Расходный кассовый ордер — назначение и бланк в word

Содержание

Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:

в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
в строке «Сумма», так же, как и в приходном кассовом ордере, указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег – если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).

Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:

в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

Скачать расходный кассовый ордер бесплатно

Скачать бланк расходного кассового ордера (форма № КО-2) в формате xls

Скачать образец заполнения расходного кассового ордера в формате xls

Бланк и пример заполнения расходного кассового ордера проверены на актуальность 18.05.2013 г.

Функции кассира

Кассовый работник, осуществляющий выдачу средств, выполняет следующие действия:

Прежде всего, проводится проверка на наличие всех необходимых подписей. Они сверяются с образцами из карточки, которая всегда находится в кассе.
Сумма, которая указывается пропись, должна совпадать с той, что указана цифрами, и написана без орфографических ошибок.
Подтверждающие документы, указанные в бланке РКО, должны быть в наличии. Они прилагаются к ордеру.
Проводится верификация данных получателя средств (паспортная информация, ФИО) с теми, что указаны в заполненном бланке.
При отсутствии замечаний кассиром выдаются средства получателю.
Ордер передается получателю на подпись.
После этого на лицевой стороне кассир проставляет штамп и заверяет его собственной подписью.

Если в документе присутствуют видимые исправления или подчищения, то такой бланк не должен приниматься к исполнению.

Нужно знать, что расходный ордер должен оставаться в кассе, а не отдаваться на руки получателю средств.

Расходно-кассовый ордер (РКО)

Сотрудники фирмы не имеют права просто взять или внести деньги в кассу предприятия. Любое движение наличных средств необходимо отражать в первичных документах. При поступлении наличности заполняется приходный ордер, при выдаче – расходный ордер. На их основании делаются бухгалтерские проводки по отражению факта выдачи или поступления наличных денежных средств из кассы. Отсутствие этих документов считается нарушением кассовой дисциплины и карается штрафом. Расходник – это не бланк строгой отчетности, поэтому его не обязательно заказывать в типографии, а можно распечатывать на обычном принтере. Допускается заполнять РКО на компьютере или при помощи специальных бухгалтерских программ, а потом распечатывать для подписи. Форма расходного кассового ордера КО-2 была утверждена еще в 1998 году Постановлением Госкомстата РФ и успешно действует по настоящее время. Чтобы расходного кассового ордера и образец заполнения в разных ситуациях, зарегистрируйтесь в сервисе «Моё дело». Кто заполняет Все организации при операциях с наличностью. Индивидуальные предприниматели от соблюдения кассовой дисциплины освобождены, но могут оформлять кассовые документы в добровольном порядке. Варианты использования Расходный бланк заполняется непосредственно во время совершения кассовой операции, то есть в момент выдачи денег. Одна из распространенных ситуаций – выдача заработной платы из кассы предприятия. Помимо выплаты зарплаты, кассово расходный ордер выписывается для оформления следующих операций: 1. Сдача наличной выручки за товары и услуги в банк. 2. Расчеты с контрагентами. 3. Выдача наличности подотчетному лицу. 4. Выплата материальной помощи. Порядок заполнения В расходнике не допускаются помарки и ошибки. В бланк нужно внести следующую информацию: 1. Код ОКПО. 2. Наименование юридического лица, из кассы которого выдаются средства. Оно должно соответствовать данным, отраженным в выписке из ЕГРЮЛ либо ЕГРИП. 3. Порядковый номер. В течение года, начиная с 01 января, организация обязана непрерывно вести нумерацию всех РКО. 4. Корреспондирующие счета (зависят от задачи, для которой предусмотрены средства), код подразделения и код аналитического учета (эти поля заполняются редко). ИП и компании, которые ведут бухучет по упрощенному порядку, счета по дебету и кредиту не ставят, эти поля остаются пустыми. 5. Код целевого назначения (для бюджетных организаций). 6. Сумма в рублях с копейками. Рубли от копеек отделяются дефисом или запятой (например, 2-45 или 2,45). 7. Имя, фамилия и отчество получателя денег. При сдаче выручки в банк, в графе «Выдать» указывается Ф.И.О сотрудника, который выполняет эту задачу. Основанием будет «Сдача наличных в банк». Если деньги выдаются другому юридическому лицу, в строке «Выдать» вписываются данные представителя, а в строке «Приложение» указываются данные доверенности. 8. Основание для выдачи денег: распоряжение, приказ, квитанция, доверенность и т.д. 9. Сумма прописью с заглавной буквы. Словами прописываются только рубли, копейки проставляются в цифрах. 10. Реквизиты документа, удостоверяющего личность покупателя. В день выдачи заработной платы можно выписать один расходник на всю сумму, тогда в строке «Выдать» нужно вписать фразу «Работникам предприятия». В качестве основания будет фигурировать платежная ведомость, а поля «По», «Подпись» и «Получил» останутся пустыми. После заполнения реквизитов проставляются подписи руководства и главного бухгалтера. В строке «Получил» человек, получающий наличные, прописывает сумму рублей словами, копейки цифрами, ставит дату и подпись. После оформления РКО, кассир проверяет правильность составления, ставит штамп «Оплачено» или штамп предприятия и дату гашения. Расходник заполняется в одном экземпляре и остается в кассе предприятия. После оформления РКО необходимо оставить запись в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме КО-3. Нумерация в журнале должна совпадать с нумерацией на бланке РКО. Срок хранения РКО подшиваются к отчетам кассира и хранятся в течение пяти лет. Кассовая дисциплина в сервисе «Моё дело» Пользователи, ведущие учет в нашей интернет-бухгалтерии, могут даже не искать бланки РКО и ПКО. В сервисе они формируются автоматически, как и кассовая книга. Вам останется только распечатать и подписать документ. Это просто и удобно. Зарегистрируйтесь – и убедитесь в этом сами.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) в 2021 году

