Как правильно заполнить трудовую книжку — аспекты и нюансы

Электронная или бумажная трудовая книжка — что это такое

Согласно положениям законодательства России, трудовая книжка, оформляемая соответственно установленному образцу — это базовый документ, содержащий сведения информацию о стаже трудящегося и его рабочей деятельности в целом. Она является обязательным документом при осуществлении трудовых взаимоотношений — книжка должна быть оформлена для каждого трудящегося, который проработал пять и более дней на предприятии.

Исключением в этом случае являются работодатели — физические лица, не являющиеся при этом индивидуальными предпринимателями. Они не обязаны обеспечивать ведение трудовых книжек. Также, может не оформляться этот документ для дистанционных трудящихся.

Большая часть аспектов ведения рассматриваемой документации достаточно подробно регулируется действующим российским законодательством. Поэтому кадровикам и предпринимателям следует прежде всего ознакомиться с таковыми нормами и правилами, которые раскрываются в положениях следующих нормативно-правовых актов:

• Ст.66 ТК РФ содержит как определение того, что является трудовой книжкой, так и предполагает конкретные принципы использования этого документа в рамках трудовых взаимоотношений.
• Ст.66.1 ТК РФ регулирует принципы ведения электронной документации, в том числе касательно сведений о трудовой деятельности, которые могут полностью заменять собой применение трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 регламентирует в целом конкретные принципы использования подобной документации в России, устанавливая точную форму бланков используемых документов и порядка ведения и хранения документации о трудоустройстве граждан и нерезидентов на российской территории.
• Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003 содержит в себе точную инструкцию по заполнению книжек, которой должны следовать российские работодатели и трудящиеся, ответственные за ведение подобной кадровой документации на предприятии.

С 2020 года в Российской Федерации также начинают использоваться электронные трудовые книжки. Более подробно о них можно прочитать в отдельной статье. В целом, подобный способ ведения документооборота позволяет обходиться без использования физической документации, однако бумажные книжки не отменяются, и работодатели все так же будут обязаны при трудящегося работника обеспечивать их ведение и заполнение.

Непосредственно бланки книжек изготавливаются спецпредприятием ГОЗНАК, и могут быть приобретены исключительно работодателями. Однако стоимость затрат на документацию может быть потребована от сотрудника или вычтена из его первой заработной платы, если трудящийся ранее не имел такого документа.

Обязанность по хранению и ведению рассматриваемой кадровой документации возлагается на работодателя. Все время трудовых взаимоотношений означенный документ хранится на предприятии и выдается сотруднику только при увольнении. При этом трудящийся может потребовать выписку из трудовой книжки или копию документа в любой момент ведения взаимоотношений — и работодатель не имеет права на отказ в удовлетворении такой просьбы.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении на работу

• паспорт (в случае его отсутствия — документ, удостоверяющий личность с указанием личных данных и фотографией);
• заполненную трудовую книжку (если ранее человек нигде не работал, что этот документ оформляет для него первый работодатель);
• СНИЛС;
• документы и справки, подтверждающие уровень квалификации (они дают право претендовать на конкретную должность);
• военнообязанные и служившие в Вооруженных силах РФ — военный билет.

Когда работодатель впервые оформляет для работника документ, важно правильное заполнение титульного листа трудовой книжки. Она будет служить человеку на протяжении всего периода его работы до выхода не пенсию, может потребоваться и позже для уточнения разных аспектов карьеры

Вносить исправления или записи в трудовую самостоятельно запрещено. Статья 65 ТК РФ дает работодателю право затребовать дополнительные документы при оформлении на работу.

• при самом первом устройстве на работу;
• если документ потерян или требуется его восстановление (например, сгорел при пожаре, сильно поврежден).

Заменить стандартную форму нечем — она должна точно соответствовать спецификации, приведенной в ч.4 ст.65 ТК РФ. Документ содержит ваши личные данные (ФИО), наименование занимаемой должности, сведения о поощрениях, выговорах, переводах или увольнении. За сохранность трудовой отвечает ее владелец, а правильность заполнения обеспечивает отдел кадров нанимателя согласно ФЗ N 255 от 29.12.2006.

Консультацию по заполнению документа может получить и сотрудник отдела кадров. В сложных случаях (например, необходимость заполнить формуляр не только на русском языке, но и на языке республик) следует руководствоваться специальным Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Как заполнить титульный лист

Ошибки в заполнении титульного листа книжки недопустимы. Если на странице обнаружатся исправления или помарки, документ будет признан недействительным. Его придется заменить.

