Правила делового письма на английском языке
- Реквизиты отправителя в английской деловой корреспонденции располагают слева вверху страницы. Реквизиты получателя — под реквизитами отправителя либо справа вверху. Вначале пишут имя адресата, затем наименование компании, в которую адресуют официальное письмо.
- Дату отправки документа печатают под реквизитами получателя или (если они размещены под реквизитами отправителя) в левой части следующей строки.
- Перед фамилией адресата обязательно пишут Ms./Madam, если официальное письмо на английском адресовано женщине, или Mr./Sir, если получатель мужчина. К примеру, Mr. Backer, Madam Miller. Если пол адресата неизвестен, употребляют неопределенные обращения: Sir or Madam либо Sir.
- Приветствие-обращение располагают отдельной строкой, над основным текстом делового письма. В соответствии с этикетом английского письменного общения, обращение к получателю начинают словом Dear. После обращения обычно ставят не восклицательный знак, а запятую или двоеточие.
- Основной текстовый блок включает: короткую стандартную фразу вежливости, вступительный абзац-преамбулу, текст письма, заключительный абзац.
- Завершают письмо одной из фраз, выражающей уважение к адресату. Обычно: Yours faithfully («С уважением»), Very truly yours («Искренне Ваш») либо подобной. Ниже печатают имя отправителя.
Внешнее оформление документации на бумажных носителях
Любое деловое письмо должно быть написано на фирменном бланке с реквизитами компании и всеми контактными данными.
Обязательно проставьте точную дату документа.
Правый верхний угол листа занимают инициалы адресата и адрес предприятия-получателя.
Разбивайте текст на смысловые абзацы, чтобы читающему человеку было легче его понять и воспринять. Не более 4-5 строк.
Писать все слова заглавными (прописными) буквами — плохой тон.
К письму могут прилагаться документы. В этом случае их перечисляют отдельной строкой в левой нижней части листа. По деловому этикету ответ на письмо должен быть получен в течение 10 дней. Если проблема требует для ее решения больше времени, адресат должен уведомить об этом.
После написания следует обязательно внимательно проверить текст еще раз на наличие ошибок, как орфографических, так и грамматических. Если есть время, стоит отложить письмо и позднее вернуться к нему еще раз. Как правило, обнаружатся неточности, не замеченные сначала. Наиболее важен такой совет в случае ответа на жалобу клиента. Не стоит еще больше раздражать человека неграмотно составленным письмом.
Когда документ написан и проверен пару раз, распечатайте его на бумаге формата А4. Этот размер стандартно используется для любой корреспонденции, даже если сам текст занимает только половину листа.
Перед печатью проверьте краску в принтере во избежание размытости и неряшливости на выходе.
В некоторых случаях можно к документу прикрепить свою визитку, а сам печатный лист вложить в прозрачный файл.
Хорошим тоном считается также фирменный конверт с логотипом компании.
Правила ведения деловой переписки в неформальной плоскости часто более эмоциональные, чем в деловых бумагах, и менее заштампованные. Здесь уместны сокращения, использование красочных прилагательных, например, в поздравлениях: изумительный, отзывчивый, добрый.
Сетевой деловой этикет и деловые электронные письма
Электронные письма, как и бумажные, состоят из нескольких важных элементов, требующих грамотного заполнения совсем не из-за умозрительных правил, а именно потому, что эти элементы могут быть информативны и очень удобны с утилитарной и практичной точек зрения. Корректное письмо гарантирует корректный и оперативный ответ, а также конструктивное решение вопроса.
- Адресат: в строке адресата принято указывать один адрес.
Это указывает не просто на уважительное отношение к собеседнику, но и убережет его e—mail от спама, ненужных рассылок и чужих глаз.
- Копия письма адресата заполняется с определенной целью.
Отправив письмо основному адресату и указав другого в разделе «копия», адресант информирует второго собеседника о происходящем, но не требует от него ответа и непосредственного участия в переписке.
- Тема письма: конкретность и уникальность.
