспособность отдельных серверов, например, программным обеспечением клиент занимается самостоятельно, а поддержка функциональности серверов организации отдается на сторону. В отличие от ресурсного вида обслуживания, здесь уже не имеет значение, сколько и какие узкие специалисты оказывают услуги или какое количество серверов будет арендовано, главная задача — безукоризненное выполнение порученных обязанностей.

Стратегическое обслуживание

Сюда входит аудит, консалтинг, а также всестороннее сопровождение IT-инфраструктуры клиента, заказчик при этом может сосредоточиться на инструментах своего бизнеса, не переживая про их надежность, производительность и масштабируемость. Особенно это удобно для больших компаний со множеством компьютеров и серверов. Помимо этого, обслуживание базируется на стандартизации IT-инфраструктуры, что дает возможность решать инциденты по мировым стандартам.

Польза от перехода на ИТ-аутсорсинг

Он необходим, чтобы:

получить высокое качество IT-услуг, которое не могут обеспечить один-два сотрудника из собственного штата;
сконцентрировать специалистов на решении профильных задач;
снизить стоимость обслуживания IT-инфраструктуры;
оптимизировать работу всего бизнеса за счет бесперебойной работы техники;
контролировать всю инфраструктуру и ее элементы в режиме 24/7;
доверить обучение и консультирование специалистов своей компании профессионалам;
оперативно узнавать про все новинки индустрии, что в итоге ускорит бизнес-процессы.

Кроме этого ИТ-аутсорсинг дает возможность поддерживать всю инфраструктуру организации 100%-взаимозаменяемыми сотрудниками.

Риски перевода отдела продаж на аутсорсинг

Поговорим о тех препятствиях, которые встречаются при передаче некоторых функций бизнеса другим компаниям. Вряд ли это вам грозит, но лучше подготовиться заранее ко всем нюансам этого процесса.

Неудовлетворительная работа аутсорсера снижает репутацию компании.
Если фирма-исполнитель вашего заказа действует из рук вон плохо, она просто зря потратит время, не получит деньги за работу и потеряет своего клиента, который стал бы постоянным.
Ваши дела намного хуже, поскольку пострадает репутация компании. Чтобы ее восстановить, потребуется много времени и сил. А значит, следует искать надежного партнера во избежание ошибок, которые придется исправлять.
Некомпетентность специалистов аутсорсера.
Зачем компании заказывают услуги кол-центра, аутсорсинг продаж и другие опции для своего бизнеса? Большинство руководителей считает, что их собственные менеджеры ничего не смыслят в этом деле или работают спустя рукава. Поэтому они оплачивают более квалифицированный труд.
Но вот беда, не каждый аутсорсер может похвастаться высоким мастерством своих сотрудников. Иногда там встречаются такие же неподготовленные специалисты, из-за которых вы решили обратиться к посторонней фирме.
Риск утечки данных.
Эта может случиться при любом партнерстве с аутсорсинговыми компаниями. Конечно, в идеале нужно наладить доверительные связи, но тут кому как повезет.
Для этого внесите в договор пункт об ответственности исполнителя за разглашение секретной информации. Здесь нет даже намека на недоверие, а серьезные фирмы понимают обязательность таких условий.
Замедление обратной связи с потребителем.
Сам по себе процесс коммуникаций затяжной и при содействии посредников станет еще длиннее. К тому же может проводиться кое-как. А в форс-мажорных обстоятельствах растянется надолго. Необходимо подготовиться к тому, что аутсорсер не способен устранять внезапные проблемы, и делать это нужно будет вам.

Что такое аутсорсинг?

Если дословно переводить с английского языка, то данный термин означает использование ресурсов извне. В деловом контексте аутсорсинг – это привлечение компанией сторонних организаций для выполнения определенных задач, не являющихся профильными для компании, но необходимых для полноценного функционирования.

Мотивы, по которым люди решают обратиться к аутсорсингу, могут быть совершенно разными: недостаток собственных ресурсов, сокращение затрат, сохранение или повышение эффективности основного бизнеса, получение конкурентоспособного преимущества. Например, небольшая фирма не имеет материальной возможности содержать собственное бухгалтерское или юридическое обслуживание, в таком случае дешевле будет нанять специалиста на стороне.

Аутсорсинг наиболее распространен в области информационных технологий, так как эта сфера больше всего склонна к изменениям и развитию. Если говорить о бюджетных учреждениях или маленьких компаниях, то среди услуг, получаемых извне, по статистике, чаще всего бывают клининг, бухгалтерский учет и организация общественного питания.

