Формирование кадрового резерва — для чего необходимо?

Принципы создания кадрового резерва

Потребность. Необходимость в создании резерва кадров действительно должна быть актуальной для данной организации.
Квалификационное соответствие. Кандидат в «резервисты» на определенную должность должен подходить для этого по основным характеристикам данной квалификации.
Оправдание ожиданий. Сотрудник, отбираемый в резерв, должен быть перспективным по главным определяющим показателям:
- возрасту;
- полученному образованию;
- актуальной квалификации;
- стажу;
- движении по карьерной лестнице;
- ориентации на совершенствование и рост и др.
Прозрачность. Создание резерва должно проходить гласно. Информация о кадровых потребностях и кандидатах должна быть открытой.
Конкурентная борьба. Чтобы выбрать лучшего и стимулировать разумную соревновательность, а отсюда и стремление к улучшению, на каждую вакантную должность следует предусмотреть не одного, а 2-3 «резервистов».
Инициатива. Все участники процесса должны проявлять активность, особенно ответственные за отбор кандидатов в резерв.

Цели формирования

Многие организации заинтересованы в том, чтобы быстро и качественно подобрать персонал, провести формирование кадрового состава государственной гражданской службы и закрыть вакансии. Предприятия ищут не просто работников, а резервистов, которые соответствуют определенному уровню, обладают профессиональными качествами, необходимыми навыками, умениями.

Сведения о подходящих на вакансию претендентах собраны в кадровой базе государственной службы. Если у государственного органа возникает потребность оперативно закрыть вакансию, помогают сведения о специалистах резерва.

На государственной и муниципальной службе работа по формированию кадровой базы кандидатов регламентируется:

указом президента №112 от 01.02.2005;
указом президента №96 от 01.03.2017;
федеральным законом №58 от 27.05.2003;
федеральным законом №79 от 27.07.2004.

В России существует резерв государственной службы трех видов:

Для госоргана — конкретный орган власти самостоятельно создает свою кадровую базу по итогам конкурса, аттестации, сокращения штата.
Для субъекта РФ — ее формирует государственный орган, регулирующий прохождение государственной службы в регионе, обобщая сведения от органов власти о включенных в базу данных претендентах.
Федеральный кадровый резерв государственной службы формирует государственный орган, управляющий прохождением службы на уровне федерации. Находится под патронажем президента. Порядок включения в него кандидатов устанавливает президент. Алгоритм учитывает особенности подготовки управленческих кадров, имеющих опыт практической работы.

Кандидаты для включения в информационную кадровую базу проходят отбор, в том числе — оценку уровня их квалификации. База создана для достижения следующих целей:

обеспечить доступ для всех граждан к вакансиям государственной службы;
своевременно готовить высококвалифицированные кадры;
оперативно закрывать вакансии;
развивать мотивацию служащих;
реализовывать программы наставничества;
создавать условия для стабильного функционирования организации.

Значение кадрового резерва

О назначении кадрового резерва сказано в законодательстве на федеральном уровне. Так, например, в распоряжении правительства РФ «Об утверждении федеральной программы “Подготовка и переподготовка резерва управленческих кадров”» говорится о необходимости подготовки квалифицированных управленцев для всех областей, особенно государственных органов, что связано с происходящими в государстве социально-экономическими изменениями. После принятия данного документа были добавлены еще некоторые законопроекты, которые определили и дополнили процесс создания кадровых резервов в государственных структурах и органах. Такие приказы разработаны по многим министерствам (МВД, Минсельхоз, Минтранс, Роскомнадзор и др.)

Значение кадрового резерва многозначно и для конкретных организаций, которые предполагают работать в течение длительного времени и имеют перспективы роста, заботятся о снижении кадровых рисков, особенно на управленческих должностях.