Предельная конкретность темы должна помогать и адресанту и адресату ориентироваться в теме дискуссии и отличать множество проблем и задач: не просто «Отчёт от Кати», а «Отчёт за май 2015. Черновой вариант»
Обратите внимание: имя в данном случае бесполезно, так как адресат и так ясен адресанту из названия электронного ящика
Электронные письма одинаково легко читаются и на стационарном мониторе, и на планшете
- Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.
Во-первых, приветствие (если это первое письмо в этот день, например) и обращение (в каждом письме). Во-вторых, изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминание о решаемых задачах, описание проблемы или ее решения. В-третьих, просьба или побуждение к действию.
- Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.
Её стоит использовать в том случае, если письмо действительно важно, но нет возможности спросить о его получении по телефону, например. На адресата эта функция обычно накладывает неясные, смутно формулируемые психологические обязательства, поэтому злоупотреблять ей не стоит
Корректный и не столь категоричный вариант – вежливая просьба в конце письма сообщить о прочтении.
- Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.
Формулировка может содержать стандартную формулу «С уважением» или ограничиваться фамилией и именем. Подпись, включающая имя, должность, название организации и контактные данные, не должна превышать 7 строчек. Желательно указывать и альтернативные контактные данные, кроме почтового ящика: телефон, Skype, ICQ, иные популярные мессенджеры.
- Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.
Сетевой этикет требует сообщить о документе в прикреплённом к письме файлу: о формате, его объёме и содержании. Вложение не должно быть больше, чем 3-5 Mb. Его название, как и тема письма, должно быть предельно кратким, конкретным и уникальным.
Обычный вид электронного письма
Время реакции письма в сетевом этикете отличается от времени в off—line. Два-три часа – это комфортное время ожидания реакции на срочное письмо. В ответ на срочные или помеченные важными письма иногда достаточно предупредить, что e—mail получен и информация принята к сведению. Если проблема требует длительного рассмотрения, то адресанту необходимо сообщить своему собеседнику о времени, которое потребуется для ответа на вопрос.
Репутация делового человека и компании складывается не только из работоспособности и результативности бизнеса, но и из мелочей и нюансов любого этапа ведения деловых переговоров. Соблюдение принципов деловой переписки требуется от каждого представителя компании: начиная от незначительного клерка, заканчивая специалистом по связям с общественностью и руководителем компании.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
- Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
- Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
- Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
Речевые особенности корпоративной переписки
Есть два признака правильной деловой переписки: она помогает бизнес-процессам протекать быстрее и составлена просто и понятно. Этикет переписки подразумевает особое отношение к некоторым формам общения:
использование уменьшительно-ласкательных слов не допускается;
от сленга необходимо отказаться в пользу более строгого, но простого стиля изложения;
смайлики подразумевают разговорный стиль общения. Поэтому хотя бы при первом контакте с партнером или клиентом их не нужно использовать
Потом можно дополнять письмо смайликами, но осторожно и в ограниченном количестве. Даже если смайлы будут использованы, они должны нести позитивное значение;
к адресату необходимо обращаться по имени и отчеству
Если есть возможность, необходимо заранее уточнить, как зовут собеседника, какое обращение он предпочитает.
Отправка резюме на вакансию
У вас есть резюме, есть вакансия, есть сопроводительное письмо — как все это связать?
Прежде всего, внимательно прочитайте описание вакансии. Как правило, работодатели указывают, как именно и в каком формате кандидатам отправлять заявки.
Если вакансия размещена на сайте с базой вакансий, то логичным будет отправить свое резюме через систему, если другого не указано в описании работы. В этом случае система сайта подскажет вам где и что писать.
Мы же детально рассмотрим случай, когда работодатель просит присылать заявки по почте.
Вот несколько правил, о которых стоить помнить.
Будьте профессиональны. Тот факт, что вы отправляете сообщение по электронной почте, не означает, что вы можете вести себя небрежно. Оформление и содержание письма должны быть безупречны. Ваши формулировки должны быть четкими, а информация восприниматься однозначно.