Как перейти на аутсорсинг: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Выбор сферы для аутсорсинга

Это важнейший шаг. Требуется проанализировать деятельность своей компании и понять, какие непрофильные виды деятельности наиболее сложны в управлении, показывают наименьшую эффективность, какие партнерские предложения имеются на рынке. У крупных компаний первыми «на сторону» уходят клининговые, транспортные, ремонтные подразделения и общепит. У небольших фирм нередко с момента основания на аутсорсинг передаются бухгалтерские, юридические, IT-функции. Торговые сети первым делом ищут возможность аутсорсинга персонала.

Шаг 2. Выбор партнера (аутсорсинговой фирмы)

Главный критерий выбора – репутация на рынке и наличие собственных ресурсов – кадровых, финансовых, производственных и т.д

Например, для логистического оператора важно иметь собственные склады, обширный парк транспорта, обученный персонал и т.д. Также важна готовность конкретной компании взять требуемые заказчиком объемы

Если у аутсорсера уже есть несколько клиентов, на которых только-только хватает ресурсов, дополнительная нагрузка может стать фатальной для заказчика.

Желательно выбрать минимум 3 варианта аутсорсеров, а лучше 5 (не во всех городах это возможно). Крупные компании и государственные организации выбирают партнеров через тендеры.

После того, как варианты выбраны, начинаются переговоры с представителями каждого из них. Обсуждаются все нюансы: объемы услуг, сроки, ресурсы, формы и способы оплаты и так далее.

Шаг 4. Заключение договора

Договор аутсорсинга — это по сути своей договор возмездного оказания услуг. Гражданский кодекс РФ (ст.160-161) требует для такого документа обязательно письменной формы. В договоре должны быть следующие положения:

Наименования сторон и основания, на которых действуют заказчик и исполнитель.
Предмет договора – перечень услуг, которые будет оказывать аутсорсинговая фирма.
Объем оказываемых услуг (если он может быть заранее определен) или порядок определения этого объема.
Цена договора. Может быть выражена в твердой сумме или в пропорции либо дается отсылка к прайс-листу аутсорсера.
Права и обязанности каждой из сторон.
Способы контроля за деятельностью аутсорсера.
Ответственность каждой из сторон за невыполнение своих обязательств. Здесь должны быть подробно описаны штрафные санкции.
Порядок разрешения споров.
Срок действия договора. Чаще всего его заключают на год с возможностью пролонгации.
Порядок внесения изменений в договор и его расторжения.
Прочие условия.
Реквизиты сторон, подписи и печати.

Шаг 5. Внесение предоплаты (если предусмотрено договором)

Размер предоплаты обычно прописывается в договоре. Иногда оплату разбивают на части, если та деятельность, что отдана на аутсорс, подразумевает исполнение в несколько этапов.

Шаг 6. Контроль исполнения договора

Обычно для отслеживания результатов деятельности аутсорсера используются собственные контролирующие органы, текущий контроль осуществляют руководители смежных подразделений компании.

Шаг 7. Оплата услуг по договору

На этом этапе оплачивается либо оставшаяся сумма, если была внесена предоплата, либо вся сумма, обозначенная в договоре.

Причины и преимущества кадрового аутсорсинга

Необходимость использования аутсорсинга персонала может быть следствием ряда причин, связанных с лимитом на увеличение штатов (переводящим деятельность из малого в средний бизнес), сезонным характером работ, отпусками сотрудников, оптимизацией административной нагрузки.

Аутсорсинг применительно к персоналу компании служит для повышения качества выполняемых работ и управляемости сотрудников, понижая риск некорректного поведения в ходе осуществления двойного контроля.

Преимущества, получаемые руководством компании в результате аутсорсинга, можно поделить на несколько видов:

Административные выгоды, в числе которых:
- уменьшение расходов на кадровое делопроизводство и анализ профессиональных качеств принимаемых сотрудников до оформления трудового контракта;
- отсутствие сложностей с профсоюзными организациями;
- оперативное регулирование исполнителей (количество, состав) на отдельных объектах и отсутствие вынужденного простоя.
Экономические в виде:
- возможности сохранения (получения) статуса малого предприятия;
- использования упрощённой системы налогового учета и льгот по налогообложению;
- перераспределения бюджетных статей, связанных с расходами;
- сокращения затрат на выплату компенсаций;
- возможности сосредоточения ресурсов на основном бизнесе, повышения за счет этого инвестиционной привлекательности предприятия и увеличения показателей выработки на одну штатную единицу;
- оптимизации административных трат на сотрудников, привлечения специалистов для организации максимально эффективной деятельности или определенного процесса.
Правовые в виде:
- снятия части юридической ответственности за работников, а также социального блока;
- отсутствия формальных обязательств перед работниками;
- отсутствия судебных и иных разбирательств по трудовым спорам;
- помощи в поиске сотрудников на вакантные должности;
- получения профессиональных консультаций по налоговым и трудовым вопросам.

Аутсорсинг персонала удобен как крупным, так и мелким предприятиям. Разница лишь в объеме перераспределяемых функций и конечных целях.