Порядок формирования кадрового резерва

Основным направлением для формирования кадрового резерва выступает вертикальное продвижение во внутренней иерархии организации. В рамках этого производится выдвижение и дальнейшее продвижение по управленческой вертикали сотрудников, обладающих определенными профессиональными навыками и способностями, которые позволят им эффективно выполнять управленческие задачи и принимать объективные решения. Реже формирование кадрового резерва применяется для горизонтальных ротаций при замещении сотрудников в разных филиалах или обособленных подразделениях одного предприятия.

В зависимости от целей формирования кадрового резерва есть две модели:

Организационно-структурная.
Организационно-управленческая.

Каждая из них может быть как простой, так и трехуровневой.

В рамках организационно-структурной модели кадровый резерв формируется исходя из планируемых изменений, которые будут осуществлены в рамках существующей оргструктуры организации и в соответствии со штатным расписанием. Фактически, кадровый резерв создается исходя из конкретных потребностей организации, которые возникают вследствие изменений в рамках основной деятельности или запланированного замещения вакантных должностей. В соответствии с данной моделью кадровый резерв формируется на конкретный определенный период времени и по его истечению должен быть полностью использован для полного укомплектования штата предприятия.

Организационно-управленческая модель формирования кадрового резерва основана на том, что в компании определяется реестр управленческих должностей, имеющих ключевое значение для основной деятельности организации. В соответствии с этим реестром для каждой из этих должностей формируется кадровый резерв независимо от того, планируется ли замещение занимающих их сотрудников или в обозримой перспективе явная потребность в этом отсутствует.

Если в организационно-структурной модели кадровый резерв формируется как из внутренних сотрудников, так и из сторонних кандидатов, которые отбираются на собеседованиях заранее, то организационно-управленческая модель предполагает ориентацию исключительно на собственный персонал. Принципиальным отличием также является и тот факт, что организационно-структурная модель позволяет управлять кадровым резервом для должностей любого уровня и сферы деятельности организации, а организационно-управленческая модель предполагает создание кадрового резерва только для административно-управленческих должностей.

Выбор модели формирования кадрового резерва на практике осуществляется на основе тех задач, которые стоят перед предприятием, а также в зависимости от располагаемых финансовых и временных ресурсов. По своему содержанию организационно-структурная модель априори является более оперативной по срокам реализации и менее затратной в плане расхода финансовых ресурсов. Организационно-управленческая модель является более надежной и комплексной, позволяя подготовить и сформировать управленческий резерв заранее и развить у будущих управленцев требуемые профессиональные навыки и качества.

Организационно-структурная модель используется при возникновении разовых потребностей у предприятия в замещении персонала, а организационно-управленческая модель в большей степени ориентирована на повышение качества управления внутрифирменными процессами в целом. Однако, организационно-управленческая модель формирования кадрового резерва не исключает составление комплексной программы, основанной на прогнозе возможных изменений исходя из сложившихся на предприятии тенденций в сфере замещения управленческих кадров.

Основными недостатками данных моделей, сложившихся из-за объективных особенностей формирования кадрового резерва, можно считать следующие:

низкий профессиональный уровень назначаемых резервистов;
длительный характер программ работы с кадровым резервом, принципиально ограничивающий возможности организации;
отказ от признания зависимости формирования кадрового резерва от существующих производственных и организационных потребностей;
формализм формирования кадрового резерва.

Фактически, указанные недостатки проявляются в том случае, если модель формирования кадрового резерва как таковая отсутствует. Одним из проявлений такой ситуации является наличие множества документов, которые регламентируют процесс, но цели не определены. В результате, в организации объективно не может быть сформирован кадровый резерв.

Профессиональная подготовка кадровых резервистов

Определившись со списком кадровых потребностей и кандидатурами, необходимо начать работать над их специализированной подготовкой. Для этого нужен специальный план.