Инструкция требует указать на титуле:

• полное имя, отчество, фамилию;
• дату рождения (месяц пишут прописью, год и дату — цифрами);
• указывается уровень образования и данные документа, на основании которого получена информация;
• дата заполнения формуляра;
• подписи владельца и ответственного лица, оформившего документ.

Если в дальнейшем вы повысите свое образование, запись об этом будет внесена в книжку с указанием данных диплома.
Правила заполнения книжки работника устанавливаются специальной инструкцией Минтруда РФ. Можно положиться на знания сотрудников отдела кадров вашего работодателя, но надежнее лично ознакомиться с этой инструкцией, а также проконсультироваться с юристом. Уверенность в точном заполнении трудовой — ваша гарантия защиты прав и дальнейшего точного расчета пенсионных выплат.

Именно в этом формуляре содержатся наиболее точные и подробные сведения обо всех занимаемых должностях, сроках работы, фактах поощрения. В трудовой книжке фиксируют:

• точное название компании, в которую принят сотрудник;
• название занимаемой должности;
• все факты перевода внутри компании, понижения, повышения;
• данные о переводах на другое предприятие;
• поощрения, премии, особые заслуги перед работодателем;
• наказания, штрафы, взыскания, нарушения трудовой дисциплины;
• данные о дальнейшем образовании — курсы повышения квалификации, полученные дипломы, сертификаты;
• смена личных данных работника (например, изменение фамилии);
• изменения данных работодателя;
• сведения об увольнении.

Заполнение граф формуляра подчинено строгому порядку. Порядок заполнения:

• каждая новая запись вносится под порядковым номером (исключение — сведения о работодателе);
• указывается дата внесения изменений — согласно приказу по предприятию;
• указывается информация, непосредственно описывающая произошедшие изменения;
• в завершение приводятся данные приказа о внесении изменений в трудовую книжку — номер, дата и реквизиты.

Правильное заполнение вашей книжки необходимо контролировать лично. Если вы проработали в компании (в том числе, ИП, ЗАО, ООО и так далее) боле 5 дней, для вас должны вести трудовую книжку. Дата зачисления в штат указывается с момента начала работы, а не с числа подписания приказа о зачислении.

Ведение ТК предполагает знание многих нюансов, которые в дальнейшем могут повлиять на правильный подсчет стажа. Например, все записи в формуляре должны заверяться подписью и печатью руководителя организации.

Автор статьи: Анжелика Петькина Бухгалтер, специалист отдела кадров.Образование: Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и кредит».

Вкладыш в трудовую книжку

Учитывая, что книжка является документом, для использования которого предусмотрены официальные бланки, и в них есть ограниченное количество страниц, может возникнуть ситуация, когда свободные страницы в документе закончатся. При этом человек может продолжать трудовую деятельность и нуждаться в подтверждении факта рабочих отношений и получения стажа.

В таких ситуациях используется специальный вкладыш. Вкладыши, так же как и сами книжки, оформляются на специальных бланках. Они содержат все те же графы документа, однако предполагают наличие обязательной отсылки на действующую книжку. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию в самой книжке.

При выдаче трудящемуся вкладыша, предполагается обязательное указание «Выдан вкладыш» с номером документа на обратной стороне первого листа (обложки) трудовой книжки. В случае дальнейшей выдачи новых вкладышей эта информация отражается аналогичным образом. Сведения о выдаче вкладышей должны в полной мере фиксироваться в книге учета.

Оформление вкладыша в трудовую книжку имеет множество особенностей и нюансов, более подробно о которых можно прочитать в отдельной статье.

Правила заполнения трудовой книжки в 2022 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

• оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
• вносить записи в строго установленный срок (5 дней), а при увольнении — в день увольнения;
• использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
• вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
• вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
• заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
• уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
• дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
• вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по и .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
• подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.

Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.

Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.

Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.

Что делать, если документ утерян?

Бывает, что появляется необходимость завести новую трудовую книжку. Это происходит в следующих случаях:

• когда прежняя перестаёт быть годной к использованию, например, после пожара, произошедшего в организации, или наводнения;
• когда она теряется;
• когда в неё неверно внесли запись, а работник настаивает на открытии новой, потому что не хочет иметь исправления в книжке.

Работник должен твёрдо запомнить: после утраты трудовой книжки он должен уведомить об этом кадровую службу по последнему месту своей работы.

После поступившего обращения сотрудник кадрового отдела не позднее чем через 15 суток открывает для работника дубликат.