Включите сопроводительное письмо
При отправке резюме важно включить краткое сопроводительное письмо. Можете прикрепить отдельный документ. А можете написать сопроводительный текст в теле вашего электронного письма
А можете написать сопроводительный текст в теле вашего электронного письма
В любом случае качественное письмо поможет привлечь внимание менеджера по найму к вашему заявлению
Вычитайте и проверьте свое сообщение
Также важно составлять переписку так же тщательно и точно, как печатное письмо. Выровняйте свое электронное письмо и отправьте себе тест, чтобы убедиться, что форматирование соответствует требованиям
Бланк письма и языковые формулы
Фирменный бланк письма – лицо компании, поэтому его обязательные атрибуты – грамотность, точность реквизитов, внешняя аккуратность и скромная оригинальность оформления.
Будь то угловой или продольный вариант бланка, обязательно должны легко читаться полное название организации, почтовый, фактический и официальный адрес, телефон, факс, электронные адреса и адрес официальный электронной страницы. Перечень реквизитов строго не регламентируется, однако полнота данных всегда выглядит более выигрышно.
Для справки: Желательны и сведения о регистрации корреспонденции – о дате, номере в перечне, о конкретном исполнителе, подготовившем к отправке документ. Если это письмо-ответ, то необходима отсылка к письму-запросу.
В деловом письме возможно и указание на жанр, что упрощает оформление корреспонденции: информационное письмо, предложение, запрос, ходатайство, извинение, соболезнование, благодарность.
Письмо на официальном бланке организации
Первая часть письма – обращение, формула которого содержит имя и отчество адресата или более официальный вариант – слово «господин»:
- Уважаемый Фёдор Фёдорович!
- Уважаемый господин Смирнов!
- Уважаемый господин директор!
Основная часть письма – информативная – содержит краткое, понятное и ёмкое сообщение и чёткие задачи: сообщить сведения, уточнить информацию, решить вопрос с поставками и другое. Если в письме содержится отказ, то первую половину корректно начать с понятного и доказательного обоснования. Языковые формулы могут быть различны, в зависимости от выбранного тона:
- Компания просит рассмотреть вопрос…
- Президент и совет директоров просят проинформировать о …
- Прошу рассмотреть возможность…
- Просим ответить как можно скорее…
Заключительная часть письма – благодарность, извинения, уверения в скорейшем решении вопроса, надежда на дальнейшее сотрудничество.
Деловые письма требуют соблюдения должностного порядка: если в письме необходима подпись руководителя, то оно должно быть подписано именно руководителем (в крайнем случае, его заместителем).
Скорость ответа в деловой переписке
Еще одним примером правил деловой переписки является срок ответа на письмо. При внутренней переписке в рамках одной компании скорость ответа зависит от ритма жизни организации. В каких-то компаниях отвечать через 1,5 часа и больше – неприлично, в то время как в других сотрудники отвечают друг другу в течение дня.
Общепринятые же нормы, которые распространяются на общение с внешним адресатом, зависят от специфики темы общения и самих сторон. Если речь идет о переписке по стандартным и регулярным вопросам, то мы говорим об одних сроках. А если предмет общения и поднимающиеся проблемы требуют обдумывания, поиска информации, уточнения – то время, конечно, уже будет совершенно другим.
Например, письма специалистов служб технической поддержки и работы с клиентами требуют ответа в течение двух часов с момента получения письма, никак не больше.
Если речь идет о других службах – например, юридической, документационном отделе или бухгалтерии – срок реакции может расширяться. Впрочем, тут тоже есть негласное правило – «время комфортного ожидания» составляет 3 часа или меньше. То есть отправитель не испытывает дискомфорта от молчания собеседника после отправки письма в течение 3 часов. По прошествии этого времени он чувствует волнение, поскольку не получил ответ на свое сообщение.
Что можно сделать, чтобы предотвратить или устранить дискомфорт отправителя при ожидании ответа?
Давайте разделим свой отклик на две части: «реакция на письмо» и «собственно ответ».
Реакция – это, по крайней мере, информирование отправителя о получении сообщения. А еще лучше сразу написать, когда поступит конкретный ответ на вопросы и темы, освещенные в послании. Соответственно, и так понятно, что предполагает «собственно ответ на письмо».
Реагировать на послание нужно сразу, или как можно быстрее (поскольку общение ведется через электронную почту, средство именно оперативного контакта).