В строке «Организация»

указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО»

необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения

организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа»

указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления»

указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2021). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет»

В графе «Код структурного подразделения»

указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет»

указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
70 – расчеты с работниками по оплате труда;
71 – расчеты с подотчётными лицами;
73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета»

заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит»

указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет50.1 – «касса» ).

В графе «Сумма»

указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения»

заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать»

указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание»

необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например:«Выдача материальной помощи» или«Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма»

прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение»

отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации

(должность, подпись и расшифровка подписи) иглавного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).

Примечание

: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил»

заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность

получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир»

заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе

предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание

, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

Бланк РКО по унифицированной форме КО-2

Расходные кассовые операции осуществляются при заполнении унифицированной формы № КО-2. Она утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88.

Законодательство утвердило структуру документа и порядок его заполнения. Организации, использующие бухгалтерские программы, могут заполнять и распечатывать РКО. Вторым вариантом является использование типографских бланков либо распечатанных шаблонов.

Обязательным условием их применения является наличие всех необходимых реквизитов и соблюдение схемы их расположения в документе.

Скачать бланк РКО в формате Word и Excel:

Заполняется форма КО-2 в следующих случаях:

при сдаче на банковский счет денежной выручки (в строке Основание должна присутствовать соответствующая фраза, например, «Перечисление наличных средств на расчетный счет»);
при передаче сотруднику денег под отчет в связи с приобретением необходимых для нужд организации материалов, отбытием в командировку, выдачи материальной помощи (в строке «Основание» обязательно конкретизируется причина).

Как оформляются операции

По правилам Банка РФ, оформление РКО, ПКО и кассовой книги производится на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания нельзя. Вносить исправления в бумажные документы допускается, указав дату исправления, подписи лиц, составивших исправленный документ с фамилиями и инициалами. Контроль за ведением книги осуществляет главный бухгалтер.

ВАЖНО!
ИП вправе не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу (п. 4.1 указаний Банка России 3210-У).. Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем

Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы

Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы.

Рассмотрим более подробно порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы:

сдача наличной выручки на расчетный счет;
выдача заработной платы и других выплат работникам;
выдача подотчетных сумм и др.

Возможность исправления данных

На сегодня основными нарушениями в процессе формирования расчетного кассового ордера принято считать:

предоставление финансовых средств из кассы без наличия всех необходимых подписей в рассматриваемой документации (предусмотрен штраф в размере 3000 рублей за каждый обнаруженный факт);
отсутствие нотариально заверенной доверенности либо же непосредственно сама копия является не заверенной (штраф предусматривается в размере не больше 3000 рублей, причем выписывается должностному лицу).

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что допускать какие-либо ошибки недопустимо, поскольку это влечет за собой административную ответственность.

Как заполнить РКО? Подробности – в данном видео.

Об авторе

Григорий Знайко: Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются

Правила заполнения документа

Форма КО-2 может быть заполнена как от руки, так и с помощью специальных программ, помогающих автоматизировать внесение информации в отведенные поля документа. В заголовке обязательно прописывается название (полное или краткое), согласно уставными документам. Если отсутствуют структурные подразделения, то в соответствующем поле ставится прочерк.