Программа по подготовке кандидата может быть разного уровня охвата:

общая – предусматривает базовое обучение навыкам руководства, пополнение и обновление теоретических основ;
специальная – создается отдельно для каждой сферы деятельности, на которые делятся кандидаты;
индивидуальная – наиболее трудоемкая, зато максимально эффективная, так как рассчитана на каждого конкретного специалиста с учетом его личностных особенностей, уже имеющейся базы знаний и навыков, а также предполагаемой будущей должности.

ВАЖНО! Программу подготовки принимает и утверждает администрация предприятия. В рамках индивидуализированной подготовки для кандидата могут быть организованы следующие формы работы:

В рамках индивидуализированной подготовки для кандидата могут быть организованы следующие формы работы:

курсы повышения квалификации;
получение дополнительного образования, в том числе при необходимости и высшего;
лекции, беседы, семинары, другие обучающие мероприятия;
участие в тренингах;
профессиональная стажировка.

Как проводится конкурс

Отдельно следует поговорить о проведении конкурса в кадровый резерв. Порядок данной процедуры также четко регламентируется внутренними документами компании. Для проведения такой процедуры в организации формируются специальные конкурсные комиссии:

для проведения конкурса на замещение вакантной должности;
для проведения конкурса по формированию резерва.

Процедура конкурса может быть начата только в случае наличия не менее двух претендентов на кадровый резерв. В противном случае конкурс считается несостоявшимся.

Основные этапы конкурса:

подача служебной записки руководителем подразделения в адрес председателя конкурсной комиссии;
подготовка всех необходимых документов по проведению конкурса;
за 20 дней до конкурса издается объявление о нем;
ведется прием документов от претендентов;
оформляется протокол заседания конкурсной комиссии;
проведение конкурсного испытания путем тестирования участников, а также выдачи конкурсного задания;
проводится оценка претендентов в конкурсе;
проводится выбор конкурсанта;
оформляются все необходимые документы для его принятия.

Общие сведения

Виды кадрового резерва

Резервы могут быть нескольких типов. Их классификация может проводиться по виду деятельности. Тогда можно выделить такие резервы:

Развития. Сюда относят руководителей и специалистов, готовящихся к деятельности по новым направлениям. Такие резервы создаются при разработке новой продукции или новых технологий, диверсификации производства. Рабочие, входящие в эту группу, могут выбирать или профессиональную, или руководящую карьеру.
Функционирования. Работа данной группы связывается с обеспечением эффективности деятельности предприятия в будущем. Сотрудники, состоящие в этой группе, нацелены на совершенствование руководящих навыков.

По другой классификации, а именно по времени назначения, различают резервы:

А — сюда включают сотрудников, выдвигающихся на руководящие посты в текущем периоде.

В — сюда включают рабочих, выдвигать которых на руководящие должности планируется в ближайшее время, примерно в течение двух лет.

Специфика

Кадровый резерв имеет план работы, который выстраивается с учётом некоторых особенностей. Есть несколько факторов, не учитывая и не анализируя которые, не получить планируемого результата

Изначально во внимание принимается необходимость в замещении должностей, которая должна быть реальной и обоснованной. Большим значением обладает также анализ совпадения кандидата типу должности и группы

Ещё одним фактором является определение перспективности конкретного сотрудника. Перед тем, как включать его состав группы, проводится исследование его ориентации на рост по карьерной лестнице, стаж, состояние здоровья, динамичность деятельности, возраст.

Источники

Кадровый резерв может состоять из:

Руководящих сотрудников аппарата управления, дочерних предприятий.
Ведущих и главных специалистов.
Молодых сотрудников, успешно прошедших стажировку.
Специалистов, которые обладают соответствующим образованием и хорошо зарекомендовавшим себя в производственной деятельности.