Реакция может быть довольно простой. Например: «Добрый день, Александр. Получил ваше письмо. Обязательно ознакомлюсь и дам ответ сегодня или завтра», или «Екатерина, здравствуйте! Прочёл письмо. Вопрос требует дополнительного обсуждения. Проконсультируюсь с юристом и подробно отвечу вам не позже, чем в четверг».
Уважающие себя сервисы предлагают функцию автоматического оповещения о получении письма. Вы увидите сообщение такого рода: «Уважаемый пользователь. Мы получили ваше письмо. Свяжемся с вами в ближайшее время». Кстати говоря, в качестве реакции может быть и автоматический ответ, сообщающий отправителю о том, что вы сейчас находитесь в командировке или отпуске, и обязательно ответите после определенной даты. Также можно указать контакты лица, к которому можно пока обратиться.
Уже после обязательного уведомления о получении письма можно работать над «собственно ответом» в те сроки, которые вы уже оговорили в послании-реакции.
Изложение материала
Далее за тем, как вы написали некоторое вступление в своем письме, следует сделать уточнение по поводу того, зачем вы пишете. Например, после того, как задали вопрос о цене товара, уточните, что вас интересует. Можно написать так: “Мы бы хотели заказать N-ное количество единиц продукции при условии доставки ее по адресу X”. В случае с продолжением телефонного разговора, можно излагать ваш запрос – зачем вы написали человеку после того, как поговорили с ним по телефону (скажем, чтобы подтвердить намерение осуществить сделку): “А именно: нам интересен товар N при условии, что он будет поставляться с опцией X”
Если же брать во внимание третью версию, можно также начать развивать тему вашего желания сотрудничать с компанией. Опишите, что это в ваших интересах, и что партнер получит какую-то конкретную выгоду от взаимодействия с вами, если согласится на него: “Вам будет интересно знать, что курс нашей компании изменился, после чего стал еще ближе к интересам вашего бизнеса”
Одна из важнейших частей этикета — деловая переписка
Подсчитано, что почти 50% времени на работе приходится на знакомство с бумагами, почтой. Но это необходимо, так как грамотная деловая переписка может значительно увеличить оборот фирмы, ускорить взаимодействие разных служб и отделов.
Конечно, определенные шаблоны здесь есть, и разговор о них обязательно будет в этой статье. Правила деловой переписки уже давно стандартизированы. Существующий ГОСТ Р.6.30-2003 поможет правильно поместить текст на листе, подскажет, какие сделать отступы, поля, шрифты. Деловую корреспонденцию характеризует единообразие и повторяемость речевых оборотов.
Тем не менее любое письмо индивидуально. Большой отпечаток на него накладывает личность отправителя, его должность, ситуация и адресат. В какой-то степени деловая переписка — это сочетание творчества и кропотливого труда.
Где применяется
Очевидно, что чаще всего деловая переписка используется в рабочем процессе. Если вы работаете в компании, то вы однозначно столкнетесь с необходимостью составлять такой вид корреспонденции. Поскольку речь идет о бизнес-моментах, нетрудно понять, что и стиль письма должен быть соответствующим – максимально формализованным и официальным.
От того, насколько качественно вам удастся наладить ведение деловой переписки, зависит дальнейшее впечатление сотрудников компании, куда отправляется письмо, о вас и вашей фирме. Поэтому к процессу написания текста и его оформлению следует подойти максимально ответственно.
В первую очередь, если вы ищете, как ведется деловая переписка, мы рекомендуем ознакомиться с нашей инструкцией. В ней мы, как уже было отмечено выше, приведем как какие-нибудь теоретические моменты, так и практические вопросы. В конце статьи постараемся привести некоторые примеры оборотов, которые являются типичными для формального стиля письма. В конце концов, используя базу из этой статьи, вы сможете самостоятельно составлять качественные тексты для дальнейшего общения с контрагентами.
Деловая перписка: как было
Деловая переписка – важный элемент ведения бизнеса
А значит, ему стоит уделять также пристальное внимание, при необходимости совершенствовать и добавлять какие-то операции. Рассмотрим, как была организована система деловой переписки в компании ЗВСК и какой стала после оптимизации
Автоматизация в Excel
На первом этапе работы ЗВСК (конец 2000-х годов) необходимости в регистрации писем не было. Она назрела, когда стало расти количество заказчиков и накопилась история отношений с каждым из них. Нужно было быстро находить ранее сделанные коммерческие предложения, восстанавливать их по обрывочным данным.