В соответствующие графы прописываем следующую информацию:

Номер документа. Нумерация делается «сквозной», согласно порядковым номерам из журнала учета и ведется таким образом до конца года.
Код ОКПО. Он берется из документа, выданного статистическими органами во время регистрации предприятия.
Дата. Текущая дата выдачи средств в восьмизначном формате, где первыми идут две цифры числа, потом порядковый номер месяца двумя цифрами, затем четыре знака года.
Дебет/Кредит. Вносятся счета по бухгалтерскому учету. Юридические лица на УСН не заполняют.
Сумма руб., коп. Пишем разборчиво цифрами, отделяя копейки запятой.
Выдать. Графа заполняется в дательном падеже (кому?) с указанием ФИО получателя (Иванову Ивану Ивановичу).
Код целевого назначения. Требуется заполнять, если в организации применяется кодировка расходных/приходных операций.
Основание. Указывается тип расходных операций.
Сумма. Указываем значение прописью (буквами) в рублях, а копейки цифрами.
Приложение. Вносятся данные, если есть первичная документация, подтверждающая основание выдачи. Обязательно вносятся номера документов и даты их составления.
Получил. Это поле в документе должен заполнять получатель средств самостоятельно. Вносится информация о средствах прописью, копейки указывают цифрами. Ставится подпись получателя, текущая дата и указывается место. Допускается заполнение данных кассиром.
Выдал кассир. Информация вносится самим кассиром после выдачи наличных. Должна стоять фамилия с инициалами, а также подтверждающая подпись.

Если документ формируется с помощью программных средств, например, онлайн сервисов или установленного программного обеспечения, то это ускоряет процедуру. Номера могут присваиваться документам по порядку автоматически, также ставится дата. Незаполненными останутся графы, в которые вносится информация обязательно от руки. После распечатывания необходимо заверить все подписями.

Предлагаем скачать бланк РКО в формате WORD.

Предлагаем скачать бланк РКО в формате EXEL.

Предлагаем скачать журнал учета бланков РКО по форме КО-3.

Как правильно заполнить РКО?

Заполнение бланка необходимо производить в тот же день осуществления фактического расхода наличных кассовых средств.

Недопустимо наличие в РКО исправлений. Составляется в одном экземпляре и хранится в кассе в подтверждение произведенной операции.

Заполнение реквизитов бланка РКО:

Код ОКПО – статистический код организации, если нет — прочерк;
Наименование организации заполняется полностью, также допустимы сокращения, утвержденные ее Уставом;
Указывается структурное подразделение, выписавшее ордер (при отсутствии подразделения, эта графа прочеркивается);
Все кассовые ордера регистрируются в журнале (форма № КО-3), номер и дата документа соответствуют записи в нем;
В графе «Дебет» кодируется:

структурное подразделение (если нет — прочерк);
корреспондирующий счет расхода наличных из кассы;

в случае применения аналитического учета его код (в ином случае – прочерк);

В графе «Кредит» отражается бухгалтерский счет учета — 50 (касса);
Указывается сумма расхода в рублях и копейках;
В «Основании» прописывается информация, на какие нужны эти средства были выданы;
В строках «Сумма» и «Получил» указывается сумма прописью с заглавной буквы без отступа от начала. Недопустимо сокращение слов «рубль» и «копейка», копейки проставляются цифрами. Оставшееся свободное место строки прочеркивается;
В строке «Приложение» указываются сведения о первичной документации, на основании которых наличные средства были выданы из кассы компании.

Все подписи должны иметь расшифровки. Получивший денежные средства прописывает полностью сумму, проставляет дату получения и заверяет подписью.

Какие требования предъявляются к расходному кассовому ордеру

Для правильного оформления расходника используется форма КО-2. Этот документ используется во многих ситуациях:

при переводе средств на банковский счет. Его номер обязательно указывается в расходнике;
когда сотрудник берет подотчетную сумму. Здесь указывается не только сумма, но и срок, по истечению которого получатель должен за нее отчитаться;
при получении мат.помощи, на командировку, в других целях;
когда деньги получает работник, который будет использовать их в интересах компании, например, приобретать товар, оплачивать услуги и др.

После оформления РКО документ подписывается директором фирмы и кассиром. К расходнику могут прилагаться дополнительные документы, например, заявление на выдачу средств. Стоит отметить, если заявление подписано руководителем организации, его подпись на расходнике не является обязательной.

(Видео: “Как сделать платежное поручение в 1С 8.3 для оплаты поставщику”)

Заполняя форму, необходимо позаботиться о том, чтобы здесь не было допущено ошибок. Также недопустимы и исправления. Если это и произошло, бланк считается недействительным и подлежит уничтожению. Оформляя РКО, обязательно нужно указать определенные данные:

название компании;
код налогоплательщика, который присвоен организации;
дата оформления расходника;
порядковый номер;
сумма, выдаваемая кассиром;
ФИО лица, получающего деньги;
получатель повторно должен прописать сумму своей рукой;
подпись получателя;
данные документов, с помощью которых кассир убедился, что дает деньги тому человеку;
подписи кассира предприятия или других уполномоченных лиц.