Что необходимо уточнить до начала формирования резерва

Прежде чем запустить процесс создания или обновления запаса сотрудников на ключевые должности, нужно четко определить его будущую логику. Для этого необходимо провести предварительный анализ кадровой ситуации на предприятии

Пристальное внимание нужно будет уделить следующим факторам:

анализу общей бизнес-стратегии: к примеру, освоение новых видов продукции или новых рынков сбыта требуют иной кадровой подготовки, нежели наращивание объемов производства в стабильном ассортименте;
при сильной «текучке» важно установить ее истинную причину, выявить самые «острые» должности, определить примерные черты не удерживающихся на них работников и наметить «портрет» оптимально подходящих;
решение основных кадровых проблем до того, как начать устранять «бреши» с помощью резерва.

Понятие и типы кадрового резерва

Типы кадрового резерва
Критерий	Типы кадрового резерва
Вид деятельности	– Резерв развития (специалисты, руководители, которые будут работать на новых направлениях или должностях более высокого уровня) – Резерв функционирования (специалисты и руководители, в задачу которых будет входить обеспечение более эффективного функционирования организации в обозримом будущем)
Время назначения	– Резерв первой очереди – кандидаты, которые будут выдвинуты на вышестоящие должности в настоящее время или в течение 1 года – Резерв второй очереди – кандидаты, которые будут продвигаться по службе через 2-3 года – Резерв третьей очереди – кандидаты, в отношении которых планирование внутренней карьеры только началось и их дальнейший карьерный рост предполагается не ранее, чем через 4 года
Уровень подготовки	– Специалисты – сотрудники, выполняющие конкретные и/или специфические функции без наличия подчиненных – Управленцы – сотрудники, занятые в сфере административной работы различного уровня
Компетенции	– Профессиональные – направление развитие карьеры данных сотрудников из кадрового резерва связано исключительно с их профессиональной деятельностью – Руководящие – карьера работников из кадрового резерва планируется исходя из продвижения по уровням управления и расширения управленческих полномочий

Как формировать — для муниципальной и государственной службы

Кадровая база формируется поэтапно. Для достижения высоких результатов необходимо учитывать и стратегические задачи организации, и ее финансовые возможности. В госорганах должности госслужбы замещают по алгоритмам, в зависимости от уровня создания реестра.

В тех случаях, когда резерв кадров создается на уровне государственного органа, необходимо:

Разработать и утвердить положение о резерве государственного органа (ч. 11,12 ст. 64 79-ФЗ, п. 4 указа президента №96).
Отобрать претендентов, используя один из следующих вариантов:
- провести конкурс;
- получить рекомендацию конкурсной комиссии о включении в список не прошедшего конкурс кандидата, если он показал высокую результативность;
- по итогам аттестации;
- по решению работодателя, принятому при сокращении штата или увольнении по не зависящим от служащего причинам.

По последним трем вариантам, регулирующим, как встать в резерв на госслужбу, необходимо получить письменное согласие претендента.

Далее следует:

Включить лицо в ту группу, которая рекомендована конкурсной комиссией (п. 1 ч. 16 ст. 48 №79-ФЗ).
Издать локальный распорядительный документ (ч. 9 ст. 64 №79-ФЗ) о включении в кадровую базу служащих. Установленная форма приказа отсутствует.
Ознакомить служащего с приказом.
Оформить на каждого справку о включении.
По разработанному в госоргане шаблону оформить кадровый реестр.
Разместить сведения о включенных в единой системе информирования государственной службы (п. 4 постановления правительства №256 от 03.03.2017), на сайте органа власти и направить информацию в орган, ведающий государственной службой субъекта (если госорган находится в ведении региона).

Если кадровая база создается на уровне региона, госоргану субъекта по управлению государственной службой следует:

Получить информацию о лицах, зачисленных в резервы конкретных госорганов региона (ч. 3 ст. 64 №79-ФЗ).
Сформировать, опираясь на полученные базы, единый реестр субъекта.

Если кадровую базу формирует федерация, задача относится к деятельности госоргана РФ по управлению госслужбой. Порядок устанавливает президент (ч. 2, 11 ст. 64 №79-ФЗ). Сегодня утвержден порядок по высшим офицерским должностям и высшим руководящим федеральным должностям.