«Обычно, когда пишешь письмо, ты решаешь быструю задачу, но не задумываешься, что потом этим письмом нужно будет пользоваться», – В.С.
Чтобы помочь в этом, был организован файл MS Excel в общем доступе компьютерной сети компании.
В таблице редактора было четыре столбца (по числу постоянных заказчиков), в которых фиксировались все письма, отправленные каждому, включая имя сотрудника, отославшего сообщение. Кроме того, каждому проекту соответствовала своя папка, где хранились эти письма и другие документы.
«Казалось бы, масштаб бизнеса был небольшой, однако работы в Excel секретарю хватало. Из каждого файла данные вводились в таблицу, каждый реквизит каждого письма вручную. Тексты писем готовились в Word, где те же самые данные вводились отдельно. В итоге все письма были оформлены по шаблону (он сохранился до сих пор) и зарегистрированы. Для поддержания такого порядка требовалось почти все время секретаря», – В.С.
Таблицы хватало, пока клиентская база и масштабы проектов не стали стремительно увеличиваться. С ростом числа сотрудников прибавился и объем внутренней переписки. Помимо клиентов стало расти количество подрядчиков и исходящих платежей, а также появились первые судебные дела.
Суды подтолкнули компанию к решению регистрировать все входящие сообщения, а не только исходящие. Контрагент может отправить письмо без оформления и без номера, но ему назначается входящий номер, который используется при ссылке на это письмо.
Структура переписки и требования к ее системному ведению быстро изменялись – заниматься ею становилось все труднее. В ответ на это персонал был вынужден усложнить таблицу Excel, а вместе с ней и папки, где хранились письма. Впервые появились распределенные права доступа. Например, инженерам не нужно видеть коммерческую переписку с клиентами.
Таблицы Excel перестало хватать, когда сотрудники из-за возросшего объема переписки не успевали оформлять каждое письмо и заносить его данные в базу (рис. 1).
Началась неразбериха из-за того, что сотрудники все чаще спешно отправляли письма, находясь вдали от офиса, в том числе в нерабочие часы секретаря. Они брали неверные номера или вообще забывали их взять, ошибались в оформлении. Очевидно, что стройной эту систему уже было не назвать. Путаница приводила к невозможности найти нужное письмо и разным недоразумениям.
Автоматизация в Access
Чтобы справиться с объемом переписки, было решено организовать базу данных MS Access. Требования к системе были составлены коллегиально В.С. и делопроизводителем компании на основе опыта с Excel.
Нумерация писем по-прежнему велась вручную. Надо было нажать кнопку, чтобы получить следующий номер. Он вставлялся в форму письма, которое сразу генерировалось из шаблона. Далее этот образец наполнялся нужным текстом.
После заполнения всех полей в шаблоне готовое письмо экспортировалось в PDF, но его каждый раз приходилось редактировать: оформление сбивалось, надо было выравнивать все вручную. Отредактированный файл отправлялся в виде PDF с помощью MS Outlook со стандартной подписью. Копии и приложения также вставлялись вручную.
Проблема Access выявилась быстро: производительность системы страдает при росте объема данных. Особенно осложняется редактирование исполнительного файла. В.С. самостоятельно дорабатывал систему под свои требования, а затем сохранял обновленный файл .exe в течение целых 20 минут. Согласитесь, все это было неудобно. Тогда В.С. задумался о переходе на современные системы управления базами данных и облачные решения. После этого началось наше сотрудничество.
Правильно составленное деловое письмо – первый шаг к успешным взаимоотношениям и сотрудничеству
Общие правила делового общения в переписке достаточно просты. Изучить их и применять на практике несложно.
Для начала стоит сформировать вид делового письма. Это может быть сопроводительное или гарантийное письмо, напоминание или уведомление. Сообщение может носить претензионный характер, а возможно, на письмо предполагается дать ответ.