Бумажный носитель − это не единственный вариант оформления расходника. Для этого разрешается использовать и более современные средства для быстрой обработки данных и заполнения бланков. Если в этих целях был использован персональный компьютер, после оформления ордер распечатывается на принтере. Оформляется данный документ именно в тот день, когда были выданы наличные средства.

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строку «Организация» вписывается название компании;
Ниже вы увидите строку «Структурное подразделение». Она используется для указания подразделения, выдающего документ. Во многих компаниях данное подразделение отсутствует, поэтому они ставят прочерк в этой строке;
Обязательно нужно проставить номер документа и дату его составления. Эта информация должна быть такой же, какая занесена в регистрационный журнал;
Заполняя графу «Дебет», нужно проставить соответствующие коды. В некоторых организациях они просто отсутствуют. Тогда нужно поставить прочерки;
В графу «Кредит» заносится номер бухгалтерского счета;
«Код целевого назначения» является подтверждением того, для каких целей касса выдает наличные. Если компания его не применяет, здесь достаточно поставить прочерк;
Сумму, которую сотрудник получает на руки, нужно прописать цифрами в соответствующей строке;
Далее указывается, кому именно выдаются деньги;
Пункт «Основание» используется для того, чтобы указать, куда именно направляются деньги, к примеру, командировочные расходы, материальная помощь и др.;
Ниже строка «Сумма». Она предназначена для указания суммы прописью. Она указывается с заглавной буквы с начала строки. Слово «рублей» сокращать нельзя, его нужно написать целиком. Если имеются копейки, они прописываются при помощи цифр. Если копейки отсутствуют, ставится прочерк;
В «Приложение» нужно вписать данные первичных документов, по которым из кассы выдаются наличные.

После заполнения документа, он подписывается ответственными лицами. Причем подписи должны иметь обязательную расшифровку.

Далее ордер заполняется получателем наличных. Здесь он указывает, какую сумму ему выдает касса, устанавливает дату. Получение денег сотрудник подтверждает своей подписью.

После этого в обязанности кассира входит тщательная проверка заполненного бланка. Он должен убедиться, что в расходнике правильно указаны дата составления, сумма и место выдачи. Также проверяются данные о получателе и наличие его подписи. Если заполнение не вызвало у кассира никаких нареканий, он проставляет на документе штамп «Оплачено».

После выполнения всех действий, расходник считается оформленным. Получателю денег не зачем иметь ордер на руках. Документ необходимо оставить в кассе на хранение. Здесь он должен находиться не менее пяти лет, как и многие другие кассовые документы.

РКО

Порядок заполнения и требования

Порядок заполнения РКО включает в себя отражение необходимых данных в каждой отдельной строке документа. Соблюдение правил оформления бухгалтерской документации позволит прозрачно вести отчетность и не допускать ошибок в ведении документации, которые впоследствии могут спровоцировать наложение штрафных санкций на ООО или ЧП.

Алгоритм заполнения:

Поле	Информация
Организация	Отображается наименование ИП, ООО, ОАО, которое оформляет выдачу денег
Номер документа	Отражается порядковый номер РКО в соответствии со сквозной нумерацией. Не допускается пропуск номеров или их дублирование – в таком случае подобное действие может быть признано незаконным. В начале календарного года нумерация начинается с первого номера.
Дата составления	Дата, в которую происходит оформление ордера. Непосредственно выдача денег и проведение РКО должны совпадать по датам.
Код структурного подразделения	Такое поле заполняется, если предприятие или организация включают в себя несколько подразделений и РКО оформляется в одном из них
Корреспондирующий счет, субсчет	Отражается счет (дебетовый) производимой операции, который указывается исходя из основания выдачи наличных
Код аналитического учета	Указывают специализированный код учета
Кредит	Указывается счет по бух. операции, который выбирается на основании ордера, оформляемого при движении денежных средств
Сумма	Указывают величину денежных средств (в рублях и копейках), которая выдается из кассы организации
Выдать	Отражают данные лица (сотрудника, представителя другой фирмы и т.д.), которому передаются денежные средства
Основание	Указывают основание, по которому происходит передача наличности. Это может быть выдача заработной платы, оплата поставщику (тогда основанием будет являться товарная накладная), оплата за оказание услуг, выдача средств подотчет и т.д.
Сумма	Отражается прописью сумма средств, выдаваемая по РКО. При этом слова пишутся полностью – даже «рубль, копейка» в таком случае не подлежат сокращению. В том случае, если средства выдаются в иной валюте, то слово «рубль» обязательно изменяют на наименование той валюты
Приложение	В этом поле указывается список документов, которые прилагаются к ордеру в качестве оснований для выдачи или подтверждения расходов
Получил	Отражается величина средств прописью. Такое поле в большинстве случаев заполняет лицо, которое получает наличность на основании выписанного РКО. Величина средств отображается полностью – в рублях и копейках
По…	Отражается документ, который предоставляется лицом, получающим средства, в качестве удостоверения личности