При формировании на каждую должность рассчитывается количество потенциальных кандидатов, обычно их от двух до четырех человек.

Во время проведения конкурсных испытаний определяется, насколько кандидаты соответствуют требованиям, установленным законодательством, оценивается уровень их профессиональных качеств, образования, стажа работы

Огромное внимание уделяется знанию основ управления, умению направлять, координировать и контролировать работу подчиненных, способности быстро ориентироваться в обстановке и принимать решения. Следует учитывать деловые качества: ответственность, целеустремленность, требовательность к себе и подчиненным и т

д. Для оценки внутренних и внешних кандидатов применяют разные методы: тестирование, кейсы и т. п. Это помогает сформировать наиболее полное представление об уровне их профессиональных и личных качеств.

С чего начать?

Выявите проблемные зоны в управлении кадрами, проблемные должности, установите цикличность увольнения сотрудников. Для этого можно прибегнуть к анализу текучести кадров и провести социально-психологические исследования. Взглянуть на актуальные проблемы компании со стороны помогут внешние эксперты.

На основании исследований можно построить модель кадрового резерва, которая будет отвечать приоритетным задачам компании. Моделей, как минимум, две:

Резерв формируется в соответствии с потребностью в замещении вакантных должностей на определенный период времени (обычно 1 — 3 года) на основании прогноза предполагаемых изменений в организационно-штатной структуре. Такой вариант менее затратный и более оперативный по срокам реализации.
Резерв формируется для всех руководящих и ключевых должностей вне зависимости от того, планируется ли замена занимающих их сотрудников. Этот вариант более целостный и надёжный.

Выбор модели будет зависеть от приоритетных задач и финансовых ресурсов компании.

Основные принципы и система работы с кадровым резервом

Основные задачи, решаемые в процессе подготовки сотрудников кадрового резерва:

Развитие необходимых качеств у сотрудника для работы на резервируемой должности.
Получение сотрудником нужных знаний, умений и навыков, необходимых для выполнения предполагаемых функций.
Получение сотрудником практического опыта применения своих знаний, умений, навыков в реальных условиях. Например, сотрудник может замещать руководителя во время отпуска, или пройти стажировку.

Для реализации этих целей в компании создается программа обучения, реализуемая внутренними или внешними силами.

Основными принципами обучения являются индивидуальность и практическая значимость.

То есть программа обучения должна учитывать специфику резервируемой должности, стаж и опыт работы каждого из сотрудников, их потребности и пожелания в плане профессионального роста.

На основе этих принципов обучения разрабатывается программа индивидуального развития сотрудника, которая может включать:

повышение квалификации;
получение второго высшего образования и МВА;
прохождение тренингов;
стажировку.

По каким критериям отбирать кандидатов?

Критерии отбора организация может определить самостоятельно. Они могут быть едины для всех должностей, либо дополняться в зависимости от позиции. Отдельным критерием отбора может быть соответствие кандидата требованиям базовой должности.

Таблица 1. Критерии отбора кандидатов в кадровый резерв.

Возраст

Рекомендуемый возраст кандидатов на руководящую должность среднего звена 25—35 лет. Эксперты отмечают, что именно в таком возрасте сотрудники начинают задумываться о профессиональном становлении и личной самореализации. Зачисление в кадровый резерв для таких кандидатов может стать хорошим стимулом.

Есть и рекомендованный предельный возраст. Сотрудников старше 45 лет не рекомендуется ставить в резерв руководителей высшего звена.

Образование

Рекомендуемый уровень образования на руководящую позицию среднего звена — высшее (в приоритете — профессиональное). В качестве резервистов на позиции топ-менеджеров организации лучше рассматривать сотрудников с высшим образованием в сфере управления, экономики и финансов.