Важно обусловить уровень доступности для получателя. Ограничитесь ли вы только одним письмом, или, возможно, придется отправлять несколько уточняющих писем? Это нужно решить заранее
Необходимо определить степень важности: срочное письмо следует отправить заказным или же по электронной почте.
Существует стандарт ведения и оформления деловой переписки. В деловой среде при формировании писем учитывают ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В каждом официальном письме должно быть:
- имя отправителя (название организации);
- дата составления;
- имя получателя с указанием определенного лица к получению;
- вводное начало, приветствие;
- вопрос и цель письма;
- суть обращения;
- вежливое завершение;
- личная подпись отправителя;
- перечисление приложений, список копий документов.
При деловой электронной переписке или составлении письма на бумажном носителе лучше воспользоваться программой Microsoft Word. Как правило, используется шрифт Times New Roman, кегль 12-14п., одинарный или двойной межстрочный интервал, нумерация располагается внизу с правой стороны. Реквизиты набирают через один межстрочный интервал.
Документы, отправляемые в напечатанном виде от имени предприятий, следует использовать исключительно на фирменном бланке, с указанием реквизитов
Оформляйте фирменный бланк с повышенным вниманием, так как это является визитной карточкой компании. Этим знанием должен обладать каждый сотрудник офиса
Согласно деловой этике, международная переписка предполагает создание письма на языке получателя. Английский язык наиболее приоритетный в официальных отношениях.
Подбирайте внимательно слова, не употребляйте двусмысленные фразы, профессиональные термины, пишите просто и лаконично. Делите суть письма на смысловые части, чтобы его нетрудно было читать. Существует правило: первая и последняя часть содержит не более 4 печатных строк, а середина – не более 8.
Время ответа: на письменный запрос составляет 10 дней после регистрации письма, на электронные или по факсу – 48 часов, без учета выходных.
Общие правила ведения деловой переписки
Деловое общение – неотъемлемая часть жизни любого человека. Ежедневно приходится общаться с коллегами и начальством, клиентами и деловыми партнерами. Даже если вы не офисный работник, а фрилансер, вам тоже часто или не очень нужно отвечать на письма заказчиков, искать потенциальных работодателей и т.д.
Многим кажется, что общение в Интернете предполагает больше вольностей – особенно часто так заблуждаются те, кто не заключен в формате офиса и является представителем той или иной креативной профессии.
«Опасно думать, что ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА позволяет больше, чем личное общение!»
Нередко именно из-за незнания элементарных правил ведения переписки и неспособности наладить общение проекты закрываются, не начавшись. И хорошую работу получают те, кто, возможно, менее достоин, но более презентабелен на этапе зарождения профессиональных отношений.
Так или иначе, но знать правила ведения деловой электронной переписки нужно. Ведь каждое письмо становится визитной карточкой отправителя и отображает его деловую позицию.
«Чтобы общение было ПРОДУКТИВНЫМ И КОМФОРТНЫМ, нужно помнить о деловой этике и элементарных правилах хорошего тона…»
Общие правила ведения деловой переписки, независимо от того, идет ли речь об электронной почте или обычной корреспонденции, универсальны:
1. Уважение к личности и деловой позиции оппонентов – как бы ни повернулось дело, всегда нужно соблюдать учтивость и благожелательный тон. Даже самая жесткая позиция должна быть изложена без оскорблений и перехода на личности, аргументированно и твердо
2. Обязательное соблюдение конфиденциальности – в том формате, в котором предполагают формат общения, тема, сфера взаимодействия и т.д.
3
Внимание к деловым интересам оппонента. 4
Отсутствие орфографических, грамматических, синтаксических и др. ошибок – обязательно, это базовое требование
4. Отсутствие орфографических, грамматических, синтаксических и др. ошибок – обязательно, это базовое требование
5. Пунктуальность в обмене информацией
6. Честность и понятность изложенных мыслей и предложений, чтобы оппоненту не приходилось ни о чем догадываться и «читать между строк»
7. Оперативный ответ: на электронное письмо ответить нужно в течение одного дня. Если для обдумывания ответа нужно больше времени, желательно уведомить об этом оппонента с указанием примерного срока ожидания ответа
В каких случаях пишут деловые письма?