Эти нюансы обговорены в Правилах ведения и хранениях трудовых книжек, были которые утверждены Правительством Российской Федерации в 2003 году, 16 апреля, за номером 225.

Правила заполнения трудовой книжки 2020

Сейчас, как уже было отмечено ранее, существуют достаточно строгие правила ведения трудовой книжки. И в случае, если работодатель нарушит установленный порядок обращения с такой документацией, он может быть привлечен к административной ответственности. А в сам документ может потребоваться вносить дополнительные изменения или исправления. Поэтому далее будут представлены основные правила заполнения трудовой книжки в 2020 году, которые позволят понимать общие принципы работы с подобной кадровой документацией.

Так, к общим правилам можно отнести следующие характерные особенности работы с подобной кадровой документацией:

• Все даты фиксируются строго с использованием арабских цифр в формате ХХ.ХХ.ХХХХ — число, месяц и год соответственно.
• При заполнении трудовых книжек должны использоваться ручки синего, черного и фиолетового цвета — поэтому во многих образцах документа специально стараются выделять текст заполнения трудовой книжки такими цветами. Нельзя использовать гелевые ручки.
• Отсутствие сокращений. Все наименования, в том числе организаций или используемых нормативных актов в трудовой книжке фиксируются без сокращений.
• Право на ознакомление. Каждый сотрудник всегда должен иметь право ознакомиться с любой записью, которая вносится в трудовую книжку.

Оформление титульного листа трудовой

Заполнение первого (титульного) листа книжки осуществляется работодателем, который непосредственно впервые оформляет этот документ для трудящегося — практически всегда это означает, что титульный лист заполняется по первому месту трудоустройства. На титульном листе документа фиксируются следующие сведения:

• ФИО сотрудника.
• Дата рождения.
• Образование.
• Профессия и специальность.
• Дата заполнения документа.
• Подпись владельца трудовой книжки.
• Подпись сотрудника компании, ответственного за ведение трудовых книжек.

Следует понимать, что в отдельных случаях сведения на титульном листе могут подлежать изменению. Так, если работник сменил имя или фамилию — неактуальные сведения зачеркиваются, а вместо этого указывается исправленная информация. При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки, находящейся на том же развороте, что и титульный лист, указывается дата внесения исправлений, лицо, внесшее исправление, а также основание для внесения подобных исправлений. При необходимости расширения сведений об образовании или профессии можно не зачеркивать старую информацию, а лишь дополнить ее — однако это также должно быть отражено как внесение новой информации.

Чтобы разобраться с базовыми правилами заполнения титульных листов документации, воспользоваться наглядными образцами, подставив необходимую информацию на бланк документа.

При приёме на работу

Оформляя нового трудящегося, работодатель должен обеспечить в течение пяти дней отражение информации в трудовой книжке соискателя. Как можно ознакомиться в примерах заполнения трудовых книжек, все сведения о приеме на работу трудящихся отражаются в разделе «сведения о работе».

При этом обязательно указание даты приема соискателя на работу (а не даты, на которую приходится внесение записи в книжку), а также порядкового номера записи и документа, на основании которого кандидат был принят на работу. Непосредственно же формулировка сведений о приеме на работу традиционно выглядит следующим образом:

1. Сначала указывается наименование субъекта хозяйствования в полном виде, либо в полном виде с отдельным указанием сокращенного названия в скобках. При этом указание наименования организации идет выше последующих сведений — в том числе и выше записи о приеме на работу, а также выше порядкового номера и наименования документа, обосновывающего прием на работу. Более подробно с образцом подобной записи в трудовой книжке можно будет ознакомиться далее.
2. После этого указывается фраза «Принят(а) в (название отдела или структурного подразделения) на должность (название должности)».

Должность, отраженная у трудящегося в документации при трудоустройстве, должна соответствовать дословно наименованию должности в штатном расписании предприятия и трудовом договоре с соискателем.

При переводе

В рамках трудовой деятельности часто может возникнуть необходимость перевести трудящегося с одной должности на другую. Часто это происходит при повышении сотрудника. В таком случае тоже вносится отдельная запись.

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д.