Опыт работы

Для данного критерия есть два принципа. Одни компании включают в кадровый резерв исключительно кандидатов, получивших опыт в данной организации

Для других — не важно, где был получен опыт, в предпочтении — профессиональные навыки.

Результаты и достижения

Кандидат, претендующий на включение в кадровый резерв должен успешно справляться с обязанностями, показывать стабильные или прогрессивные результаты.

Стремление к развитию карьеры

Кандидат должен сам стремиться к развитию и самосовершенствованию.

Список можно дополнить и другими критериями. Для каждой организации они будут индивидуальны.

Как отбирать кандидатов

Постановлением правительства №397 от 31.03.2018 утверждено понятие о том, что такое кадровый резерв государственной службы, и методика отбора кандидатов для включения в базу данных. Алгоритм отбора следующий.

На официальном сайте госоргана публикуют сведения о кадровом конкурсе.

К участию приглашают граждан РФ в возрасте от 18 лет, соответствующих требованиям по квалификации и правилам замещения должности в конкретном госоргане (например, требованию об отсутствии двойного гражданства).

Заинтересованное лицо представляет:

удостоверение личности;
документы об образовании, квалификации, стаже — заверенные у нотариуса;
заявку на участие;
анкету с фото по форме распоряжения правительства № 667-р от 26.05.2005.

Сторона-инициатор определяет, как проходит конкурс на включение в кадровый резерв, что это значит, и вправе потребовать от участников дополнительных сведений.

Конкурсная комиссия проводит:

Оценку претендентов на основании представленных бумаг.
Собеседование по установленному перечню вопросов.
Тестирование по имеющимся знаниям в профессиональной сфере с использованием разнообразных методов оценки (анкеты, дискуссии в группах, рефераты и т.д.).
Комиссия выставляет претенденту баллы по итогам испытаний и формирует рейтинг претендентов. Решение о победителе принимают открытым голосованием.
Рекомендуют претендентов из числа тех участников, которые набрали не меньше 50% от максимально возможного количества баллов.

Кадровый резерв – инструмент управления персоналом

Резервом кадров принято называть определенное количество рядовых сотрудников, которые потенциально будут способны в случае необходимости занять руководящие посты вследствие предварительного отбора и специальной квалифицированной подготовки.

ВАЖНО! Все сотрудники, составляющие управленческий резерв, должны соответствовать квалификационным требованиям, предусмотренным для руководящих должностей. Кто может послужить источниками кадрового запаса:

Кто может послужить источниками кадрового запаса:

ведущие специалисты;
подающие надежды молодые сотрудники;
работники, успешно прошедшие специальную стажировку;
лица, занимающие должности руководителей более мелких структурных подразделений;
работники и руководство дочерних фирм.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В зависимости от отраслевой принадлежности бизнеса подготовить нужные кадры можно практически из любых категорий работников. Например, далеко не редкость простой рабочий, постепенно «доросший» до начальника смены или старшего мастера

Заключение

Стоит дополнительно поставить акцент на том, что правильная организация мероприятий по организации резерва кадров является:

— индикатором компетентности аппарата управления;

— залогом результативности деятельности предприятия.

Каждый сотрудник, понимая реальную возможность движения вверх по карьерной лестнице на предприятии, начинает самосовершенствоваться, повышать свой уровень знаний, свою компетенцию и прочее. В конечном итоге это благоприятно скажется на текущей деятельности сотрудников, так как каждый из них будет работать с большей отдачей. Сотрудники пытаются проявить себя, при этом в выигрыше остается и само предприятие, производительность труда и качество товаров увеличивается. Все рабочие трудятся как единый механизм. Впоследствии это способствует расширению предприятия, открытию филиалов, дочерних компаний. Грамотный подход к организации резерва кадров и работы с ним обеспечивает занятость специалистов. При этом любой работник будет знать, к чему он движется в своей карьере.

https://youtube.com/watch?v=Bwy7lf6tkhE