Каждому бизнесмену, иногда приходиться обращаться в те или иные инстанции, или к своим партнерам с запросом о предоставлении нужной информации, с предложением, с просьбой и т. д. Подобная корреспонденция давно стала необходимым элементом бизнес-процесса. Благодаря деловым письмам, можно быстро разрешать множество проблем, а также получать ответы на вызовы сегодняшнего дня.
Деловое письмо относится к основополагающей части деловой переписки, являясь кратким документом, который необходимо написать в тех случаях, когда на предприятии возникают определенные проблемы и ситуации, или требуется распространить определенную информацию.
Какие деловые письма бывают?
Сегодня существует огромное разнообразие деловых писем, которые обусловлены развитием рынка и потребностью распространения информации между партнерами и конкурентами. Благодаря Интернету, распространение информации стало быстрым и доступным для многочисленного населения.
На сегодняшний день можно столкнуться со следующими видами деловых писем:
- Гарантийное письмо, обеспечивающее непременное исполнение взятых на себя обязательств.
- Коммерческое предложение. Это наиболее распространенное послание, используемое предпринимателями для расширения своего бизнеса. Это, своего рода, деловое письмо о сотрудничестве, где компания инициирует предложение партнерства.
- Извещение. Целью такого послания является донесение нужной информации, требуемой при дальнейшем взаимодействии.
- Оферта. Это деловое послание, предлагающее сотрудничество по поставке товара или по предоставлению услуг, с отображением существенных договорных условий, согласно ГК РФ (наименование предмета соглашения, стоимость, срок поставки, место). При отсутствии существенных условий документ не относится к оферте, а считается обычным коммерческим предложением.
- Рекламация (претензия). Такое письмо предназначено для оповещения адресата о неполном или некачественном исполнении обязательств. Такие письма составляются, обычно, при получении бракованного товара и они нередко сопровождаются требованием по выплате штрафов.
- Сопроводительное письмо. Послание применяется при сопровождении отправленных документов, для разъяснения цели их направления.
- Письмо-ответ. Данный документ составляется для подтверждения получения запроса и ответа на него.
- Просьба. Письмо выражает обращение с просьбой. Наиболее часто такие письма составляются для повторного предоставления затерянных документов.
- Напоминание. Цель такого письма — напомнить контрагенту о приближении определенного момента (даты исполнения обязательств, завершение контракта, даты мероприятия и т. д.). Пример такого письма — оповещение страховых организаций о дате завершения срока полиса.
- Поздравление. Данное письмо предназначено для поздравления с каким-нибудь событием.
- Приглашение. Подобное письмо составляется для приглашения контрагента на конференцию, выставку и др. событие. Это дополнительный инструмент о напоминании о себе для дальнейших взаимоотношений.
Также можно выделить деловые послания, которые разделяются по количеству оповещаемых лиц. Сюда можно отнести:
- Циркулярные — отсылаемые в адрес множества лиц. Здесь можно отметить приглашения, оповещения и прочую информацию.
- Стандартные — направляемые по одному адресу, конкретному лицу.
Требования к письму
Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации. Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным – в таком случае его могут просто проигнорировать. Если не получается сократить информацию сразу – сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.
Во-вторых, ваш партнер (участник переписки) должен понимать, о чем идет речь. То есть, письмо следует сделать информативным и понятным. В нем нужно поместить те сведения, которые вы хотели бы донести таким образом, чтобы избежать дополнительных вопросов и не тратить время на уточнение деталей.
В-третьих, письмо следует сделать как можно более уважительным по отношению к вашему партнеру или сотруднику компании, который будет его читать. Это правда – чем больше уважения вы проявите к своему собеседнику, тем больше шансов, что он должным образом отреагирует на вашу просьбу и, в конце концов, вы достигнете желаемого эффекта.
Этикет и грамотность
Ни в коем случае не забывайте о вежливости. Как уже подчеркивалось выше, она важна, если вас интересует деловая переписка
Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму
Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.
Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность человека. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в процессе создания письма, можно сказать, что собеседник сформирует о вас совершенно иное мнение, чем то, которое вы ожидаете
Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз. Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте.