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
• внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании представленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое является основным местом работы, издает приказ о внесении дополнительной записи в книжку.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Типичные ошибки

Виды ошибок:

• Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
• Не верно указанные сведения о работе:
  • В дате приема на рабочее место.
  • Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
  • Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
  • Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
  • В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
• Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
• При оформлении увольнения:
  • Ошибочная дата увольнения.
  • Неправильно сформулирована причина увольнения.
  • Неверное использование основания.
  • Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
• Неправильное внесение изменений.
• Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
  • Перенесение неверной информации со старой книги.
  • Внесение данных на основании неправильных документов.
  • При утере некоторых сведений.
  • Нет пометки о выдаче дубликата.
  • Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
  • Начало отсчета заново.
  • Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
• Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Оформление трудовой книжки при увольнении

Оформление увольнения работника не очень сложный процесс, если сделать все корректно.

Перед тем, как сделать запись об увольнении надо  убедиться, что есть запись о приеме. При увольнении, кроме подписи руководителя и кадрового работника, ставится печать организации. Сотрудник должен проверить все ли данные внесены верно и тоже расписаться в трудовой книжке.

Графа трудовой книжки	Как заполнить
Номер записи	Ставим следующий по счету номер записи
Дата	Ставим дату увольнения, то есть дату последнего рабочего дня сотрудника
Сведения об увольнении	Здесь необходимо прописать причину, по которой произошло увольнение, на основании какой статьи
Документ, который подтверждает увольнение	Вписываем приказ об увольнении, его дату и номер
Подписи	Трудовую книжку подписывает кадровый работник или директор и сам работник. Своей подписью сотрудник подтверждает, что все данные внесены верно

Как заполнять дубликат

Порядок такой:

1. Берем чистый бланк.
2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

• данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
• внесенную информацию не заверяем.

Заполнение титульного листа трудкнижки: нюансы

Есть ряд нюансов заполнения титульного листа трудкнижки

Прежде всего стоит обратить внимание на то, что:

• сотрудник кадровой службы, подписывающий трудкнижку, должен иметь соответствующие полномочия, оформленные приказом директора фирмы (если это не так, то подписывать документ должен директор);
• норму, по которой с апреля 2015 года российские юрлица вправе не использовать в своей работе печать (ст. 2 закона от 6.04.2015 № 82-ФЗ), Роструд не рекомендует распространять на процедуру заполнения трудкнижки (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1), так что печать ставить нужно в любом случае, а если ее нет — следует завести.

При этом использование фирмой печати должно быть легитимизировано посредством указания сведений о печати в Уставе организации.

Выше мы отметили, что на титульном листе трудкнижки могут указываться сведения о профессии или специальности сотрудника. Основанием для внесения записей в соответствующую графу должен быть документ, подтверждающий наличие у человека необходимых компетенций. Это не всегда может быть диплом о высшем образовании, поскольку занимаемая человеком должность необязательно будет соответствовать квалификации, полученной в вузе. Например, если сотрудник имеет диплом бакалавра по физике и желает стать помощником инженера по безопасности труда, то ему нужно аттестоваться по соответствующей должности — и только после этого в графу о профессии на титульном листе трудкнижки кадровик сможет внести запись. До того момента данную графу можно не заполнять.

Для того чтобы что-то изменить на титульном листе трудкнижки, нужно:

• зачеркнуть прежнюю информацию непрерывной горизонтальной чертой;
• вписать новую информацию чуть выше или на одной строке с прежними данными);
• на странице трудкнижки, примыкающей к обложке, зафиксировать запись, отражающую суть внесенных изменений (например, «Фамилия изменена на фамилию такую-то на основании свидетельства о заключении брака»).

Бланки новых трудкнижек, как правило, продаются с голограммами, которые подлежат наклеиванию на трудкнижку и используются для защиты тех или иных сведений, фиксируемых в документе: однажды наклеенная голограмма не может быть удалена без повреждения документа. Закон не обязывает работодателей задействовать голограммы, но с их помощью можно, к примеру, защитить номер трудовой книжки, подпись ее владельца или фирмы-работодателя.

В случае с генеральным директором

Оформление нужной информации в трудовую книжку генеральному директору несколько отлично от записей обычным работникам.

Гендиректор может быть выбран на общем заседании/собрании. Секретарь заседания или иное назначенное за ведение документации лицо ведет специальный протокол, в котором фиксирует все решения.

Если лицо утверждено на должность директора, запись в трудовой оформляет кадровый специалист, имеющий ответственность за оформление документации:

• вписывается полное название учреждения;
• пишется номер по порядку в графе 1;
• ставится дата цифрами;
• производится запись «Избран на должность» и ее конкретное название – директор, гендиректор;
• в последней графе для обоснования пишут номер протокола собрания и дату проведения, иногда дальше подписывают данные приказа о введении в должность.