В зависимости от состава ИП или ООО к оформлению РКО, подтверждающего выдачу средств из кассы, могут допускаться следующие лица:

главный бухгалтер ИП, ООО;
сотрудник бухгалтерии или другой работник, уполномоченный отдельным приказом или должностной инструкцией. При этом необходимо согласование с главбухом организации;
руководитель (если должности главбуха или бухгалтера в ИП или ООО нет);

Основные сведения

Платежный ордер формирует банковское учреждение с целью частичного осуществления распоряжения получателя денег, по которому есть частичный акцепт плательщика. При этом достаточной суммы денег на счете плательщика нет.

Также бланк используют, если имеет место оплата распоряжения о переводе денег при изменении каких-либо реквизитов банка.

Форма документа закреплена Положением Банка России от 19 июня 2012 года №383-П. Заполняют и подписывают бланк сотрудники банка. О тонкостях внесения информации можно прочитать в Приложении 8 к Положению, названному выше.

Кстати! Платежный ордер отличается от платежного поручения тем, что ордер оформляется при списании денег со счета плательщика без его распоряжения и ведома. Например, в случае распоряжения ФССП. Платежное поручение заполняют при распоряжении плательщика банку перечислить деньги на счет получателя.

На заполненном бланке банк должен поставить свои печати, если использует таковые в работе.

РКО: в Excel

Вы также можете РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word — выбирайте удобный.

Получите бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО — читайте далее.

Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:

в банк для зачисления на расчетный счет,
под отчет — по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
на нужды предприятия — в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.

Нюансы применения расходника

Когда по расходному ордеру выполняется выдача денег юридическому лицу (например, оплата за товар или материалы), то просто вносить его название как получателя нельзя.

В графу «Выдать» нужно записать Ф.И.О. работника фирмы-поставщика, который производит получение денежных средств. Либо, если все же необходимо указать название компании, то допускается запись следующего содержания: «ООО Фирма через Иванов А. А.». В графу «Приложение» в этом случае записывается реквизиты предъявленной доверенности.

Если расходник выписывается для сдачи наличной выручки в банк, то в графе «Выдать» нельзя записывать фразы типа «Выручка», «Сдача выручки» либо аналогичные. Здесь нужно указать Ф.И.О. ответственного работника, который производит это действие, а в графе «Приложение» – реквизиты объявления на сдачу наличности.

При выдаче работникам зарплаты можно оформить единый расходный ордер на всю сумму выплаты. В этой ситуации в графе «Выдать» записывается – «Работникам предприятия». В графу «Основание» записываются сведения о платежной ведомости. Поля ордера «По», «Получил» и «Подпись» нужно оставить незаполненными.

Порядок применения расходного ордера

При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.

Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.

Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.

Внимание! С 19 августа 2021 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям. После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя

После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.

Вам будет интересно:

Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой и у ОФД: пошаговая инструкция

Если при выписке расходника допущена ошибка, то вносить с него исправления нельзя. Необходимо заново произвести его выписку. Далее кассир фиксирует бланк в журнале регистрации.

Внимание! Перед фактической выплатой денег, кассир должен проверить личность получателя. Для этих целей он должен сверить данные указанные в РКО с предъявленным ему удостоверением личности

Кроме этого, работник кассы должен вписать в РКО основные реквизиты предъявленного документа.

После этого необходимая сумма, указанная в расходнике, вместе с ним передается получателю, который проверяет фактическое наличие денег, а после этого ставит свою визу в подтверждение получения наличности.

Затем РКО возвращается кассиру, который в подтверждение выдачи также проставляет свою подпись на этом документе, а также оттиск «Оплачено». Получателем денег может выступать доверенное лицо, в этом случае он должен предъявить еще и доверенность на право представлять интересы лица. При этом доверенность прикладывается к расходнику.

При завершении смены кассир должен представить в бухгалтерию отчет, к которому прикладывает все кассовые документы за день, в том числе и расходные.